互聯(lián)網(wǎng)加編輯業(yè)務(wù)工作新模式

（新疆油田公司工程技術(shù)研究院，克拉瑪依市，834000）周江張懷文徐小輝李未藍陳浩

互聯(lián)網(wǎng)加編輯業(yè)務(wù)工作新模式

（新疆油田公司工程技術(shù)研究院，克拉瑪依市，834000）周江張懷文徐小輝李未藍陳浩

介紹了互聯(lián)網(wǎng)加編輯業(yè)務(wù)的工作模式。著重闡述了網(wǎng)站對編輯部工作帶來的新變化。主要體現(xiàn)在“四化”，即自動化、規(guī)范化、效率化以及智能化。而“四化”主要體現(xiàn)在投稿、稿件的接收和轉(zhuǎn)移、工作流程、稿件全過程跟蹤記錄、智能甄別稿件學術(shù)不端行為以及各種數(shù)據(jù)智能呈現(xiàn)。網(wǎng)站使編輯部工作呈現(xiàn)新的工作模式。通過網(wǎng)站的建立和運行極大地提高了編輯部的工作效率和工作質(zhì)量。

互聯(lián)網(wǎng)；編輯部；編輯；投稿；學術(shù)不端

1 前言

《新疆石油科技》創(chuàng)刊于1991年，由新疆石油學會主辦。主要欄目包括鉆井工程、采油工程、油井測試、油田化學、機電技術(shù)、油田基建、油氣集輸、煉油化工、實驗檢測、計算機信息技術(shù)、管理科學等。20多年來《新疆石油科技》已成為眾多石油科技人員進行技術(shù)交流的重要平臺。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，《新疆石油科技》必須與時俱進，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展，對編輯業(yè)務(wù)進行互聯(lián)網(wǎng)升級。通過互聯(lián)網(wǎng)升級將會給作者和編輯部帶來一個全新的工作模式。

在編輯業(yè)務(wù)方面，電子郵件投稿早已成為很平常的事情。但是互聯(lián)網(wǎng)在編輯業(yè)務(wù)方面的應(yīng)用絕不止于此。如何利用好互聯(lián)網(wǎng)，使編輯部紛繁的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)由互聯(lián)網(wǎng)執(zhí)行一直是《新疆石油科技》編輯部執(zhí)著努力的方向。2014年初《新疆石油科技》編輯部與“中國知網(wǎng)”合作啟動了創(chuàng)建《新疆石油科技》網(wǎng)站的工作，這個網(wǎng)站將把編輯部過去手工完成的大部分工作改由網(wǎng)站執(zhí)行操作，該網(wǎng)站將采用目前我國先進的采編系統(tǒng)——“騰云”期刊協(xié)同采編系統(tǒng)。2014年12月9日，“有限元分析法在注汽鍋爐對流段起吊工裝設(shè)計中的應(yīng)用”在《新疆石油科技》網(wǎng)站成功投稿，標志著《新疆石油科技》編輯部與中國知網(wǎng)合作建設(shè)的《新疆石油科技》網(wǎng)站正式開通運行。這個網(wǎng)站的運行標志著《新疆石油科技》編輯部工作新模式的開始，她將極大地提高編輯部的工作效率和準確性。

2 互聯(lián)網(wǎng)使編輯業(yè)務(wù)實現(xiàn)“四化”

2.1 舊模式存在的問題

圖1 舊編輯流程

從圖1可以看出，舊的流程在作者投稿時不規(guī)范，有多種方式；稿件在收稿編輯處進出至少有7次之多，完全是手工記錄；舊的流程總體來說效率較低，規(guī)范性較差。對于學術(shù)不端行為只能憑副主編、主編的主觀判斷，具有一定的局限性。主要存在以下具體問題：

2.1.1 投稿方面存在的問題

網(wǎng)站建立之前，作者投稿主要是采用電子郵件。對于初次投稿的作者因不了解投稿的要求，投來的稿件常存在格式和資料方面的欠缺。例如，摘要和主題詞的編寫、作者簡介是否完整、文章主體是否符合國家標準等等。因為稿件存在著這樣或那樣的問題，往往會給作者和編輯部帶來很多不必要的麻煩；

2.1.2 稿件接收和轉(zhuǎn)移方面存在的問題

稿件的接收和轉(zhuǎn)移是一件比較繁瑣的事情。編輯部通過郵寄、當面提交或電子郵件收到稿件之后首先要進行登記，包括通訊地址及電話、職稱、研究領(lǐng)域、教育經(jīng)歷、工作單位相關(guān)信息。登記是純手工登記，將登記內(nèi)容填寫在記錄本上，以備后用。填寫的內(nèi)容比較多，包括收稿時間、通訊地址及電話、職稱、研究領(lǐng)域、教育經(jīng)歷、工作單位相關(guān)信息。通訊地址及電話、職稱、研究領(lǐng)域、教育經(jīng)歷、工作單位相關(guān)信息。登記一篇稿件要耗費相當?shù)木?，最讓人頭疼的是由于作者對投稿的要求不了解，投稿時若缺少資料或有其他問題，那么在收稿時就必須通過電話或電子郵件一一進行落實。在落實的過程中，又要耽誤相當?shù)臅r間。有些作者在投稿時不寫明聯(lián)系電話，只能通過郵件聯(lián)系，這種聯(lián)系少則一天多則數(shù)天。這種情況給編輯部帶來了相當?shù)臒馈?/p>

稿件收到之后登記完畢之后，即進行稿件的分配。就是將稿件分配給不同的編輯進行審稿；審稿完成之后，即開始編輯、校對直到終審。由于稿件的轉(zhuǎn)移傳遞均是手工進行，多數(shù)情況采用即時通訊工具進行傳遞。在稿件的轉(zhuǎn)移傳遞過程中也必須有詳細的記錄，包括稿件在誰的手中、狀態(tài)如何（退稿、審稿、編輯、終審等等）。這個記錄是動態(tài)的，稿件的狀態(tài)有變化就必須有記錄。為了做到這一點，編輯部必須設(shè)置專人做這項工作。稿件完成每一步工作之后都必須再回到這個人的手中，進行下一步的再分配，并作詳細記錄。在編輯部，這項工作是一個常態(tài)性的工作，卻頗耗費精力和時間，而且不可出現(xiàn)錯誤，否則，稿件的狀態(tài)記錄就會出現(xiàn)混亂。

2.1.3 稿件全過程難以跟蹤記錄

從收到稿件直到稿件的終審，稿件的每一步狀態(tài)都必須是靠人工記錄。而且稿件不能單向運行，每完成一步必須回到分發(fā)稿件的編輯那里，先做記錄然后進行再分配。稿件要進行反復多次的轉(zhuǎn)移傳遞才能完成終審。這樣效率較低，若稿件多的時候還容易出錯；對稿件是否存在抄襲等學術(shù)不端行為很難確定；作者情況、各專業(yè)投稿數(shù)量分布情況等各種數(shù)據(jù)難以完整體現(xiàn)。

2.2 新模式使編輯業(yè)務(wù)實現(xiàn)“四化”

圖2 新編輯流程

從圖2可以看出，新的流程在一些關(guān)鍵節(jié)點實現(xiàn)了“四化”，即自動化、規(guī)范化、效率化以及智能化?！八幕敝饕w現(xiàn)在編輯工作的各個方面，詳見圖3。

圖3 “四化”在編輯業(yè)務(wù)上的分布

3 “四化”在編輯業(yè)務(wù)中應(yīng)用

3.1 自動化

3.1.1 信息登記自動化

通過作者在網(wǎng)站上的注冊，必須登記個人信息。通過這一步驟，編輯即可掌握作者必要的信息，省去了過去收到稿件，再向作者打電話詢問這一過程。注冊的信息主要包括：通訊地址及電話、職稱、研究領(lǐng)域、教育經(jīng)歷、工作單位相關(guān)信息。通過這些信息的采集，將為后續(xù)工作打下基礎(chǔ)。包括審稿中遇到的問題以及后續(xù)的出版發(fā)送等都需要作者在注冊過程中所提供的信息。通過網(wǎng)站上的注冊登記，使過去的手工操作實現(xiàn)了自動化；

3.1.2接收存儲自動化

作者通過網(wǎng)站進行投稿，稿件將自動在網(wǎng)站上存儲，并隨時調(diào)用。在網(wǎng)站上，分配稿件的作者并不需要想過去那樣從電子郵箱中下載稿件，而是在網(wǎng)上直接調(diào)用分配。首先查看稿件有無學術(shù)不端的情況，然后將其在網(wǎng)站上直接分配給審稿的編輯或退稿。被退稿的作者會在自己的郵箱里看見有關(guān)退稿的情況，而審稿的編輯只需要用自己的賬號登陸網(wǎng)站就可以看見需要自己審讀的稿件。審讀完成后就可以在網(wǎng)上進行轉(zhuǎn)移。在稿件轉(zhuǎn)移過程中可以有多種選擇。

3.1.3 跟蹤記錄自動化

網(wǎng)站建立之后，從投稿到終審，稿件的狀態(tài)均有網(wǎng)站自動記錄，且編輯部的所有相關(guān)人員均可用自己的賬號進行查詢。

首先是投稿。作者在網(wǎng)站投稿后，網(wǎng)站會自動為這篇稿件生成一個唯一的編號，編號中包含投稿日期。除此而外，作者的基本信息也全部被網(wǎng)站記錄。負責接收稿件的編輯可直接在網(wǎng)上對稿件進行分配。分配給誰、分配的時間或是退稿的時間均在網(wǎng)站上記錄，且可查詢；其次是初審或退稿。在網(wǎng)站上責任編輯初審或退稿也有明確的記錄。完成初審后即可在網(wǎng)上將稿件向副主編轉(zhuǎn)移完成終審或退稿。

以上所有的過程均可查詢和追溯。網(wǎng)站設(shè)置了不同的查詢方法。例如，可通過稿件編號進行查詢等。

因為稿件有了全過程的記錄，所以在任何時候都可以知道這篇稿件的狀態(tài)，并可調(diào)出原文。當作者詢問稿件情況時，編輯部相關(guān)人員均可向作者提供比較詳細的回答。而過去只有分稿的編輯查看手工記錄才能詳細知曉稿件的情況。

3.2 效率化

3.2.1 高效登記

作者信息自動注冊登記徹底解決了過去編輯人員手工登記的煩惱。不但準確性大大增加而且及大地節(jié)省了編輯人員在這一方面的勞動時間。初步測算，加上打電話發(fā)郵件和等待的時間，處理一篇問題稿件可節(jié)省6小時以上。每一期作者信息登記不全的稿件大約有8～10篇，這樣算下來每期節(jié)省50～60小時。一年4期節(jié)省200小時以上；

3.2.2 高效存儲

因為稿件接收存儲完全實現(xiàn)了自動化，所以并不需要人工接收稿件。這樣就免去了人工操作的時間。經(jīng)測算，根據(jù)網(wǎng)速的不同，接收存儲一篇稿件的的時間約為5分鐘左右。全年按150篇稿件計算，可節(jié)約時間12.5小時；

3.2.3 高效記錄

實現(xiàn)網(wǎng)上作業(yè)后，稿件跟蹤記錄實現(xiàn)了完全的自動化，使工作效率有了及大地提高。分稿的編輯不需要再進行繁瑣的紙上作業(yè)，拋棄了厚厚的記錄本。舊流程下，每篇稿件除了投稿登記外在不同的編輯手中至少交換6次，每一次都要通過分稿編輯，交換和記錄時間大約為20分鐘。全年按150篇稿件計算，可節(jié)約時間300小時；總體來說，互聯(lián)網(wǎng)加編輯業(yè)務(wù)使編輯工作的效率有了及大地提高。針對《新疆石油科技》互聯(lián)網(wǎng)+在未來還會還會挖出更大的潛力和應(yīng)用。

3.3 規(guī)范化

3.3.1 投稿規(guī)范化

作者在投稿前可通過網(wǎng)站了解投稿的要求。網(wǎng)站的首頁有投稿指南這一欄目。這一欄目除了對《新疆石油科技》做一簡單介紹外，對投稿也做了相關(guān)的要求，使作者對投稿要求一目了然。該欄目特別強調(diào)了作者在投稿過程中要遵守3個法律和一個標準即：《中華人民共和國保守國家秘密法》；《中華人民共和國著作權(quán)法》；《中華人民共和國計量法》；GB7713-87科學技術(shù)報告、學位論文和學術(shù)論文的編寫格式。同時，《新疆石油科技》編輯部也對稿件做了一些更詳細的規(guī)定。

由于網(wǎng)站對作者在投稿前要求注冊，并對投稿的要求進行了比較詳細的宣傳，自網(wǎng)站建立之后，作者投稿的合規(guī)率有了較大幅度的提高。經(jīng)測算，合規(guī)率至少提高了50%。這極大地提高了編輯部的工作效率；同時作者在投稿的過程中對《新疆石油科技》也可有所了解，包括：主辦單位、創(chuàng)建時間、設(shè)置欄目等等；

3.3.2 流程規(guī)范化

在舊的流程下，有些編輯業(yè)務(wù)并不規(guī)范。例如，作者投稿的渠道是多樣化的，包括電子郵件、QQ、企業(yè)內(nèi)部騰訊、還有拿著U盤前來編輯部的等等；除此之外，作者還會把稿件投給不同的編輯。這就造成稿件不能及時傳遞到分稿編輯手里，甚至還會造成稿件的遺失。實現(xiàn)編輯業(yè)務(wù)網(wǎng)上作業(yè)之后，使作者投稿和編輯工作流程更加規(guī)范。目前從作者投稿到最終校對印刷，網(wǎng)站上都有明確清晰的流程，而且有關(guān)編輯的所有動作均在網(wǎng)站上記錄。這就在程序上保證了工作質(zhì)量?，F(xiàn)在已基本實現(xiàn)無稿件丟失、無稿件漏審、無稿件漏編。做到了“三無”。

3.4 智能化

3.4.1 智能甄別

網(wǎng)站建立前，對稿件學術(shù)不端行為很難查找，主要靠副主編、主編的主觀判斷。網(wǎng)站建立后，網(wǎng)站依靠大數(shù)據(jù)自動對稿件學術(shù)不端行為進行檢測。只要作者在網(wǎng)站上投稿，網(wǎng)站即建立稿件學術(shù)不端行為的“文本復制檢測報告”。因為“中國知網(wǎng)”的覆蓋面非常廣泛，所以對稿件學術(shù)不端行為的檢測也非常全面。檢測的內(nèi)容主要有重合文字來源、文獻來源、作者、發(fā)表時間、文字復制比以及全文對比等。借助網(wǎng)站這一強有力的檢測工具，使稿件質(zhì)量有了大幅的提高。2015年，《新疆石油科技》編輯部因稿件學術(shù)不端行為退稿19篇。除了退稿還向部分作者提供了“文本復制檢測報告”。

3.4.2 智能數(shù)據(jù)

通過網(wǎng)站的應(yīng)用，《新疆石油科技》在網(wǎng)上的各種數(shù)據(jù)變得一目了然。這在是不可能做到的。網(wǎng)站設(shè)有統(tǒng)計中心，通過這項功能可了解當前編輯部的稿件情況、人員情況、編審情況、文獻傳播情況、編輯部工作量等分析數(shù)據(jù)。只需進入相應(yīng)子欄目，選擇相應(yīng)的統(tǒng)計條件，點擊統(tǒng)計按鈕即可得到清晰的統(tǒng)計報表?？梢粤私飧鲉挝煌陡宓臄?shù)量和質(zhì)量。可以根據(jù)當前油田的開發(fā)形勢和任務(wù)有針對性地對作者做一些約稿的工作。對于網(wǎng)站統(tǒng)計中心各項數(shù)據(jù)對編輯部的工作均均有一定的指導意義。

因為《新疆石油科技》主要是注重現(xiàn)場技術(shù)的交流，所以從該圖可以看出在現(xiàn)場工作的中級技術(shù)人員在投稿的作者中占了比較大的比例。這也基本符合《新疆石油科技》的創(chuàng)辦宗旨。

4 結(jié)論

該網(wǎng)站的運行可極大地提高編輯的工作效率和工作質(zhì)量，實現(xiàn)了編輯不工作的“四化”，即自動化、規(guī)范化、效率化以及智能化。稿件可直接在網(wǎng)站上進行收發(fā)分配，作者可以通過網(wǎng)站直接投稿，通過網(wǎng)站作者對投稿的要求一目了然，網(wǎng)站對作者的必填信息也進行了規(guī)范；通過網(wǎng)站還可以對剽竊抄襲的行為進行鑒別，可及時發(fā)現(xiàn)學術(shù)不端稿件；除此之外，網(wǎng)站還進一步宣傳了《新疆石油科技》，讀者可通過網(wǎng)站對《新疆石油科技》有更多的了解，從而增加《新疆石油科技》的影響力。

[1]趙陽.充分利用網(wǎng)絡(luò)工具提升英文科技期刊水平.編輯學報，2014，26（增刊）

[2]張海洋.基于網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的高?？萍计诳霭?白城師范學院學報，2014，28（5）

[3]唐春林.網(wǎng)絡(luò)時代編輯的“三項修煉”

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1008-0899（2016）04-0038-04