談檔案信息化與信息檔案化

呂函

（黑龍江農(nóng)墾人才中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

一、檔案信息化的概念

檔案信息的形成、積累、加工與貯存、傳遞、利用的整個過程，就是檔案信息的運動過程。這個運動過程起關(guān)鍵作用的是傳遞過程。檔案信息管理人員通過形成、加工與貯存積累起來的檔案信息，主要目的是為了滿足利用者需要。這就需要在利用者與檔案信息管理者之間找到一種媒介，以溝通供需之間亦即信息與用戶之間的信息。檔案信息的傳遞就是溝通供需之間或信息與用戶之間信息的媒介。

二、信息檔案化的概念與內(nèi)容

（一）信息檔案化的概念

隨著信息時代的到來，社會生活的各個領(lǐng)域產(chǎn)生的信息與日俱增，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛運用，各類信息里幾何形式迅速增長，用信息爆炸來形容毫不夸張。面對浩如煙海的信息，如何進行真?zhèn)螀^(qū)分、價值鑒定、密級審定、采用識別，使無序的自然信息變?yōu)橛行虻娜斯ば畔?，提高信息的利用率，則是擺在信息管理部門的一個新問題。從廣義來看，信息管理部門包括文獻情報圖書檔案電信通訊等機構(gòu)，文獻情報圖書部門管理的信息主要是文獻圖書情報資料，受特定的管理對象限制，其對管理對象的加工整理方法不適宜用于產(chǎn)生在社會生活各領(lǐng)域的信息。而檔案部門管理的檔案產(chǎn)生于社會各領(lǐng)域，涵蓋了信息產(chǎn)生的各個層面，因此對大量產(chǎn)生的信息進行識別處理，就歷史性地落在檔案部門的肩上。

信息檔案化是指檔案部門運用現(xiàn)代管理理念，采用現(xiàn)代管理方法及技術(shù)手段，按照檔案部門對信息進行有序整合、加工整理、分類檢索、開發(fā)利用信息資源的方法，對各類信息進行有序化、規(guī)范化處理，將系統(tǒng)、全面、有序的信息方便快捷地提供給利用者，以全方位的信息開發(fā)服務(wù)，滿足社會各方面的需求。

（二）信息檔案化的具體內(nèi)容

信息檔案化是檔案部門面臨的新課題，筆者認(rèn)為，信息檔案化包括以下幾方面的內(nèi)容：

1.檔案部門要樹立大檔案觀，將信息資源擴展為檔案管理范疇。過去檔案部門將具有憑證、參考作用的原始信息確定為檔案，檔案管理只是信息的很小一部分。隨著信息時代的發(fā)展，社會要求檔案部門提供廣泛的信息服務(wù)的呼聲越來越高。國內(nèi)相關(guān)單位數(shù)字檔案館工程項目在確定建立其數(shù)字資源信息庫時，大大擴展信息資源采集范圍。信息資源采集不僅包括館藏檔案數(shù)字化、立檔單位數(shù)字檔案的在(離)線接收、專門專業(yè)檔案信息收集，還包括各類相關(guān)信息(如電子政府的政務(wù)信息、社會公眾服務(wù)信息、數(shù)字圖書館信息、網(wǎng)上信息等)的搜索，是社會綜合信息資源庫，這些信息庫必須在嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的基礎(chǔ)上由多個部門聯(lián)合建立，以滿足社會各方面對檔案信息資源的需求。

2.各類信息采用檔案管理的理念與方法。檔案信息化處理是建立在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)上的。信息檔案化則是采用檔案的管理理念，對浩如煙海且雜亂無章的信息進行有序整合、標(biāo)準(zhǔn)化處理。包括對接收的電子文件建立元數(shù)據(jù)庫，對各種數(shù)據(jù)庫的數(shù)字信息進行儲存格式與載體標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫是一類結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)集合，其屬性描述和檢索處理依賴于精確的人工語言，而這種方法對于管理綜合性的超大規(guī)模數(shù)據(jù)庫(知識庫)很不適應(yīng)，例如國際互聯(lián)網(wǎng)上成千上萬的大型數(shù)據(jù)庫，由于檢索語言不統(tǒng)一和管理方式各異已經(jīng)造成了極大的混亂。因此必須依賴更為先進的智能化信息管理技術(shù)、以求用自然語言進行概念性全網(wǎng)絡(luò)搜索，才能為用戶提供方便、高效的服務(wù)。

3.建立信息檔案化的實施機制。信息檔案化是一個全新的概念，還不為人們所了解，筆者認(rèn)為，其實施需要從以下幾方面入手：第一，首先應(yīng)當(dāng)在檔案部門進行廣泛宣傳，使檔案工作者明確信息時代檔案人角色的轉(zhuǎn)變及肩負的歷史責(zé)任。第二，要向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及信息主管部門宣傳呼吁，積極主動地做好有關(guān)情況匯報及業(yè)務(wù)技術(shù)咨詢工作。第三，要積極與各行業(yè)信息管理部門溝通聯(lián)系，在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及智能信息技術(shù)方面給予指導(dǎo)監(jiān)督。第四，建立信息檔案化的實施實體。

三、檔案部門在信息社會中的地位與作用

（一）檔案信息管理與保存中心

檔案機構(gòu)保存有大量歷史真實記錄，是各類檔案信息的集藏地，是社會各界了解政策形成及效益、工作查考、學(xué)術(shù)研究的主要資料來源。檔案信息涉及社會各個領(lǐng)域，對各行各業(yè)均有相當(dāng)?shù)睦脙r值，與公民權(quán)益息息相關(guān)。檔案機構(gòu)在國家信息化建設(shè)中要充實自身的信息基礎(chǔ)建設(shè)，建立檔案信息系統(tǒng)及專題資源數(shù)據(jù)庫，通過信息化、數(shù)字化檔案管理與運用，更好地發(fā)揮檔案機構(gòu)建檔與擴散功能，發(fā)揮各類檔案信息中心的重要作用。

（二）數(shù)字化檔案信息資源保存和傳遞中心

檔案機構(gòu)保存的各類檔案信息，其內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟、教育、文化、科技、財政、工交等各種專業(yè)，檔案機構(gòu)可運用科技手段將館藏的檔案進行數(shù)字化處理予以保存管理，從而成為各機構(gòu)的數(shù)字化檔案信息資源中心。其中，適宜于向社會開放的檔案，可將其置于公共領(lǐng)域，通過網(wǎng)絡(luò)傳送，提供給遠距離的信息需求者利用，成為各機構(gòu)檔案信息的傳遞中心。

（三）檔案信息的數(shù)字模擬整合技術(shù)處理中心

檔案機構(gòu)具有長久保存檔案及充分發(fā)揮檔案利用價值的雙重職責(zé)。因此，一方面要運用各種技術(shù)手段使檔案長久保存，如將各種紙質(zhì)、電子檔案運用縮微模擬技術(shù)處理，以縮微膠片代替原件長久保存、提供利用。另一方面為了使檔案信息資源更方便、快捷、廣泛地提供利用，又要采用計算機技術(shù)對檔案進行數(shù)字化處理，將大量檔案信息在光盤上“海量存儲”，在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)遠程傳送，跨越時空限制。在國家信息化建設(shè)中，檔案機構(gòu)比任何其他機構(gòu)更加關(guān)注在文件生命周期的不同時期應(yīng)采用的相應(yīng)技術(shù)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)及保護措施。

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