淺析新形勢下企業(yè)費(fèi)用控制問題及對策

劉宗林

摘要：費(fèi)用控制是企業(yè)永恒的話題，尤其是在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)下行壓力加大的新形勢下，加強(qiáng)費(fèi)用控制，不斷壓縮費(fèi)用支出，對于一個(gè)企業(yè)增加效益，提升競爭力都具有重要意義。本文從企業(yè)費(fèi)用控制存在的問題出發(fā)，提出費(fèi)用全過程控制的措施，詳細(xì)闡述單項(xiàng)預(yù)算審批在費(fèi)用控制過程中發(fā)揮的關(guān)鍵作用。

關(guān)鍵詞：費(fèi)用控制 單項(xiàng)預(yù)算

企業(yè)費(fèi)用是指生產(chǎn)經(jīng)營中除產(chǎn)品成本之外的所有耗費(fèi)，通過財(cái)務(wù)核算分別歸集到管理費(fèi)用、銷售費(fèi)用和財(cái)務(wù)費(fèi)用，最終影響到當(dāng)期損益。目前，中國經(jīng)濟(jì)進(jìn)入新常態(tài)，面臨著較大的下行壓力，外部監(jiān)管環(huán)境發(fā)生了重大變化；鋼鐵、煤炭、石油等企業(yè)出現(xiàn)了前所未有的低迷狀況。面對這種新形勢，加強(qiáng)費(fèi)用管控、有效控制費(fèi)用支出、提升經(jīng)濟(jì)效益已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)共識(shí)。

一、企業(yè)費(fèi)用控制中存在的問題

盡管企業(yè)都在盡力壓縮費(fèi)用開支，但是由于費(fèi)用本身的特點(diǎn)和管控環(huán)境的影響，使得費(fèi)用管控成為企業(yè)發(fā)展中不可逾越的難題。從費(fèi)用發(fā)生的特點(diǎn)來看，不僅支出頻繁、類別龐雜、種類繁多，而且涉及部門人員多，存在無法把控風(fēng)險(xiǎn)，這些客觀因素決定了費(fèi)用控制的難度。從費(fèi)用管控環(huán)境來看，主要存在費(fèi)用預(yù)算控制不嚴(yán)格、費(fèi)用審核把關(guān)不嚴(yán)、費(fèi)用管理制度缺失或執(zhí)行不到位等問題，無法真正做到費(fèi)用支出合理、合法、合規(guī)，最終導(dǎo)致費(fèi)用控制流于形式，無法達(dá)到控制目的。

二、企業(yè)費(fèi)用控制原則

一個(gè)企業(yè)如果要有效控制費(fèi)用開支，需要在企業(yè)費(fèi)用控制中應(yīng)遵循以下管理原則：

（一）責(zé)任控制原則

企業(yè)各部門在不同費(fèi)用管控中承擔(dān)不同的管理責(zé)任。對于統(tǒng)一控制的費(fèi)用，責(zé)任部門領(lǐng)導(dǎo)為費(fèi)用控制責(zé)任人；對于分部門控制的費(fèi)用，各支出部門領(lǐng)導(dǎo)為費(fèi)用控制責(zé)任人。

（二）預(yù)算控制原則

任何費(fèi)用支出都要以預(yù)算為控制前提，沒有預(yù)算不能支出。經(jīng)營管理活動(dòng)中出現(xiàn)預(yù)算外或超預(yù)算項(xiàng)目，在業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生前要通過單項(xiàng)審批流程，執(zhí)行追加預(yù)算申請。

（三）單項(xiàng)預(yù)算審批原則

在預(yù)算控制的基礎(chǔ)上，增加事前單項(xiàng)預(yù)算審批流程，從而將費(fèi)用控制從事后提至事前。單項(xiàng)預(yù)算審批是在業(yè)務(wù)活動(dòng)啟動(dòng)前，根據(jù)授權(quán)體系，由預(yù)算管理組織對年度預(yù)算內(nèi)的單筆業(yè)務(wù)支出及追加預(yù)算項(xiàng)目進(jìn)行的事前審批。

（四）標(biāo)準(zhǔn)控制原則

對于業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、專家費(fèi)等重點(diǎn)控制費(fèi)用嚴(yán)格執(zhí)行開支標(biāo)準(zhǔn)。

（五）授權(quán)審批控制原則

企業(yè)應(yīng)建立事前單項(xiàng)預(yù)算審批、事后報(bào)銷的業(yè)務(wù)審批及資金支付審批，費(fèi)用支出應(yīng)按授權(quán)體系執(zhí)行完整的管控流程。

三、全過程的企業(yè)費(fèi)用控制措施

費(fèi)用控制過程需要對每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)管，如果業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生，再做評(píng)價(jià)為時(shí)已晚。全過程的企業(yè)費(fèi)用控制應(yīng)該包括事前預(yù)算控制、業(yè)務(wù)發(fā)生前單項(xiàng)預(yù)算審批控制、業(yè)務(wù)發(fā)生后報(bào)銷控制、事后分析預(yù)警控制等內(nèi)容。

（一）事前的費(fèi)用預(yù)算控制措施

企業(yè)預(yù)算管理辦公室啟動(dòng)預(yù)算編制，各部門按要求編制責(zé)任預(yù)算，經(jīng)預(yù)算責(zé)任部門審核后，預(yù)算管理辦公室匯總、平衡生成企業(yè)整體預(yù)算，最后經(jīng)預(yù)算管理委員會(huì)批準(zhǔn)后，下達(dá)至各責(zé)任部門，形成年度費(fèi)用預(yù)算目標(biāo)。

企業(yè)費(fèi)用預(yù)算管理應(yīng)基于管理活動(dòng)的需要和降本增效的原則進(jìn)行，以標(biāo)準(zhǔn)、工作計(jì)劃等為依據(jù)，嚴(yán)格控制費(fèi)用增長幅度。對不同的費(fèi)用采用不同的方法確定年度預(yù)算目標(biāo)，如對差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)等由責(zé)任部門制訂人均定額，同時(shí)依據(jù)人事部門核定的人數(shù)編制預(yù)算；對會(huì)議費(fèi)、咨詢費(fèi)、宣傳費(fèi)等由各責(zé)任部門依據(jù)年度工作計(jì)劃需要編制；其他費(fèi)用參考上年實(shí)際支出情況、預(yù)算年度工作計(jì)劃、費(fèi)用控制要求等因素編制。

（二）業(yè)務(wù)發(fā)生前的單項(xiàng)預(yù)算審批控制措施

將企業(yè)發(fā)生費(fèi)用項(xiàng)目劃分控制責(zé)任部門，明確職責(zé)；然后綜合控制的重要程度、年度發(fā)生頻度、日常管理流程等因素，分費(fèi)用項(xiàng)目設(shè)定單項(xiàng)預(yù)算審批分級(jí)批準(zhǔn)權(quán)限。

業(yè)務(wù)活動(dòng)啟動(dòng)前，經(jīng)辦人執(zhí)行單項(xiàng)預(yù)算審批流程。對于年度預(yù)算內(nèi)的費(fèi)用項(xiàng)目，在業(yè)務(wù)活動(dòng)啟動(dòng)前，進(jìn)行單項(xiàng)預(yù)算的審批，執(zhí)行動(dòng)用預(yù)算申請。預(yù)算外和超預(yù)算項(xiàng)目應(yīng)通過單項(xiàng)預(yù)算審批流程，執(zhí)行追加預(yù)算、動(dòng)用預(yù)算申請。按授權(quán)體系依次通過經(jīng)辦部門領(lǐng)導(dǎo)、費(fèi)用控制責(zé)任部門領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)主管和財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。經(jīng)過批準(zhǔn)的單項(xiàng)預(yù)算審批單作為動(dòng)用預(yù)算、追加預(yù)算、支出報(bào)銷的依據(jù)之一。

（三）業(yè)務(wù)發(fā)生后的費(fèi)用報(bào)銷控制措施

企業(yè)應(yīng)制定費(fèi)用報(bào)銷審批授權(quán)表，費(fèi)用報(bào)銷時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行業(yè)務(wù)審批和資金審批。對于已經(jīng)執(zhí)行單項(xiàng)預(yù)算審批的費(fèi)用支出，如果實(shí)際支出未超出單項(xiàng)審批金額，報(bào)銷時(shí)無需執(zhí)行業(yè)務(wù)審批，直接進(jìn)行資金支付審批；如果實(shí)際支出超出單項(xiàng)審批金額一定范圍（如10%），由業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行業(yè)務(wù)審核的批準(zhǔn)，超出單項(xiàng)審批金額一定范圍（如10%）外，由上升一個(gè)審批級(jí)別批準(zhǔn)，然后再進(jìn)行資金支付審批。

在辦理報(bào)銷業(yè)務(wù)時(shí)，財(cái)務(wù)部門對部門預(yù)算控制指標(biāo)、費(fèi)用明細(xì)項(xiàng)目開支標(biāo)準(zhǔn)、審批手續(xù)完整性進(jìn)行審核；經(jīng)辦人須對發(fā)票或單據(jù)及提供的其他憑據(jù)的真實(shí)性負(fù)責(zé)。

（四）事后的分析預(yù)警措施

財(cái)務(wù)部門應(yīng)動(dòng)態(tài)監(jiān)控費(fèi)用開支情況，并按月提供給費(fèi)用控制責(zé)任部門，各責(zé)任部門應(yīng)對非常規(guī)事項(xiàng)或異常情況進(jìn)行追蹤、分析，對管控中存在的問題隨時(shí)預(yù)警，立行立改，動(dòng)態(tài)優(yōu)化費(fèi)用控制機(jī)制。

以年度預(yù)算確定費(fèi)用控制為目標(biāo)，以單項(xiàng)預(yù)算審批流程進(jìn)行動(dòng)用預(yù)算及追加預(yù)算的事前控制，以嚴(yán)格費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定強(qiáng)化支出過程的合法、合規(guī)控制，以月度費(fèi)用管控的執(zhí)行分析，優(yōu)化費(fèi)用控制的持續(xù)改進(jìn)機(jī)制，建立企業(yè)全過程的控制和管理，能夠達(dá)到對成本費(fèi)用的有效控制，達(dá)到降本增效目的，不斷提升企業(yè)核心競爭力。

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