企業(yè)人事檔案管理的優(yōu)化改革

盧虹瑾

摘 要 傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案模式在很多方面暴露出缺陷和不足，包括檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性不足、檔案管理和利用的無(wú)序化以及檔案管理技術(shù)手段落后等。改革企業(yè)人事檔案管理工作是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的必然要求、實(shí)現(xiàn)企業(yè)全面管理的重要方面以及增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的有力手段。在改革企業(yè)人事檔案管理制度的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持更好地服務(wù)相關(guān)主體、確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確以及實(shí)現(xiàn)檔案管理工作統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的原則，從總體觀念、具體制度、人才隊(duì)伍建設(shè)和技術(shù)利用等各個(gè)方面實(shí)現(xiàn)人事檔案管理制度的優(yōu)化。

關(guān)鍵詞 人事檔案 改革 原則 路徑

一、引言

受我國(guó)傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，傳統(tǒng)的人事檔案管理是一種以“管理”為中心的陳舊模式，在這一模式下，人事檔案管理是一個(gè)完全封閉的領(lǐng)域，在這一領(lǐng)域內(nèi)，人事檔案管理體制又是一個(gè)強(qiáng)調(diào)內(nèi)外有別、檔隨人走、檔案管理資格限定以及檔案利用阻礙重重的制度。目前，這一模式已經(jīng)在很多方面暴露出缺陷和不足，包括檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性不足、檔案管理和利用的無(wú)序化以及檔案管理技術(shù)手段落后等。在這樣一種現(xiàn)狀面前，人事檔案管理的需求和必要性都呼之欲出，探討人事檔案管理工作的優(yōu)化路徑成為學(xué)者和相關(guān)領(lǐng)域從業(yè)者討論的熱點(diǎn)。本文將著重從人事檔案管理工作優(yōu)化改革的必要性和具體路徑出發(fā)展開(kāi)下面的論述。

二、改革企業(yè)人事檔案管理工作的必要性

本文認(rèn)為之所以強(qiáng)調(diào)改革企業(yè)人事檔案管理工作的重要性是和以下幾個(gè)方面密不可分的：

（一）知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的必然要求

對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不斷加深以及重視度不斷提升的現(xiàn)象是與世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展到以知識(shí)經(jīng)濟(jì)為主導(dǎo)的階段這一社會(huì)經(jīng)濟(jì)背景是分不開(kāi)的。知識(shí)經(jīng)濟(jì)是指一種經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)主要依賴于知識(shí)的生產(chǎn)、擴(kuò)散和應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)形態(tài)。在這樣一種經(jīng)濟(jì)形態(tài)下，知識(shí)積累是經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的源泉，而知識(shí)的積累和技術(shù)的進(jìn)步則主要依靠人力資本。于是知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下，人力資源管理便成為最受關(guān)注的一種資源類型。隨著人力資源管理的重要性不斷凸顯，人事檔案這一承載基本人力資源數(shù)據(jù)和信息的材料便成為管理者們關(guān)注的重點(diǎn)所在。

（二）實(shí)現(xiàn)企業(yè)全面管理的重要方面

企業(yè)管理不僅僅是生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)這些看得見(jiàn)的價(jià)值創(chuàng)造部門。企業(yè)的員工也是企業(yè)存續(xù)和發(fā)展的重要基石。特別是技術(shù)和知識(shí)密集型行業(yè)，人才的重要性更加突出。如何更好地管理企業(yè)的員工，為企業(yè)創(chuàng)造更多的知識(shí)財(cái)富也是企業(yè)管理者需要倍加關(guān)注的問(wèn)題。而隨著勞動(dòng)力市場(chǎng)的不斷自由化，員工的流動(dòng)性較之以前都有很大的提高。一方面，這反映了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下人員的優(yōu)化配置，能夠更好地促進(jìn)人力資源的優(yōu)化利用；另一方面，企業(yè)在人員管理上的壓力也隨之增大，人員流動(dòng)的頻繁也不利于檔案的保存和管理，“棄檔”現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。這些都不利于企業(yè)對(duì)員工的管理。因而改革人事檔案管理制度對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)全面管理也是有利的，只有這樣，企業(yè)才能更有針對(duì)性聘任、培養(yǎng)滿足自己發(fā)展目標(biāo)的員工，提高企業(yè)員工的總體質(zhì)量。

（三）增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的有力手段

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)和人才是財(cái)富創(chuàng)造的源泉。那么在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，企業(yè)保持競(jìng)爭(zhēng)力的一個(gè)有力手段便是人才的管理。結(jié)合企業(yè)的發(fā)展方向和目標(biāo)，有針對(duì)性地尋找所需要的人才，并深入了解員工的背景信息，為企業(yè)員工和人才的管理建立其一個(gè)制度化的體系都是企業(yè)人才管理的重要方面。因而，做好企業(yè)人事管理工作，對(duì)于企業(yè)有效利用人才資源，實(shí)現(xiàn)自身的長(zhǎng)足發(fā)展，增強(qiáng)和保持市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。

三、改革企業(yè)人事檔案管理工作的幾個(gè)原則

在分析企業(yè)人事檔案管理工作優(yōu)化改革的具體路徑之前，應(yīng)當(dāng)首先明確整個(gè)人事檔案管理工作的總體原則。本文認(rèn)為，改革企業(yè)的人事檔案管理體制應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持以下原則：

（一）服務(wù)為導(dǎo)向的原則

檔案資料是記載個(gè)人基本信息、整體素質(zhì)和能力以及社會(huì)履歷的重要資料。既是個(gè)人向用人單位展示自己的重要手段，也是用人單位認(rèn)識(shí)和了解求職者，更好地管理人才的重要手段。在企業(yè)人事檔案的管理過(guò)程中，從整個(gè)檔案的歸入、管理、移出以及保管都要體現(xiàn)為用人單位和個(gè)人服務(wù)的原則。保證為用人單位提供真實(shí)、完整、有效的檔案信息，也為個(gè)人提供向用人單位展示自身素質(zhì)和能力的素材，同時(shí)注意保護(hù)個(gè)人基本信息和隱私不被泄露和不當(dāng)使用。

（二）保證檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確的原則

考慮到人事檔案在企業(yè)全面管理的重要性，檔案內(nèi)容的完整準(zhǔn)確對(duì)于企業(yè)和個(gè)人來(lái)說(shuō)都是至關(guān)重要，否則檔案資料的利用價(jià)值便值得懷疑。完整性要求是指檔案資料必須能夠反映個(gè)人的全部基本信息，并且全面反映一個(gè)人履歷變化的過(guò)程，不能出現(xiàn)前后矛盾的現(xiàn)象。準(zhǔn)確性要求是指檔案資料內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤、不存在模糊不清、無(wú)法確認(rèn)的信息。只有滿足這些基本要求之后，人事檔案資料的使用價(jià)值才能得到保證。

（三）實(shí)行統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理原則

因?yàn)槿藛T流動(dòng)的頻繁，檔案資料會(huì)在多個(gè)單位之間流轉(zhuǎn)，為了更加便利有效的管理，便需要有一個(gè)統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理制度。從檔案的歸入、整理、編排以及保存、借閱、流轉(zhuǎn)和保密等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

四、改革企業(yè)人事檔案管理工作的具體路徑

在改革總體原則的指導(dǎo)下，本文認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)具體方面出發(fā)，具體實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理制度優(yōu)化目標(biāo)，包括：

首先，須從總體觀念和法律制度上明確用人單位是員工人事檔案的建立者和管理者，擺脫已有的認(rèn)為政府人事管理部門才是個(gè)人人事檔案保存和管理的唯一主體的錯(cuò)誤觀念。毫無(wú)疑問(wèn)，相比較各個(gè)用人單位主要是企業(yè)，政府人事部門對(duì)于企業(yè)人事檔案的利用和利害關(guān)系程度存在不足。將檔案的建立和保管的權(quán)限交給企業(yè)自身，既有利于企業(yè)自身對(duì)人員的管理，也有利于促進(jìn)企業(yè)改進(jìn)管理方法和制度實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的優(yōu)化。其次，建立合理且可操作性強(qiáng)的人事檔案管理制度。按照更好地服務(wù)相關(guān)主體、確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確以及實(shí)現(xiàn)檔案管理工作統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的原則，在人事檔案的歸入、整理、編排以及保存、借閱、流轉(zhuǎn)和保密等各個(gè)環(huán)節(jié)都明確具體的操作規(guī)范和目標(biāo)要求，并且明確崗位職責(zé)，以此保證整個(gè)人事檔案管理制度的有序化和科學(xué)性。再次，重視檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)，提高整個(gè)檔案管理工作隊(duì)伍的業(yè)務(wù)能力和工作素質(zhì)。不僅要強(qiáng)化職業(yè)道德和行業(yè)文化知識(shí)教育，提高相關(guān)人員的政治素質(zhì)和法律意識(shí)，也要注重提高其知識(shí)水平和服務(wù)能力，增強(qiáng)其對(duì)現(xiàn)代技術(shù)手段和管理理念等專業(yè)知識(shí)的掌握程度。最后，借助信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全面信息化。計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的已經(jīng)深入整個(gè)社會(huì)管理的方方面面。實(shí)踐也證明，信息技術(shù)能夠更好地降低管理成本、提高管理效率，更好地實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。企業(yè)在人事檔案管理的信息化過(guò)程不能僅僅是進(jìn)行簡(jiǎn)單的電腦錄入和輸出，應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)的不同管理目標(biāo)，對(duì)人事檔案進(jìn)行全面的處理和利用。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)盛行的時(shí)代背景，人才的利用和保護(hù)日漸成為企業(yè)實(shí)現(xiàn)自身優(yōu)化管理和爭(zhēng)取市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)地位的重要手段。企業(yè)人事檔案的管理對(duì)于企業(yè)發(fā)揮人力資源優(yōu)勢(shì)，優(yōu)化自身人才利用模式有著基礎(chǔ)的支撐作用。實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理工作的優(yōu)化改革是企業(yè)管理的重要方面。在優(yōu)化改革的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持更好地服務(wù)相關(guān)主體、確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確以及實(shí)現(xiàn)檔案管理工作統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的原則，從總體觀念、具體制度、人才隊(duì)伍建設(shè)和技術(shù)利用等各個(gè)方面實(shí)現(xiàn)人事檔案管理制度的優(yōu)化。

（作者單位為威海市公路管理局）

參考文獻(xiàn)

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[2] 王云慶，李曉麗，武丹.關(guān)于創(chuàng)新人事檔案管理制度于模式的探索[J].中國(guó)人力資源開(kāi)發(fā)，2007（4）.