淺談人事檔案的重要作用及保管工作

葛艷秋

摘要：檔案管理工作對建立現(xiàn)代企業(yè)制度起著至關(guān)重要的作用，隨著人事制度改革的不斷推進(jìn)，人事檔案工作也逐漸成為大家的關(guān)注焦點，加強人事檔案管理對提高人事工作的效率和質(zhì)量具有重要意義和作用。因此，做好檔案管理工作至關(guān)重要。

關(guān)鍵詞：人事檔案：作用；保管

人事檔案是指國家機構(gòu)，社會組織在人事管理活動中形成的，是維護歷史真實面貌的一項重要工作，其記敘和反應(yīng)了個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、德才能績，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，科學(xué)規(guī)范的檔案管理是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要標(biāo)尺，它可以為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，還有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定經(jīng)營成果。為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。

一、重要作用

1.憑證作用

檔案是對過去工作和歷史的記錄，是自然形成的第一手參考材料，人才是管理的關(guān)鍵因素。一個跨越國界尋找經(jīng)濟合作，謀求最大經(jīng)濟效益的現(xiàn)代企業(yè)，在我國境內(nèi)招聘新的管理、技術(shù)人才時，非常重視人事檔案的利用，通過出示個人的人事檔案，可以以此為憑，增加聘用企業(yè)對聘員的信任程度和認(rèn)可程度。檔案具有法律性、客觀性，有的檔案保留了企業(yè)重要文件存檔、當(dāng)事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等，有些檔案還保留了當(dāng)事人的聲音、形象等，有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，還有一些檔案，如合同、契約等，其目的就是備忘，這些檔案給公司在處理糾紛的過程中提供了許多原始的憑證，成為更容易令人信服的證據(jù)，為企業(yè)工作提供最為有效的考察依據(jù)，因此，企業(yè)和單位就必須從基礎(chǔ)做好檔案管理工作，并進(jìn)行妥當(dāng)?shù)谋９堋?/p>

2.參考作用

人事檔案的建立，是人類走向文明與進(jìn)步的產(chǎn)物。檔案作為一種歷史記錄屬于最可靠的參考材料，是反映歷史最為客觀的材料。也是最有利的實事憑據(jù)。檔案的參考性和內(nèi)容十分豐富，不僅真實地記錄和反映了人類社會實踐活動的濃度，也反映了實踐活動的廣度，目前在很多企業(yè)中，影響企業(yè)人才需求的因素主要來自單位內(nèi)部，有效的人事檔案管理對制定計劃的科學(xué)性，分析企業(yè)內(nèi)部人力資源狀況等方面發(fā)揮著重要作用。任何企業(yè)或單位都有自己的檔案管理工作室。當(dāng)所涉及的難題需要參考檔案的時候，只要到有關(guān)檔案工作室就能找到答案，作為檔案管理的工作者，必須做到嚴(yán)謹(jǐn)工作，要定期接受和保管好檔案，在樹立法制觀念的同時做好檔案的保密工作。

3.促進(jìn)企業(yè)發(fā)展

近年來，我國檔案事業(yè)步入了新的歷史發(fā)展時期，各級檔案部門解放思想，改革創(chuàng)新，逐步把工作重點轉(zhuǎn)移到檔案的利用和服務(wù)上來，倡導(dǎo)“以人為本”，首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作，各類專業(yè)技術(shù)人才的流動日益頻繁，為企業(yè)人才開發(fā)創(chuàng)造了有利條件，在現(xiàn)代市場經(jīng)濟和競爭中起著決定性的作用。檔案是開展單位文化建設(shè)的重要素材，特別是對于建立企業(yè)文化有著不可替代的作用，通過《中華人民共和國檔案法》頒布實施，檔案事業(yè)的宏觀管理得到全面加強，通過現(xiàn)代化技術(shù)的運用，進(jìn)行依法管理，促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展。

二、保管工作

1.提高認(rèn)識加強領(lǐng)導(dǎo)各單位主要領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性，要明確分管領(lǐng)導(dǎo)和工作職責(zé)，強化管理者的管理意識和綜合素質(zhì)，把檔案管理工作作為一項經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作，真正列入議事日程，并進(jìn)行規(guī)范式的管理不斷改革，建立以分管領(lǐng)導(dǎo)為組長，各科室負(fù)責(zé)人和專職檔案管理員建立工作領(lǐng)導(dǎo)小組，及時分析研究解決檔案工作遇到的問題，要采取制度約束、督查整改、責(zé)任追究相結(jié)合的辦法，強化檔案督導(dǎo)機制，不定期到基層單位實地督導(dǎo)，切實推動全市系統(tǒng)檔案管理。在檔案管理工作中，為了防止在檔案辦理完畢后造成檔案材料的丟失，要加強管理工作人員對材料的及時歸檔，及時做好收集整理、編目鑒定、統(tǒng)計檢索和保管等相關(guān)工作。

2.保障安全

加強檔案管理工作的保密與安全，合理利用檔案進(jìn)行開發(fā)。由于檔案管理工作中的每一個環(huán)節(jié)都需要通過嚴(yán)格的管理機制進(jìn)行把關(guān)，確保檔案不丟失、泄密，因此，要全面配置防盜報警器、滅火器、電子監(jiān)控、空調(diào)機、去濕機等安全保管、保護設(shè)備，要委派專門的檔案管理人員進(jìn)行管理，檔案管理人員要熟練掌握各種檔案工作，還要能夠恰到好處的進(jìn)行利用，在遇到問題時能夠及時解決，以滿足工作需求，使檔案得到最高的利用價值。在檔案建立上，采取了嚴(yán)格的監(jiān)督機制，對每個環(huán)節(jié)的檔案工作嚴(yán)格控制，嚴(yán)密檔案保管、借閱等手續(xù)，嚴(yán)格審批程序，做好痕跡化記錄，確保檔案安全。

3.加強基礎(chǔ)工作

檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，也是一項專業(yè)技術(shù)性很強的工作，人事檔案的工作繁瑣而冗雜，需要投入大量的人力、物力和財力。檔案管理的好壞會直接影響到檔案的壽命，要注重平時檔案收集工作。以便及時將檔案立卷歸檔，統(tǒng)一管理。檔案管理中，爭取檔案收集工作的主動權(quán)，確保檔案種類、內(nèi)容真實完整，作為單位檔案室必須嚴(yán)格按照《國家檔案法》檔案保管標(biāo)準(zhǔn)要求，不斷完善檔案室的保管條件，盡可能的改變檔案室雜亂問題，做到檔案室統(tǒng)一整齊規(guī)范。

結(jié)語：人事檔案管理是一項政策性兼具專業(yè)性、科學(xué)性、系統(tǒng)性的工作，在每個相關(guān)單位中，為了更好的服務(wù)于本單位還需要領(lǐng)導(dǎo)與同事們的重視配合，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是我國人事制度改革與整體發(fā)展的需要，也是檔案信息適應(yīng)日漸增強的社會客觀需要，只要我們富于創(chuàng)新意識，努力實踐，就一定會把人事檔案管理工作開展的更好。