淺議建筑施工企業(yè)內(nèi)部控制

謝天杰

摘要：本文闡述了建筑施工行業(yè)內(nèi)部控制的主要內(nèi)容，分析了當(dāng)前建筑施工企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題，并提出了針對(duì)性的應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：建筑施工企業(yè) 內(nèi)部控制

一、前言

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使得我國(guó)建筑施工企業(yè)面臨的市場(chǎng)環(huán)境也發(fā)生著深刻的變化，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的激烈程度與日俱增。作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的支柱性產(chǎn)業(yè)之一，我國(guó)建筑施工企業(yè)整體而言技術(shù)水平仍然偏低，在質(zhì)量與工期要求越來(lái)越嚴(yán)格的背景下，施工企業(yè)的盈利空間逐漸縮小，傳統(tǒng)的管理方式顯然已無(wú)法滿足新的市場(chǎng)要求，這就迫使建筑施工企業(yè)向效益和管理型企業(yè)轉(zhuǎn)型，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化管理模式加強(qiáng)內(nèi)部控制從而提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力?？紤]到建筑施工行業(yè)的特殊性，其內(nèi)部管理更為困難，故建筑施工企業(yè)建立健全內(nèi)部控制體系建設(shè)的重要意義則更為凸顯。

二、建筑施工企業(yè)內(nèi)部控制的主要內(nèi)容

項(xiàng)目部管理是建筑施工企業(yè)管理的重點(diǎn)，項(xiàng)目部的內(nèi)控完善會(huì)大大提升項(xiàng)目施工過(guò)程的經(jīng)濟(jì)效益，要把握好施工各環(huán)節(jié)的宏觀控制，也要合理安排不同工作人員的分工，力求全面控制和相互協(xié)調(diào)，持續(xù)完善企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)。一般而言，貨幣資金、工程項(xiàng)目及物資的控制是建筑施工企業(yè)內(nèi)部控制的主要方面。

首先，貨幣資金控制。資金管理良好可以有效避免資金侵占、舞弊、抽逃等現(xiàn)象的發(fā)生，提升資金使用效率、加強(qiáng)資金循環(huán)，平衡生產(chǎn)過(guò)程中各環(huán)節(jié)的資金需求，務(wù)必按業(yè)務(wù)流程有關(guān)要求開(kāi)展資金營(yíng)運(yùn)活動(dòng)。資金控制有審批及復(fù)核、收支點(diǎn)、記賬及對(duì)賬、保管及銀行賬戶管理、票據(jù)與印章管理等關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，從應(yīng)定期或不定期進(jìn)行資金盤(pán)點(diǎn)、賬證核對(duì)、專人保管票據(jù)等控制措施入手加強(qiáng)這些關(guān)鍵點(diǎn)的控制，有利于切實(shí)保障企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全完整性。

其次，工程項(xiàng)目管理控制。此處工程項(xiàng)目管理是指項(xiàng)目從施工、竣工、結(jié)算到交工的過(guò)程，這一過(guò)程需重點(diǎn)關(guān)注工程收入與成本計(jì)量不準(zhǔn)、施工質(zhì)量不合格、工作延誤、預(yù)結(jié)算不及時(shí)、高估或低估結(jié)算等風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)應(yīng)關(guān)注工程合同引發(fā)的索賠問(wèn)題。

最后，物資管理控制。物資采購(gòu)和項(xiàng)目存貨管理是物資管理的兩大主要內(nèi)容，其中應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注物資采購(gòu)的時(shí)間與質(zhì)量等是否匹配需求，保證庫(kù)存材料不存在積壓或短缺狀態(tài)，嚴(yán)格按照物資管理流程進(jìn)行操作。從計(jì)劃與請(qǐng)購(gòu)開(kāi)始物資管理流程，應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)需要科學(xué)合理地安排采購(gòu)計(jì)劃，做到采需匹配，明確請(qǐng)購(gòu)人員及部門(mén)的職責(zé)權(quán)限、批準(zhǔn)采購(gòu)的授權(quán)審批制度；建立健全存貨盤(pán)點(diǎn)制度，廢舊物資的處理應(yīng)經(jīng)適當(dāng)審批，明確盤(pán)點(diǎn)及處置有關(guān)責(zé)任。

三、當(dāng)前建筑施工企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

雖然我國(guó)理論界對(duì)內(nèi)部控制理論的探討已有數(shù)十年，但各企業(yè)實(shí)際應(yīng)用內(nèi)部控制的效果卻參差不齊，以下從內(nèi)部控制五大要素入手探討當(dāng)前建筑施工企業(yè)內(nèi)控實(shí)施過(guò)程中普遍存在的一些問(wèn)題。

（一）控制環(huán)境有待改善

人員綜合素養(yǎng)較低，水平參差不齊，自我約束力較弱；有的企業(yè)尚未建立健全內(nèi)控制度，內(nèi)審人員配備不足且獨(dú)立性有所欠缺，多由會(huì)計(jì)人員兼任，無(wú)法保證內(nèi)審工作的客觀性，審計(jì)水平有待提升，無(wú)法為管理層提供決策有關(guān)的意見(jiàn)及建議；面對(duì)年度績(jī)效考評(píng)的壓力，公司管理層往往傾向于形成短期利潤(rùn)甚至存在舞弊的可能；公司各崗位權(quán)責(zé)利劃分不甚明晰，內(nèi)部管理有待規(guī)范，存在因人設(shè)崗的現(xiàn)象，人員崗位說(shuō)明欠規(guī)范，績(jī)效考評(píng)趨于形式，內(nèi)控制度執(zhí)行力較弱。

（二）風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)缺失風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估能力有待加強(qiáng)

企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)缺失，如果不由專人來(lái)把握建筑施工企業(yè)有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，就無(wú)法真正將風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任落到實(shí)處，建立的風(fēng)險(xiǎn)管理制度也將淪為形式；企業(yè)從工程立項(xiàng)開(kāi)始就對(duì)基礎(chǔ)性管理工作不甚重視，不注意搜集并持續(xù)反饋有關(guān)信息以識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，風(fēng)險(xiǎn)實(shí)際發(fā)生時(shí)亦缺少有效的應(yīng)對(duì)措施，風(fēng)險(xiǎn)管理的規(guī)范化和制度化有待完善，工作中易墨守成規(guī)不加研究，當(dāng)工程建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)往往無(wú)法有效及時(shí)地應(yīng)對(duì)。

（三）內(nèi)部控制有關(guān)活動(dòng)實(shí)施不到位

第一，對(duì)貨幣資金監(jiān)督不力、資金使用的規(guī)劃有待完善。多數(shù)企業(yè)在資金方面實(shí)施的是收支兩條線管理模式，資金收入統(tǒng)一由項(xiàng)目部上交至公司，支出亦由公司統(tǒng)一調(diào)度，盡管如此，不少建筑施工企業(yè)在資金管理方面仍然存在監(jiān)督和規(guī)劃不力、制度不嚴(yán)、公款私用等現(xiàn)象。具體來(lái)說(shuō)，一是未切實(shí)遵守不相容職位相分離原則，存在公款私用問(wèn)題。企業(yè)往往是財(cái)務(wù)人員配備不足，存在出納兼任會(huì)計(jì)記賬工作、貨幣資金專用印章由一人保管等內(nèi)控缺陷，項(xiàng)目會(huì)計(jì)則很可能為了自身利益而協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理掩蓋項(xiàng)目本身存在的問(wèn)題。二是資金使用效率不高、規(guī)劃欠合理。建筑施工企業(yè)往往需要通過(guò)貸款等形式來(lái)保證資金周轉(zhuǎn)，較高的籌資成本加上大量閑置資金使得資金使用效率偏低。

第二，工程項(xiàng)目合同履行欠規(guī)范、管理存在違規(guī)。項(xiàng)目管理涉及企業(yè)人員、材料、資金等多類資源的合理配置及逐步高速，其水平的高低直接制約著企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升，部分建筑施工企業(yè)存在簽訂及履行合同時(shí)不規(guī)范、違規(guī)選擇分包商、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)缺失、預(yù)結(jié)算管理薄弱等諸多問(wèn)題。例如，規(guī)避招投標(biāo)而內(nèi)定分包商，合同計(jì)價(jià)缺乏有效依據(jù)，流程審核形同虛設(shè)；允許不具備資質(zhì)的單位掛靠簽訂合同，合同審批不嚴(yán)趨于形式，合同履行不嚴(yán)格導(dǎo)致收入管理存在漏洞，甚至有的合同管理人員不熟悉合同條款，不注意合同變更及索賠等證據(jù)的搜集導(dǎo)致企業(yè)索賠失敗影響經(jīng)營(yíng)效益。

第三，物資超用與浪費(fèi)較為普遍，物資管理內(nèi)控制度執(zhí)行不力。建筑施工企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的高低在很大程度上取決于物資采購(gòu)與管理水平的高低，有的企業(yè)對(duì)內(nèi)控不甚重視，授權(quán)各項(xiàng)目單獨(dú)的采購(gòu)與管理權(quán)并未單獨(dú)設(shè)置物資管理部門(mén)，這樣極不利于企業(yè)對(duì)物資采購(gòu)的管控，易造成多頭采購(gòu)、材料超用等物資缺乏監(jiān)督約束的現(xiàn)象，同時(shí)不利于發(fā)揮企業(yè)整體采購(gòu)的規(guī)模效應(yīng)，導(dǎo)致所購(gòu)物資性價(jià)比較低。

（四）尚未全面建立健全信息系統(tǒng)溝通渠道相對(duì)薄弱

部分建筑施工企業(yè)信息系統(tǒng)尚未建立健全，雖已建立起相對(duì)完善的內(nèi)部報(bào)告及會(huì)計(jì)系統(tǒng)，但信息溝通渠道還有所欠缺，內(nèi)部管理層級(jí)較多，增加了溝通成本的同時(shí)也易致使信息傳遞失真，無(wú)可避免地在工作中會(huì)產(chǎn)生一些矛盾，導(dǎo)致內(nèi)控運(yùn)行效率較低。

（五）內(nèi)部審計(jì)及監(jiān)督機(jī)制未切實(shí)發(fā)揮實(shí)效

一是各崗位的監(jiān)督機(jī)制相對(duì)缺失，監(jiān)督機(jī)制形同虛設(shè)，事后問(wèn)責(zé)情況偏多，事前和事中控制較小，監(jiān)督錯(cuò)位時(shí)有發(fā)生；二是企業(yè)內(nèi)部審計(jì)在人員素質(zhì)、組織結(jié)構(gòu)等中的限制直接制約著其作用的發(fā)揮，人員獨(dú)立性弱，審計(jì)結(jié)果亦得不到重視，無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的督導(dǎo)。

四、強(qiáng)化建筑施工企業(yè)內(nèi)部控制的措施

第一，健全優(yōu)良的內(nèi)部控制環(huán)境。員工行為準(zhǔn)則要嚴(yán)格樹(shù)立，人員素質(zhì)要持續(xù)提升，反腐教育要在管理層普遍開(kāi)展，使企業(yè)全員都能遵紀(jì)守法，以企業(yè)整體利益為重并加強(qiáng)自我約束；建立健全內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制，內(nèi)審部門(mén)應(yīng)獨(dú)立于其他部門(mén)并賦予一定的糾錯(cuò)權(quán)；重視短期財(cái)務(wù)指標(biāo)的合理性分析，績(jī)效考評(píng)辦法應(yīng)結(jié)合短期目標(biāo)與長(zhǎng)期規(guī)劃，消除舞弊動(dòng)機(jī)；明晰各崗位權(quán)責(zé)利，制定崗位說(shuō)明書(shū)并切實(shí)遵守，確保員工認(rèn)同企業(yè)價(jià)值觀。

第二，建立健全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警及評(píng)估機(jī)制全面進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理。全員都要樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，可專門(mén)設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)以監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)確定應(yīng)對(duì)方案，機(jī)構(gòu)的成員組成較為關(guān)鍵，應(yīng)由專業(yè)能力強(qiáng)、風(fēng)險(xiǎn)敏感度高的專家組成，同時(shí)還要從制度上給風(fēng)險(xiǎn)管理以保障，盡早識(shí)別投標(biāo)、合同及施工管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，提倡全員參與切實(shí)提升風(fēng)險(xiǎn)控制執(zhí)行力。

第三，各項(xiàng)控制活動(dòng)應(yīng)持續(xù)加以完善。減少人為控制讓制度切實(shí)發(fā)揮實(shí)效，在運(yùn)用內(nèi)部控制的過(guò)程中根據(jù)實(shí)際情況不斷進(jìn)行修正，使之更符合企業(yè)的實(shí)際需要同時(shí)保障內(nèi)控執(zhí)行的可操作性。例如，資金管理環(huán)節(jié)重點(diǎn)在于財(cái)務(wù)系統(tǒng)控制的完善，財(cái)務(wù)管理體系應(yīng)集中構(gòu)建，統(tǒng)一管理財(cái)務(wù)人員，財(cái)務(wù)人員的管理權(quán)屬歸于公司，切斷其與項(xiàng)目人員可能存在的利益關(guān)系，完善會(huì)計(jì)核算制度，嚴(yán)格實(shí)施不相容崗位相分離原則降低舞弊風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目資金可實(shí)施預(yù)算制，以收定支統(tǒng)一控制，同時(shí)可運(yùn)用項(xiàng)目定額備用金制度，現(xiàn)場(chǎng)小額材料采購(gòu)按月度計(jì)劃自備用金處支付。大型項(xiàng)目管理部可以周為間隔按周向財(cái)務(wù)部門(mén)提交資金使用計(jì)劃，財(cái)務(wù)部門(mén)則根據(jù)項(xiàng)目的緊急程度等因素審批后按周撥款，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目資金支付申請(qǐng)環(huán)節(jié)的審批。

第四，進(jìn)一步健全物資管理制度。可在公司本部設(shè)立物資管理部門(mén)，由公司集中采購(gòu)物資降低采購(gòu)成本。采購(gòu)環(huán)節(jié)可由項(xiàng)目工長(zhǎng)報(bào)送采購(gòu)計(jì)劃由項(xiàng)目總工程師、項(xiàng)目經(jīng)理等審批后上報(bào)公司審批，嚴(yán)格供應(yīng)商篩選機(jī)制，大宗材料必定招投標(biāo)，明確合同條款，審計(jì)人員加強(qiáng)對(duì)合同簽訂及執(zhí)行情況的監(jiān)督；現(xiàn)場(chǎng)物資驗(yàn)收應(yīng)經(jīng)質(zhì)檢、倉(cāng)庫(kù)和材料三部門(mén)，所有單據(jù)核對(duì)相符后方可簽字確認(rèn)，及時(shí)填寫(xiě)進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)單、入庫(kù)單、驗(yàn)收單并登記收發(fā)存臺(tái)賬，每月匯總報(bào)物資及財(cái)務(wù)審核。按照流程領(lǐng)取材料簽字確認(rèn)填寫(xiě)出庫(kù)單，加強(qiáng)物資監(jiān)管防止浪費(fèi)冒用，定期盤(pán)點(diǎn)并安全保存存貨。

第五，完善信息系統(tǒng)強(qiáng)化信息溝通并加強(qiáng)監(jiān)督核查。企業(yè)應(yīng)持續(xù)完善溝通渠道，信息傳遞結(jié)構(gòu)可適度扁平化以減少溝通層級(jí)提升溝通效率，搞團(tuán)結(jié)促發(fā)展。同時(shí)應(yīng)由審計(jì)部門(mén)牽頭，由合同、工程、財(cái)務(wù)等部門(mén)予以配合完成核查工作，對(duì)內(nèi)控執(zhí)行差異進(jìn)行分析并提出改進(jìn)建議，最終促使企業(yè)內(nèi)部控制更加合理有效并得到切實(shí)執(zhí)行。

（作者單位：中城建設(shè)有限責(zé)任公司）