知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)檔案管理

黃虹

摘要：所謂企業(yè)檔案知識(shí)管理，就是運(yùn)用知識(shí)管理的方法、理念和手段進(jìn)而對(duì)企業(yè)檔案知識(shí)進(jìn)行管理。它借助現(xiàn)代的信息技術(shù)和方法，在對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)行收集和處理的前提下，深入發(fā)掘企業(yè)檔案中所存在的知識(shí)點(diǎn)和知識(shí)結(jié)構(gòu)，同時(shí)對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)、整合、加工及二次處理，使企業(yè)的管理人員在需要時(shí)能夠輕易獲取。同時(shí)，企業(yè)檔案知識(shí)管理可以對(duì)信息進(jìn)行進(jìn)行進(jìn)一步的加工，得出新的有效信息，為企業(yè)發(fā)展做出服務(wù)。而本文從企業(yè)檔案知識(shí)管理的角度出發(fā)，在企業(yè)檔案資產(chǎn)的研究流程基礎(chǔ)上建立流程管理，并從知識(shí)資產(chǎn)的視角分析企業(yè)檔案的相關(guān)特征。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；知識(shí)檔案管理；知識(shí)資產(chǎn)

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-5349（2016）01-0181-02

當(dāng)今社會(huì)，因知識(shí)經(jīng)濟(jì)得到高速發(fā)展，企業(yè)也愈加成為了知識(shí)管理的前沿。在企業(yè)中，經(jīng)濟(jì)管理的實(shí)踐發(fā)展速度極快，其開(kāi)始時(shí)間也比較早。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)的檔案部門(mén)可謂是深刻感受到知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展的最直觀的部門(mén)。而又因知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展對(duì)企業(yè)而言存在著極大的相向作用，故而，企業(yè)的檔案部門(mén)也漸漸開(kāi)始不滿足于現(xiàn)狀，從而對(duì)知識(shí)管理生成了諸多新的要求。面對(duì)現(xiàn)下社會(huì)中知識(shí)管理的重大革新，從企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃角度出發(fā)，企業(yè)的檔案知識(shí)部門(mén)更要逐步策劃，建立起與經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適宜的知識(shí)企業(yè)檔案管理體系，這樣才能真正適應(yīng)來(lái)自社會(huì)經(jīng)濟(jì)方面的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案的管理工作是一門(mén)基礎(chǔ)性的管理工作，其主要內(nèi)容是對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、研發(fā)和管理活動(dòng)形成基礎(chǔ)性的管理。同時(shí)，企業(yè)檔案工作是連接企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)與信息資源整合的重要環(huán)節(jié)鏈，作為一種無(wú)形的資產(chǎn)，知識(shí)的作用不僅需要簡(jiǎn)單的經(jīng)營(yíng)資源，更要對(duì)其形成有效的、宏觀的整合與管理。本文的實(shí)質(zhì)是在對(duì)企業(yè)檔案資產(chǎn)進(jìn)行比較研究和不同觀點(diǎn)解析的基礎(chǔ)上，從知識(shí)資產(chǎn)的視角出發(fā)，將企業(yè)檔案知識(shí)管理作為背景，探討企業(yè)檔案的發(fā)展歷程。

一、宏觀企業(yè)檔案資產(chǎn)的演進(jìn)歷程

真正提出企業(yè)檔案資產(chǎn)觀這一概念是在1992年，我國(guó)的產(chǎn)權(quán)改革制度中正式出現(xiàn)了這一詞匯。當(dāng)時(shí)，有關(guān)產(chǎn)權(quán)制度的改革點(diǎn)頗為明確，即要做到“權(quán)責(zé)明確、產(chǎn)權(quán)清晰、科學(xué)管理、政企分開(kāi)”。而要成功做到這樣一種現(xiàn)代企業(yè)制度，最重要的就是實(shí)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)的清晰。要做到這一點(diǎn)，就要求企業(yè)對(duì)管理范圍內(nèi)所有資產(chǎn)進(jìn)行評(píng)估和清查，事實(shí)上，在有關(guān)于企業(yè)資產(chǎn)的核算過(guò)程中，是否將企業(yè)檔案作為一類(lèi)資產(chǎn)規(guī)劃于最終核算體系之內(nèi)，是困擾著很多企業(yè)的一大難題。同時(shí)，企業(yè)檔案可否實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)化這一問(wèn)題，迄今為止在學(xué)術(shù)界也有著不小的爭(zhēng)議。

二、企業(yè)檔案資產(chǎn)的兩類(lèi)屬性

事實(shí)上，自企業(yè)檔案資產(chǎn)這一概念在學(xué)術(shù)界被提出后，它能否在時(shí)下實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)化的這一問(wèn)題就有著極大的爭(zhēng)議。著名經(jīng)濟(jì)學(xué)家張世林先生認(rèn)為，企業(yè)檔案可以作為一種生產(chǎn)要素而存在于企業(yè)的發(fā)展中，而如果將它投入到企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)中，那么無(wú)論是在創(chuàng)新抑或是在再生產(chǎn)的過(guò)程中，企業(yè)都可以通過(guò)企業(yè)檔案資產(chǎn)獲得相當(dāng)可觀的利益。所以，應(yīng)該將檔案看作企業(yè)資產(chǎn)的一部分。但“檔案屬于資產(chǎn)范疇”這樣一種觀點(diǎn)，現(xiàn)今的經(jīng)濟(jì)學(xué)界卻又有著兩種不同的看法。很多學(xué)者認(rèn)為：企業(yè)檔案應(yīng)歸納于無(wú)形資產(chǎn)的范疇，因?yàn)樗菍?duì)企業(yè)在技術(shù)成果、生產(chǎn)面貌、知識(shí)水平和經(jīng)營(yíng)素材的忠實(shí)記錄，具有基本的無(wú)形資產(chǎn)的特征和經(jīng)營(yíng)信息的明顯反應(yīng)，故而其具有無(wú)形資產(chǎn)的特征，應(yīng)屬于無(wú)形資產(chǎn)。但也有一部分學(xué)者認(rèn)為，企業(yè)資產(chǎn)應(yīng)被歸納到固定資產(chǎn)的范疇。這部分的支持者認(rèn)為，所謂企業(yè)檔案，與其說(shuō)其是無(wú)形資產(chǎn)，倒不如說(shuō)它是在凝聚了一定的人力和資金后所聚集成的實(shí)物形態(tài)。其形態(tài)雖不是實(shí)物，但它卻具有實(shí)物形態(tài)所能夠表達(dá)的價(jià)值形態(tài)，價(jià)值形態(tài)只能體現(xiàn)在交換和流動(dòng)過(guò)程中，又因其不可替代性和明確存在的價(jià)值形態(tài)，故而企業(yè)檔案資產(chǎn)應(yīng)屬于企業(yè)的固定資產(chǎn)范疇。

但需要我們注意的是，在一些學(xué)者認(rèn)為“企業(yè)檔案資產(chǎn)應(yīng)屬于資產(chǎn)要素核算”的情況下，另外一些學(xué)者卻提出了與此不同的質(zhì)疑觀點(diǎn)。他們認(rèn)為：首先，企業(yè)檔案無(wú)法為企業(yè)帶來(lái)直觀的經(jīng)濟(jì)利益；其次，企業(yè)檔案的成本和價(jià)值無(wú)法形成實(shí)物的估算，即其價(jià)值無(wú)法以貨幣作為計(jì)數(shù)，其完全不符合會(huì)計(jì)學(xué)對(duì)資產(chǎn)定義的歸納，故而不應(yīng)屬于資產(chǎn)核算的范圍。

三、從會(huì)計(jì)學(xué)角度分析企業(yè)檔案資產(chǎn)

企業(yè)檔案能否作為資產(chǎn)范疇而存在，學(xué)界目前對(duì)此想法各異。但筆者認(rèn)為，判斷它能否成為資產(chǎn)的要素，應(yīng)是據(jù)其自身的涵義和企業(yè)檔案的特征來(lái)進(jìn)行判定?！镀髽I(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則——基本準(zhǔn)則》一書(shū)中認(rèn)為，要想滿足企業(yè)資產(chǎn)的判定條件，需要具備以下幾個(gè)條件：（1）在交易中得到形成并被企業(yè)明確納入控制或擁有范疇，（2）能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)一定經(jīng)濟(jì)利益或價(jià)值能夠預(yù)期或估算。企業(yè)檔案能夠滿足在交易中形成且被企業(yè)納入擁有范疇這一條件無(wú)疑是不需質(zhì)疑的。但它所能為企業(yè)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)利益程度，卻需要取決于檔案本身的知識(shí)或所記載的信息價(jià)值。部分企業(yè)檔案未必能給企業(yè)帶來(lái)預(yù)期的經(jīng)濟(jì)效益，但有些企業(yè)檔案，如知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案等卻可以成為企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)因素，正因知識(shí)檔案的經(jīng)濟(jì)效益體現(xiàn)有著很大差別，所以我們更加無(wú)法以一個(gè)明確的界限來(lái)判斷這些檔案的預(yù)期效益。這也成為知識(shí)檔案難以界定的重要原因之一。同時(shí)，即便很多檔案可以作為為企業(yè)帶來(lái)效益的重要基礎(chǔ)因素而存在，但因?yàn)槠浜茈y具備能夠計(jì)量成本或估算價(jià)值的方法，所以仍然很難成為會(huì)計(jì)意義上的資產(chǎn)范疇。故而，如果以會(huì)計(jì)學(xué)的視角來(lái)進(jìn)行判斷、論述，其實(shí)只有很少一部分的資產(chǎn)才能滿足其成為“資產(chǎn)”的判定要求。而學(xué)術(shù)界之所以會(huì)論述企業(yè)檔案與資產(chǎn)間關(guān)系，實(shí)質(zhì)是因?yàn)闄n案學(xué)者有意利用檔案資產(chǎn)來(lái)增加企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，在以科技成果鞏固企業(yè)地位的同時(shí)，也能提高檔案在企業(yè)中的有效作用。但從另一方面來(lái)說(shuō)，這種將企業(yè)檔案納入資產(chǎn)管理的方式和途徑，確實(shí)也很難反映出企業(yè)檔案的真實(shí)價(jià)值。

四、企業(yè)檔案的研究歷程

知識(shí)管理的理念和方法真正起于20世紀(jì)90年代的晚期，筆者將檔案學(xué)的論文進(jìn)行分析，從而淺析出了知識(shí)資產(chǎn)的研究過(guò)程。

第一階段：知識(shí)管理理念的第一階段起于1998年，終于2002年，這四年間可以大體算作是知識(shí)管理的引入階段。這一時(shí)段主要側(cè)重于我國(guó)的檔案界對(duì)知識(shí)管理的初步探討過(guò)程。這一階段主要以知識(shí)管理和檔案學(xué)的結(jié)合為核心，對(duì)知識(shí)管理的理念進(jìn)行初步的進(jìn)程和相關(guān)討論。企業(yè)檔案和知識(shí)管理的結(jié)合就是這一階段的顯著成果。而在這一階段的變革中，企業(yè)知識(shí)管理也開(kāi)始主動(dòng)參與企業(yè)檔案部門(mén)對(duì)知識(shí)的變革舉動(dòng)，比如參與企業(yè)決策，建立檔案管理的知識(shí)型體系，同時(shí)進(jìn)一步推進(jìn)了客戶資源的管理和建設(shè)歷程。

第二階段：這一階段自2003年始，大概結(jié)束于2006年，期間，我國(guó)的檔案學(xué)界開(kāi)始將討論主題集中、匯總，同時(shí)也就不少知識(shí)管理方面的諸多異同觀點(diǎn)達(dá)成了相應(yīng)共識(shí)。在這一階段中，學(xué)者們認(rèn)為于企業(yè)知識(shí)而言，企業(yè)檔案更像是它的一種載體，它是將企業(yè)隱形知識(shí)徹底顯現(xiàn)的一種編碼，也是將企業(yè)顯性知識(shí)化為隱性的一種容器。此時(shí)，知識(shí)管理作為企業(yè)知識(shí)共享的重要傳播媒介，它也開(kāi)始作為構(gòu)建知識(shí)資源管理平臺(tái)的一類(lèi)體系而存在，同時(shí)，正因檔案與圖書(shū)、信息同屬于文獻(xiàn)信息的統(tǒng)籌范圍，故而企業(yè)也開(kāi)始正式對(duì)由這三者綜合后形成的一體化管理體系進(jìn)行管理。

第三階段：這一階段開(kāi)始于2007年，迄今為止仍屬于這一階段。也就是在這一階段，我國(guó)的檔案學(xué)界才開(kāi)始對(duì)知識(shí)的管理研究進(jìn)行全面的分析和探討，這一階段的涉獵范圍極其廣闊，而值得我們肯定的是，在這一階段中，檔案學(xué)界的知識(shí)管理研究方向取得了明顯的進(jìn)展和突破。在理論方面，知識(shí)管理的突破性表現(xiàn)主要體現(xiàn)在“企業(yè)檔案知識(shí)管理模式”這一理論的形成。該理論由徐擁軍先生提出，主要是基于價(jià)值鏈理論上的完善和補(bǔ)充，他認(rèn)為基本性的價(jià)值活動(dòng)由知識(shí)的積累、組織、評(píng)價(jià)和服務(wù)組成，而其支撐性價(jià)值則包括了企業(yè)的文化培植、人才管理、信息組織、技術(shù)應(yīng)用等諸多方面。它的突破性價(jià)值則表現(xiàn)在企業(yè)檔案知識(shí)的實(shí)例研究過(guò)程，在這一過(guò)程中，知識(shí)管理通過(guò)對(duì)“電網(wǎng)公司檔案信息平臺(tái)建立”“上海通用對(duì)于客戶檔案的分析探討”等相關(guān)確切實(shí)例的研究，側(cè)重于分析我國(guó)企業(yè)檔案工作在發(fā)展進(jìn)程中所可能面對(duì)的困難和挑戰(zhàn)，而這一階段的研究，也正是為了促使知識(shí)檔案的管理得到進(jìn)一步發(fā)展，同時(shí)也是中國(guó)企業(yè)開(kāi)始將檔案工作引入管理進(jìn)程的突出標(biāo)志。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著知識(shí)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，在當(dāng)今時(shí)代，知識(shí)不僅僅是能夠?yàn)槠髽I(yè)提供可持續(xù)發(fā)展的原動(dòng)力，更是促使企業(yè)提高內(nèi)部核心競(jìng)爭(zhēng)力的有力武器。在企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展過(guò)程中，從業(yè)務(wù)信息、技術(shù)圖紙到企業(yè)公文報(bào)告、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況調(diào)查，如此種種，都可以算作是企業(yè)檔案的歸納范疇，企業(yè)將內(nèi)部的知識(shí)資產(chǎn)進(jìn)行積累并妥善加以利用，更有助于其在競(jìng)爭(zhēng)中對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行分析、投資，從而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)行業(yè)的未來(lái)發(fā)展形成預(yù)見(jiàn)性的想法或建議，能否對(duì)知識(shí)管理進(jìn)行創(chuàng)新與變革，將其融匯于企業(yè)的發(fā)展中，對(duì)企業(yè)的未來(lái)發(fā)展可謂有著重要的意義，換而言之，企業(yè)檔案管理體系的發(fā)展，在未來(lái)也將成為企業(yè)發(fā)展的有效競(jìng)爭(zhēng)力。

責(zé)任編輯：張麗