勘測設計行業(yè)合同管理信息系統(tǒng)框架構建

李贏

摘要：文章對勘測設計行業(yè)合同管理中的現(xiàn)狀和存在的問題進行了總結，從歷史根源、認識根源、法律根源和制度根源上進行了分析， 構建了勘測設計行業(yè)合同管理信息系統(tǒng)框架，對出現(xiàn)的預期效果進行了展望。

關鍵詞：勘測設計；合同管理；問題 對策

一、合同管理現(xiàn)狀分析

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，市場經(jīng)濟制度的逐漸完善，契約精神廣泛傳播，合同作為契約精神的主要載體，在社會商品交換中廣泛應用?，F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟往來，主要是通過合同形式進行的，所以，合同管理作為現(xiàn)代企業(yè)制度的重要內(nèi)容之一，有效對合同實施管理，是在現(xiàn)化企業(yè)經(jīng)營管理中實現(xiàn)成功的一個重要因素。

KD集團作為一家大型綜合性國家甲級勘測設計和研究單位，所開展的業(yè)務范圍廣，而每一項經(jīng)濟業(yè)務都是通過合同的形式進行的。合同數(shù)量大，合同種類多，合同金額大，合同執(zhí)行跨度時間長，協(xié)作配合部門眾多。以2014年為例，KD集團新簽合同數(shù)473項，新簽合同額高達80億元。面對逐年遞增的合同數(shù)量、合同額，其合同管理還處于手工管理階段，或者各個部門即使運用了一些信息化手段進行管理，但是由于沒有進行整個集團內(nèi)的統(tǒng)一規(guī)劃設計，在某種程度上形成了信息孤島，造成管理效率低下，部門間協(xié)作不順，生產(chǎn)業(yè)務流程不暢，難以全面掌握合同真實執(zhí)行情況，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理帶來了巨大的風險。具體表現(xiàn)為以下幾個方面。

1. 合同文本管理困難。在合同的檔案管理中，傳統(tǒng)紙質(zhì)合同與電子版合同管理無序，查找不便，效率低下，提升了查找成本。

2. 合同履約情況控制困難。在勘測設計或工程總承包合同履行過程中，參與人員眾多，若合同履約控制仍然靠手工或Excel等原始手段，對合同管理人員來說，效率低下，同時企業(yè)的經(jīng)營管理者難以了解項目的履約的真實情況。合同履約情況作為財務人員的付款的依據(jù)，若履約情況存在問題，同樣會導致企業(yè)面臨一定的財務風險。

3. 信息匯總困難。采用手工或Excel管理時，由于未能對數(shù)據(jù)格式進行統(tǒng)一，造成數(shù)據(jù)的采集不能夠及時進行，在耗費了大量時間進行匯總后，所得到的結果還不一定可信。企業(yè)經(jīng)營管理層難以根據(jù)其作出正確決策，貽誤戰(zhàn)機。

4. 合同管理人員不能有效參與生產(chǎn)經(jīng)營管理，進行風險預警。由于合同管理手段的落后，合同管理人員對合同進度、款項結算等關鍵節(jié)點不能有效識別，對合同的收支事項不能準確作出預測，導致企業(yè)的財務規(guī)劃、現(xiàn)金流等預測工作部無有效支撐。

隨著企業(yè)的快速發(fā)展，目前的合同管理方式，已經(jīng)成為制約企業(yè)發(fā)展的一個關鍵因素。以國務院國資委、集團公司管理提升活動為契機，在企業(yè)范圍內(nèi)建立一個統(tǒng)一的合同管理信息化平臺，對合同實施精細化管理，實現(xiàn)合同信息、生產(chǎn)信息財務信息同步更新、協(xié)同共享，對于提升企業(yè)的管理水平有著重要意義。

二、原因分析

（一）歷史原因

當今的勘測設計企業(yè)，絕大多數(shù)是從五、六十年代的特殊時期起步，經(jīng)歷了漫長的計劃經(jīng)濟時期，企業(yè)領導和管理人員的思想方法、管理方式以及管理制度都帶有那個時代的特征。在計劃經(jīng)濟年代，勘測設計的模式，是由上級單位根據(jù)地域分工下達勘測設計任務，項目結算使用的是財政撥款，項目進度、資源等一切都均處于上級的計劃控制之中。在這個過程中，勘測設計單位只需要組織好生產(chǎn)，不需要關注項目的效益。因此，在長達三十多年的時期內(nèi)，勘測設計單位是不存在合同管理或者合同履約的。自八十年代以來，隨著社會經(jīng)濟形勢由計劃經(jīng)濟轉向了市場經(jīng)濟，勘測設計行業(yè)的經(jīng)營形式也發(fā)生的極大變化。由于觀念、經(jīng)驗等的缺失，勘測設計合同管理中出現(xiàn)的問題和漏洞，引出了不少教訓，交了不少學費。

（二）認識原因

勘測設計行業(yè)不少從業(yè)人員對合同關系缺乏準確的認識，其中最主要的就是市場與合同、合同與合同管理兩對關系。首先，不能正確認識市場與合同的關系。在如今的市場經(jīng)濟條件下，市場與合同是一種相互依存的關系。企業(yè)管理中一項核心內(nèi)容就是企業(yè)合同管理是，企業(yè)管理的方方面面都應圍繞著這個核心而開展。其次，不能正確認識合同與合同管理的要求。認真區(qū)分合同的權利和義務，并按各部門職責分解到各相關部門，由各部門去履行屬于自己職責的權利和義務。權利義務明晰，管理到位，責任才能落到實處。企業(yè)合同管理不是一個單一事項，而是一個系統(tǒng)工程，需要各部門參與。

（三）法律環(huán)境

面臨的法律環(huán)境主要表現(xiàn)為兩個滯后：合同法律滯后和合同法律意識滯后（戴運乾，2010）。在改革開放的前半，摸著石頭過河的情況下，人們所處的合同法律環(huán)境是不完善的。由于合同法律滯后，再加上歷史和認識的原因，導致我們的勘測設計企業(yè)相關人員的合同法律意識落后于經(jīng)濟的發(fā)展。合同法律是合同訂立和履行全過程的法律依據(jù)，也就是說合同要依法訂立。任何離開合同法律所簽訂的合同都是無效合同，不受法律保護。

（四）制度根源

這里是指企業(yè)缺乏一套嚴謹?shù)暮贤芾碇贫龋贤芾砦茨荏w現(xiàn)規(guī)范化、系統(tǒng)化的要求。由于存在以上三個根源，導致企業(yè)合同管理制度的滯后，制度跟不上合同管理的客觀要求。

三、合同信息管理系統(tǒng)框架設計

KD集團將合同分為收入類合同、支出類合同和其他合同。本系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務需要、業(yè)務流程特點，將包括收入類合同管理子系統(tǒng)、支出類合同管理子系統(tǒng)和其他合同管理子系統(tǒng)。同時，需要說明的是本設計所指的合同管理，是狹義的合同管理，針對已簽訂合同進行管理。

（一）收入類管理子系統(tǒng)

管理對象主要是勘測設計科研合同、工程總承包合同、監(jiān)理合同、咨詢評估合同、設備銷售合同等。

1. 合同管理員收到簽訂完畢的合同后，將合同文本電子版導入系統(tǒng)中，同時錄入合同基礎信息，分為兩個模塊：一為項目模塊，包括項目編號，合同編號，項目名稱，類型，負責人，合同金額，付款方式，開始時間，結束時間，具體表述；二為客商模塊，包括客戶編號，公司名稱，公司地址，負責人，公司郵箱，聯(lián)系電話，開戶銀行，銀行賬戶，稅號等信息。

2. 若發(fā)生合同變更，合同管理員收到變更后的合同文本后，重新導入合同文本電子版，并更新合同基礎信息。

3. 合同執(zhí)行管理模塊中，包括發(fā)票管理、合同款管理、合同扣款管理、應收賬款管理及其他。在此模塊中，還應該增加合同關鍵條款、關鍵時點執(zhí)行預警功能。

在此系統(tǒng)中，財務人員、生產(chǎn)經(jīng)營管理人員能夠?qū)崿F(xiàn)合同信息、收款信息、應收賬款信息的實時查詢，提高管理效率，及時為經(jīng)營管理決策提供支持。

（二）支出類合同管理子系統(tǒng)

管理對象主要為完成院發(fā)展、經(jīng)營、生產(chǎn)和管理任務所需資金流出的合同，包括勘測設計科研外委合同、總承包項目分包合同、設備及材料采購合同等經(jīng)營支出合同。

1. 合同管理員收到簽訂完畢的合同后，將合同文本電子版導入系統(tǒng)中，同時錄入合同基礎信息，分為兩個模塊：一為項目模塊，包括項目編號，合同編號，項目名稱，類型，負責人，合同金額，付款方式，開始時間，結束時間，具體表述；二為客商模塊，包括客戶編號，公司名稱，公司地址，負責人，公司郵箱，聯(lián)系電話，開戶銀行，銀行賬戶，稅號等信息。

2. 若發(fā)生合同變更，合同管理員收到變更后的合同文本后，重新導入合同文本電子版，并更新合同基礎信息。

3. 合同執(zhí)行管理模塊中，包括發(fā)票管理、合同款付款管理、合同扣款管理、應收賬款管理及其他。在合同付款管理中，可與我院合同款支付審批網(wǎng)上審批流程融合，提高協(xié)同性。在此模塊中，還應該增加合同關鍵條款、關鍵時點執(zhí)行預警功能。

在此系統(tǒng)中，財務人員、生產(chǎn)經(jīng)營管理人員能夠?qū)崿F(xiàn)合同信息、收款信息、應收賬款信息的實時查詢，提高管理效率，及時為經(jīng)營管理決策提供支持。

四、預期效果

1. 整合集團內(nèi)部不同部門間的信息孤島，加強信息傳遞，強化內(nèi)部管理。

2. 實現(xiàn)合同信息數(shù)據(jù)共享、查閱及時、科學分析，運用先進的管理理念，借助先進的網(wǎng)絡技術，來實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營“大數(shù)據(jù)”管理，及時地為企業(yè)領導的“三層決策”系統(tǒng)（戰(zhàn)術層、戰(zhàn)略層、決策層）提供準確而有效的信息支撐，以便對市場做出迅速反應，來夯實企業(yè)的“核心競爭力”。

參考文獻：

[1]黃澤民.建筑工程項目分包管理中的合同管理[J].四川建筑，2005（04）.

[2]吳鳳平，王輝，李斌.建筑企業(yè)施工合同管理的研究[J].建筑管理現(xiàn)代化，2008（03）.

[3]焦龍.我國建筑工程合同管理存在的問題及完善[J].魅力中國，2010（03）.

（作者單位：中國電建集團昆明勘測設計研究院有限公司）