強(qiáng)化疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理的思考

張寧

摘 要：檔案管理是疾病控制機(jī)構(gòu)管理中的重要內(nèi)容，其工作成效對疾病控制機(jī)構(gòu)各項工作的開展有著較深影響。但是深入調(diào)查發(fā)現(xiàn)，疾病控制機(jī)構(gòu)對檔案管理工作開展的重視程度較差，檔案管理模式過于落后，不符合疾病控制機(jī)構(gòu)現(xiàn)階段發(fā)展的實際需求。因此，需要綜合考慮，找尋有效措施提升疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理水平，為機(jī)構(gòu)各項業(yè)務(wù)開展提供重要依據(jù)。

關(guān)鍵詞：強(qiáng)化 疾病控制 機(jī)構(gòu) 檔案管理 思考

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）07（a）-0123-02

檔案管理工作是一項專業(yè)性、機(jī)密性較強(qiáng)的工作，也是疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)開展的基礎(chǔ)所在。提升疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)檔案管理水平，不僅是疾病控制機(jī)構(gòu)整體管理水平提升的需求，同時，也是公共衛(wèi)生體系發(fā)展的必然要求。所以，應(yīng)該明確疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理工作開展的重要性，找尋目前檔案管理中存在的不良問題，通過有效措施進(jìn)行改善，促進(jìn)疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理效率及管理水平的提升。強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)意識，從而為疾病控制機(jī)構(gòu)可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

1 強(qiáng)化疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理的重要性

疾病控制檔案是在疾病控制機(jī)構(gòu)各項業(yè)務(wù)開展中形成的，具有較高保存價值的信息內(nèi)容，信息載體是以多元化形式呈現(xiàn)的，其中包括了文字、圖表、影像等等。疾病控制檔案可以反映出疾病控制機(jī)構(gòu)工作落實實際情況，是疾病控制機(jī)構(gòu)工作經(jīng)驗的總結(jié)，可以為疾病控制機(jī)構(gòu)各項業(yè)務(wù)工作開展提供重要依據(jù)。疾病控制檔案是疾病控制機(jī)構(gòu)預(yù)防、控制傳染性疾病的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，是保護(hù)人民群眾身體健康的重要法寶，同時也是衛(wèi)生宣傳教育工作開展的主要素材。只有不斷強(qiáng)化疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理，才能使得疾病控制機(jī)構(gòu)管理水平得到有效提升，為人民群眾提供優(yōu)質(zhì)的疾病控制服務(wù)，將疾病控制機(jī)構(gòu)存在的重要意義充分展現(xiàn)出來。所以，疾病控制機(jī)構(gòu)需要融合先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，促進(jìn)檔案管理模式改革，不斷挖掘疾病檔案潛在價值，為疾病控制中心實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)[1]。

2 現(xiàn)階段疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理存在的不足之處

2.1 疾病控制檔案管理重視程度較差

疾病控制中心部分工作人員，思想上并沒有意識到疾病控制檔案管理的重要性，認(rèn)識上存在嚴(yán)重偏差。認(rèn)為疾病控制檔案管理就是簡單地對相關(guān)信息進(jìn)行收集和保管，并不是疾病控制機(jī)構(gòu)的主要工作內(nèi)容，并不能為機(jī)構(gòu)帶來直接可觀效益，檔案管理工作開展只是為了應(yīng)付上級部門檢查。思想上弱化了疾病控制檔案管理的重要地位，沒有認(rèn)識到檔案管理水平過于落后的現(xiàn)狀。若想要提升疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理水平，必須要得到領(lǐng)導(dǎo)人員的重視與支持。

2.2 疾病控制檔案管理人員綜合素質(zhì)較差

疾病控制檔案管理是一項專業(yè)性較強(qiáng)工作，對檔案管理人員綜合素質(zhì)有著較高需求。但實際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多疾病控制檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，知識結(jié)構(gòu)不合理，不能靈活應(yīng)對檔案管理中存在的不良影響。眾多疾病檔案管理人員并沒有經(jīng)過長時間專業(yè)性的培訓(xùn)，對疾病控制檔案管理的重要性、歸檔處理要求、檔案裝訂標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容了解程度較差，不能積極主動對檔案信息進(jìn)行收集與核對，檔案收集意識還需要進(jìn)一步提升。而且，很多疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案管理工作并沒有投入較多精力。日常工作中只是將材料放置于檔案袋中，沒有對檔案信息進(jìn)行篩選，對信息的真實性進(jìn)行審核。只是注重了檔案信息的保管，沒有注重檔案信息的應(yīng)用，導(dǎo)致疾病控制檔案利用效率較低。一些檔案信息不能及時地進(jìn)行歸檔處理，限制了疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理水平提升[2]。

2.3 檔案管理制度建設(shè)不夠完善

檔案管理制度是檔案管理人員工作開展主要依據(jù)，起到了約束和規(guī)范作用。但目前疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理制度建設(shè)還有待完善，沒有依據(jù)機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀有針對性地對制度進(jìn)行補(bǔ)充。責(zé)任制度、激勵制度缺失，檔案管理工作出現(xiàn)不良問題后不能直接找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人員，推卸責(zé)任情況也普遍存在。缺失了激勵制度，檔案管理人員工作積極性和主動性不高，工作中存在消極情緒，檔案管理工作質(zhì)量、效率不能得到良好保障。一些疾病控制機(jī)構(gòu)雖然對檔案管理制度建設(shè)有所重視，但各項制度并沒有得到實際落實，制度如同“一紙文件”，不能起到實際作用。例如，檔案管理人員不能在規(guī)定時間內(nèi)完成檔案處理工作，文件資料積壓嚴(yán)重；檔案信息收集不完整，重要信息丟失嚴(yán)重；很多檔案在個人手中停留時間較長，沒有在規(guī)定時間內(nèi)對檔案進(jìn)行歸還；個人對檔案保管不夠重視，檔案丟失情況普遍存在。

2.4 檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)較差

疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)力度較差，并沒有在政策與資金方面給予支持，使得基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善。沿用以往老舊的檔案管理模式，手工完成檔案信息錄入，檔案管理效率較差，出錯率較高。檔案信息承載媒介為紙張，檔案借閱頻繁，紙張破損嚴(yán)重，記錄信息模糊不清，疾病控制檔案應(yīng)用價值受到嚴(yán)重?fù)p害。而且，沒有引入先進(jìn)的掃描儀器，進(jìn)行電子檔案轉(zhuǎn)化，也沒有建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，檔案查詢、保管模式過于落后。

3 提升疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理水平的有效策略

3.1 提升疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理重視程度

促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平提升，離不開領(lǐng)導(dǎo)人員的支持。疾病控制機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人員需要明確檔案管理的重要性，做好模范帶頭作用，引導(dǎo)機(jī)構(gòu)全體人員樹立良好檔案管理意識。同時，通過多種方式加強(qiáng)檔案管理宣傳力度，其中包括會議強(qiáng)調(diào)、宣傳板設(shè)置等等。還要定期對疾病控制機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升領(lǐng)導(dǎo)人員的法規(guī)意識，將檔案管理工作融入到疾病控制機(jī)構(gòu)年度考核中去，保證檔案管理工作開展可以取得良好成效。只有管理人員對檔案管理的重要性有正確的認(rèn)識，對檔案管理工作給予一定支持，并加強(qiáng)監(jiān)督力度，才能夠使工作人員認(rèn)識到檔案管理的重要性，積極配合檔案管理工作開展。

3.2 對疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)

檔案管理人員綜合素質(zhì)對疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理水平提升有著較深影響。只有經(jīng)過長時間專業(yè)培訓(xùn)，并且具有豐富檔案管理工作經(jīng)驗的人員才能深入到檔案管理崗位中去。檔案管理部門需要落實崗位培訓(xùn)，定期對工作人員知識結(jié)構(gòu)進(jìn)行補(bǔ)充，加強(qiáng)檔案管理人員對信息技術(shù)的掌握程度。不僅需要注重工作人員業(yè)務(wù)能力的提升，還需要注重職業(yè)道德培養(yǎng)，使得檔案管理工作人員可以熱愛自己的崗位，對自己的工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，全身心地投入到檔案管理工作中去?？梢云刚埻饨鐧?quán)威人士到疾病控制機(jī)構(gòu)開辦講座，將外界先進(jìn)的檔案管理方式、理念引入疾病控制機(jī)構(gòu)中去。派遣工作態(tài)度積極、學(xué)習(xí)能力較強(qiáng)的檔案管理人員到外界進(jìn)行學(xué)習(xí)，創(chuàng)建一支高素質(zhì)檔案管理工作隊伍。與此同時，還可以結(jié)合新媒體的優(yōu)勢對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，例如：可以利用微信、微博平臺對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，定期在平臺上發(fā)布培訓(xùn)視頻，要求檔案管理人員在閑余時間觀看。檔案管理人員也可以在平臺上進(jìn)行溝通和交流，分享一些有關(guān)檔案管理的經(jīng)驗與心得。還可以開展專業(yè)技能競賽，對檔案管理人員綜合素質(zhì)進(jìn)行考核，找尋檔案管理人員薄弱環(huán)節(jié)，有針對性地進(jìn)行強(qiáng)化。

3.3 對疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理制度進(jìn)行完善

要不斷對疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理制度進(jìn)行完善，將管理制度具有的約束、規(guī)范作用充分展現(xiàn)出來。需要對以往的檔案管理制度進(jìn)行綜合分析，對疾病控制檔案檢查核對、保管保密等制度進(jìn)行健全和完善，從而構(gòu)建一個科學(xué)的管理體系。不僅需要注重制度建設(shè)，對制度的實際落實也需要加強(qiáng)監(jiān)管力度。將責(zé)任制度與激勵制度落實到實處，從而將檔案管理人員的工作積極性和主動性充分調(diào)動起來。定期召開會議對檔案管理成效進(jìn)行匯報，了解各項制度落實情況，將制度落實中存在的問題提到桌面上解決。

3.4 加強(qiáng)疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

將信息技術(shù)與疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理工作開展進(jìn)行有效融合，可以促進(jìn)檔案傳遞速度的提升，對提升檔案管理成效有著積極的影響作用。利用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理軟件開發(fā)，建設(shè)檢索工具與數(shù)字化檔案信息庫。相關(guān)人員在對檔案信息進(jìn)行查詢時，只需要在檢索工具上輸入關(guān)鍵詞，便可以快速得到想要查詢的內(nèi)容，實現(xiàn)檔案的動態(tài)化管理，加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。還有就是對容易破損的檔案資料，應(yīng)用掃描儀器進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，形成電子檔案信息，增強(qiáng)檔案保管的安全性。

4 結(jié)語

檔案管理是疾病控制機(jī)構(gòu)的重要工作，必須要給予高度重視。需要對以往疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理存在的不足之處進(jìn)行分析，提升檔案管理重視程度，對檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，對管理制度進(jìn)行健全和完善，加強(qiáng)疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，從而將疾病控制機(jī)構(gòu)檔案管理工作的重要作用充分展現(xiàn)出來。

參考文獻(xiàn)

[1] 周小微.淺談如何加強(qiáng)疾病控制機(jī)構(gòu)衛(wèi)生檔案的管理[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2011（32）：12-13.

[2] 劉忠俊.疾病預(yù)防控制檔案管理現(xiàn)狀與思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（7）：245-246.

[3] 徐少瓊.淺談疾病預(yù)防控制中心檔案管理與檔案利用[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2015（4）：77-78.