人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理向信息化管理的改革

施政

【摘要】在信息化逐漸發(fā)展的進(jìn)程中，人事檔案管理中的傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理存在的問題逐漸暴露出來，這些問題的存在，嚴(yán)重影響到人事檔案管理工作的開展，因此，需要采取有效的方法，來對傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理進(jìn)行改革，將傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒墓芾恚瑥亩M(jìn)一步的推動(dòng)人事檔案管理的發(fā)展，本文主要就人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理向信息化管理的改革進(jìn)行了簡要的探究，僅供同行交流和借鑒。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理；信息化管理；改革

在人事管理制度中，人事檔案管理是其重要的構(gòu)成部分，人事檔案管理的內(nèi)容突出記載了人的活動(dòng)以及思想觀念，是人們?nèi)松壽E的重要載體，其主要針對人才的信息進(jìn)行了詳盡的記錄，是提供人才的主要參考依據(jù)。針對人事檔案管理進(jìn)行加強(qiáng)處理，可以使得人事工作的效率大幅度的提升，并且也能夠使得人力資源得到合理的開發(fā)和利用，這樣有助于推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和建設(shè)。針對傳統(tǒng)人事檔案管理中的問題，合理的解決方法就是將傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，從而?shí)現(xiàn)人事檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

1.信息化管理改革的必然性

由于傳統(tǒng)的人事檔案管理中存在較為嚴(yán)重的問題，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)今社會(huì)發(fā)展的具體要求，因此，需要將傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚梢哉f，人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理向信息化管理的改革有其必然性，但是改革的方向卻值得進(jìn)行深入的思考。所謂的信息化管理，就是將傳統(tǒng)檔案的管理模式進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)變，將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理模式中，對檔案起到信息化的管理，使得檔案管理更加的規(guī)范化和系統(tǒng)化。檔案實(shí)施信息化管理，能夠有效的提升檔案管理的效率，使得檔案的管理成本有效的得到降低，這樣方便進(jìn)行檔案的查閱，同時(shí)也能夠降低人員的損耗以及財(cái)物的消耗。對檔案實(shí)施信息化管理，就是合理的利用先進(jìn)的信息化技術(shù)，針對檔案管理的流程實(shí)施有效的控制，保障檔案信息化管理的有效開展，從而使得企業(yè)能夠有效的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化以及信息化。

2.信息化管理中可能出現(xiàn)的問題

2.1信息化意識(shí)不夠強(qiáng)。在信息化管理的過程中，如果相關(guān)的管理人員對于信息化的認(rèn)識(shí)程度不深，不夠理解信息化，無法充分的認(rèn)識(shí)到信息化管理開展的重要性，就無法使得檔案信息化管理工作得到順利的開展，在這種情況下，即使進(jìn)行信息化管理改革，改革的過程也會(huì)出現(xiàn)各種的阻礙，從而就無法對人事檔案管理起到有效的推動(dòng)作用。

2.2信息安全系統(tǒng)不夠健全。人事檔案記錄的是個(gè)人的發(fā)展歷程，其中涉及到個(gè)人的隱私，因此，人事檔案一直是保密的狀態(tài)，由于人事檔案涉及到個(gè)人的重要信息，因此，對其進(jìn)行安全保護(hù)就顯得尤為必要。一旦人事檔案信息出現(xiàn)了泄露的情況，就會(huì)使得人事檔案的安全性消失，從而無法保障人事檔案中個(gè)人隱私的安全，會(huì)使得個(gè)人的隱私暴露在外，而我國目前的信息安全系統(tǒng)建設(shè)還不夠完善和健全，其中還存在很多的問題，這就使得信息化管理中存在很大的問題。

2.3資源建設(shè)與人才建設(shè)不協(xié)調(diào)。在實(shí)施信息化管理的過程中，相關(guān)的組織單位如果沒有發(fā)揮好其應(yīng)有的組織建設(shè)作用，沒有合理的對資源進(jìn)行建設(shè)以及對人才建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化配置，就會(huì)使得資源建設(shè)以及人才建設(shè)的投入變得更加的困難，人力資源無法實(shí)施有效的保障，就會(huì)使得人力資源的發(fā)展失去動(dòng)力，在實(shí)施信息化管理的過程中，資源建設(shè)與人才建設(shè)之間就會(huì)出現(xiàn)不協(xié)調(diào)的問題。

3.改革的具體措施

3.1加強(qiáng)對人事檔案管理的認(rèn)識(shí)。要對管理人員以及工作人員的意識(shí)進(jìn)行有效的培養(yǎng)，使得人們能夠充分的認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，在思想觀念上實(shí)行轉(zhuǎn)變，使得人們重視人事檔案管理工作，這樣不僅有利于推動(dòng)人事檔案管理工作的改革，也可以使得人事檔案管理工作更加符合現(xiàn)今社會(huì)發(fā)展的要求，使得其能夠正常的開展。另外，加強(qiáng)對認(rèn)識(shí)檔案管理的認(rèn)識(shí)，還能夠使得相關(guān)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)得到有效的提升，使得管理人員的管理能力得到合理的提高，相關(guān)的管理人員會(huì)逐漸加強(qiáng)其對人事檔案管理服務(wù)的重視程度，從而開展優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理服務(wù)，做到勤懇工作，愛崗敬業(yè)，從而可以實(shí)現(xiàn)人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理向信息化管理的有效改革。

3.2建立完善的人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在當(dāng)前人員流動(dòng)頻繁，人事調(diào)動(dòng)常見的情況下，采取信息化的人事檔案管理模式具有很大的應(yīng)用優(yōu)勢，可以極大的提高人事檔案管理效率，方便人事部門調(diào)取和使用人事檔案。但是要想真正達(dá)到良好的應(yīng)用效果，建立起完善的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)必不可少。因?yàn)橐雽?shí)現(xiàn)信息化管理，就必須用到計(jì)算機(jī)和和互聯(lián)網(wǎng)，這是改革和轉(zhuǎn)變的一個(gè)必然條件。對此，單位必須要配備必要的基礎(chǔ)硬件設(shè)施，同時(shí)采取適合人事檔案管理的軟件，引進(jìn)信息型人才，構(gòu)建符合人事檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

3.3改進(jìn)檔案管理制度。如果人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)變，則相應(yīng)的檔案管理制度也必須要進(jìn)行改進(jìn)，以適應(yīng)新形勢下的人事檔案管理需求。這是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案實(shí)體管理在管理過程中是以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案保存和管理工作量較大，但其不像數(shù)字化檔案一樣利于復(fù)制，具有一定的安全性。在實(shí)施信息化檔案管理后，對人事檔案安全性的保障措施更要做到位，相應(yīng)的管理制度需要加以改進(jìn)完善，從而確保檔案管理工作的合理性。

4、結(jié)語

總而言之，人事檔案就是對人活動(dòng)歷程的詳細(xì)記錄，其是一種數(shù)據(jù)信息的載體，針對人事檔案實(shí)施有效的管理，可以使得人事檔案相關(guān)工作得以順利的開展，即使我國目前的人事檔案管理相關(guān)制度和規(guī)章條例還不夠完善，還需要進(jìn)一步的完善，但是只要合理的實(shí)現(xiàn)人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理向信息化管理的改革，加強(qiáng)檔案的信息化管理，就能夠使得人事檔案管理工作可以順利的開展，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

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