高效督辦機制應具備“三大基礎”

趙忍

摘 要：督辦是推動決策落實、改進工作作風、提高辦事效率、確保政令暢通的重要途徑和有效措施，是重要的領(lǐng)導環(huán)節(jié)和領(lǐng)導方法，也是提升組織執(zhí)行力、實現(xiàn)組織目標的重要保障。大到治國理政，小到企業(yè)經(jīng)營、團隊合作，都離不開有效的督查督促機制。習近平總書記曾指出：“在一定意義上說，沒有督查就沒有落實，沒有督查就沒有深化?！痹谄髽I(yè)管理領(lǐng)域，美國通用電氣前首席學習官克爾也強調(diào)，“三令五申未必有用，一經(jīng)檢查便出成效”。督查督辦工作在組織管理領(lǐng)域扮演著十分重要的角色，如何做好督辦工作，實現(xiàn)高效管理，是綜合管理人員必須面對的課題。

關(guān)鍵詞：督辦；組織；基礎

1 督辦工作的常見問題

通過分析政府部門和企業(yè)等發(fā)布的各類關(guān)于督辦工作的學術(shù)文章、公開報道，我們可以發(fā)現(xiàn)督辦工作的不足主要集中在以下方面：一是“督而不查”。督辦工作牽涉的單位多，事項繁雜，單是溝通工作進展就需要花費大量時間和人力。實踐中，受人力、時間等資源限制，督辦工作常有“從紙上來，到紙上去”的現(xiàn)象，只見文字，不見實人、實物，缺乏堅實的基礎。二是“監(jiān)控乏力”。僅限于對進展情況的直接描述，難以對工作進展進行定性和定量的評價，也就難以對工作完成情況進行客觀的考核，使督辦工作浮于表面，難以起到督促的效果。三是“形成不了常態(tài)化機制”。真正產(chǎn)生價值的制度才會有持久的生命力，才能通過常態(tài)化運行的檢驗。實踐中，一些督辦工作機制不完善，不僅達不到預期的效果，反而徒增人力物力，導致難以形成常態(tài)化。

2 督辦工作精細化、客觀化的必要性

督辦工作不夠精細、客觀是導致督辦機制運行不暢的根本原因，是制約督辦機制發(fā)揮作用的關(guān)鍵癥結(jié)。從過程上看，完整的督辦機制包括工作立項、執(zhí)行、反饋、檢查、考核、整改幾個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都建立在對工作內(nèi)容的理解基礎上，在考核環(huán)節(jié)還需要對工作進展進行評價，可以說，工作內(nèi)容和評價的標準越具體、客觀，越能夠減少理解和評價偏差，越能夠增強執(zhí)行者對怠于執(zhí)行后果的預期，越能夠使督辦機制起到督促的效果。督辦實踐中常出現(xiàn)“監(jiān)控乏力”的現(xiàn)象，就是督辦事項和評價標準不夠精細和客觀導致的，以至于對行為的約束不夠精準、對考核的預期不夠透明，使督辦流于形式，失去了效力。

督辦工作精細化、客觀化并不意味著只能對“具體事項”進行督辦。督辦的目的是調(diào)動執(zhí)行者的主動性，同時也是為了調(diào)動執(zhí)行者的能動性。過于具體的約束會在一定程度上抑制執(zhí)行者的創(chuàng)造性，然而督辦工作精細化、客觀化并不等同于僵化的約束，靈活的機制設置可以使執(zhí)行者在發(fā)揮能動性的同時，加強硬性約束。例如，賦予執(zhí)行者工作細化自主權(quán)，同時，要設置嚴格的提級審核程序，這樣既保證了執(zhí)行者的能動性，同時也有效避免了執(zhí)行者任意發(fā)揮，或者對于工作任務避重就輕。

3 淺析督辦工作的三個層次

從督辦活動由淺入深分析，可以發(fā)現(xiàn)督辦工作可以分為“三個層次”。第一個層次是“信息傳遞層”，涉及的督辦環(huán)節(jié)包括工作立項和工作反饋，主要是解決信息上傳下達問題，這是督辦工作開展必不可少的基礎，沒有信息傳遞，督辦工作就無從談起。第二個層次是“檢查評價層”，涉及的督辦環(huán)節(jié)包括工作檢查和工作考核，主要是對工作進展進行實質(zhì)性分析，做出定性或定量評價。這一層次是督辦工作最關(guān)鍵、最重要的部分，是區(qū)分督辦工作是否流于形式的關(guān)鍵要素，有效的考核評價往往意味著有效的監(jiān)督督促，只有評價得當、考核適當，督辦才會發(fā)揮出實質(zhì)效果。第三個層次是“改進提高層”，涉及的督辦環(huán)節(jié)包括催辦、整改，主要是糾正執(zhí)行中的偏差。這一層次是檢查評價層的升華，是為達到督辦工作目的的最直接的手段，展現(xiàn)了督辦工作的最終目標。督辦工作的三個層次層層遞進，逐漸深入，是督辦工作由表及里，由形式及實質(zhì)必經(jīng)的環(huán)節(jié)。

4 高效督辦機制應具備的三大基礎

“合抱之木，生于毫末；九層之臺，起于累土”。打牢基礎和根基是做好督辦工作的關(guān)鍵，達到督促效果是督辦工作的最終目的。對應督辦工作的三個層次，高效督辦機制應具備三大基礎。

一是高效信息傳遞基礎。缺乏高效信息傳遞機制，會致督辦人員疲于應付信息處理工作，使督辦難以向縱深開展。因此，有必要筑牢督辦工作的基石，搭建好信息“高速公路”。提高督辦信息上傳下達效率可以從以下方面著手：一是開發(fā)督辦工作平臺，實現(xiàn)工作分發(fā)、新增、匯總、公示操作自動化、實時化，減輕執(zhí)行人員以及督辦人員的信息反饋負擔；二是簡化報表和信息反饋流程，實行扁平化的反饋機制。

二是檢查評價標準基礎。執(zhí)行、檢查、考核都需要有一定的標準，沒有標準，就會使執(zhí)行存在不確定性，使工作進展情況評價偏向主觀，也會削弱檢查、考核的公信力，進而影響督辦工作的有力開展。因此，有必要建立各項重點工作的監(jiān)控要點，使之貫穿于督辦工作始終，作為工作執(zhí)行、檢查和考核的客觀標準。工作執(zhí)行活動涉及主觀動機、行為、程序、結(jié)果幾個方面，為便于衡量工作進展，可以從行為、程序、結(jié)果上設置監(jiān)控點，具體如下：①對于探索研究類重點工作，難以直接衡量研究結(jié)果，但可以從程序上進行控制，設置提級審查的程序監(jiān)控點（如以形成研究報告，并報送上級審核為辦結(jié)標準），這樣就能夠促使負責單位主觀上認真開展研究，從而間接保障了工作執(zhí)行效果。②對于解決問題類重點工作，因為消滅問題是最終目的，而且結(jié)果是易衡量的，所以應以問題最終不再出現(xiàn)為工作辦結(jié)標準，而不以采取的措施為辦結(jié)標準。③對于指標類重點工作，工作辦理結(jié)果以數(shù)據(jù)方式體現(xiàn)，所以應以完成進度比例為辦結(jié)標準。④對于規(guī)定“具體行為”、“具體結(jié)果”，可直接執(zhí)行的重點工作，評價標準已在工作內(nèi)容中給出，所以應以行為和結(jié)果完成為辦結(jié)標準。⑤對于工作方向、思路、重點、方法等需要細化后才能執(zhí)行的重點工作，工作的具體行為和結(jié)果均未直接給出，工作本身具有很大不確定性，也決定了直接督辦的不確定性。因此，應賦予執(zhí)行者工作細化自主權(quán)，同時設置嚴格的提及審核程序，并將審核后的細化工作作為評價依據(jù)。

三是PDCA閉環(huán)管理基礎。PDCA循環(huán)是督辦工作的重要理論基礎，形成完整的計劃、執(zhí)行、檢查、考核、改進機制是發(fā)揮督辦工作實效的必要條件。只有周而復始地實施PDCA循環(huán)，才能使督辦工作不斷加強、持續(xù)深化。

5 結(jié)語

督辦活動由淺入深，可以分為信息傳遞層、檢查評價層、改進提高層三個層次。高效督辦機制應具備高效信息傳遞、檢查評價標準、PDCA閉環(huán)管理三大基礎，三者之間層層遞進，互相關(guān)聯(lián)，共同組成實現(xiàn)高效督辦目標的不可或缺的必要條件。