高校院（系）辦公室工作的協(xié)調(diào)職能研究

吳天涵　付婧

【摘 要】高校院（系）辦公室是高等學(xué)校的二級(jí)單位，是院（系）行政工作的綜合管理部門。協(xié)調(diào)職能是院（系）辦公室工作中重要的一項(xiàng)職能，本文從院（系）辦公室工作的特殊性和重要性出發(fā)、對(duì)協(xié)調(diào)職能的基本內(nèi)容和完善協(xié)調(diào)職能進(jìn)行了不同角度的研究。

【關(guān)鍵詞】高校院（系）辦公室工作 協(xié)調(diào)職能 完善

高校院（系）辦公室是高等學(xué)校的二級(jí)單位，是院（系）行政工作的綜合管理部門。高校院（系）辦公室具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、連接內(nèi)外的綜合協(xié)調(diào)職能，同時(shí)也起著參謀、反饋、服務(wù)等重要作用。其職能的發(fā)揮和工作效果，關(guān)系到高校院（系）各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和高校院（系）的持續(xù)發(fā)展。

一、高校院（系）辦公室工作的特殊性及重要性

院（系）辦公室處于院（系）管理系統(tǒng)的中心地位，作為一個(gè)相對(duì)獨(dú)立存在的組織整體。隨著高等教育事業(yè)的飛速發(fā)展以及高等教育改革的不斷深化，無(wú)論是從工作內(nèi)容或者是工作形式上，均對(duì)高校院（系）辦公室提出了新的要求。院（系）辦公室是行政綜合辦事機(jī)構(gòu)，是協(xié)助院（系）領(lǐng)導(dǎo)班子處理日常事務(wù)、教學(xué)科研、協(xié)調(diào)上下級(jí)關(guān)系等事務(wù)的職能樞紐，所處的地位和工作性質(zhì)，便決定了院（系）辦公室是院（系）的核心部門，是參謀、執(zhí)行、反饋的活動(dòng)主體，其特殊性與重要性可見(jiàn)一斑。

二、高校院（系）辦公室協(xié)調(diào)職能的基本內(nèi)容

我國(guó)構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的總要求，是要求在全國(guó)全社會(huì)營(yíng)造出“民主法治、公平正義、誠(chéng)信友愛(ài)、充滿活力、安定有序、人與自然和諧相處”的一個(gè)良好氛圍。高校院（系）辦公室的和諧發(fā)展則是高校院（系）實(shí)現(xiàn)和諧發(fā)展大目標(biāo)的重要組成部分，具體到院（系）辦公室工作當(dāng)中，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、連接內(nèi)外的綜合協(xié)調(diào)職作用，同時(shí)協(xié)調(diào)職能這一院（系）辦公室工作的重要職能愈發(fā)凸顯。在既定的組織原則以及組成體系下，按照涉及的內(nèi)容和范圍，協(xié)調(diào)職能的工作分為以下兩大類：

（一）對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)工作

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革和教育體制改革的不斷深化與發(fā)展，高校院（系）內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)逐漸成熟、內(nèi)部分工趨于精細(xì)化、協(xié)同公關(guān)及合作趨向明顯。院（系）辦公室及時(shí)對(duì)各職能部門工作任務(wù)、工作要點(diǎn)、實(shí)施步驟、工作辦法進(jìn)行發(fā)布與反饋，對(duì)教學(xué)科研、基建產(chǎn)業(yè)、教職員工和學(xué)生等高校院（系）內(nèi)部的利益訴求進(jìn)行協(xié)調(diào)整合，以期令不同利益?zhèn)€體趨同，最終服務(wù)于學(xué)校發(fā)展和建設(shè)。

（二）對(duì)外協(xié)調(diào)工作

《高校辦公室中樞協(xié)調(diào)職能運(yùn)行機(jī)制的研究》中指出：“對(duì)外中樞協(xié)調(diào)的發(fā)揮是有效獲取外部資源的需要。隨著高校為社會(huì)服務(wù)的領(lǐng)域不斷拓寬，面對(duì)日益激烈的外部資源競(jìng)爭(zhēng)，高校辦公室更應(yīng)在外部協(xié)調(diào)上下功夫?！备咝Ｔ海ㄏ担┺k公室面向的對(duì)象已不局限于上級(jí)單位、兄弟學(xué)校，更傾向于合作單位、新聞媒體、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人。高校院（系）辦公室著力于對(duì)外協(xié)調(diào)工作，樹(shù)立良好形象，為高校院（系）與合作方實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)的達(dá)成，確保學(xué)校全局工作的順利開(kāi)展。

三、高校院（系）辦公室工作中協(xié)調(diào)職能的完善

應(yīng)當(dāng)積極優(yōu)化與完善高校院（系）辦公室協(xié)調(diào)職能，建立公平民主、規(guī)范有序、團(tuán)結(jié)友愛(ài)、協(xié)調(diào)有力、高效運(yùn)轉(zhuǎn)、和諧相處共促發(fā)展的院（系）辦公室，不斷改善和優(yōu)化各種關(guān)系，營(yíng)造良好的協(xié)調(diào)工作環(huán)境，完善協(xié)調(diào)職能的效用，不斷開(kāi)創(chuàng)高校院（系）辦公室工作新局面。

（一）建全合作機(jī)制，發(fā)揮整體效能

科學(xué)發(fā)展觀的根本方法是統(tǒng)籌兼顧，如要應(yīng)用于辦公室工作中，必須深化協(xié)調(diào)職能和統(tǒng)攬全局，建立合作機(jī)制?！陡咝＾k公室工作的協(xié)同與整合》文中指出：“就是要努力構(gòu)建一種層層有其責(zé)、人人有其職，既相對(duì)獨(dú)立又相互統(tǒng)一于系統(tǒng)共同目標(biāo)的相互合作機(jī)制?！痹谝粋€(gè)高效的合作機(jī)制中，多樣性、獨(dú)立性、單一性、整體性和指導(dǎo)性必須統(tǒng)一在整個(gè)工作的系統(tǒng)目標(biāo)中。其中，各工作人員的職責(zé)大小和工作能力趨于平衡、權(quán)責(zé)一致、個(gè)人主觀工作能力需要符合職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，能夠充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，并相互促進(jìn)、相互合作，起到相互強(qiáng)化和共同發(fā)展的作用，整體發(fā)揮高效能。

（二）深入研究各個(gè)利益點(diǎn)，優(yōu)化合作機(jī)制

在大多數(shù)問(wèn)題的協(xié)調(diào)中，必須先掌握或指定問(wèn)題解決的依據(jù)，著眼于大局，從院（系）辦公室整體上，體現(xiàn)工作有主次、任務(wù)有輕重緩急之分。在具體工作上，當(dāng)局部利益與整體利益發(fā)生沖突時(shí)，需牢牢把握全局，充分考慮兼顧全院（系）的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，消除不穩(wěn)定因素，進(jìn)而確保全局工作的順利開(kāi)展，保證總體目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

（三）樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，科學(xué)管理途徑

高校院（系）辦公室工作水平的提高與信息化、自動(dòng)化的工作平臺(tái)緊密相依。要逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)依托和電子數(shù)據(jù)的無(wú)紙化辦公，真正發(fā)揮現(xiàn)代化辦公的高效、快捷的優(yōu)勢(shì)，降低辦公室人事物成本，提高各個(gè)環(huán)節(jié)辦事效率，消減不必要的內(nèi)耗，使得協(xié)調(diào)職能工作更加高效，以達(dá)到科學(xué)管理，完善高效院（系）工作的協(xié)調(diào)職能。

四、結(jié)語(yǔ)

高校院（系）辦公室的工作還存在諸多困難，在高等教育深化改革和高校創(chuàng)新發(fā)展的大背景下，要直面困難，用科學(xué)的態(tài)度去克服困難，發(fā)揮高校院（系）辦公室的協(xié)調(diào)職能去適應(yīng)整個(gè)大環(huán)境，利于實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值和充分施展個(gè)人的才干，又能達(dá)到整體目標(biāo)的要求。

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