依“云”打造大學(xué)智能檔案管理系統(tǒng)研究

2014年5月，中辦、國(guó)辦印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，對(duì)做好新形勢(shì)下的檔案工作提出了明確要求。大學(xué)檔案管理要?jiǎng)?chuàng)新工作，提高管理水平，全方位拓展服務(wù)領(lǐng)域，使大學(xué)檔案館變成信息庫(kù)、思想庫(kù)、人才庫(kù)。為此，必須加強(qiáng)大學(xué)檔案的智能化管理，借鑒國(guó)外大學(xué)檔案管理的新經(jīng)驗(yàn)，充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、4G、“云”計(jì)算、大數(shù)據(jù)等建立大學(xué)檔案管理大數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)。

1 建立大學(xué)智能檔案系統(tǒng)

如今，歐美、日本等發(fā)達(dá)國(guó)家十分重視大學(xué)歷史檔案和教學(xué)資料的電子信息化建設(shè)。比如，在2014年7月至8月間，筆者在浙江大學(xué)聽(tīng)了浙江大學(xué)上海校友會(huì)名譽(yù)會(huì)長(zhǎng)、日本浙江大學(xué)校友會(huì)名譽(yù)會(huì)長(zhǎng)、美國(guó)斯坦福大學(xué)國(guó)際公關(guān)博士、美國(guó)華美基金會(huì)主席李摩西先生的專題講座《民國(guó)時(shí)期浙江大學(xué)檔案研究》，先生講述了自己在國(guó)外大學(xué)的歷史圖書檔案館，通過(guò)電子信息化檢索手段找到了浙江大學(xué)所沒(méi)有的民國(guó)時(shí)期檔案的經(jīng)歷，他生動(dòng)活潑的講課方式和引用的大量歷史檔案資料，使講座氛圍十分活躍，使大家對(duì)當(dāng)時(shí)民國(guó)政府十分重視教育有了一定的了解。

筆者在法國(guó)巴黎第八大學(xué)和英國(guó)中央蘭開(kāi)夏大學(xué)留學(xué)期間看到，他們的大學(xué)都設(shè)有電子信息化主管，主要負(fù)責(zé)制定大學(xué)的中遠(yuǎn)期戰(zhàn)略規(guī)劃，為大學(xué)的科學(xué)決策和各項(xiàng)管理提供電子信息化意見(jiàn)和技術(shù)服務(wù)，并建立起大學(xué)日常教學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)、教學(xué)管理與電子信息技術(shù)之間的橋梁，進(jìn)而促進(jìn)大學(xué)教學(xué)管理的創(chuàng)新和變革。

法國(guó)和英國(guó)大學(xué)對(duì)歷史檔案、教學(xué)資料、世界圖書收藏的在線檢索系統(tǒng)建設(shè)非常重視。學(xué)生可在圖書館和檔案館的系統(tǒng)中選擇檢索范圍，如果所需要的資料在整個(gè)大學(xué)在線系統(tǒng)內(nèi)檢索不到時(shí)，可以通過(guò)電子信息化系統(tǒng)申請(qǐng)向大學(xué)以外聯(lián)網(wǎng)的歷史檔案和學(xué)習(xí)資料的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢索。這些大學(xué)檔案資料電子數(shù)據(jù)庫(kù)中的資料也可供世界各地人士在線利用。法國(guó)大學(xué)歷史檔案館和教學(xué)資料館的館藏資料實(shí)現(xiàn)了全文數(shù)字化，在得到允許的情況下便可全文下載。館藏網(wǎng)站具有檢索查詢功能、宣傳功能、教學(xué)利用功能、互動(dòng)交流功能、公共服務(wù)功能。英國(guó)牛津大學(xué)里有歷史檔案館、教學(xué)資料館、圖書館、阿什莫林博物館（Ashmolean Museum）、皮特利弗斯博物館（Pitt Rivers Museum）、自然史博物館（Oxford University Museum of Natural History）、科學(xué)史博物館（Museum of the History of Science），收藏了大量的珍貴書籍資料和實(shí)物，且每個(gè)館都可以互聯(lián)互通。筆者在法國(guó)巴黎留學(xué)期間，曾受家人委托在大學(xué)歷史檔案館檢索查詢荷蘭電影導(dǎo)演尤里斯·伊文思（Ivens，Joris）于1972年在中國(guó)拍攝的一部歷史紀(jì)錄片《愚公移山》，當(dāng)時(shí)大學(xué)歷史檔案館沒(méi)有這部紀(jì)錄片，但通過(guò)大學(xué)歷史檔案館可直接聯(lián)網(wǎng)擁有世界上最大的電影庫(kù)、電影文檔及相關(guān)物品的法國(guó)電影資料館（Cinémathèque Fran?aise），很快就查詢到了這部紀(jì)錄片。

所以，我國(guó)大學(xué)應(yīng)該學(xué)習(xí)和借鑒發(fā)達(dá)國(guó)家大學(xué)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、無(wú)線移動(dòng)網(wǎng)和4G技術(shù)，建立大學(xué)學(xué)校、學(xué)院、系科、班級(jí)各個(gè)單位的電子檔案互聯(lián)互通系統(tǒng)，下大力氣將大學(xué)紙質(zhì)檔案、圖片檔案、影片檔案轉(zhuǎn)化為電子信息化檔案。可運(yùn)用局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)等通信技術(shù)，通過(guò)自動(dòng)掃描等方式和傳感器、控制器、無(wú)線移動(dòng)網(wǎng)等信息化技術(shù)，在第一時(shí)間將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔，構(gòu)建各個(gè)單位的電子檔案管理系統(tǒng)。并將系統(tǒng)加入4G技術(shù)，提高移動(dòng)終端訪問(wèn)互聯(lián)網(wǎng)的速度，爭(zhēng)取與各個(gè)大學(xué)的館藏檔案資料互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)在線檢索查詢電子信息化、智能化、全面化，打造全天候、全時(shí)空、全方位多網(wǎng)合一互通的大學(xué)智能檔案系統(tǒng)。

2 實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)虛擬“云”平臺(tái)

要實(shí)現(xiàn)上述功能，必須建立以“云”為載體的資料數(shù)據(jù)庫(kù)。2006年，美國(guó)國(guó)會(huì)圖書館正式推出了“世界數(shù)字圖書館”計(jì)劃。美國(guó)國(guó)家檔案館與Google公司合作，把眾多歷史寶貴歷史影片存至互聯(lián)網(wǎng)，現(xiàn)在已有80多個(gè)“美國(guó)記憶”資料數(shù)據(jù)庫(kù)在因特網(wǎng)上線并提供服務(wù)。這為美國(guó)打造“沒(méi)有圍墻”的檔案館邁出了重要一步。

檔案是最主要的資源儲(chǔ)存和傳播媒介，隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，圖書館、檔案館等部門的資料將逐步實(shí)現(xiàn)電子化。向用戶提供資源共享服務(wù)是檔案儲(chǔ)存管理的基本出發(fā)點(diǎn)，“云”計(jì)算的概念也是以資源共享技術(shù)為基礎(chǔ)的。把“云”技術(shù)的理念拓展到檔案管理領(lǐng)域，必將為這個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展帶來(lái)美好前景。

下面，筆者通過(guò)“云”計(jì)算的特征分析其在檔案管理應(yīng)用中的可行性及相關(guān)策略，并分析該技術(shù)在推廣過(guò)程中可能遇到的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。

一是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的可靠性和安全性。將數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在集群網(wǎng)絡(luò)里，通過(guò)設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限管理協(xié)議對(duì)數(shù)據(jù)的合理共享進(jìn)行控制，并加以網(wǎng)絡(luò)支持，以方便用戶在任意終端取得資源，在此過(guò)程中既要保證資料的安全，也要避免數(shù)據(jù)丟失。二是數(shù)據(jù)資源分配的合理性。打造一個(gè)計(jì)算“云”，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)和相關(guān)協(xié)議把所有資源有機(jī)統(tǒng)一起來(lái)，對(duì)這些資源有需求的用戶可通過(guò)付費(fèi)方式獲取，降低了成本，節(jié)約了資源，保護(hù)了環(huán)境，最終優(yōu)化了資源配置。三是數(shù)據(jù)用戶個(gè)性化服務(wù)。當(dāng)“云”計(jì)算核心系統(tǒng)運(yùn)算和處理大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的檔案時(shí)，“云”計(jì)算系統(tǒng)中配置的大量存儲(chǔ)設(shè)備即刻轉(zhuǎn)變成為一個(gè)“云”存儲(chǔ)虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)，“云”存儲(chǔ)將檔案資源放到“云”上，可供在“云”平臺(tái)上的人們錄入和存取檔案。使用者可在任何時(shí)間、地方，通過(guò)任何可聯(lián)網(wǎng)的裝置連接到“云”上，十分方便地存取檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)的電子化、檢索的網(wǎng)絡(luò)化，提高查準(zhǔn)率、查全率，打破檔案利用的空間和時(shí)間限制，充分實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，最大限度地滿足社會(huì)檔案利用需求。

3 優(yōu)化學(xué)校檔案管理運(yùn)用

利用大學(xué)檔案信息滿足其教學(xué)需求的行為過(guò)程，是檔案信息資源潛在利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過(guò)程，是學(xué)校檔案館藏通過(guò)一定方式與方法為利用者服務(wù)的業(yè)務(wù)工作。如教學(xué)科研過(guò)程的首要環(huán)節(jié)就是掌握歷史檔案信息，充分利用各種館藏檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，予以分析研究，尋找可資借鑒之處。

優(yōu)化學(xué)校檔案管理運(yùn)用，首先要在“云”基礎(chǔ)上對(duì)大學(xué)各種不同類型的館藏檔案進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)互動(dòng)，對(duì)各個(gè)大學(xué)的館藏檔案進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)互通，對(duì)大學(xué)與機(jī)關(guān)、社會(huì)的館藏檔案進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)互通，還可根據(jù)語(yǔ)言能力和實(shí)際情況與國(guó)際大學(xué)的館藏檔案進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)互通，獲得的資料可直接導(dǎo)入本校的智能檔案系統(tǒng)之中，存放于“云”儲(chǔ)存中，實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)虛擬化，達(dá)到現(xiàn)實(shí)文檔與歷史檔案的數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)獨(dú)立、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)集中控制、數(shù)據(jù)一致性、減少數(shù)據(jù)冗余度等目的。通過(guò)“云”技術(shù)盡可能地整合大學(xué)館藏資源，供學(xué)校教師和學(xué)生利用。此外，運(yùn)用互聯(lián)互通技術(shù)優(yōu)化大學(xué)館藏檔案，還要注重延伸觸角，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)、學(xué)、研一體化。

參考文獻(xiàn)：

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