淺談體系內(nèi)部審核在企業(yè)中的管理運作

童波，田維琴，蒲松柏

（安徽江淮汽車股份有限公司技術(shù)中心，安徽 合肥 230601）

標準·法規(guī)·管理

淺談體系內(nèi)部審核在企業(yè)中的管理運作

童波，田維琴，蒲松柏

（安徽江淮汽車股份有限公司技術(shù)中心，安徽 合肥 230601）

體系內(nèi)部審核作為一種重要的管理手段，能及時發(fā)現(xiàn)管理中的問題，組織力量加以糾正或預防，同時內(nèi)部審核作為一種自我改進的機制，使其持續(xù)地保持其有效性，并能不斷改進，不斷完善。文章介紹了內(nèi)審的定義、審核步驟、重要性，以及重點闡述內(nèi)審的實施過程、關(guān)注的要點

內(nèi)部審核；審核步驟；審核要點

CLC NO.:U461.9 Document Code: A Article ID: 1671-7988 (2016)07-250-03

引言

內(nèi)部審核，也稱第一方審核，由組織自己或以組織的名義進行的，審核主要是指對管理體系（如成本管理體系、質(zhì)量管理體系和環(huán)境管理體系等）的符合性、有效性和適宜性進行的檢查活動和過程。

1、內(nèi)部審核的特點

與外部審核比較，內(nèi)審的基本特點有：

a、內(nèi)審的主要動力來自管理者：有時開展內(nèi)審活動可能是為了達到標準要求在外部審核前糾正不足，但是最為重要的是管理者認識和支持。沒有管理者的支持就難以開展，也不會取得應有的效果。

b、內(nèi)審的重點是推動內(nèi)部改進：每次內(nèi)審應致力于發(fā)現(xiàn)問題和改進，這是衡量內(nèi)審有效性的標準之一。

c、內(nèi)審的人員來自于組織內(nèi)部：內(nèi)審是以自己的組織名義由內(nèi)部審核員進行的。

d、內(nèi)審程序通常比第三方審核簡單：由于內(nèi)審員都比較熟悉自己組織的情況，因此在審核時可簡化某些程序，如文件審查、首次會議等；但在某些方面又有所加強，如糾正措施、跟蹤審核等。

e、內(nèi)審的規(guī)范要求比第三方審核低：內(nèi)審也是一項規(guī)范化活動，如要求有計劃，審核員應具備資格，審核結(jié)果應形成報告等。內(nèi)審常常因為提高有效性和效率問題，而對原有的規(guī)范化的做法和要求進行糾正，靈活性較高。

f、內(nèi)審對糾正措施的跟蹤控制比較及時有效:對糾正措施的實施過程及結(jié)果的跟蹤控制，內(nèi)審不但能做到及時，而且能將有效部分納入文件，因而也較有效。

g、內(nèi)審更有利提高質(zhì)量管理體系運作效果:內(nèi)審不僅僅對質(zhì)量管理體系，它還可涉及組織其他系統(tǒng)的改進；內(nèi)審在時間上比外審更充裕，在內(nèi)容上比外審更廣泛。內(nèi)審員可與被審核方共同研究制定糾正措施。

h、內(nèi)審是管理者介入質(zhì)量管理的重要工具:內(nèi)審可作為管理者介入質(zhì)量管理的一項重要工具來使用，其目的是保持質(zhì)量管理體系正常、有效地運行。

3、內(nèi)審開展的步驟

3.1 審核策劃

在實施體系審核前需將審核過程進行策劃，一般策劃內(nèi)容包括：審核程序、組織管理模式分析、審核計劃以及審核檢查表。

3.1.1 審核程序

審核程序包括：審核的啟動、文件審核、現(xiàn)場審核前的準備、現(xiàn)場審核實施、審核后續(xù)活動。

3.1.1.1 審核的啟動

審核啟動時需要指定內(nèi)審組長，確定內(nèi)審目的、范圍和準則，確定內(nèi)審的可行性，選擇審核組成員，與受審核部門建立初步聯(lián)系。

3.1.1.2 文件審核

文件審核以ISO9001，TS1949和ISO14001，GB/T28001為兩條主線進行文件評審。

3.1.1.3 現(xiàn)場審核前的準備

現(xiàn)場審核前準備內(nèi)容包括：編制審核計劃、制定審核路線、審核組工作分配、準備工作文件。

3.1.2 審核計劃

編制審核計劃時注意點：確定審核重點、確定審核思路、確定體系審核的信息交流渠道、平衡審核工作量、優(yōu)化審核路線。

3.1.3 審核檢查表

為更好的實施審核，避免審核漏項需編制審核檢查表，特別是新的審核員更為重要。下面介紹審核檢查表的特點和注意事項：

審核檢查表的特點：格式內(nèi)容相當固定；檢查表可覆蓋質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等方面的全部要求，不局限標準的要求，可包含一些特殊的要求；檢查表可作為受審核部門準備接受審核的參考文件，便于取得對審核的了解和認真做好審核準備工作。

在編制檢查表的過程中，應注意的事項：審核區(qū)域的檢查過程（職能）不能遺漏；審核抽樣應具有代表性；檢查的內(nèi)容應考慮法律法規(guī)的要求；應考慮在某區(qū)域?qū)徍藭r，其他部門在該區(qū)域的情況；過程方法按照PDCA的步驟；檢查表的重點對對質(zhì)量管理體系應該是對產(chǎn)品質(zhì)量有重要影響的過程和活動；對環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系應是與重大環(huán)境因素、不可允許風險有關(guān)的運行和活動以及應急情況的預防措施和響應能力。

3.2 審核實施

實施技術(shù)中心內(nèi)審時，應按照程序進行，包含首次會議的召開、實施審核、形成審核結(jié)論、末次會議的召開，后續(xù)的跟蹤驗證。

3.2.1 審核信息來源

審核信息主要來源包含：受審核部門的人員的面談；對活動、工作環(huán)境和周圍條件的觀察；相關(guān)的文件和信息；相關(guān)記錄；數(shù)據(jù)的匯總、分析和績效指標；受審核方所采用的抽樣方案的信息；來自外部的信息；技術(shù)數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站的信息。

圖1 內(nèi)部審核示意

3.2.2 信息的收集和驗證

信息收集包括：與審核目的、范圍、準則相關(guān)的信息；與職能、活動與過程間接口有關(guān)的信息；可能驗證的信息才能作為審核證據(jù)；審核證據(jù)應當記錄。

3.2.3 審核面談

3.2.3.1 提問方式可按下面的方式進行

提問的方式應盡可能采取直接肯定或否定的方式回答、探測方式、假設方式以及鼓勵的方式進行，例如：

a）所以房間都能免費寬帶上網(wǎng)嗎？（肯定/否定）

b）你認為哪些客人很關(guān)注這項服務？（探測）

c）如果網(wǎng)絡出現(xiàn)故障怎么辦？（假設）

d）那您后來怎么處理的？（鼓勵）

3.2.3.2 面談的注意事項

首先面談人員應在審核范圍內(nèi)、承擔相關(guān)任務；面談地點應確定在工作時間，并且在正常工作地點；面談氣氛應盡可能的輕松、愉快，且審核人員應平易近人；面談應首先輕松話題開始，解釋面談的原因和記錄的原因；面談過程中應關(guān)注對方，避免有傾向性答案的問題；面談結(jié)束后應進行總結(jié)和評審面談的結(jié)果，感謝對方；針對面談過程中有疑惑時可通過其他途徑印證。

3.2.4 審核過程可查閱的信息

審核過程中應查閱的資料包含四大類：手冊、程序、作業(yè)指導書，標準、準則、規(guī)范，計劃、方案，各種報告、記錄、電子資料，檢驗、檢測、監(jiān)測、統(tǒng)計、計算數(shù)據(jù)、圖紙、樣品，清單、臺帳、表格及各種記錄。

3.2.5 審核過程可能發(fā)現(xiàn)的問題點

在審核過程中，主要的任務是發(fā)現(xiàn)問題點，問題點主要體現(xiàn)在與行業(yè)法律法規(guī)、規(guī)范、作業(yè)規(guī)程不符合；現(xiàn)場作業(yè)環(huán)境與標準不符合；管理的賬、物、卡、堆、放、碼、標、防、運、交等與規(guī)定不符；監(jiān)視、測量設備沒有標示狀態(tài)；使用未受控的檢測設備；現(xiàn)場物料、產(chǎn)品的運輸、存放、標識不規(guī)范；違規(guī)操作等。

3.2.6 審核記錄

審核記錄包括以下要素：所會見的關(guān)鍵人員；文件編號和修改版號；設備名稱、編號、及其校準狀態(tài)；物品的標識；必要的人員標識；參照的文件的版本號和段落號、內(nèi)容；工作環(huán)境；類似流程圖的草稿；審核活動。

3.2.7 基于過程方法的審核思路

過程審核要了解組織的業(yè)務活動，明確其對輸入、輸出、活動和資源的控制要求，按照PDCA的思路對工程進行審核。

a）是否識別過程并確定過程目標；P

b）是否確定輸入及輸入的要求；P

c）是否確定需開展的活動、順序和職責；P

d）是否確定開展活動所需的資源要求；P

e）是否確定實施、檢查和改進過程的準則和方法，并（適當時）形成文件；P

f）是否按要求配置資源；D

g）是否按執(zhí)行程序?qū)嵤┻^程；D

h）是否將該貴哦成的輸出提供給相關(guān)過稱作為輸入；D

i）是否對過程進行了監(jiān)視、測量；C

j）當過程未達到策劃結(jié)果時，是否采取了糾正、糾正措施或預防措施，以消除不符合、不符合的原因或潛在的不符合的原因。A

3.2.8 不符合項報告

審核過程中用于描述不滿足要求現(xiàn)狀的文件稱為不符合項報告。不符合項報告的要素（5W1H）：發(fā)現(xiàn)區(qū)域（where），發(fā)生的時間（when），不符合的事實、結(jié)果（what），誰說的或誰做的（who），程度描述（how），審核準則（why）。

不符合項報告要求應簡單明了，只陳述客觀事實，不分析、猜測、推測，便于理解，包含必要的細節(jié)，便于追溯。

不符合項按照嚴重程度分類嚴重不符合和一般不合格，嚴重不合格主要是嚴重不符合審核準則，結(jié)果可能導致體系失效，已導致了或可能導致嚴重后果，同類一般不符合項太多而造成系統(tǒng)失效等。

一般不符合項，輕微不符合審核準則，孤立的、偶然的、輕微地違反要求，可能或已經(jīng)造成的后果不嚴重，影響不大等。

3.2.9 審核中的溝通

在審核過程中，應進行必要的溝通，主要是介紹審核進展和審核發(fā)現(xiàn)；交流有關(guān)的審核信息；討論審核發(fā)現(xiàn)。確定不符合項及程度；匯報審核中的疑點或線索，提出相應意見；適當調(diào)整審核計劃；必要時，將內(nèi)部會議結(jié)果通報給受審核方；征求對方對審核的意見。

3.2.10 末次會議

在有關(guān)審核的全部調(diào)查和討論工作完成后后，組織召開末次會議，只要目的是報告審核發(fā)現(xiàn)和結(jié)論。

在末次會議召開前，審核組內(nèi)部應進行交流和溝通，進行交流、匯總、分析、歸納、總結(jié)所有審核信息，并且針對審核目的，評審審核發(fā)現(xiàn)，確定審核發(fā)現(xiàn)，包括不符合項及不符合程度，并對審核結(jié)論達成一致，編寫不符合項報告、審核報告及相關(guān)的文件

3.2.11 審核報告

末次會議完成后，進行審核報告的編寫，一般審核報告包括以下內(nèi)容：識別標志，審核組組長及成員，審核目的、范圍、準則，審核概述，審核發(fā)現(xiàn)，審核結(jié)論。

4、審核技術(shù)

在審核過程中，內(nèi)審員應進行審核角色轉(zhuǎn)換，心里學研究表明，人們都有陷入習慣的行為方式與熟悉領(lǐng)域的傾向。這樣的好處顯而易見：能夠采取已經(jīng)證明行之有效地方法，集中注意力，高效地完成任務。而其弱點在于容易陷于一個慣性思維和行為模式，不能跳出習慣的小圈子，用更廣闊和更全面的眼光來看待和解決問題。因此，這種做法的結(jié)果是保證了專業(yè)性的同時，又產(chǎn)生了一定的局限性。在一體化審核過程中，容易出現(xiàn)這樣一種現(xiàn)象：雖然是一體化審核，要考慮三方面的管理要求及其協(xié)調(diào)性。但是實際上審核員往往還是更加關(guān)注自己熟悉的領(lǐng)域的管理要求而對于審核應關(guān)注的其他管理系統(tǒng)，審核員或者表現(xiàn)為缺乏關(guān)注或缺少職業(yè)敏感性，或者超越其他標準要求自動切換到自己的熟悉領(lǐng)域來。

5、審核重點

針對質(zhì)量管理體系的審核，重點關(guān)注與產(chǎn)品實現(xiàn)過程相關(guān)的關(guān)鍵過程，以及相關(guān)的管理過程與支持過程，從而保證滿足顧客要求和提升顧客滿意。通常表現(xiàn)為顧客溝通、設計和開發(fā)、采購、產(chǎn)品提供等過程和職能。

針對環(huán)境類的審核，重點關(guān)注與產(chǎn)品、活動相關(guān)的重要環(huán)境因素及其影響的識別、評價與控制。通常表現(xiàn)為對水、氣、聲、渣等污染物的控制過程和職能。

針對職業(yè)健康安全類的審核，重點關(guān)注非預期產(chǎn)品的職業(yè)健康安全風險的識別、評價與控制。通常表現(xiàn)為對重大危險源的控制過程和職能。

6、結(jié)束語

體系內(nèi)審審核的方式具有系統(tǒng)性和獨立性的特點。系統(tǒng)性是指被審核的所有要素都應覆蓋；獨立性是為了使審核活動獨立于被審核部門和單位，以確保審核的公正和客觀。內(nèi)部審核還能夠向管理者反饋以事實為依據(jù)的真實全面的信息，幫助管理者反思以往決策的正確性與有效性，同時揭示組織的實際能力，為公司高層進行成功的管理提供非常有價值的信息輸入；同時，也可以在公司外審活動中占據(jù)主動權(quán)。另一方面，提升了內(nèi)審員的專業(yè)水平，確保體系持續(xù)有效的進行。

[1] GB/T 19001—2008質(zhì)量管理體系.業(yè)績改進指南（idt ISO 9001: 2008）.

[2] GB/T 19021.1—1993質(zhì)量體系審核指南 第1部分：審核1）(idt ISO10011-1：1990) .

[3] ISO/TS16949:2009 質(zhì)量管理體系—汽車生產(chǎn)件及相關(guān)維修零部件運用ISO90001的特別要求.

Discuss for Internal audit Development in Orgnazition

Tong Bo, Tian Weiqin, Pu Songbai
（Technique center, Anhui Jianghuai Automobile Co., Ltd., Anhui Hefei 230601）

Internal audit as an important management method can timely find the problem, and forces to correct or prevention. And internal audit as a self improvement mechanism, make its continued to maintain its effectiveness, and continuous improvement, continuous improvement. The paper introduces the definition of the internal audit, Audit approach, importance.

Internal audit; Audit approach; Audit point

U461.9

A

1671-7988(2016)07-250-03

童波，就職于安徽江淮汽車股份有限公司技術(shù)中心。

10.16638/j.cnki.1671-7988.2016.07.080