企業(yè)管理類檔案歸檔整理工作實踐探討

【摘要】在高速發(fā)展的“互聯(lián)網(wǎng)+”的信息時代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔工作已經(jīng)逐漸被電子文件所替代，改變傳統(tǒng)的企業(yè)管理類檔案歸檔整理規(guī)則，創(chuàng)新新時代檔案工作的分類管理方法，提高檔案管理水平，加強檔案工作宣傳力度，提高全民檔案意識，加強檔案人員業(yè)務(wù)學習、培訓與交流，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，是今后檔案工作的大勢所趨，也是檔案工作的發(fā)展方向。

【關(guān)鍵詞】歸檔整理；企業(yè)管理類檔案；探討

1.前言

企業(yè)管理類檔案，習慣上又稱為文書檔案，是指企業(yè)在黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等活動中形成的具有保存價值的管理性文件。歸檔是指企業(yè)的文書處理部門和職能部門在文件辦理完畢后，按有關(guān)規(guī)定將確定為檔案的文件進行系統(tǒng)整理后向檔案部門移交的過程。文件歸檔后便形成了檔案，歸檔是文件向檔案轉(zhuǎn)移的標志，是文書處理的終點，檔案管理的起點。歸檔文件整理，是指將辦理完畢，具有查考利用價值，應(yīng)作為管理類檔案保存的文件，按照一定的原則以“件”為單位進行系統(tǒng)裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等，使之有序化的過程。這項工作上承文件材料的收集歸檔工作，下續(xù)管理類檔案的保管利用工作，是一個非常關(guān)鍵的中間環(huán)節(jié)。而且歸檔工作要求收集齊全、劃價準確、裝訂完整、排列有序，為高效迅速準確地提供利用打下堅實的基礎(chǔ)。在高速發(fā)展的“互聯(lián)網(wǎng)+”的信息時代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔工作已經(jīng)逐漸被電子文件所替代，方便快捷的電子文件雖然在短期內(nèi)發(fā)揮著巨大的提供利用作用，但電子文件的可更改性及長久保存的可讀性、不穩(wěn)定性確實是一個極大的弊端，而且對于一些重要檔案的原始痕跡的可追塑性是與紙質(zhì)檔案無法比擬的，所以對于企業(yè)管理類檔案，國家檔案局始終要求各單位要“兩條腿”走路，既保存電子文件，同時又必須保存紙質(zhì)檔案。

2.企業(yè)管理類檔案歸檔工作實踐中問題分析

2.1企業(yè)管理類檔案不應(yīng)歸屬某個機構(gòu)（問題）排列，不利于查找。目前，各企事業(yè)單位的管理類檔案的歸檔排列多數(shù)是采用年代-保管期限-機構(gòu)（問題）的復式分類法，但是在實際操作中經(jīng)常會遇到很多文件所涉及的內(nèi)容并不是單一的由具體某個機構(gòu)（部門）獨立辦理完成，一些文件的工作會涉及多個部門或機構(gòu)協(xié)同辦理，工作內(nèi)容存在相互交叉，需相互配合，統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)同辦公，分不清主次，所以單純地將此類文件保存于某個業(yè)務(wù)部門是很不合適的，并且極不利于歸檔后的查找提供利用。

2.2管理類檔案密級文件較多，是否應(yīng)按密級分開保管，急需明確。對于一些軍工企業(yè)來說，企業(yè)的管理類涉密檔案較多，且有的密級較高。在日常保管及歸檔后對這類檔案采取何種方式保存，一直是檔案從業(yè)人員的棘手問題。在國家保密安全形勢嚴峻，保密制度日趨完善的情況下，是否將企業(yè)管理類檔案按密級程度分開進行保管，即非密與秘密或機密分開排列，分別存放，經(jīng)常是企業(yè)在接受保密安全檢查時所遇到的問題，也是一些保密專家所提出的要求。

2.3企業(yè)檔案管理人員專業(yè)水平有限，存在主觀判斷不準確的現(xiàn)象?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平不一，對檔案管理的政策規(guī)定理解不一，很多都是憑借自己的工作經(jīng)驗，靠自己主觀意識分類劃價進行歸檔工作。這樣在進行管理類檔案歸檔時難免會出現(xiàn)劃價不準，歸類排列不當?shù)谋锥?，不便于檔案的查找提供利用。

2.4檔案工作不被重視，造成檔案收集不全。

在企事業(yè)單位中有的人對檔案法不了解，檔案觀念淡薄，沒有保存歸檔的概念，致使一些會議帶回的文件或其它渠道得到文件不能及時進行歸檔保存，有些人甚至不清楚文件該如何處理，而檔案工作人員卻不知文件存在，導致一些重要的檔案資料被丟棄一邊，或私自銷毀，而嚴重影響了檔案的收集工作，更談不上提供利用。

2.5跨年報送的年度報表按填報年代歸檔，存在誤區(qū)，不利于查找。在企事業(yè)單位的管理類檔案中，有一些重要需永久保存的檔案如年度報表、財務(wù)預(yù)決算、人事報表等全年的數(shù)據(jù)文件，完成和上報時間均需在下一年年初，這樣對于這些重要的當年數(shù)據(jù)，卻只能按日期歸檔，保存在下一年的檔案中，一是可能在收集時漏收，二是檔案年代混亂，存在查找誤區(qū)。

2.6因公出國審批件及任務(wù)通知書等存放在定期30年中，期限較長。在世界經(jīng)濟飛速發(fā)展的當下，因公出國訪問已成常事，出國政策也相應(yīng)簡化了許多，但依據(jù)《歸檔文件管理辦法》及《細則》是要求需將出國類任務(wù)批件等存放到30年的長期檔案中，對此筆者認為對于此類出國類的請示及批復，或任務(wù)通知書等，應(yīng)降低保管年限，存放在短期10年中即可。

2.7管理類檔案中沒有任何修改痕跡的文件底稿是否需要歸檔保存。在信息化手段迅速提高的新時期，辦公自動化使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運行流程均可在辦公系統(tǒng)中完成，所以傳統(tǒng)文件底稿的存檔已經(jīng)顯得沒有實際意義，因為整個文件的起草與修改，簽發(fā)時的修改，校對時的更正等均無法在文件的底稿中顯示，這樣對于需附底稿的文件類檔案保存底稿已沒有實際意義，對此檔案部門應(yīng)做出相應(yīng)規(guī)定，可不保存底稿，并在計算機中可查看修改痕跡，起到原始的參考作用。

2.8會議通知等臨時性文件是否需要歸檔保存，做法不一。由于大型企事業(yè)單位的文件資料繁多，根據(jù)以往工作經(jīng)驗，會將一些不重要的文件如會議通知、放假通知等剔除，不需要歸檔存放，但新時期下，隨著審計工作全面深入企業(yè)管理以來，筆者發(fā)現(xiàn)會經(jīng)常用到一些以往很長時間的會議通知等文件作為工作依據(jù)。而另一些單位卻以圖方便省事的原則，所有文件均不采取鑒別，全部保存，擠占了檔案的保管空間，造成檔案的鑒別質(zhì)量過低，文件繁多混亂，在查找文件時一定會浪費人力和物力。所以是否需要將會議通知等一些暫存文件存檔應(yīng)由各單位自行根據(jù)本單位工作實際要求做出靈活的歸檔辦法，便于工作的開展。

2.9與紙質(zhì)檔案相配套的電子文件是否配套存檔，讀取數(shù)據(jù)的軟硬件設(shè)備是否配套，是檔案工作新時期的工作要求。企業(yè)管理類檔案工作中要求所有紙質(zhì)與電子版配套存檔，各企事業(yè)是否有條件存儲所有文件，軟硬件設(shè)備是否跟上，對于存儲較長時間的電子文件是否有相應(yīng)的硬件設(shè)備讀取，是否會出現(xiàn)存儲介質(zhì)的損壞，怎樣修復等等是新時期檔案管理部門在日常的管理中確實需要注意的地方。

3.企業(yè)管理類檔案歸檔工作解決建議

3.1重新修訂管理類檔案歸檔細則，適應(yīng)新時期檔案工作新要求。目前，各企業(yè)參照的管理類檔案歸檔工作實施細則存在沿襲以往歸檔整理規(guī)則，沒有緊跟新時期的檔案工作變化，整理方法不適應(yīng)信息化要求，很多細節(jié)不夠完善等弊端，導致檔案收集不全，檔案從業(yè)人員在具體操作中沒有與時俱進的實施細則，無從下手，憑個人主觀意識隨意進行工作，在一定程度上降低了檔案工作管理質(zhì)量，不利于今后檔案的查詢和提供利用，因此希望相關(guān)檔案管理部門盡快出臺適應(yīng)新時期信息化管理手段的管理類檔案歸檔細則，緩解檔案工作人員的困惑，減輕檔案工作人員的工作壓力，以最優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)提升檔案管理工作。

3.2采用大流號排列管理檔案，是今后檔案工作的發(fā)展方向。

在信息技術(shù)高速發(fā)展的新時期，大多數(shù)的企事業(yè)單位都實行了OA辦公自動化，自然所有的文件均實行了網(wǎng)上辦公，且網(wǎng)上的文件管理多數(shù)都采用大流水號登記排列管理方式，查詢時只要輸入關(guān)鍵詞等相關(guān)搜索條件，電腦即刻會調(diào)出所需文件，極大地提高了工作效率。紙質(zhì)檔案管理也應(yīng)配合計算機進行大流號排列管理法，按序號排列，不按機構(gòu)排列保管，這樣既減少了工作人員管理文件時的分類判斷，又節(jié)省了檔案人員的很多精力和保存空間，且會大大提高了查閱速度，提高工作效率。如按國家保密安全管理要求，將密級文件按密級分開保管，也只會有幾個排列流水號，不會出現(xiàn)繁瑣的幾十個機構(gòu)的排列情況。當然在具體的實踐操作中，肯定會有許多與檔案管理不相適應(yīng)的地方，這就需要檔案部門及人員在不斷探索中發(fā)現(xiàn)問題，找出解決方案，創(chuàng)新管理思路，用信息化手段支撐檔案管理工作，也必定會使管理類檔案歸檔工作的上述問題迎刃而解。

3.3加強檔案工作的宣傳力度，提高全民的檔案意識。

檔案工作屬輔助服務(wù)性工作，一直以來不被廣為重視。在企業(yè)很多職能部門工作人員不清楚檔案法，不知將重要文件歸檔到檔案室的現(xiàn)象時有發(fā)生。所以做好檔案的宣傳工作，加大宣傳力度，提高檔案從業(yè)人員的服務(wù)意識，是做好檔案工作的重中之重。

3.4加強檔案人員的業(yè)務(wù)學習、培訓與交流，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

企業(yè)管理類檔案從業(yè)人員專業(yè)技術(shù)不同，理解不一，不能及時了解檔案方面的政策法規(guī)、對于檔案管理細則深入研究不透，書到用時方恨少，平時不積累工作經(jīng)驗，沒有企事業(yè)間的相互交流與學習，上級的業(yè)務(wù)文件傳達不及時，專業(yè)技術(shù)學習、培訓、交流少等都是影響檔案工作人員的技能素質(zhì)提高的因素，因此全面加強檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，重視檔案管理工作是目前企事業(yè)單位搞好檔案管理工作的必不可少的一項工作。

綜上所述，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理勢必會越來越依托計算機進行管理，盡快改革傳統(tǒng)的管理類檔案歸檔整理規(guī)則，由相應(yīng)的主管機關(guān)重新制定或修訂新的歸檔文件管理辦法，改變傳統(tǒng)觀念，配合信息技術(shù)的強大支撐，創(chuàng)新檔案分類整理思路、創(chuàng)新保管分類方法，是當前企事業(yè)單位急需解決工作難度的重點，同時加強檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓，組織企事業(yè)單位間的相互交流與學習，取長補短，鑒精去粗，以最優(yōu)化的檔案管理手段與技能，充分發(fā)揮檔案的提供利用價值，是所有檔案工作者的共同心愿，也必將成為今后檔案工作發(fā)展的方向！

參考文獻

[1]郭團衛(wèi)，朱蘭蘭.《企業(yè)檔案管理實務(wù)》.鄭州大學出版社.

作者簡介

許曉紅（1970.6—），女，遼寧省沈陽市，中航工業(yè)沈陽發(fā)動機設(shè)計研究所所辦.