紙質(zhì)檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)

官麗梅

【摘要】本文重點(diǎn)論述了對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程及在生產(chǎn)中必須遵循的原則。詳細(xì)說明了在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中應(yīng)該注意的問題。

【關(guān)鍵詞】紙質(zhì)檔案；掃描；圖像；數(shù)字化

1.紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的軟硬件環(huán)境

紙質(zhì)檔案一般都是由多種幅面的紙張組成，因此檔案管理部門必須具備對不同幅面的紙張進(jìn)行掃描的掃描儀及多臺計(jì)算機(jī)。掃描圖片時(shí)必須要經(jīng)過消藍(lán)、去污、校正處理。因此要選擇合適的圖像處理軟件。要求計(jì)算機(jī)配備Windows2000、Windows XP操作系統(tǒng)。

2.應(yīng)用范圍

本文介紹的方法適用于基建檔案中樓房建筑圖紙、建筑項(xiàng)目審批圖紙等需要進(jìn)行電子檔案管理的工程紙質(zhì)圖紙。以及對文書、圖書、圖像、文獻(xiàn)資料、信息等紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)電子檔案的管理具有一定的參考價(jià)值。

3.電子文件制作

3.1檔案接收。收集圖紙并按照《檔案著錄規(guī)則》的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。3.2紙質(zhì)文檔掃描。在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃描。根據(jù)檔案幅面的大?。ˋ4、A3、A2、A1、A0等）選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀進(jìn)行掃描。（1） 掃描色彩模式。頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可以采用灰度模式掃描。另，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。（2）掃描分辨率。掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率應(yīng)大于或等于100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。（3）掃描登記。認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，件數(shù)等，核對每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。掃描工作完成后，應(yīng)按原樣折疊圖紙，按頁碼排序放回檔案盒內(nèi)?；謴?fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。3.3圖像處理。對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像處理。利用圖像處理軟件，對出現(xiàn)偏斜的圖像進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)；對方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣；對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則。3.4圖像存儲。存儲時(shí)的壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準(zhǔn)則。圖紙一般采用JPG格式存儲，紙質(zhì)的文字文檔一般采用PDF的格式存儲。3.5 圖片檢查。將處理后圖片與原圖進(jìn)行對照，確保圖片信息的真實(shí)性和完整性。不符合要求的及時(shí)重新進(jìn)行掃描、編輯，同時(shí)檢查文件有無丟漏。并做好檢查記錄。3.6 注意事項(xiàng)。電子文件的制作過程要責(zé)任分明。制作人員應(yīng)該對其制作的文件負(fù)有全責(zé)，要注意劃清參與人員的責(zé)任范圍。

4.電子文件歸檔

4.1 收集與積累。歸檔人員在檔案管理人員的監(jiān)督和指導(dǎo)下，及時(shí)收集制作好的電子文件，并做好文件的備份。在電子文件登記表中對每份電子文件進(jìn)行登記，電子文件的登記表應(yīng)制成電子表格，與電子文件的備份一同保存，并附有紙張打印件。4.2電子文件整理。電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄，形成機(jī)讀目錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并填寫電子檔案登記表。采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行修改或重錄。4.3文件歸檔。（1）歸檔前的鑒定。在歸檔前將符合歸檔條件的電子文件進(jìn)行完整性、系統(tǒng)性、有效性、安全性的審核，檢查光盤有無病毒、有無劃痕，對硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式進(jìn)行檢測。在符合軟、硬件平臺的條件下，應(yīng)保證電子檔案能正常被計(jì)算機(jī)所識別、運(yùn)行，并能準(zhǔn)確輸出。歸檔電子文件要通過電子文件光盤存儲歸檔一致性測試。把鑒定結(jié)果在電子文件的機(jī)讀目錄上作相應(yīng)的標(biāo)識，檢查合格后，將檢查結(jié)論填寫在“電子檔案登記表”中。 （2）歸檔要求。歸檔的電子文件光盤存儲格式應(yīng)符合電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求光盤信息組織結(jié)構(gòu)的規(guī)定。把帶有歸檔標(biāo)示的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至只讀光盤，一式三套（一套應(yīng)用，一套存檔，一套異地保存）。備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行檢驗(yàn)。檢查完成后，填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。存儲電子文件的光盤及包裝盒上貼上標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、套別、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。

5.數(shù)據(jù)掛接

檔案數(shù)字化的目的是為了形成電子檔案，建立檔案信息系統(tǒng)，進(jìn)行電子檔案管理，中石油檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的是檔案數(shù)據(jù)。而電子文件的數(shù)據(jù)掛接，是一些圖片文件和表示檔案記錄的文本文件，因此要將歸檔后的電子文件掛接到《中石油檔案管理系統(tǒng)》上，掛接時(shí)要對數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的檢查。要以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。

6.結(jié)束語

對紙質(zhì)檔案數(shù)字化，進(jìn)而為檔案管理部門實(shí)現(xiàn)電子檔案的計(jì)算機(jī)管理，是油田企業(yè)檔案行業(yè)一個(gè)新的服務(wù)領(lǐng)域，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時(shí)整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄。以提供安全、可靠、真實(shí)的數(shù)據(jù)文件。

參考文獻(xiàn)

[1]陳慈珠.談檔案管理現(xiàn)代化.中國科技信息，2004.（16）.

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