發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢與促進(jìn)班組建設(shè)深化發(fā)展的探索

吳鴻

[摘要]班組信息化管理是指發(fā)展以計算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之作用于班組日常管理的過程，其核心要素是數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)和數(shù)據(jù)的深度挖掘，通過信息管理，系統(tǒng)地把班組的生產(chǎn)業(yè)務(wù)、日常管理等各個環(huán)節(jié)集成起來，共享信息和資源，達(dá)到降低內(nèi)耗、提高工作效能和質(zhì)量、快速應(yīng)變的目的，增強班組管理水平。文章通過分析班組管理信息化的意義和實現(xiàn)的前提條件，闡述了班組管理信息化的實施辦法。

[關(guān)鍵詞]信息技術(shù)；班組建設(shè)；信息管理

[DOI]1013939/jcnkizgsc201619129

在現(xiàn)代企業(yè)中，班組是最小的單位，班組建設(shè)的好壞直接關(guān)系到一個企業(yè)的發(fā)展。班組管理的強弱往往反映出企業(yè)是否具有活力、生機(jī)，科學(xué)有效的管理是現(xiàn)代企業(yè)賴以生存和發(fā)展的重要基礎(chǔ)。班組管理的核心是決策，而決策的過程實際上是對信息掌握的過程。因此，班組管理的本質(zhì)就是對信息的掌握、控制和有效利用。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和我國企業(yè)改革的不斷深入，班組管理方式正在向創(chuàng)新管理和知識管理轉(zhuǎn)變。為適應(yīng)新時期企業(yè)管理方式的變革，必須加強管理信息化建設(shè)。班組管理信息化建設(shè)是一場革命，在提高企業(yè)管理水平、促進(jìn)管理現(xiàn)代化，轉(zhuǎn)換經(jīng)營機(jī)制、建立現(xiàn)代企業(yè)制度、有效降低成本、加快技術(shù)進(jìn)步、增強市場競爭力、提高經(jīng)濟(jì)效益等方面都有著現(xiàn)實和深遠(yuǎn)的意義。

1傳統(tǒng)班組管理模式的弊端

傳統(tǒng)的班組管理模式存在著幾個重要弊端，主要表現(xiàn)在以下方面。

11班組資料手工錄入效率低下

傳統(tǒng)班組管理模式下，班組資料的管理采用如下模式：班組員工根據(jù)A2標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合班組實際工作，制定班組建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)資料目錄，編制相關(guān)資料、記錄的電子文本，并打印之后分類保存在班組管理資料盒，在完善了基礎(chǔ)資料之后班組員工再根據(jù)班組日常工作對相關(guān)資料、記錄進(jìn)行修改和更新。這種傳統(tǒng)模式最大的弊端是資料錄入速度緩慢、不全面、不及時，同時在需要查詢資料時操作不便、效率較低。

12班組管理資料不易保存

傳統(tǒng)班組管理模式下，班組管理基礎(chǔ)資料雖然按照標(biāo)準(zhǔn)目錄進(jìn)行歸檔保存在班組管理專用檔案盒，但是相關(guān)紙質(zhì)資料需要經(jīng)常人為翻閱、錄入信息等，不利于保存；并且隨著班組管理工作的持續(xù)開展，相關(guān)資料累積越來越多，其檔案盒管理、年度資料歸檔保存、歷年資料查詢等工作全靠人工執(zhí)行，不僅效率很低，而且難度大、易出錯；若在更新紙質(zhì)資料的同時對電子資料也同步更新雖然能解決紙質(zhì)資料不易保存的難題，但是重復(fù)勞動會形成較大的人力資源浪費，也不利于班組管理的常態(tài)化進(jìn)行。

13班組星級評定工作開展效率低，不易形成常態(tài)機(jī)制

傳統(tǒng)班組管理模式下的班組星級評定一般采用這種模式：班組管理職能部門帶領(lǐng)相關(guān)專業(yè)人員（少則五六人，多則十幾人），在受檢班組人工查閱資料、電子資料、錄音文件等，并且需要受檢班組員工全程陪同，其整個檢查工作要耗費大量的時間和人力。每年的班組星級評定工作幾乎要占用班組管理職能部門及相關(guān)專業(yè)人員一個月以上的工作時間，星級評定后幾乎沒有時間安排復(fù)查工作，對基層班組管理工作開展情況的掌握不及時、不準(zhǔn)確。

由于以上幾個弊端，造成了班組管理基礎(chǔ)資料的原始積累存在著速度慢、資料不易保存、資料查閱難等諸多問題，很難真正起到應(yīng)有的積極作用，不僅未能切實為班組減負(fù)，反而增加了班組的工作負(fù)擔(dān)。

2班組信息化管理的意義

通過班組管理信息系統(tǒng)實施，可以實現(xiàn)先進(jìn)的管理思想與現(xiàn)代計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的完美結(jié)合，為企業(yè)創(chuàng)造更加強大的競爭優(yōu)勢。

（1）加強班組管理信息化建設(shè)，可以提高班組管理、決策的效率和水平在企業(yè)管理信息化過程中，通過建設(shè)班組信息系統(tǒng)，可以對班組的業(yè)務(wù)流程和組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行改革和簡化，使得信息流動更為順暢，從而提高班組管理決策的效率和水平。

（2）加強班組管理信息化建設(shè)，可以提高班組成員的整體素質(zhì)。班組管理信息化的主要特征是計算機(jī)技術(shù)廣泛而深入的應(yīng)用。為此。要求必須制定嚴(yán)格的操作規(guī)程和工作規(guī)范，對員工進(jìn)行經(jīng)常性的培訓(xùn)和教育，使員工逐漸摒棄舊的工作方式，學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)的操作規(guī)程和技術(shù)，并按先進(jìn)的規(guī)程進(jìn)行操作，從而可以提高班組成員的整體素質(zhì)。

（3）加強班組管理信息化建設(shè)，可以增強對外交流。班組信息化工程的實施，特別是Intranet和Extranet網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建立，為宣傳自己提供了條件。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建立，極大地方便了班組的對外交流。目前，信息技術(shù)、電子數(shù)據(jù)交換、電子商務(wù)等技術(shù)得到大量采用，如不加強信息化建設(shè)，就無法實現(xiàn)對外交流，無法全面深入地了解和更好地介入國內(nèi)外市場。

（4）加強班組管理信息化建設(shè)，可以提高各方面效益。班組建立信息系統(tǒng)需要投入一定的資金，包括硬件購置、軟件購置或開發(fā)、系統(tǒng)運行及維護(hù)費用等。班組管理信息系統(tǒng)的建設(shè)是關(guān)系到企業(yè)生死存亡的長遠(yuǎn)大計，它的效益更主要的是體現(xiàn)在戰(zhàn)略效益方面，但這并不意味著企業(yè)管理信息化就不會產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，因為機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程的精簡不但可以提高工作效率，而且可以節(jié)省大量勞動力；實現(xiàn)無紙化辦公、無紙化設(shè)計與創(chuàng)造后，可以節(jié)約大量的紙張和相關(guān)費用，效益也非常顯著；采用信息技術(shù)后，可以大量壓縮庫存，減少流動資金的占用，縮減人員及設(shè)備數(shù)量，進(jìn)而降低成本和投入，提高經(jīng)濟(jì)效益。

3實施班組信息化管理的前提

如何利用好班組信息化管理系統(tǒng)，推廣班組信息化管理，筆者認(rèn)為應(yīng)保證好四個前提。

1做好班組信息化管理的宣傳工作

使用班組信息化管理系統(tǒng)雖然優(yōu)點眾多，但在生產(chǎn)一線許多班組還沒有真正落到實處，很多還流于形式，其主要原因是宣傳沒有到位造成的。保持班組信息化管理系統(tǒng)的使用率，首先要讓一線員工從內(nèi)心接受班組信息系統(tǒng)的先進(jìn)性，并把它作為提高和宣傳班組和展示自我才華的一種途徑。

2激勵班組成員的使用熱情

提高班組信息化系統(tǒng)使用率另一個手段，是要建立“以獎代罰”的獎勵機(jī)制，大力度獎勵班組中熱衷使用系統(tǒng)和撰寫、宣傳本班組管理經(jīng)驗和事跡的員工。通過一種常態(tài)的獎勵機(jī)制，起到先進(jìn)帶后進(jìn)的方法，從而逐漸帶動和激發(fā)班組每一個成員對信息化系統(tǒng)的使用熱情。

3增強班組成員之間的交流

班組信息化系統(tǒng)作為展示班組標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的平臺，匯集了眾多的精英班組，所以要利用好這個優(yōu)秀平臺，或以班組或以個人的名義廣交朋友，互相交流。并盡可能與其他同專業(yè)班組結(jié)成幫教對子并通過征文、任務(wù)達(dá)標(biāo)、競賽等形式，取長補短，共同提高班組管理和業(yè)務(wù)水平。

4加強班組信息化日常管理

班組信息化管理是一項需要持之以恒的工作，必須堅持按時、保質(zhì)完成班組新資料、新事物錄入與更新，所以要把這項工作列入日常管理之中，同時要選派班組中的優(yōu)秀員工專職負(fù)責(zé)每日數(shù)據(jù)的收集和維護(hù)，保證班組信息化系統(tǒng)網(wǎng)頁的新鮮性和時效性。

4班組信息化管理的實現(xiàn)

1班組長要轉(zhuǎn)換觀念，提高對管理信息化的重視

班組管理信息化，班組長是關(guān)鍵。班組長的重視、直接決策和組織實施，對班組管理信息化建設(shè)至關(guān)重要。班組管理信息化不單純是個技術(shù)問題，它涉及企業(yè)的方方面面，信息化的過程是從“人治”向“法治”轉(zhuǎn)變的過程。企業(yè)組織框架的重組、流程的再造，涉及權(quán)力和利益的再分配問題，強化管理和控制，勢必要和一些習(xí)慣勢力產(chǎn)生碰撞。所有這些，都需要班組長堅定信心，并能身體力行。

1對現(xiàn)有流程進(jìn)行適當(dāng)重組，建立適應(yīng)班組管理信息化模型在班組管理信息系統(tǒng)建設(shè)中，僅僅用計算機(jī)系統(tǒng)去模擬原手工管理系統(tǒng)并不能從根本上提高班組管理的水平，重要的是重組班組管理流程。班組管理流程重組的本質(zhì)就在于根據(jù)新技術(shù)條件下信息處理的特點，以事物發(fā)生的自然過程尋找解決問題的途徑，它不僅涉及技術(shù)，也涉及人文因素，包括觀念的重組、流程的重組和組織的重組。通過班組管理流程的重組，達(dá)到以新的企業(yè)文化代替老的企業(yè)文化，用新的班組管理流程代替原有的班組管理流程。班組管理流程重組是一場革命，需要班組自上而下層層貫徹和實施推進(jìn)。

3 配備班組管理軟件，架構(gòu)班組管理信息系統(tǒng)

班組管理信息化建設(shè)，首先要構(gòu)筑班組管理信息化網(wǎng)絡(luò)。其次要對班組管理信息資源進(jìn)行總體規(guī)劃并建設(shè)班組管理信息系統(tǒng)，對于班組管理信息系統(tǒng)，企業(yè)可以自行開發(fā)，也可以聯(lián)合開發(fā)。最后是做好信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建立信息化管理體制。如數(shù)據(jù)錄入制度、數(shù)據(jù)備份制度、數(shù)據(jù)更新制度、員工培訓(xùn)制度等。

4 對班組管理人員進(jìn)行信息化知識培訓(xùn)

班組管理信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要投入一定的人、財、物等資源，涉及班組的方方面面。必須進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和合理安排，否則就有可能達(dá)不到預(yù)期目標(biāo)，造成巨大損失。班組必須對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們了解信息化基本知識，學(xué)習(xí)掌握管理軟件的使用方法，能對企業(yè)管理軟件處理的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，保證數(shù)據(jù)安全可靠。同時，應(yīng)該培養(yǎng)或吸收具有相關(guān)技術(shù)的人才作為人才保障，并提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的平臺，打造一支信息化專業(yè)人才隊伍，更好地推進(jìn)班組管理信息化建設(shè)。

總之，信息化是衡量一個企業(yè)現(xiàn)代化管理程度的標(biāo)志，班組的現(xiàn)代化管理程度，直接影響到企業(yè)的整體管理水平。利用信息技術(shù)改善現(xiàn)有管理手段，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，是實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化的根本途徑。因此，推進(jìn)班組信息化建設(shè)是每個企業(yè)、每個班組面臨的一項光榮而艱巨的任務(wù)。