科研院所科技檔案管理研究

李冰巖

摘 要：科學(xué)技術(shù)是推動社會進(jìn)步的重要力量，其來源于科研院所工作人員的努力。作為科研院所工作的一個組成部分，科研檔案的管理從某個層面上可以反映出科研院所的發(fā)展水平?？萍紮n案蘊(yùn)含的信息量大，種類繁多，如何有效的管理并利用是每一個管理者不得不思考的問題。

關(guān)鍵詞：科研院所；檔案管理；研究

檔案是指個人或組織在活動的過程中產(chǎn)生的相關(guān)記錄及資料并以某種形式予以保存?？萍紮n案則是指在科研活動過程產(chǎn)生的相關(guān)資料，包括文字、圖片、表格、聲音、視頻以及相關(guān)的實(shí)物等，經(jīng)過一定的技術(shù)規(guī)范處理，是對科研活動過程的真實(shí)反映。檔案既是對科技工作者成果的一個展示，也為后期相關(guān)研究提供了資源。

一、科技檔案管理工作現(xiàn)狀及問題

（一）歸檔資源不全面

科技檔案歸檔資料不全是科研院所檔案管理的一個突出問題，在科技活動過程中，往往只有最后結(jié)果以及關(guān)鍵性的資料會被保存起來，而有關(guān)活動過程的資料在一定程度上存在缺失，造成在以后的研究活動中沒有相應(yīng)的資料可以參考。這既有制度的不健全的因素，同時也有工作人員思想不到位，以及工作量大、工作難度大等原因。

（二）制度不完善

管理制度不完善，相應(yīng)的管理辦法不具體?？蒲腥藛T重視的是科研工作的開展以及最后結(jié)果的取得，對于檔案管理工作則沒有這方面的意識。管理者只對檔案管理負(fù)責(zé)，對于具體的材料要求不到位。科研院所關(guān)注的重點(diǎn)在于項目的數(shù)量及質(zhì)量，項目經(jīng)費(fèi)的申請，整體成就。管理工作沒形成一個整體而是分而治之，造成工作的不連貫，不協(xié)調(diào)。

（三）歸檔材料質(zhì)量差

檔案材料完整性，系統(tǒng)性，準(zhǔn)確性差。一套完整的項目材料包括項目的申請、審批文件，相關(guān)論證資料、任務(wù)書、論文、總結(jié)鑒定等資料。但是在實(shí)際歸檔中，反映科研活動過程的相關(guān)資料卻很少或是不完整。嚴(yán)重影響了今后對于相關(guān)科技活動的研究，也影響了檔案自身的完整性和原始性。

（四）工作人員自身工作意識不到位

對于工作人員而言，檔案的管理更像是對于資料的保管，對于資料形成的前一階段的監(jiān)督與指導(dǎo)工作不到位，二者之間基本上處于不聞不問狀態(tài)。相關(guān)人員專業(yè)能力有待提升，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，對于檔案內(nèi)容的區(qū)分及范圍的掌握不到位。

二、科技檔案管理現(xiàn)狀的原因

原因主要從兩個方面入手。首先是制度方面，組織機(jī)構(gòu)不健全，相應(yīng)的人員配備不到位，工作流程沒有按照相應(yīng)的法律法規(guī)實(shí)施，責(zé)任意識不到位，相應(yīng)的工作設(shè)施配套不完善。

工作人員方面，由于檔案管理工作資料量大，管理任務(wù)重，個別管理人員在工作上、認(rèn)識不夠，個人工作能力及工作素養(yǎng)有待提升，工作方法在有待改進(jìn)。

三、對于檔案管理工作現(xiàn)狀及問題的相應(yīng)對策

（一）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作應(yīng)加強(qiáng)重視

領(lǐng)導(dǎo)的重心在哪里，組織的工作重點(diǎn)就在哪里。領(lǐng)導(dǎo)首先要意識到檔案管理工作的重要性，要將檔案管理納入整體的工作規(guī)劃之中，并指定專人負(fù)責(zé)，不定期對工作進(jìn)行檢查。其次是要建立一套完整的制度，包括檔案管理制度，工作流程等方面。再者是加強(qiáng)對相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施的投入，對于工作所必要的軟硬件進(jìn)行改造和升級，如數(shù)據(jù)庫，檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，云服務(wù)等，以滿足工作的需要。最后要強(qiáng)化工作人員檔案管理法律意識，增強(qiáng)檔案工作人員的自覺性。

（二）重視原始資料的收集

科技人員在工作中會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)資料，這些數(shù)據(jù)資料無論是正確或是錯誤的，都是后期研究的寶貴資料，包括紙制的和電子的。如實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，總結(jié)報告等。對于資料收集過程中出現(xiàn)的問題及時與相關(guān)科技工作人員溝通，對于資料不符合相關(guān)要求的要依據(jù)相關(guān)管理辦法，要求相關(guān)人員提供完整的資料。對于已經(jīng)收集好的資料要按照相應(yīng)的要求進(jìn)行歸整，如時間，涉及到的領(lǐng)域，以及彼此之間的聯(lián)系。由于信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在資料的收集過程中不可避免的會有相當(dāng)一部分的電子資料。對于電子資料的收集主要有磁盤及光盤等形式，在新的信息技術(shù)條件下，還可以建立數(shù)據(jù)庫，搭建共享平臺等。將資料集成化、數(shù)字化，利用統(tǒng)一的平臺，提供高效、便捷的服務(wù)。同時電子資料必須要備份，以避免計算機(jī)故障或是在自然不可抗力的影響、破壞下造成的資料缺失。

（三）健全科技檔案管理制度

沒有規(guī)矩不成方圓，制度是約束但另一方面也是保障。主要領(lǐng)導(dǎo)要狠抓制度的落實(shí)，將檔案管理工作納入到日常管理工作中來，讓檔案管理工作常態(tài)化。建立健全考核制度，加強(qiáng)對檔案管理工作者的考核，將考核不僅僅只是與薪酬聯(lián)系在一起，還要與個人發(fā)展及各項福利聯(lián)系在一起。如晉升、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等。另一方面加強(qiáng)對科技工作者的考核，以外力約束科技工作者在涉及到檔案管理的環(huán)節(jié)中，配合檔案管理人員工作，如科研工作的資料提交，必須按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，保證其真實(shí)有效、完整?？己说慕Y(jié)果具體體現(xiàn)在項目的申報、經(jīng)費(fèi)的審批、相關(guān)評定等方面。

（四）提升工作者職業(yè)道德修養(yǎng)

工作者的職業(yè)道德修養(yǎng)通過工作活動過程體現(xiàn)，同時也從某些層面反映了個人的道德品質(zhì)。一方面是廣大科技工作者，對于一些細(xì)小的工作，如資料保留，初步整理等要做到位，這是本職工作的一部分，對于檔案管理工作者的要求要積極的配合。另一方面是檔案管理人員，要樹立服務(wù)意識，具有奉獻(xiàn)精神。在實(shí)際的工作中，要不斷適應(yīng)新的環(huán)境，學(xué)習(xí)利用新的技術(shù)，提升自己的專業(yè)技能，為讀者提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（五）利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)

計算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不僅拓展了資源的開發(fā)范圍，同時也使管理變得精細(xì)化和系統(tǒng)化?？蒲性核哟髮n案管理信息化的投入，加快建設(shè)大型的數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)共享平臺。完善數(shù)據(jù)的采集、存儲、傳輸，保證能夠?yàn)樽x者提供個性化的服務(wù)。如對于數(shù)據(jù)處理的智能化，資源挖掘的關(guān)聯(lián)化。實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，通過相關(guān)的技術(shù)以及媒介將信息提供給讀者，提升工作的效率及準(zhǔn)確率，服務(wù)也更高效、快捷。

四、結(jié)語

隨著社會的進(jìn)步，科技的發(fā)展，檔案管理工作要緊跟時代的步伐，適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展需要。在模式與管理方法上都要有所改變，做好資料的管理及再利用，提升服務(wù)水平，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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