基于新時(shí)期黨務(wù)檔案現(xiàn)代化管理的思考探究

劉枳含

摘 要：隨著我國科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，人民生活水平日益提高，黨務(wù)檔案管理也進(jìn)入到了現(xiàn)代化，但是在管理工作中也出現(xiàn)了一些問題，例如沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，相關(guān)管理人員沒有先進(jìn)的管理思想，管理思想已經(jīng)僵化，再加上軟件和硬件設(shè)備薄弱，因此工作效率低。下面就結(jié)合上述的問題，提出有效的解決方案，希望給有關(guān)人士一些借鑒。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；黨務(wù)檔案；現(xiàn)代化管理

在新時(shí)期由于科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的黨務(wù)檔案管理已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代環(huán)境，因此催生了信息化的黨務(wù)檔案管理，其根本變化就是檔案管理模式以檔案實(shí)體的管理變?yōu)閷n案信息的管理，為了達(dá)到這一目的，就要使用先進(jìn)的管理技術(shù)，在管理人員長期工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。在使用現(xiàn)代化信息設(shè)備的時(shí)候，要及時(shí)進(jìn)行相關(guān)技能的培訓(xùn)，從根本上提高黨務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化水平。

一、分析當(dāng)前黨務(wù)檔案管理面臨的問題

（一）沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

由于沒有這方面的經(jīng)驗(yàn)，大多數(shù)部門在黨務(wù)檔案信息化管理建設(shè)當(dāng)中，基本都比較重視引進(jìn)先進(jìn)的通信設(shè)備，使用大量資金購買當(dāng)時(shí)較為先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，也就是比較重視硬件設(shè)備的引入，但是沒有建設(shè)信息化管理制度，因此雖然設(shè)備比較先進(jìn)，但是由于管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，造成有路無車的局面，這方面的落后致使管理工作不能落實(shí)到位，雖然也投入了大量的資金，但是在短時(shí)間內(nèi)還不能發(fā)揮其實(shí)際作用，因此要在引入設(shè)備的同時(shí)，建立現(xiàn)代化的管理制度，統(tǒng)一進(jìn)行管理，提高管理人員水平，讓二者有機(jī)的結(jié)合到一起，最終才能提高這方面的管理水平。

（二）沒有先進(jìn)的管理知識

在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化過程中，由于很多管理人員都是老員工，雖然這方面的經(jīng)驗(yàn)豐富，而且操作熟練，但是由于技術(shù)發(fā)展很快，對應(yīng)的管理方法也有很大變化，有些改變一般人都想象不到，因此如果不對這些管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和再教育，那么在操作管理上會有很大障礙。除此之外，由于這些老員工，知識結(jié)構(gòu)已經(jīng)開始老化，因此在思想層面認(rèn)識不到位，對現(xiàn)代的管理理論、管理原則，以及管理方法都不熟悉，甚至對電子文件的形成也不了解。另一方面，這對年輕的管理人員而言，其雖然了解電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是相對而言，其不了解檔案管理基礎(chǔ)知識，對相關(guān)的管理原則和管理環(huán)節(jié)也都一知半解，沒有足夠的熟練程度，如果在以后不能及時(shí)有效的解決這一問題，將會嚴(yán)重制約整個(gè)檔案管理事業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展。

（三）對軟件系統(tǒng)的應(yīng)用不到位

為了達(dá)到信息化管理，一般都先進(jìn)行硬件設(shè)備的引進(jìn)，但是實(shí)踐中也發(fā)現(xiàn)，當(dāng)安裝完硬件設(shè)備后，并沒有充分的利用其功能，一般都是以單機(jī)上網(wǎng)為主，進(jìn)行簡單的搜索和查詢，對于軟件的作用沒有充分認(rèn)識，也沒有充分發(fā)揮這些軟件的作用，除此之外，由于一些人員不懂這方面的知識，在引入完設(shè)備后才發(fā)現(xiàn)信息化軟件和原有軟件不能相互兼容，有些軟件不能進(jìn)行升級，那么投入的成本就非常高，不利于以后的發(fā)展。

二、新時(shí)期黨務(wù)檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)分析

（一）必須統(tǒng)一管理設(shè)備

在技術(shù)不斷發(fā)展中，對檔案進(jìn)行信息化管理，根本就是要把紙質(zhì)檔案信息變?yōu)閿?shù)字化信息，這不僅是信息形式的變化，之前死板的信息變得靈活多樣，當(dāng)使用時(shí)在信息資源中直接提取即可，讓資源變得有生命力。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就可以做到這一點(diǎn)，第一，就是要統(tǒng)一管理設(shè)備，讓黨務(wù)檔案管理部門都有統(tǒng)一的設(shè)備，這樣在信息交流，信息傳遞中就暢通無阻。統(tǒng)一管理設(shè)備之后，在進(jìn)行管理中就可以實(shí)現(xiàn)黨務(wù)檔案自動全文存儲、自動編目和檢索、計(jì)算機(jī)輔助立卷等，不僅節(jié)約了大量的人力物力，而且提高了工作效率，保證該部門在發(fā)展中的活力和創(chuàng)造力。讓設(shè)備型號一致，在該部門實(shí)現(xiàn)全面覆蓋，在信息交流上就不存在問題，這是黨務(wù)檔案信息化管理的基礎(chǔ)和保障。另一方面，由于各個(gè)單位黨員人數(shù)增加，再加上事務(wù)繁忙，因此檔案管理工作人員的壓力非常大，其信息存儲量必定有限，而引入現(xiàn)代設(shè)備，使用現(xiàn)代管理技術(shù)后，其幾乎可以無限制的進(jìn)行信息存儲，尤其是光盤存儲系統(tǒng)，有著非常高的工作效率。

（二）建立統(tǒng)一的管理制度

在管理工作中，如果沒有統(tǒng)一的管理制度，那么當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題后，就找不到責(zé)任主體，直接影響管理的效果和力度，在黨務(wù)檔案信息化建設(shè)過程中[1]， 必須結(jié)合現(xiàn)在的實(shí)際情況分析，針對目前存在的上述問題，有針對性的建立統(tǒng)一、規(guī)范的管理制度。建立該制度時(shí)，相關(guān)人員有必要參考《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》中所制定的要求[2]，建立有利于現(xiàn)代信息化建設(shè)的管理制度。建立制度要明確幾點(diǎn)目標(biāo)，第一就是要完善和健全黨務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)流程，對所有的技術(shù)操作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化[3]，在檔案管理環(huán)節(jié)中，應(yīng)該細(xì)化每一個(gè)步驟，讓工作人員形成良好的工作習(xí)慣，從而提升工作能力，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。第二點(diǎn)，必須建立安全措施，文件在存儲過程中，面臨很多危險(xiǎn)，容易造成信息的泄流，這些信息的重要性不言而喻，為了保證電子黨務(wù)檔案的安全性和完整性，必須設(shè)立安全管理措施，提高信息的安全性，避免信息的泄漏。

（三）加強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)

在進(jìn)行任何管理工作時(shí)，人的基本素質(zhì)是決定工作成敗的關(guān)鍵，因此必須重視管理隊(duì)伍的建設(shè)。使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)上可以實(shí)現(xiàn)對信息時(shí)代文件的著錄、 輔助立卷、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞、自動登記、檢索、歸檔等，針對這一情況，如果相關(guān)管理人員不了解電子文件的特點(diǎn)，不清楚全程的規(guī)范化管理，那么勢必會阻礙該技術(shù)的發(fā)揮，降低信息化管理的作用，不利于該項(xiàng)工作的進(jìn)一步推進(jìn)。只有了解計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，掌握網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，這樣才能勝任這個(gè)崗位，有效保護(hù)文件信息的安全性和完整性。

三、總結(jié)

通過以上的分析得知，在新時(shí)期進(jìn)行黨務(wù)檔案現(xiàn)代化管理工作時(shí)，不僅僅是引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，安裝先進(jìn)的系統(tǒng)軟件，還應(yīng)該建設(shè)一支具有現(xiàn)代化知識，懂得信息化管理的人員隊(duì)伍，提高每一個(gè)管理人員的工作水平和責(zé)任心，這樣才能從根本上進(jìn)行現(xiàn)代化管理。因此必須把基礎(chǔ)打好，從現(xiàn)在存在的問題出發(fā)，以解決問題為導(dǎo)向，以提高管理效率和質(zhì)量為目標(biāo)，這樣才能做好這方面的工作。

參考文獻(xiàn)：

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