醫(yī)院貨幣資金內(nèi)部控制的探討

哈志巖

摘要：較完善的內(nèi)部控制體系，是合理保證貨幣資金風(fēng)險(xiǎn)被控制在可以接受的低水平的必然選擇。本文以天津市兒童醫(yī)院的具體做法為例，探討加強(qiáng)和完善貨幣資金內(nèi)部控制的方法，幫助醫(yī)院合理降低財(cái)務(wù)舞弊的風(fēng)險(xiǎn)，提高自身的管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 貨幣資金 內(nèi)部控制

貨幣資金是流動(dòng)性最強(qiáng)的資產(chǎn)，也是高風(fēng)險(xiǎn)的資產(chǎn)。完善貨幣資金的內(nèi)部控制既能有效遏制貪污腐敗，也能提高資金使用效率，增強(qiáng)醫(yī)院的綜合競爭力。天津市兒童醫(yī)院每日醫(yī)療收入近二百萬元，由于醫(yī)療方面的原因并未實(shí)現(xiàn)POS機(jī)刷卡交費(fèi)，絕大多數(shù)醫(yī)療收入還是通過現(xiàn)金的方式取得。如果掌管現(xiàn)金的人員利用職務(wù)之便占用單位資金謀取私利，一旦資金出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，將給醫(yī)院造成難以挽回的經(jīng)濟(jì)損失。于是醫(yī)院加強(qiáng)和完善了內(nèi)部控制流程，用以降低貨幣資金業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)。

一、貨幣資金收入的內(nèi)部控制

（一）門診和住院收入未入賬或未及時(shí)入賬的風(fēng)險(xiǎn)

隨著醫(yī)院信息管理系統(tǒng)——HIS系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，所有科室的相關(guān)業(yè)務(wù)形成了一個(gè)大的局域網(wǎng)，如果收費(fèi)員所收錢款未及時(shí)在系統(tǒng)中確認(rèn)則無法完成票據(jù)打印、檢查、治療和取藥的整個(gè)流程，收入必須及時(shí)入賬。同時(shí)醫(yī)院對(duì)信息系統(tǒng)加強(qiáng)了控制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并堵塞系統(tǒng)漏洞，防止相關(guān)人員利用漏洞謀取私利。如果萬一系統(tǒng)發(fā)生故障則啟用應(yīng)急的單機(jī)版收費(fèi)程序，收費(fèi)信息會(huì)在系統(tǒng)恢復(fù)正常后按規(guī)定在科室負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下及時(shí)上傳到HIS系統(tǒng)，做到應(yīng)收盡收。這些措施很大程度上杜絕了醫(yī)療收入不入賬的風(fēng)險(xiǎn)。

按規(guī)定收費(fèi)員每日下班前必須結(jié)賬并在系統(tǒng)中打印報(bào)表，并將所收賬款連同票據(jù)存根交給收費(fèi)處或住院部專設(shè)的收賬員清點(diǎn)。收賬員負(fù)責(zé)匯總并打印收入日?qǐng)?bào)匯總表交給財(cái)務(wù)部門，收賬員所收的現(xiàn)金每天下班前由銀行上門收取。財(cái)務(wù)部門每日負(fù)責(zé)核對(duì)匯總表金額和入賬金額是否相符，和銀行回單是否相符，并檢查核銷收費(fèi)員所交票據(jù)號(hào)碼。這樣保證了當(dāng)天所收款項(xiàng)在一天之內(nèi)入賬，杜絕了醫(yī)療收入入賬不及時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）虛假退費(fèi)的風(fēng)險(xiǎn)

退費(fèi)需要醫(yī)生在系統(tǒng)中確認(rèn)并在收據(jù)上簽字、蓋人名章。如果檢查、治療科室在系統(tǒng)中已確認(rèn)醫(yī)療服務(wù)已發(fā)生或藥房已確認(rèn)發(fā)藥，則收費(fèi)員無法完成退費(fèi)手續(xù)。退費(fèi)時(shí)收費(fèi)員收回票據(jù)并在系統(tǒng)中確認(rèn)退費(fèi)。收費(fèi)員交賬后，財(cái)務(wù)部門專人負(fù)責(zé)將退費(fèi)票據(jù)號(hào)碼和金額在系統(tǒng)中核實(shí)。這樣利用套打票據(jù)、假票據(jù)、患者遺落票據(jù)等虛假退費(fèi)手段獲得非法所得就行不通了，有效地規(guī)避了虛假退費(fèi)的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）住院預(yù)交金被挪用的風(fēng)險(xiǎn)

患者在住院部交納押金并取得預(yù)交金收據(jù)后可以通過自助系統(tǒng)隨時(shí)查看預(yù)交金的交費(fèi)明細(xì)和住院費(fèi)用清單，病房也能隨時(shí)查看住院患者繳費(fèi)信息，并督促欠費(fèi)患者及時(shí)繳費(fèi)。收費(fèi)員所收預(yù)交金連同預(yù)交金收據(jù)存根當(dāng)天必須交給住院部收賬員并在一天之內(nèi)入賬，這樣就杜絕了住院預(yù)交金被非法挪用的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）患者出院后未及時(shí)辦理結(jié)算手續(xù)導(dǎo)致預(yù)交金余額被挪用或私吞的風(fēng)險(xiǎn)

患者住院費(fèi)用不足則無法辦理出院結(jié)算手續(xù)，必須補(bǔ)齊押金才能出院。如果病房醫(yī)護(hù)人員在系統(tǒng)中已確認(rèn)患者出院但患者并未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)辦理出院結(jié)算手續(xù)，則住院部會(huì)按規(guī)定根據(jù)系統(tǒng)記錄代病人結(jié)算并打印票據(jù)和清單。應(yīng)退患者的預(yù)交金余額上交財(cái)務(wù)部門并作為其他應(yīng)付款入賬，待患者持預(yù)交金收據(jù)結(jié)算后財(cái)務(wù)部門再?zèng)_銷該筆業(yè)務(wù)。這樣杜絕了應(yīng)退患者余額被挪用或私吞的風(fēng)險(xiǎn)。

（五）相關(guān)科室私設(shè)“小金庫”，使一些收入游離賬外的風(fēng)險(xiǎn)

食堂收入、健康冊(cè)收入、廢品變價(jià)收入等由于購買方很少需要醫(yī)院開具正規(guī)發(fā)票，資金管理都存在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。于是財(cái)務(wù)部門通過詢問相關(guān)科室人員幫助各個(gè)科室梳理和完善了業(yè)務(wù)流程。每個(gè)科室由專設(shè)的收賬員經(jīng)手現(xiàn)金的收取。收賬員通過電腦登記或手工記錄流水賬并簽字和對(duì)賬等方式記錄收入金額，并將所收金額按規(guī)定及時(shí)交給財(cái)務(wù)出納入賬。這樣極大地降低了資金的風(fēng)險(xiǎn)。

（六）出納收現(xiàn)后不入賬、不及時(shí)入賬或開具陰陽發(fā)票從而挪用公款的風(fēng)險(xiǎn)

需要出納經(jīng)手收現(xiàn)的只有金額相對(duì)較小的科教項(xiàng)目收入和其他收入等，所有的醫(yī)療收入都由門診和住院部專設(shè)的收賬員直接交給銀行。出納所開票據(jù)的領(lǐng)用和核銷都要經(jīng)過正規(guī)的流程。財(cái)務(wù)部門由專人負(fù)責(zé)普通發(fā)票、行政事業(yè)單位資金往來結(jié)算票據(jù)的購買、領(lǐng)用和核銷，并對(duì)收據(jù)的存根聯(lián)、記賬聯(lián)進(jìn)行核對(duì)。財(cái)務(wù)部門不定期與相關(guān)科室收賬員對(duì)賬，確保入賬收入與收賬員記錄一致，交賬日期與入賬日期相符，這樣很大程度上降低了這些收入被挪用的風(fēng)險(xiǎn)。

二、貨幣資金支出的內(nèi)部控制

（一）報(bào)銷手續(xù)不齊全、報(bào)銷審批流程不完善的風(fēng)險(xiǎn)

很多醫(yī)院的報(bào)銷流程都是按照院領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)、科室主任、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的順序?qū)嵭泻炞謱徟?。但由于很多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)并不是很了解，簽字只是對(duì)所報(bào)銷經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性負(fù)責(zé)，但對(duì)報(bào)銷事項(xiàng)的合法性、合規(guī)性，票據(jù)的真實(shí)性就無法負(fù)責(zé)了。由于有了領(lǐng)導(dǎo)簽字，其他環(huán)節(jié)也都是一路暢通，當(dāng)報(bào)銷票據(jù)到了出納手里，很多時(shí)候雖然明知不符合規(guī)定，但也就只能采取其他補(bǔ)救措施了。對(duì)于這種情況，筆者所在醫(yī)院采取的措施是所有報(bào)銷憑證在簽字前先由財(cái)務(wù)部門專人負(fù)責(zé)審核蓋章后再執(zhí)行簽字審批的流程。所有報(bào)銷憑證要審核是否在預(yù)算范圍內(nèi)，是否合法合規(guī)，零余額賬戶用款額度是否足夠，應(yīng)付款項(xiàng)是否有記載等。大額支出還要確保已執(zhí)行“三重一大”的相關(guān)規(guī)定。

由于上述流程比較繁瑣，如果出現(xiàn)醫(yī)療糾紛賠款、合同到期等緊急用款情況就無法直接付款。此時(shí)需要審批簽字的領(lǐng)導(dǎo)電話通知財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核同意后先執(zhí)行報(bào)銷手續(xù)，然后督促辦事人員補(bǔ)辦簽字審批手續(xù)。

（二）出納私自將銀行存款轉(zhuǎn)出或提現(xiàn)，謀取私利的風(fēng)險(xiǎn)

出納開具支票、電匯或網(wǎng)銀匯款時(shí)，要由報(bào)銷經(jīng)辦人根據(jù)報(bào)銷憑證在專門程序中錄入報(bào)銷信息并打印報(bào)銷單簽字。出納付款完成要也在報(bào)銷單上簽字，并在票據(jù)上加蓋財(cái)務(wù)專用章。復(fù)核人員核對(duì)付款無誤后加蓋法人章，并同樣在報(bào)銷單上簽字。報(bào)銷單連同報(bào)銷憑證一起入賬。平時(shí)財(cái)務(wù)專用章由出納保管，法人章由復(fù)核人員保管，網(wǎng)銀U盾、零余額賬戶電子簽章也分開保管。這樣出納無法私自轉(zhuǎn)賬和套現(xiàn)，從而堵塞了財(cái)務(wù)漏洞。

（三）出納偽造、變?cè)靾?bào)銷票據(jù)，重復(fù)報(bào)銷以套現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)

出納報(bào)銷完成后將報(bào)銷單連同報(bào)銷憑證一起入賬，制單人員和會(huì)計(jì)主管會(huì)依次審閱核對(duì)。報(bào)銷單和報(bào)銷憑證上有所有審核領(lǐng)導(dǎo)和所有經(jīng)手人的簽字，報(bào)銷的所有流程都能夠追溯到人，因此很多問題都會(huì)在審閱時(shí)發(fā)現(xiàn)線索并追究當(dāng)事人責(zé)任。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門有專人負(fù)責(zé)及時(shí)從網(wǎng)銀上下載核對(duì)銀行對(duì)賬單，并及時(shí)將審核完畢的記賬憑證裝訂成冊(cè)后交給檔案室保管，相關(guān)人員借閱會(huì)計(jì)憑證需要履行手續(xù)。隨著“營改增”即將收官，今后增值稅發(fā)票將在各行各業(yè)中被普遍采用，因此加強(qiáng)對(duì)增值稅發(fā)票真假的辨別也勢在必行。

（四）政府采購流程不規(guī)范導(dǎo)致采購合同違約的風(fēng)險(xiǎn)

政府采購要嚴(yán)格按法律規(guī)定的流程辦理。詢價(jià)員要進(jìn)行廣泛的市場調(diào)查，合理定價(jià)。采購人要協(xié)同財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門嚴(yán)查供應(yīng)商資質(zhì)，杜絕腐敗問題的發(fā)生，確保所購物資質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。付款程序要嚴(yán)格遵照采購合同的約定，避免產(chǎn)生合同糾紛，給醫(yī)院的資金帶來風(fēng)險(xiǎn)。

（五）報(bào)銷環(huán)節(jié)信息化程度不夠，現(xiàn)金支付較多，容易發(fā)生現(xiàn)金流失的風(fēng)險(xiǎn)

醫(yī)院財(cái)務(wù)部門規(guī)定，對(duì)公支付業(yè)務(wù)原則上不允許使用現(xiàn)金，必須開具支票或通過網(wǎng)銀匯款。對(duì)個(gè)人支付業(yè)務(wù)除必須使用現(xiàn)金的特殊情況以外，金額一千元以上的一律通過網(wǎng)銀直接劃轉(zhuǎn)到個(gè)人銀行卡上。這樣在支付環(huán)節(jié)很大程度上避免了現(xiàn)金支付，降低了付現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)使用網(wǎng)銀可以方便對(duì)賬和查看明細(xì)，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，還能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)計(jì)無紙化，提高工作的效率。

三、完善貨幣資金內(nèi)部控制流程的其他措施

（一）加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)，引進(jìn)外部審計(jì)

內(nèi)部審計(jì)部門是內(nèi)部監(jiān)督的主要實(shí)施主體，同樣負(fù)責(zé)監(jiān)督所有貨幣資金內(nèi)部控制流程的實(shí)施。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)該直接隸屬于管理層，發(fā)現(xiàn)問題直接向管理層匯報(bào)。能夠參加管理層的決策會(huì)議，參與“三重一大”事項(xiàng)的討論并發(fā)表自己的意見。但現(xiàn)實(shí)中很多醫(yī)院管理“行政化”，內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性無法保證，無法充分發(fā)揮審計(jì)的監(jiān)督職能。因此必要時(shí)可以引入外部審計(jì)機(jī)構(gòu)鑒證內(nèi)部控制的流程。

（二）積極推行公務(wù)卡制度

公務(wù)卡是完善國庫集中支付制度的有效方式，具有透明度高、支付痕跡有據(jù)可查等優(yōu)點(diǎn)。公務(wù)卡能夠最大限度地規(guī)范小額零星報(bào)銷業(yè)務(wù)的流程，對(duì)加強(qiáng)預(yù)算管理，預(yù)防貪污腐敗，完善貨幣資金內(nèi)部控制有很大的幫助。目前公務(wù)卡已經(jīng)在很多行政事業(yè)單位推廣使用，也是今后貨幣資金管理的大趨勢。

總之，公立醫(yī)院健全的內(nèi)部控制體系的構(gòu)建是個(gè)系統(tǒng)的過程，貨幣資金的內(nèi)部控制只是醫(yī)院內(nèi)部控制的一個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)，還需要其他內(nèi)控系統(tǒng)的配合。當(dāng)然，制度的執(zhí)行離不開人的因素。加強(qiáng)對(duì)職工的管理和培訓(xùn)，確保公立醫(yī)院內(nèi)部控制制度執(zhí)行的有效性也是同樣重要的。

參考文獻(xiàn)：

張愛芳.企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制淺析[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2012，（20）：113.

（作者單位：天津市兒童醫(yī)院）