檔案實(shí)體管理的原則與方法研究

白艷玲

【摘要】檔案管理是一門集合理論研究與實(shí)踐操作的學(xué)科和管理內(nèi)容，隨著我國經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理研究在不斷發(fā)展的同時(shí)，對(duì)檔案管理的要求也不斷提高，檔案信息化的發(fā)展也促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化。對(duì)于檔案管理而言，檔案管理又分為檔案信息管理與檔案實(shí)體管理，前者是對(duì)于檔案的相關(guān)信息進(jìn)行的信息化、規(guī)范化管理，而檔案實(shí)體管理則是對(duì)處于實(shí)體狀態(tài)的檔案進(jìn)行的一系列的管理工作。本文對(duì)檔案實(shí)體管理的定義、特點(diǎn)進(jìn)行介紹，并分析檔案實(shí)體管理所要遵循的原則，同時(shí)介紹檔案實(shí)體管理的一些方法。

一、檔案實(shí)體管理概述

檔案管理是一門集合理論研究與實(shí)踐操作的學(xué)科和管理內(nèi)容，隨著我國經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理研究在不斷發(fā)展的同時(shí)，對(duì)檔案實(shí)體管理的要求也不斷提高，檔案信息化的發(fā)展也促進(jìn)了檔案實(shí)體管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化。對(duì)于檔案管理而言，檔案管理又分為檔案信息管理與檔案實(shí)體管理，前者是對(duì)于檔案的相關(guān)信息進(jìn)行的信息化、規(guī)范化管理，而檔案實(shí)體管理則是對(duì)處于實(shí)體狀態(tài)的檔案進(jìn)行的一系列的管理工作。

從檔案實(shí)體管理的特點(diǎn)看，檔案實(shí)體管理是根據(jù)已存在的事物的現(xiàn)實(shí)狀態(tài)、情況進(jìn)行的管理工作，這與虛擬管理、檔案信息管理有著很大的區(qū)別，虛擬管理、檔案信息管理則主要是根據(jù)事物的抽象的屬性、特征所進(jìn)行的管理工作。

從檔案實(shí)體管理的內(nèi)容上看，檔案實(shí)體管理包含了檔案管理過程中的檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。檔案收集主要是各個(gè)立檔單位在行政行為、生產(chǎn)實(shí)踐、重大事件等形成的文件，統(tǒng)一由檔案管理單位、部門進(jìn)行的收集的工作。檔案整理是根據(jù)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與指標(biāo)體系將零散的檔案進(jìn)行分類處理、整理的過程。檔案鑒定是對(duì)檔案的審查與鑒別工作，對(duì)于需要繼續(xù)保存的和不需要保存的進(jìn)行鑒定并按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行分別處理。檔案保管是指對(duì)于未到保存期限的檔案進(jìn)行有效的保護(hù)措施，防止檔案損失、損壞，保證檔案完整性與安全性的工作。檔案統(tǒng)計(jì)是指對(duì)檔案的數(shù)量與要求進(jìn)行科學(xué)的管理的工作。

二、檔案實(shí)體管理的原則

為了實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化，保證檔案的安全性、完整性高，提高檔案管理的水平，在檔案實(shí)體管理過程中應(yīng)當(dāng)遵循來源原則、全宗原則、有機(jī)聯(lián)系原則、保管科學(xué)、合理使用原則等基本的管理原則。

來源原則，根據(jù)《檔案工作基本術(shù)語》的表述是：“把同一機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人形成的檔案作為一個(gè)整體加以管理的原則”。對(duì)于來源原則在檔案實(shí)體管理的實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)注意地是，一般情況下，獨(dú)立的機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人，都有著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、持久的法律地位。但是也存在一些難以確定機(jī)構(gòu)、組織的情況，在此種情況下通常根據(jù)正式文件確定其地位、明確其職能、準(zhǔn)確的隸屬關(guān)系等來確定其來源。此外，還必須明確的是一個(gè)機(jī)構(gòu)或者組織中的內(nèi)部科室、部門、處室等職能作為組成部分而不能作為獨(dú)立的結(jié)構(gòu)或組織。

全宗原則，根據(jù)《檔案工作基本術(shù)語》的表述是：“一個(gè)國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體”。全宗原則是對(duì)于客觀存在的真實(shí)反映，是深刻揭示并維護(hù)歷史活動(dòng)有機(jī)聯(lián)系，對(duì)于檔案實(shí)體管理有著指導(dǎo)意義。全宗原則在檔案實(shí)體管理實(shí)踐中主要體現(xiàn)了維護(hù)歷史本來面貌，使分類方法簡(jiǎn)便易行的特點(diǎn)，通過全宗原則能夠更為清晰、全面的了解、查閱、掌握一個(gè)國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。因此，全責(zé)原則是檔案實(shí)體管理的理論基石與實(shí)踐基本原則。

有機(jī)聯(lián)系原則，檔案是由國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的書面文件形成，因此，文件形成的過程也是檔案形成的過程，文件之間的聯(lián)系也就成了檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，無論是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、內(nèi)部機(jī)構(gòu)或個(gè)人行駛工作職責(zé)時(shí)，都會(huì)形成一定數(shù)量的檔案，這些檔案就形成了一個(gè)有機(jī)的整體，在檔案實(shí)體管理的過程中應(yīng)尊重其內(nèi)部聯(lián)系，作為整理進(jìn)行收集、保管、使用。

保管科學(xué)、合理使用原則，按照來源原則、全宗原則，在注重檔案實(shí)體管理的有機(jī)聯(lián)系原則基礎(chǔ)上，對(duì)于檔案進(jìn)行科學(xué)的保管與合理的使用即為保管科學(xué)、合理使用原則。這一原則要求對(duì)于檔案的保管應(yīng)遵循檔案管理的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，在使用的過程中盡量做到方便、有效的去管理實(shí)體檔案。

三、檔案實(shí)體管理的方法

檔案實(shí)體管理的方法最基本、最常用的就是歷史的方法。這是根據(jù)檔案管理工作的屬性決定的，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行劃分和系統(tǒng)化管理的一種方法。除此之外，對(duì)于檔案實(shí)體管理還采取邏輯的方法作為補(bǔ)充。

在檔案實(shí)體管理過程中，使用歷史的方法進(jìn)行管理，應(yīng)尊重和突出檔案的屬性特征，遵循檔案形成的規(guī)律，維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，把對(duì)歷史的尊重與客觀保護(hù)應(yīng)用到檔案實(shí)體管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和步驟當(dāng)中。在檔案實(shí)體管理中運(yùn)用歷史的方法應(yīng)與檔案內(nèi)容信息開發(fā)利用的邏輯方法集合起來使用，使得檔案管理工作更為完善、合理、規(guī)范、高效。

四、結(jié)束語

檔案管理工作隨著網(wǎng)絡(luò)及信息管理系統(tǒng)、平臺(tái)的發(fā)展與使用，逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理，但是在實(shí)踐中對(duì)于檔案實(shí)體的管理，我們還是應(yīng)當(dāng)遵循其原則，并運(yùn)用歷史方法去指導(dǎo)實(shí)踐工作，保證檔案管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化與合理化。