淺談電子會計檔案的實施和應(yīng)用

摘 要：會計檔案是會計基礎(chǔ)工作的重要內(nèi)容，是會計活動的產(chǎn)物，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)活動的重要史料和證據(jù)。以往會計檔案都是以紙質(zhì)形式歸檔，然而隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的發(fā)展，紙質(zhì)會計檔案的數(shù)量和范圍不斷增加，需要投入大量的人力和物力處理檔案工作，嚴(yán)重耗費了社會資源。本文通過借鑒最新《會計檔案管理辦法》，嘗試探討如何實施會計檔案電子化歸檔，以及對企業(yè)管理提升帶來的影響。

關(guān)鍵詞：電子會計檔案；實施；應(yīng)用

為規(guī)范和提高會計檔案的現(xiàn)代化管理水平，財政部、國家檔案局于2015年12月發(fā)布了新的《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局令第79號） （以下簡稱：新辦法），首次肯定了電子會計檔案的法律效力，會計檔案的獲得、歸檔、保管均可以通過電子化形式管理。本文通過引用新辦法中電子化檔案內(nèi)容，對比目前會計檔案管理現(xiàn)狀，分析電子會計檔案在企業(yè)落地實施方案，以及對企業(yè)管理產(chǎn)生的影響。

一、目前會計檔案現(xiàn)狀。

1）歸檔工作不能實時處理，一般在財務(wù)年度工作結(jié)束后立卷和歸檔。

2）檔案查詢受保管地點的限制，無法隨時、隨地查詢。

3）歸檔范圍擴(kuò)大、保管期限延長等因素，造成企業(yè)保管成本不斷增加。

4）重復(fù)打印裝訂系統(tǒng)內(nèi)賬務(wù)信息和表單，增加了企業(yè)辦公成本。

5）各級檔案機(jī)構(gòu)自行歸檔，集團(tuán)公司無法直接監(jiān)管檔案管理情況。

二、電子會計檔案系統(tǒng)的搭建

電子會計檔案系統(tǒng)應(yīng)以新辦法中電子歸檔的七點要求為前提，以財務(wù)信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)搭建數(shù)據(jù)接口，確保檔案的真實、完整、可用、安全，具備數(shù)據(jù)收集、整理、查詢、分析等功能。

（一）實施前提條件。

1）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；2）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；3）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；4）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；5）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；6）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案；7）電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名。

（二）初始架構(gòu)設(shè)置。

收集和整理各級檔案部門的單位名稱、財務(wù)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化編碼、檔案內(nèi)容、用戶等基礎(chǔ)信息，然后對照檔案系統(tǒng)和財務(wù)信息系統(tǒng)編碼關(guān)系，分配用戶組數(shù)據(jù)和功能權(quán)限。同時，在系統(tǒng)中初始維護(hù)檔案保管期限、保密級別等內(nèi)容。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化信息導(dǎo)入。

將各類檔案的封皮、啟用頁、目錄等表格樣式導(dǎo)入系統(tǒng)，歸檔單位、日期、冊數(shù)、頁數(shù)等基礎(chǔ)信息由系統(tǒng)自動生成，同時通過電子簽名方式完成歸檔審批。

（四）檔案內(nèi)容設(shè)置

1）會計記賬憑證。記賬憑證自動從財務(wù)信息系統(tǒng)中電子化存檔。根據(jù)系統(tǒng)融合情況，開發(fā)與ERP等生產(chǎn)集成系統(tǒng)、集中報銷系統(tǒng)、合同系統(tǒng)接口，將系統(tǒng)內(nèi)表單自動與記賬憑證形成關(guān)聯(lián)，保證電子檔案數(shù)據(jù)完整性。

2）會計賬簿。為規(guī)范會計賬簿存檔標(biāo)準(zhǔn)，電子會計檔案應(yīng)當(dāng)實行頂層設(shè)計，采用通配符方式配置標(biāo)準(zhǔn)的賬簿打印格式。

3）財務(wù)報告。通過維護(hù)財務(wù)報告性質(zhì)，系統(tǒng)自動篩選需要打印的報表，自動生成報表目錄，對于沒有數(shù)據(jù)的空表在報表目錄備注欄自動標(biāo)注“空表”，不參與報表頁數(shù)的排序。

4）檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。通過系統(tǒng)設(shè)置歸檔檢查功能，保證電子會計檔案與財務(wù)信息系統(tǒng)中實際數(shù)據(jù)相一致，避免數(shù)據(jù)修改和重復(fù)存檔等問題，其中會計憑證必須在記賬后存檔，會計賬簿在次年財務(wù)決算后存檔，會計報表在關(guān)閉上一會計期間后存檔。

5）檔案數(shù)據(jù)的完整性。開發(fā)數(shù)據(jù)檢查功能，通過提取財務(wù)信息系統(tǒng)中記賬憑證、賬簿、報告數(shù)據(jù)源信息，分析應(yīng)存檔數(shù)據(jù)量，然后與已存檔信息進(jìn)行比較，生成檔案工作報告，統(tǒng)計和分析歸檔進(jìn)度。

6）檔案查詢。完善數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置，電子檔案移交后，同時終止在財務(wù)信息系統(tǒng)中相關(guān)數(shù)據(jù)的查詢權(quán)限，必須通過提交查閱申請，經(jīng)過系統(tǒng)內(nèi)審批后查詢，保證了檔案工作的保密性要求。

三、電子會計檔案系統(tǒng)的應(yīng)用。

通過應(yīng)用會計檔案電子化歸檔，一方面降低了企業(yè)成本，另一方面提升了企業(yè)管理水平。

1）節(jié)約成本。會計檔案電子化后將節(jié)省大量的辦公用紙和辦公設(shè)備消耗，減少了成本費用負(fù)擔(dān)，特別是幫助財務(wù)人員從瑣碎的檔案管理工作中抽離出來，集中精力處理會計核算和財務(wù)管理工作，減少人力資源成本的浪費。

2）查詢便捷。從會計記賬憑證到原始憑證，再到會計賬簿，最后到財務(wù)報告，將整個財務(wù)核算過程進(jìn)行融合處理，對原有分散化的檔案信息進(jìn)行再加工處理，建立數(shù)據(jù)庫信息結(jié)構(gòu)，所需信息可以直接讀取。同時，打破查檔地域限制，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”方式實時查詢信息。

3）數(shù)據(jù)集成。按照財務(wù)管理的發(fā)展方向，財務(wù)共享和核算集中是未來財務(wù)工作的必然趨勢，但是現(xiàn)有集中核算存在核算要素?zé)o法提取，原始憑證傳遞困難，系統(tǒng)信息無法整合等因素的制約。通過借助電子會計檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成功能，可以實現(xiàn)自動提取核算信息，原始憑證通過系統(tǒng)接口或影像掃描與憑證進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)會計核算集中處理。

4）管理分析。在全球經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇緩慢的背景下，財務(wù)部門必須轉(zhuǎn)變角色，由決策執(zhí)行者向決策支撐者轉(zhuǎn)變。通過借助電子會計檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成功能，從各個生產(chǎn)系統(tǒng)中直接提取各項經(jīng)營活動的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，然后進(jìn)行整合，形成“大數(shù)據(jù)”分析建模體系，從業(yè)務(wù)源頭發(fā)現(xiàn)增加企業(yè)價值的渠道，更好地為企業(yè)提供切實可行的發(fā)展建議。

5）財務(wù)監(jiān)管。會計檔案電子化具有流程化、系統(tǒng)化、規(guī)范化等特點，實現(xiàn)集團(tuán)公司自上而下對各級單位的賬務(wù)核算、財務(wù)報賬、基礎(chǔ)工作等內(nèi)容的直接監(jiān)管，有效防范財務(wù)風(fēng)險。

四、結(jié)語

電子會計檔案是對財務(wù)管理基礎(chǔ)工作的創(chuàng)新，實現(xiàn)了對會計檔案信息的實時更新、實時查詢、信息共享等功能，有利于檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范進(jìn)行，滿足了互聯(lián)網(wǎng)形勢下企業(yè)信息化水平和精細(xì)化管理需要，為公司提供多維度決策信息，將會帶來一次企業(yè)管理和財務(wù)工作的變革和提升。

作者簡介：

王策 （1980-）， 男，回族，遼寧遼陽人， 管理學(xué)學(xué)士，會計師， 研究方向：財務(wù)共享和管理會計發(fā)展趨勢。