進館檔案驗收工作中常見問題和解決對策芻議

陳艷

摘要：本文分析了檔案驗收工作中的常見問題，并針對存在的這些問題，提出組織檔案移交工作培訓(xùn)；加強檔案移交前的檢查指導(dǎo)等對策。

關(guān)鍵詞：檔案驗收案卷目錄編制檔案實體整理

檔案驗收是檔案接收工作的重要組成部分，是指檔案在移交進館前，對移交的案卷目錄和檔案實體進行逐條、逐卷的詳細檢查，其檢查涉及案卷目錄的編寫是否符合規(guī)范、檔案實體整理情況是否符合進館要求等。驗收過程中對進館檔案質(zhì)量把控的程度，直接關(guān)系到館藏檔案的質(zhì)量。

考慮到國家檔案局是在2000年制發(fā)的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000），各立檔單位最早是從2001年開始實行以件為單位的整理，按照《<中華人民共和國檔案法>實施辦法》第十三條規(guī)定：“屬于中央級和省級、設(shè)區(qū)的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級國家檔案館移交?！币虼?，2001年形成的保管期限為永久的檔案也應(yīng)該在2021年左右移交進檔案館，現(xiàn)階段接收的檔案基本上以案卷級的整理為主，故筆者以案卷級檔案整理為例，從案卷目錄編制、檔案實體整理等方面進行闡述，并與檔案移交單位和接收單位的各位同行商榷。

一、常見問題

（一）檔案案卷目錄編制中的常見問題

1.案卷標(biāo)題擬寫不規(guī)范，沒有完整地體現(xiàn)“三要素”。案卷目錄是檔案進館后的唯一檢索工具，如何在浩瀚的檔案館藏內(nèi)找到某一卷檔案，全部要依靠案卷目錄。“三要素”不齊全，可能導(dǎo)致一卷檔案進入檔案館后無法準(zhǔn)確檢索，成為“死檔”。在案卷目錄中，案卷標(biāo)題至關(guān)重要。案卷標(biāo)題的“三要素”指的是檔案的責(zé)任者、事由和文種。其規(guī)范格式是“***（責(zé)任者）關(guān)于*****（事由）的***（文種）”。實際工作中經(jīng)常出現(xiàn)標(biāo)題擬寫不合規(guī)范的情況，有的缺責(zé)任者項，有的缺文種項，有的事由擬寫不清，都不能較好地反映案卷的內(nèi)容。

2.責(zé)任者不明確。責(zé)任者項是指該份文件的形成部門，而非立檔部門。在實際工作中，一定要明確案卷目錄中責(zé)任者項的具體所指。

3.題名中年份填寫不完整。如將“1995年”簡化填寫為“95年”。隨著檔案移交進館數(shù)量的增加，會出現(xiàn)無法區(qū)分的情況。因為“95年”既可以表示“1995年”，又可以表示“2095年”，這樣的填寫方式只會給檔案查閱利用帶來不便。

4.案卷目錄中的“文號”項填寫錯誤。案卷目錄中的“文號”項指的是文件對外的發(fā)文字號，而不是機構(gòu)內(nèi)部收發(fā)文編號或室編號。實際工作中將以上幾個號混淆的情況較為常見，應(yīng)特別注意區(qū)分。

5.卷內(nèi)文件目錄最后一件檔案未填寫起止頁號。頁碼既能起到檢索某一份檔案的作用，又具有對卷內(nèi)檔案進行統(tǒng)計的作用。如果最后一件檔案不填寫起止頁號，就無從確定它的總頁數(shù)，一旦發(fā)生最后幾頁檔案丟頁、漏頁現(xiàn)象也無法覺察。

（二）檔案實體整理中的常見問題

1.檔號填寫不清晰。檔號是一卷檔案進入檔案館后的“身份證號”，是檔案進館后調(diào)閱案卷的依據(jù)。它是由全宗號、目錄號、案卷號組成的一組號碼，一卷檔案對應(yīng)一組唯一的檔號。檔案實體卷皮上填寫的檔號和案卷目錄上的檔案要一一對應(yīng)。在實際工作中，有的立檔單位將室編卷號填寫在館編卷號的位置上，還有的把卷號填寫錯誤后又進行更改，上述情況往往造成涂改后檔號填寫不清晰或字跡難以辨認，勢必會給進館后的檔案調(diào)閱帶來困難。因此，為了保證案卷實體上檔號的清晰，如需重新填寫卷盒和卷皮上的檔號，可以用牛皮紙膠貼貼在原卷號上，必要時更換卷皮和卷盒，以保證檔號填寫的清晰準(zhǔn)確。

2.檔案盒裝的過緊或過松。檔案裝入盒內(nèi)，以能容納一個手指為松緊適度。裝得過緊，隨著時間推移檔案紙張體積會膨脹，在盒內(nèi)空間不足的情況下，容易擠壓變形。裝得過松，會延長排架長度，過多占用檔案庫房內(nèi)的空間。因此在檔案裝盒的時候要把握好不要裝得過緊也不要裝得過松。

（三）其他問題

1.歸檔范圍和保管期限劃定不準(zhǔn)的問題。歸檔范圍和保管期限劃定過寬，會導(dǎo)致部分不應(yīng)進館的檔案進館，一定程度上影響移交檔案的質(zhì)量。筆者驗收的基本上都是2000年以前的檔案，確定歸檔范圍和保管期限的依據(jù)是《國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》。在實際工作中，一些上級機關(guān)制發(fā)的普發(fā)性供參閱、不需辦理的文件也被納入歸檔范圍且保管期限還確定為永久。而按照《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規(guī)定，此類文件不應(yīng)納入歸檔范圍。

2.一是兼職檔案人員較多，分配給檔案工作的時間精力不足。筆者在實際工作中所接觸到的立檔單位，除單位規(guī)模較大，年歸檔量較多的單位成立了專門的檔案科（室），配備了1人以上的專職檔案人員外，絕大多數(shù)單位的檔案工作都下設(shè)在辦公室，由1名工作人員兼職檔案工作。這名工作人員除了從事檔案工作外還要負責(zé)辦公室的機要或財務(wù)、人事、文書等多項工作。在其他工作任務(wù)繁重的情況下，從事檔案工作的時間勢必會壓縮或者受影響，這樣進館檔案的整理工作也將受到影響。同時，檔案人員工作熱情不足，積極性不高，也制約檔案移交進館的質(zhì)量。二是檔案業(yè)務(wù)外包人員專業(yè)素質(zhì)欠缺。對于檔案移交數(shù)量較多的單位，一次性移交量可達千卷以上。檔案整理的工作量較大，僅憑1到2名檔案人員很難在短時間內(nèi)完成，因此需要聘請具有保密資質(zhì)的檔案業(yè)務(wù)外包公司來完成。這些外包公司聘用的工作人員檔案專業(yè)素質(zhì)較為欠缺，如果移交單位的檔案人員不能對其進行較好監(jiān)督和把控，案卷整理的質(zhì)量往往無法保證。

二、提高移交工作質(zhì)量的對策

（一）組織檔案移交工作培訓(xùn)

培訓(xùn)內(nèi)容包括案卷目錄編制、案卷實體整理等。例如，就案卷實體整理而言，針對頁碼不符合要求的情況，應(yīng)將帶有文字的紙張計為1頁，填寫時要用鉛筆，正面填寫在右下角，反面填寫在左下角。要求連續(xù)編寫，中間不應(yīng)有重頁、漏頁。對文件中夾帶的領(lǐng)導(dǎo)批示等文字的小紙條也要編頁。對檔案載體材料不符合檔案保護技術(shù)要求的情況，特別是部分不符合檔案永久保存要求的載體材料如熱敏紙、針式打印材料等，要對原件進行復(fù)印并留存，盡可能地延長檔案的保存時間。對檔案裝訂不符合要求的情況，案卷裝訂要求要整齊牢固，用白色粗棉線采取“三孔一線”的裝訂方式，而不能用黑色鞋帶、白色尼龍線等裝訂，有些硬皮會議記錄本或書本式印刷品如果不方便用“三孔一線”的裝訂方式，可以用糊精將卷皮粘貼在其上。形成年代久遠，已經(jīng)變脆的紙張，進行托裱后再裝訂。此外，通過對進館檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和檔案移交應(yīng)履行手續(xù)進行統(tǒng)一講解和集中指導(dǎo)，明確工作標(biāo)準(zhǔn)和要求。以筆者所在的北京市檔案局為例，每年年初組織本年度移交檔案單位的統(tǒng)一培訓(xùn)，宣貫檔案接收工作的必要性、目的和具體要求，取得了較好的效果。

（二）加強檔案移交前的檢查指導(dǎo)

一是根據(jù)《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，對年度歸檔工作中存在的歸檔范圍和保管期限劃定不準(zhǔn)確的問題進行檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，避免造成檔案資源的浪費。二是對兼職檔案人員較多、時間精力不足而聘請了檔案整理外包人員的單位，督促其強化對檔案業(yè)務(wù)外包公司檔案整理質(zhì)量的監(jiān)督和把控，可以階段性檢查和驗收。完成一部分整理工作就對案卷的整理質(zhì)量進行檢查，對存在的問題進行糾正，防止同一類錯誤的多次出現(xiàn)。三是檔案行政管理部門可將檔案移交工作完成情況納入檔案系統(tǒng)先進集體、先進個人評比考核機制。對按期、保質(zhì)保量完成檔案移交工作的單位給予適當(dāng)?shù)莫剟?，并在先進評比中予以優(yōu)先考慮；對沒有按預(yù)定時間完成工作，且移交案卷質(zhì)量存在較多問題的單位，可在今后的檔案行政執(zhí)法檢查中，將其作為檢查的重點單位，督促其對存在的問題進行整改。