保險(xiǎn)公司會(huì)計(jì)電算化體系的建設(shè)

呂朝鳴

摘 要：會(huì)計(jì)電算化是財(cái)務(wù)部門工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，實(shí)施會(huì)計(jì)電算化不僅是時(shí)代發(fā)展的要求，更是企業(yè)自身發(fā)展的需求。保險(xiǎn)公司作為大型金融類企業(yè)，在經(jīng)營(yíng)過程中會(huì)產(chǎn)生大量會(huì)計(jì)信息，傳統(tǒng)的管理方法難以滿足客戶和企業(yè)的需求，應(yīng)積極構(gòu)建會(huì)計(jì)電算化體系，為客戶、企業(yè)各部門提供便捷的會(huì)計(jì)信息，同時(shí)為公司領(lǐng)導(dǎo)制定決策提供參考。

關(guān)鍵詞：保險(xiǎn)公司;會(huì)計(jì)電算化;體系;建設(shè)

1概述

我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，壯大了資本市場(chǎng)，保險(xiǎn)公司由此得到了新的發(fā)展契機(jī)。保險(xiǎn)公司的發(fā)展規(guī)模和業(yè)務(wù)范疇越來越廣，傳統(tǒng)的作業(yè)模式難以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求，實(shí)施會(huì)計(jì)電算化成為企業(yè)發(fā)展的必然要求。在這一背景下，保險(xiǎn)公司積極引進(jìn)先進(jìn)的會(huì)計(jì)技術(shù)，提高自身的業(yè)務(wù)水平和效率，進(jìn)而改善對(duì)新形勢(shì)變化的應(yīng)對(duì)能力。本文將對(duì)保險(xiǎn)公司構(gòu)建會(huì)計(jì)電算化體系的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析。

2 會(huì)計(jì)電算化體系的構(gòu)建

2.1 會(huì)計(jì)電算化體系構(gòu)建前的準(zhǔn)備工作 ①硬件準(zhǔn)備。計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備是實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的物質(zhì)基礎(chǔ)，保險(xiǎn)公司應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求，選擇合適的計(jì)算機(jī)機(jī)型、性能參數(shù)等。若公司規(guī)模較大，應(yīng)盡量做好統(tǒng)一，為后期的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行、信息傳輸?shù)於ㄓ布A(chǔ)。②軟件準(zhǔn)備。會(huì)計(jì)軟件是保險(xiǎn)公司實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)，企業(yè)在選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持以下原則：通用性、合法性、安全性和可擴(kuò)充性，確保軟件服務(wù)和軟件開發(fā)包功能滿足當(dāng)前業(yè)務(wù)需求，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)后期的業(yè)務(wù)拓展。

2.2 會(huì)計(jì)電算化體系建立原則 保險(xiǎn)公司構(gòu)建會(huì)計(jì)電算化體系時(shí)，應(yīng)對(duì)公司內(nèi)部的會(huì)計(jì)工作特點(diǎn)進(jìn)行深入分析，結(jié)合當(dāng)前的法律法規(guī)構(gòu)建會(huì)計(jì)電算化體系。在構(gòu)建過程中要堅(jiān)持合法性、效益性、系統(tǒng)性、規(guī)范性、可靠性和易用性原則。

2.3 會(huì)計(jì)電算化體系內(nèi)涵 會(huì)計(jì)電算化是利用現(xiàn)代信息技術(shù)管理會(huì)計(jì)信息的一種先進(jìn)技術(shù)，電算化的實(shí)施和運(yùn)用能有效提高企業(yè)的管理效率，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還可運(yùn)用信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行分析，從而挖掘潛藏在內(nèi)部的、更有價(jià)值的信息，以便更好的改善管理，做好經(jīng)營(yíng)決策。會(huì)計(jì)電算化體系的建設(shè)包括相關(guān)管理制度、責(zé)任制度、運(yùn)營(yíng)機(jī)制以及監(jiān)督機(jī)制的構(gòu)建和實(shí)施。以下將對(duì)部分內(nèi)容進(jìn)行分析和討論。

2.4 會(huì)計(jì)電算化管理制度 ①會(huì)計(jì)電算化運(yùn)行管理制度。會(huì)計(jì)電算化運(yùn)行過程中涉及的主要部件為計(jì)算機(jī)硬件，配套軟件以及由此產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，這是體系管理的主要內(nèi)容。首先，要制定硬件設(shè)備使用、維護(hù)、保養(yǎng)等管理制度，確保計(jì)算機(jī)性能的安全和穩(wěn)定。其次，做好軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全保密工作，防止病毒感染或者非法侵入導(dǎo)致的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)泄漏或丟失。最后，做好監(jiān)督工作，防止計(jì)算機(jī)和配套軟件在維護(hù)、升級(jí)、更換過程中產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失的問題，確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性和連續(xù)性。②會(huì)計(jì)電算化檔案管理。會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生的檔案形式較多，如計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)信息、磁性介質(zhì)存儲(chǔ)、紙質(zhì)文件等都屬于電算化會(huì)計(jì)檔案。檔案管理是會(huì)計(jì)管理的基礎(chǔ)性工作，會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施同樣需要加強(qiáng)檔案管理。

首先，要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定對(duì)會(huì)計(jì)信息檔案進(jìn)行管理，配置專人負(fù)責(zé)檔案信息存儲(chǔ)介質(zhì)的管理工作，做好防磁、防火、防潮和防塵工作，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性和可用性。其次，做好會(huì)計(jì)檔案的備份工作，對(duì)于重要的會(huì)計(jì)信息資料應(yīng)在不同地點(diǎn)進(jìn)行存放，并適時(shí)檢查文件的安全性和完整性，定期進(jìn)行復(fù)制，防止磁性存儲(chǔ)介質(zhì)的損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。最后，會(huì)計(jì)檔案管理范疇劃分。與通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)的軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)相結(jié)合的軟件配套的文檔資料按照會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行保管;保管期限一般為軟件停止使用后或發(fā)生重大更改后五年。

2.5 崗位責(zé)任劃分 保險(xiǎn)公司實(shí)施會(huì)計(jì)電算化管理，需要有電算主管、軟件操作人員、審核記賬人員、硬件維護(hù)人員、審查人員和數(shù)據(jù)分析人員。各崗位的職責(zé)分別為：①主管負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)和軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，需要具備會(huì)計(jì)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作能力、組織能力和管理能力，一般可由會(huì)計(jì)主管兼任;②軟件操作者負(fù)責(zé)將原始憑證中的數(shù)據(jù)進(jìn)行輸入，同時(shí)輸出會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表，需要具備初級(jí)電算化操作能力;③審核記賬人員是對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和各項(xiàng)憑證進(jìn)行審核，操作軟件登記或者打印輸出賬簿，需要工作者具備會(huì)計(jì)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)和中級(jí)電算化水平;④維護(hù)人員主要負(fù)責(zé)硬件設(shè)備和軟件設(shè)備的運(yùn)行，定期對(duì)硬件進(jìn)行養(yǎng)護(hù)，需要工作者具備中級(jí)電算化知識(shí)、會(huì)計(jì)知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作能力;⑤審查人員的職能是監(jiān)督體系的運(yùn)行，需要工作者具備會(huì)計(jì)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)和中級(jí)電算化知識(shí)，一般由會(huì)計(jì)稽核人員兼任;⑥數(shù)據(jù)分析人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的分析整理工作，工作者應(yīng)懂會(huì)計(jì)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)和中等級(jí)別的電算化知識(shí)。

2.6 會(huì)計(jì)電算化體系的實(shí)施 會(huì)計(jì)電算化體系的建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要保險(xiǎn)公司的各個(gè)部門參與實(shí)施，其實(shí)施過程應(yīng)是由上而下的漸進(jìn)過程。首先，公司財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化的領(lǐng)導(dǎo)工作，對(duì)整個(gè)工作的開展進(jìn)行規(guī)劃，協(xié)助公司各部門共同做好會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)性工作。如各部門資產(chǎn)信息的登記和記錄。其次，會(huì)計(jì)電算化工作主要由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員承擔(dān)。財(cái)務(wù)部門工作任務(wù)包括提出實(shí)現(xiàn)電算化的具體方案、組織和實(shí)施具體的財(cái)務(wù)電算化工作，為公司管理層和各部門提供真實(shí)、可靠、便捷的會(huì)計(jì)信息。再次，各部門是會(huì)計(jì)電算化實(shí)現(xiàn)的必要補(bǔ)充，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員的具體工作需要各部門大力配合。最后，會(huì)計(jì)電算化工作的開展要本著循序漸進(jìn)、逐步提高的原則，既要時(shí)效性，還要經(jīng)濟(jì)性，正確處理新技術(shù)、新設(shè)備和成本節(jié)約之間的關(guān)系。對(duì)于一些大型的投資項(xiàng)目，要加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，使有限的成本發(fā)揮最大的效益。

3 結(jié)語

保險(xiǎn)公司實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的主要目標(biāo)是利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，提高會(huì)計(jì)工作地位，提高財(cái)務(wù)部門的工作效率和工作質(zhì)量，為公司的經(jīng)營(yíng)管理提供更有價(jià)值的會(huì)計(jì)信息;公司的會(huì)計(jì)電算化工作取得一定成果后，應(yīng)逐步展開其他管理工作的電算化或信息化，逐步建立以會(huì)計(jì)電算化為核心的信息管理體系，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部不同部門之間的信息共享，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)信息在公司經(jīng)營(yíng)決策中的作用。

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