檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理

劉一凡

摘要：隨著時(shí)間的推移，人們思維意識(shí)的成長(zhǎng)，越來(lái)越多的人開(kāi)始把目光放在集體記憶上，而集體檔案則成了集體記憶的有利借鑒，檔案管理工作與集體記憶之間的關(guān)系也隨時(shí)間漸漸得到了人們的認(rèn)同。之所以會(huì)有這樣的現(xiàn)象，是因?yàn)樵谶^(guò)去的研究情況和進(jìn)展表明，一個(gè)團(tuán)體乃至一個(gè)國(guó)家一個(gè)民族的記憶是其中的所有個(gè)體通過(guò)各種媒介所獲得的，在這些媒介之中，檔案是最為直接、最為有力，同時(shí)也最受信任的一種方式。因?yàn)闄n案依據(jù)實(shí)情實(shí)景適時(shí)地做出了有效的、可信的記錄。長(zhǎng)久以來(lái)檔案隨著時(shí)間的日積月累，自然為人們的集體記憶提供了可以信賴的依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案記憶觀；企業(yè)；檔案管理

中圖分類號(hào)：G2759文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-5349（2016）01-0179-02

國(guó)際上的檔案管理者已開(kāi)始意識(shí)到并將他們所意識(shí)到的記憶觀念形成相應(yīng)的理論體系，從而呼吁人們能將其作用到實(shí)踐過(guò)程中去，進(jìn)一步敦促人們自行地參與檔案的構(gòu)建與維護(hù)，從而完成其對(duì)于集體記憶的保護(hù)與構(gòu)建。并以此為己任，自覺(jué)地行成構(gòu)建和保護(hù)檔案就是維護(hù)和集體記憶的過(guò)程?？偠灾?，不論是“集體記憶”，還是“社會(huì)記憶”，都在時(shí)間的推移中得到重視并成為檔案管理者們的關(guān)注熱點(diǎn)。其實(shí)，早在1950年召開(kāi)的首屆國(guó)際檔案大會(huì)上，就已經(jīng)強(qiáng)調(diào)了檔案工作與集體記憶的關(guān)系，并且認(rèn)為“一個(gè)國(guó)家的歷史檔案作為一個(gè)國(guó)家的歷史證據(jù)是可以證明一個(gè)國(guó)家的靈魂的材料。檔案作為國(guó)家的重要材料，其保存也是至關(guān)重要的，同時(shí)記錄著一個(gè)國(guó)家各級(jí)行政機(jī)關(guān)的相關(guān)記憶。” [1]那么檔案館的重要性則不言而喻。當(dāng)然，當(dāng)年這樣一個(gè)觀點(diǎn)的提出也成為了廣大檔案工作者一直以來(lái)的信仰與追求。時(shí)代在變化著，檔案人的觀念也不斷地推陳出新，但是追溯其本源，都是在不斷提升檔案在集體記憶中的地位，并強(qiáng)調(diào)其重要性。最近的幾年里，國(guó)內(nèi)的檔案記憶者也不斷地強(qiáng)化了檔案自覺(jué)的意識(shí)，大多數(shù)檔案人都傳承著檔案精神，自覺(jué)維護(hù)著并將集體記憶的記錄、保存與管理作為己任，并將這一理念用于實(shí)際，付諸生活。

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，隨著檔案記憶觀的行成與發(fā)展，人們已經(jīng)將家庭、群體、社會(huì)、國(guó)家、民族的記憶與檔案有機(jī)地串聯(lián)到了一起，由于檔案記憶觀的中心就是對(duì)記憶屬性的認(rèn)識(shí)，那么作為封存記憶的檔案館的整理與維護(hù)就顯得尤為重要。[2]負(fù)責(zé)檔案的相關(guān)工作人員要認(rèn)真工作，正確對(duì)待自己的本質(zhì)工作，新的時(shí)代，新的時(shí)期，工作人員也應(yīng)有自己的新思路、新觀念。以互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代為契機(jī)，在檔案記憶觀的引導(dǎo)下，無(wú)論是企業(yè)還是個(gè)人，都應(yīng)順應(yīng)潮流，高效地利用現(xiàn)有的資源優(yōu)勢(shì)，不斷改進(jìn)原有的傳統(tǒng)的檔案管理方法，以求高效改進(jìn)檔案管理效率。

一、完善企業(yè)組織記憶，從企業(yè)內(nèi)部積極建立檔案開(kāi)始

企業(yè)作為整個(gè)社會(huì)組成的一部分，一個(gè)企業(yè)的集體記憶保存的完整程度在某種程度，或者某種意義上來(lái)說(shuō)反映了一個(gè)社會(huì)、一個(gè)民族，對(duì)于集體記憶的認(rèn)識(shí)程度。換句話說(shuō)，企業(yè)的改革關(guān)乎整個(gè)民族的經(jīng)濟(jì)動(dòng)向，企業(yè)的發(fā)展體現(xiàn)了國(guó)家的政治經(jīng)濟(jì)水平，那么企業(yè)中的組織集體記憶就體現(xiàn)了社會(huì)記憶的一個(gè)方面。任何一個(gè)企業(yè)管理人都知道，檔案的管理有時(shí)關(guān)乎企業(yè)的存亡，同時(shí)，一個(gè)階段內(nèi)的檔案整理起來(lái)就是一個(gè)企業(yè)在某一時(shí)期的發(fā)展史，正因如此，檔案的構(gòu)建與管理是有著極大價(jià)值的。在信息多維化的今天，對(duì)企業(yè)而言，文件的產(chǎn)生形式多種多樣，任何信息都可能通過(guò)各種形式生成一個(gè)文件，因此，作為檔案的管理和構(gòu)建人員要全面地搜集企業(yè)的完整檔案，并做好企業(yè)內(nèi)員工的思想動(dòng)員。[3]養(yǎng)成“檔案觀”的意識(shí)，積極建立檔案，為信息的搜集提供援助。

（一）要明確檔案的真實(shí)性和完整性

在現(xiàn)實(shí)工作中，檔案人可能碰到各種各樣的突發(fā)情況，作為企業(yè)檔案人，要客觀完整地搜集信息，把握現(xiàn)階段的企業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)，多維搜集各種活動(dòng)的相關(guān)資料，并整理出有效的管理檔案，遵守檔案人的行業(yè)準(zhǔn)則，以真實(shí)、完整為出發(fā)點(diǎn)，進(jìn)行企業(yè)檔案管理。

（二）建立數(shù)字化檔案管理資源庫(kù)

前文多次提到互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代要改革，那么作為一直以來(lái)流傳下來(lái)的檔案制度與方法究竟要如何改革？明確的答案且行之有效的方法就是建立企業(yè)數(shù)字化檔案管理資源庫(kù)，利用信息手段，真正做到多方位的搜集信息、整理信息，同時(shí)利用信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)完善信息保密系統(tǒng)，達(dá)到舉一反三的效果。更加確保了企業(yè)檔案的完整，真實(shí)，有效，保密。

二、科學(xué)有效地整理企業(yè)檔案

在建立了完整的企業(yè)檔案后，科學(xué)有效地管理同樣是重中之重。檔案管理者的責(zé)任有時(shí)不僅僅是物質(zhì)生活的保障，同樣是一個(gè)群體精神生活的記錄。那么，科學(xué)有效地整理企業(yè)檔案就是企業(yè)內(nèi)部的整體選擇，沒(méi)有例外了。

（一）真實(shí)的企業(yè)記憶有助于企業(yè)發(fā)展

企業(yè)檔案管理的真實(shí)性是一切組織記憶的基礎(chǔ)。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，一個(gè)企業(yè)的問(wèn)題就將是另一個(gè)甚至幾個(gè)企業(yè)的機(jī)遇。所以想做到企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，保證企業(yè)記憶的真實(shí)性是前提。同樣，在企業(yè)內(nèi)部，想要對(duì)一個(gè)階段的企業(yè)發(fā)展做出鑒定，也必須依據(jù)真實(shí)的檔案數(shù)據(jù)，管理者才可能做出正確的決斷，因此，檔案的真實(shí)性也是企業(yè)鑒定的依靠。

（二）企業(yè)檔案分類整理，與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相一致

由于每個(gè)個(gè)體都可能是信息的輸出者，每個(gè)個(gè)體也都可能參與到集體記憶的任何一個(gè)部分，可見(jiàn)，集體記憶的信息之繁雜。作為企業(yè)信息管理者，要明確企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，將管理檔案進(jìn)行有機(jī)的分類，并整理出與企業(yè)發(fā)展步伐相一致的企業(yè)檔案，明確哪些是有利于企業(yè)近期發(fā)展的，哪些是檔案“雞肋”，哪些是無(wú)用的檔案。同時(shí)，檔案工作者還應(yīng)當(dāng)積極配合企業(yè)管理者，將適用于企業(yè)發(fā)展的，有利于企業(yè)借鑒的信息逐一整理歸納，做好備注，方便日后借鑒利用。

（三）保障數(shù)字檔案系統(tǒng)的安全性

在檔案記憶觀的引導(dǎo)下，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的促進(jìn)下，數(shù)字化檔案資源庫(kù)是大家所倡導(dǎo)且順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的。然而任何發(fā)展都不是盲目的，數(shù)字化檔案庫(kù)在帶來(lái)方便的同時(shí)同樣會(huì)面臨種種問(wèn)題，如系統(tǒng)癱瘓，數(shù)據(jù)失效，黑客侵入盜取數(shù)據(jù)，病毒侵入丟失數(shù)據(jù)，種種問(wèn)題都是檔案管理者所擔(dān)心的，正如之前提到的，檔案的保密性、真實(shí)性，都可能關(guān)乎整個(gè)企業(yè)的未來(lái)，甚至存亡。而由于數(shù)據(jù)管理不當(dāng)造成企業(yè)癱瘓，或者商業(yè)機(jī)密丟失是最為致命的。因此，企業(yè)需要長(zhǎng)期的技術(shù)監(jiān)控以保證對(duì)數(shù)字信息庫(kù)的長(zhǎng)期有效控制。對(duì)于系統(tǒng)化的企業(yè)檔案，要確保其長(zhǎng)期可讀狀態(tài)，同時(shí)保證其安全不被篡改，對(duì)外注意防火墻設(shè)定，防止商業(yè)機(jī)密丟失等?？傊瑪?shù)字化的檔案管理系統(tǒng)就要配備數(shù)字化的安保系統(tǒng)與監(jiān)控系統(tǒng)，明確檔案管理重要性，維護(hù)其真實(shí)性、完整性，擴(kuò)大其可利用性。

三、企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用及其發(fā)展意義

（一）企業(yè)檔案信息的開(kāi)發(fā)

一個(gè)想要長(zhǎng)期發(fā)展走可持續(xù)發(fā)展的企業(yè)必定要有屬于自己的企業(yè)文化與企業(yè)榮譽(yù)感，而最能體現(xiàn)企業(yè)榮譽(yù)感的莫過(guò)于企業(yè)在歷史上的豐功偉績(jī)。建立企業(yè)組織記憶，規(guī)劃好企業(yè)檔案無(wú)疑是提高員工對(duì)企業(yè)的信心與認(rèn)同感的最好方式。如馬云的阿里巴巴集團(tuán)，自2012年開(kāi)始的“雙十一”項(xiàng)目及“雙十二”項(xiàng)目，每年都會(huì)給阿里巴巴集團(tuán)帶來(lái)巨額收入，而建立企業(yè)檔案，尤其是2015年的“雙十一”，馬云在全球范圍內(nèi)直播交易額突破百億的時(shí)間，直接給消費(fèi)者和員工帶來(lái)巨大的沖擊。相對(duì)應(yīng)的建立起“雙十一”交易額過(guò)百億時(shí)間檔案，將每一年的交易額過(guò)百億時(shí)間信息匯總并做出比較，在增強(qiáng)員工認(rèn)同感的同時(shí)，也能激發(fā)員工的競(jìng)爭(zhēng)心理，極大地提高員工的積極性和工作榮譽(yù)感，對(duì)一個(gè)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。

（二）企業(yè)檔案信息的利用

企業(yè)檔案信息作為提高員工認(rèn)同感和工作積極性的重要工具，不但要建立，更要合理地利用。并不是將企業(yè)的檔案信息記錄并封存，而是要與實(shí)際相結(jié)合，選出對(duì)企業(yè)發(fā)展有利的部分展示給員工與外界。一個(gè)好的企業(yè)檔案信息展示，無(wú)疑會(huì)帶給消費(fèi)者巨大的信心，其效果更優(yōu)于廣告。如蘋果公司在蘋果6 s p上市的時(shí)候并沒(méi)有花費(fèi)巨額的廣告費(fèi)，而是將歷代蘋果產(chǎn)品在全球的銷售量及蘋果6 s和蘋果6 p的預(yù)計(jì)降價(jià)“不小心”透露出來(lái)，就引來(lái)了無(wú)數(shù)“蘋果粉”的狂熱瘋搶。由此看來(lái)，在實(shí)際管理中，企業(yè)不妨將企業(yè)檔案進(jìn)行整合，選出有利的部分加以推廣，以這種形式將企業(yè)檔案信息形象呈現(xiàn)在全社會(huì)的目光下，無(wú)疑是企業(yè)最好的宣傳。

（三）企業(yè)信息檔案建設(shè)的意義

一個(gè)企業(yè)的檔案是記錄企業(yè)從無(wú)到有，從渺小到龐大的見(jiàn)證，是企業(yè)在長(zhǎng)期發(fā)展中留下的印記，是企業(yè)走可持續(xù)發(fā)展道路最重要的保證，是提高企業(yè)員工認(rèn)同感、集體榮譽(yù)感和工作積極性的工具，也是對(duì)企業(yè)自身宣傳的最好的廣告，對(duì)于企業(yè)在未來(lái)的發(fā)展道路上有著至關(guān)重要的作用。所以，在新時(shí)期的經(jīng)濟(jì)背景下，發(fā)展好、更新好、保護(hù)好企業(yè)檔案管理措施，是企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展，走可持續(xù)發(fā)展道路最重要的目標(biāo)和前提。

參考文獻(xiàn)：

[1]李穎. 檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理探析[J].檔案學(xué)通訊，2013（01）：31-34.

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[3]李楠. 檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（12）：52-53.

責(zé)任編輯：張麗