檔案庫房管理中存在的問題及解決

吳英娟

摘 要：檔案是國家寶貴的財富，具有一定的保密性和不可再生性，記錄我國長期發(fā)展的記錄，所以說加強(qiáng)檔案的管理是非常重要的。檔案管理是一項非常艱巨的任務(wù)，檔案的管理不僅要做到安全保密，而且檔案的管理要進(jìn)行分類，依據(jù)檔案的性質(zhì)以及檔案的類型進(jìn)行分類管理，這才能確保檔案管理工作井然有序的進(jìn)行。然而要做好檔案的管理工作，檔案庫房的管理是前提，在此階段的管理將直接決定檔案管理的質(zhì)量，良好的檔案庫房管理為檔案管理后續(xù)工作的開展有很大的幫助。本文主要從現(xiàn)階段我國檔案庫房管理中存在的一些問題進(jìn)行研究，并針對問題提出一些有效的階級措施，徹底解決檔案庫房管理中存在的一些問題，促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)朝著可持續(xù)方向的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案庫房；管理；問題；解決措施

檔案最主要的作用是記錄，記錄一個組織或者是一個人在社會發(fā)展中的歷程，不管對個人還是對組織來說都是寶貴的財富，對個人和組織后來的發(fā)展有很大的幫助，現(xiàn)階段檔案更是事業(yè)單位進(jìn)行人力資源管理的關(guān)鍵。由于檔案自身的保密性和特殊性，充分的說明了檔案的重要性，做好檔案管理的保密性是非常重要的，檔案庫房是檔案寄存的地方，檔案庫房的環(huán)境將直接影響著檔案管理的保密性，所以說加強(qiáng)檔案庫房的管理是檔案安全管理的前提，隨著我國不斷的發(fā)展，檔案信息越來越多，管理的難度也會加大，在此背景下做好檔案庫房的管理工作是非常重要的，本文主要研究現(xiàn)階段檔案庫房中存在的一些問題，并制定可行的解決措施。

一、現(xiàn)階段檔案庫房管理中最常見的問題

（一）不能確保檔案庫房的安全性

檔案庫房的管理是檔案保密工作的重要環(huán)節(jié)，庫房管理的安全性將直接影響者檔案管理的安全性與完整性。對當(dāng)前我國大多數(shù)的檔案管理庫房進(jìn)行調(diào)查就會發(fā)現(xiàn)，檔案庫房位置的選擇極其的不科學(xué)，有很大的安全隱患，很容易發(fā)生一些事故。而且很多在檔案庫房的設(shè)計上缺乏檔案管理的安全性意識，投入的資金不足，在設(shè)計的過程中偷工減料，導(dǎo)致檔案庫房的安全性不夠高，其次就是檔案庫的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，沒有監(jiān)控系統(tǒng)和報警系統(tǒng)，不能做到全面的監(jiān)控。

（二）檔案庫房沒有健全管理體制

目前我國很多的檔案館都沒有健全的管理體制，在檔案庫房的管理上有很大的盲區(qū)。檔案庫房的管理必須要定期的進(jìn)行檢查與清潔，這能有效的消除單圈隱患，然而在實(shí)際的管理上由于檔案管理員自身的素質(zhì)不夠高，沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，在管理上沒有投入大量的精力和時間，導(dǎo)致在管理上存在很多的盲區(qū)，這都是導(dǎo)致檔案庫房發(fā)生事故的最主要的原因。在檔案庫房管理上最常見的問題就是：1、檔案管理人員不能做到每天對檔案館水、電的檢查，沒有做好記錄；2、很多管理員把管理庫房當(dāng)作雜物間，在庫房儲存雜物；3、非管理人員自由的進(jìn)出庫房；4、庫房的設(shè)備不夠完善等等其它一些問題，這些都是影響檔案管理安全性最主要的因素。

二、解決問題的有效措施

（一）強(qiáng)化庫房的安全性管理

檔案庫房管理不僅可以檔案管理創(chuàng)造一個良好的環(huán)境，而且還能確保檔案管理后續(xù)工作順利的實(shí)施，因此做好檔案庫房的管理是非常重要的。而做好庫房管理工作關(guān)鍵在于管理人員，管理人員是管理的核心，就必須認(rèn)識到管理的重要性，提高管理的安全性。在檔案庫房的設(shè)計方面，必須要依據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度，對不達(dá)標(biāo)不合格的檔案庫房拆除或者是重新進(jìn)行改造，從根源做起，徹底的消除安全隱患。在庫房地址的選擇上，要遵循因地制宜的原則，不能將庫房設(shè)計在多災(zāi)害的地段，盡量避免水災(zāi)和火災(zāi)的影響，提高檔案庫房的安全性。其次就是要完善檔案庫房的基礎(chǔ)設(shè)施，選用標(biāo)準(zhǔn)的裝具，科學(xué)的進(jìn)行檔案架以及檔案柜的擺放，要在檔案庫房建立監(jiān)控系統(tǒng)和報警系統(tǒng)，對庫房進(jìn)行全方面的監(jiān)控。最后就是要制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，制定獎罰制度，嚴(yán)格要求管理人員做好庫房的檢查和清潔工作，同時還要做好設(shè)備的檢查工作，對存在的隱患的設(shè)備要及時的進(jìn)行更換，這就可以為庫房管理創(chuàng)造一個安全的環(huán)境，為檔案的安全管理做好了必須要的保障。

（二）健全管理體制

管理體制可以說是庫房管理一層無形的保護(hù)膜，在做好基礎(chǔ)的安全防護(hù)之外還應(yīng)該制定嚴(yán)格管理體制，為庫房提供一層無形的保障，一定程度上能提升管理的質(zhì)量。下面我們就針對現(xiàn)階段檔案庫房管理制度的盲區(qū)提出一些科學(xué)的管理機(jī)制，希望能有效的改善管理環(huán)境。

1、檔案人管理人員在管理同時還應(yīng)該檢查檔案庫房電氣設(shè)備的情況，對存在隱患的設(shè)備要及時的進(jìn)行更換，而且還每天應(yīng)該記錄庫房的溫度和濕度。2、檔案庫房不可以堆放雜物，嚴(yán)禁將食物帶入庫房，對違反者要進(jìn)行嚴(yán)厲的出發(fā)。3、庫房的防盜安全設(shè)備要每月進(jìn)行檢查一次，對有問題的設(shè)備要進(jìn)行上報并及時的進(jìn)行更換。4、在庫房管理上構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，使庫房的管理朝著科學(xué)化管理的方向發(fā)展。

（三）加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)

管理人員的素質(zhì)將直接決定著管理的質(zhì)量。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前很多檔案庫房管理者的素質(zhì)不高，在思想生沒有充分意識到檔案庫房管理的重要性，而且沒有專業(yè)的管理技能，自身的素質(zhì)不高，始終抱著一種得過且過的心態(tài)，沒有在工作上投入大量的精力和時間，嚴(yán)重影響檔案庫房管理的質(zhì)量。所以現(xiàn)階段領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將強(qiáng)對庫房管理人員的培訓(xùn)，使管理人員真正的認(rèn)識到檔案庫房管理的重要性，并加強(qiáng)對管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)，提升管理人員的自身素質(zhì)，始終將工作放在第一位，同時也要制定嚴(yán)格的管理管理機(jī)制，這對管理人員具有一定的約束作用，使管理人員都能按照規(guī)章制度正確的對庫房進(jìn)行管理，這能有效的提升管理人員，消除了人為因素引起的安全隱患。

三、總結(jié)

總的來說，檔案庫房是整個檔案管理工作的重中之重，檔案不僅對單位的發(fā)展有指導(dǎo)的作用，而且對社會和時代的發(fā)展有很大的影響，所以做好檔案庫房的管理工作是非常重要的，本文主要針對現(xiàn)階段檔案庫房管理中存在的一些問題提出切實(shí)可行的解決措施，為檔案庫房管理創(chuàng)造一個安全的管理環(huán)境。

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