物價局電子檔案管理的重要性

宿微微

【摘要】電子檔案的內容真實地記錄了物價局的各項工作，是維護國家、集體、個人權益的重要法律信證。隨著網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，電子文檔的管理工作備受關注。本文從電子檔案的特點出發(fā)，闡述了物價局電子檔案管理的重要性以及實現(xiàn)有效管理的途徑。

【關鍵詞】物價局 電子檔案 管理

隨著我國信息化程度的不斷推進，傳統(tǒng)的手工管理方式已經(jīng)無法滿足如今管理的需求。因此，將傳統(tǒng)的手工管理模式電子化管理轉變成為相關檔案管理及利用部門的迫切要求。物價局在經(jīng)濟發(fā)展、企事業(yè)單位的精神文明建設中發(fā)揮著重要作用。加快檔案信息電子化系統(tǒng)建設是提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質技術基礎和重要手段。電子化使得機讀形式的檔案信息具有真實性、有價值性，從而推進檔案信息電子化建設的步伐。

一、物價局電子檔案的特點

1有效性

由于物價局檔案信息的涵蓋面廣泛，且多數(shù)的資料都是第一手資料，因此存檔的信息有著很強的真實性和有效性。所存檔的信息可以很好地反應一個區(qū)域的經(jīng)濟管理狀況，在現(xiàn)實的使用過程中檔案信息也有著極強的適用性。

2易損害

電子檔案的信息需要依賴于載體的存在而存在。載體材料大多為磁性物質和光盤。光盤常用的記錄易產(chǎn)生物化性質變化的材料。這些材料和磁性材料易與酸性、堿性物質發(fā)生反應、易出現(xiàn)磁道損壞等問題。尤其是紫外光足以破壞載體剩磁的穩(wěn)定性。在信息的安全性上還有電腦病毒的嚴重威脅。在管理上，電子檔案要遵循檔案管理的基本原則進行收集、整理、利用和統(tǒng)計。另外還易丟失，物價局電子檔案在網(wǎng)絡環(huán)境中可能存在安全漏洞，極易造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的推廣。因此，應該準備好緊急應對的方式以確保檔案信息公開的安全性。

3使用方便

電子檔案幾乎無重量和體積可言，其可以將文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息搭配成電子檔案的內容，使電子檔案不容易丟失信息。紙質文件經(jīng)常會出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案完全可以做到復制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區(qū)別。電子文件的增、刪、改等都很方便，而且改后保證了檔案頁面的整潔。與文件處理系統(tǒng)結合極大降低了檔案管理人員的工作量。并且電子檔案具使之對檢索更加簡單、方便。其次，能夠實現(xiàn)資源共享。電子檔案由于不受時間和空間限制，可以同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡終端，使利用者擺脫時間和空間的制約。

4唯一性

物價局檔案信息不僅僅所涉及的內容面廣泛，更加重要的是具有唯一性，其把整一個企業(yè)所涉及的信息資料都存入專門的檔案管理中都是第一手資料，具有不可復制性。每一個信息資料有著較強的獨立性，因此一旦出現(xiàn)丟失的情況會很難 修復和查找。因此，物價局電子檔案信息的存檔和保管需要更加地謹慎，才能更好地發(fā)揮其價值。

二、物價局電子檔案管理的重要性

1電子檔案是物價局管理質量的反應

電子檔案涵蓋了從調查開始到驗收的全部信息，可以客觀直接地反應整一個地區(qū)的經(jīng)濟運行過程。從某種意義而言，電子檔案是物價監(jiān)督活動直接作用下的產(chǎn)物，因此，可以幫助我們來檢查某些企業(yè)或者是商家的運營情況。如果在使用過程中發(fā)現(xiàn)問題，可以通過電子存檔的資料來找出相關的問題，來更好地發(fā)揮其有效監(jiān)督的作用。

2電子檔案質量管理與物價局服務管理是優(yōu)化統(tǒng)一的整體

有利于掌握一個地區(qū)的經(jīng)濟運行過程，同時更好地明確了其中的責任利益歸屬以及經(jīng)營中所涉及的所有細節(jié)問題，利于經(jīng)營者把握更好地把握市場價格以及控制漲幅度。

三、物價局實現(xiàn)電子檔案有效管理的途徑

1加強人員管理

電子檔案安全管理關鍵在于人員的管理，必須加強其對檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范非蓄意的人為疏失。對于利用檔案信息者，先確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權，在工作人員的管控下確保電子檔案的唯一性和公信力，同時要進行加密處理，電子檔案存儲設備必須只允許指定負責人員進入。

2提高電子檔案規(guī)范化水平

檔案信息電子化首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，要推進檔案電子化建設必須抓好檔案規(guī)范化，把握好兩者的辯證關系。

3構建行之有效的建設體制

新技術的廣泛應用促進了檔案事業(yè)的發(fā)展，但因檔案工作有其自身的特點，網(wǎng)上利用檔案文件信息的要求越來越高，檔案部門應該根據(jù)“全國檔案信息化建設實施綱要”，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標推進檔案資源信息管理信息服務網(wǎng)絡化的進程，促進檔案事業(yè)為改革開放和現(xiàn)代化服務。同時建立電子檔案網(wǎng)站，方便百姓利用，電子檔案網(wǎng)站是為百姓服務的，而不是僅僅是為檔案專業(yè)人員服務的。網(wǎng)站建設應以用戶需要為宗旨把利用工作做到實處。因此，檔案網(wǎng)站應支持非正式用語的檢索。

4強化電子檔案的檢測與維護

4.1減少信息丟失率

電子檔案的記錄載體會出現(xiàn)自然老化或磁性衰減的現(xiàn)象從而導致信息的丟失。因此每年至少應該進行一次，采用科學的采樣方式檢測載體外觀上是否出現(xiàn)物理損壞或變形外表是否清潔、有無霉變現(xiàn)象，內容上進行修正或更新。

4.2采用先進的安全防護技術

一是身份驗證， 為了防止無關人員進入系統(tǒng)應當在其訪問之前對其身份的合法性進行驗證；二是對文檔進行加密保護， 對重要的電子文檔采用數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等來加密；三是安裝防火墻，防火墻通過保護層強制性地使所有的訪問或鏈接都必須經(jīng)過檢查，采用過濾技術、代理服務技術和狀態(tài)監(jiān)控技術等構建多層次的縱深型的防護體系。

總之，物價局電子檔案工作要以改革求加強，以創(chuàng)新求發(fā)展，為我國的經(jīng)濟發(fā)展做出貢獻。

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