以檔案保民生 以服務(wù)惠民生
——湖州市民生檔案資源整合利用試點(diǎn)工作紀(jì)實(shí)

湖州市檔案局

落實(shí)惠民政策查檔現(xiàn)場

近年來，隨著國家、省、市惠民政策的相繼出臺(tái)，民生檔案作為社會(huì)管理活動(dòng)的歷史記錄和維護(hù)群眾權(quán)益的原始憑證，其利用范圍不斷擴(kuò)大，利用需求不斷增加。湖州市各級(jí)檔案行政管理部門堅(jiān)持“民生所想就是檔案工作之所向、民生所需就是檔案工作之所趨”的理念，積極創(chuàng)新民生檔案服務(wù)利用機(jī)制，在“以檔案保民生，以服務(wù)惠民生”的道路上邁出了堅(jiān)實(shí)的腳步。

整體謀劃民生檔案一張表

結(jié)合全市民生檔案工作實(shí)際，湖州市提出了“三結(jié)合三促進(jìn)”的民生檔案資源整合利用試點(diǎn)工作思路：民生檔案資源整合利用與依法監(jiān)管相結(jié)合，促進(jìn)市相關(guān)涉民部門民生檔案的科學(xué)化管理；民生檔案資源整合利用與改善館藏結(jié)構(gòu)相結(jié)合，促進(jìn)檔案館館藏結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級(jí)；民生檔案資源整合利用與數(shù)字檔案信息共建共享相結(jié)合，促進(jìn)和推進(jìn)檔案資源利用網(wǎng)絡(luò)化、館藏?cái)?shù)字化建設(shè)。

市檔案局成立民生檔案整合利用試點(diǎn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定出臺(tái)《湖州市檔案局關(guān)于開展市級(jí)民生檔案資源整合利用試點(diǎn)工作實(shí)施方案》，集中力量開展市本級(jí)館（室）涉民檔案資源普查，充分發(fā)掘市本級(jí)民生檔案資源。例如，發(fā)放《湖州市本級(jí)重點(diǎn)民生檔案參考目錄》《湖州市級(jí)民生檔案基本情況調(diào)查表》進(jìn)行普查，安排人員到涉民單位上門對(duì)接進(jìn)行細(xì)查，基本掌握了市級(jí)民生檔案保管利用現(xiàn)狀。統(tǒng)計(jì)顯示，至2015年底，市本級(jí)形成61多種民生檔案，民生檔案約364萬卷、231萬件。在統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)上，市檔案局編制印發(fā)《湖州市市本級(jí)首批重點(diǎn)民生檔案查檔指南》手冊(cè)，收錄了保存在市檔案館、市直機(jī)關(guān)及所屬公共服務(wù)部門的婚姻、社保、知青、戶籍等61種民生檔案，以民生檔案形成部門、保管部門、檔案內(nèi)容、查閱方法、查閱地點(diǎn)、查閱電話等作為查檔指南的檢索內(nèi)容，為服務(wù)民生查檔提供“快、全、準(zhǔn)”的便捷途徑，受到廣大群眾的好評(píng)。

統(tǒng)籌監(jiān)管民生檔案一張圖

加強(qiáng)對(duì)民生檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和行政督查，增加民生檔案收集力度，提升民生檔案規(guī)范化管理水平。一是建章立制，規(guī)范民生檔案管理。制訂了《湖州市機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》《湖州市中小學(xué)校檔案管理辦法》《湖州市收集檔案范圍細(xì)則》等制度，將各類民生檔案納入檔案移交范圍。二是加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)涉民單位檔案的監(jiān)督指導(dǎo)。推進(jìn)歷史檔案搶救清理和規(guī)范化管理工作，加快檔案數(shù)字化工作，建立民生檔案專題數(shù)據(jù)庫；對(duì)歷史遺留的館外民生檔案實(shí)施搶救，加大行政監(jiān)督力度，推進(jìn)相關(guān)部門加快檔案整理與數(shù)字化步伐。三是依法合理接收民生檔案。調(diào)整資源整合策略，實(shí)施差別化管理，“但求所管，不求所有”，對(duì)民生檔案量大、保管條件符合要求和管理規(guī)范的單位，實(shí)行部門自行管理、資源共享的工作策略。制訂重點(diǎn)民生檔案移交計(jì)劃表，要求“十三五”期間完成公積金檔案、出生醫(yī)學(xué)證明檔案、勞模檔案等21種民生檔案的接收。截止到目前，列入計(jì)劃接收的14種民生檔案已全部納入檔案館保存并利用，共計(jì)檔案56269卷、34件，約占館藏總量的31.3%。

整合利用民生檔案一張網(wǎng)

民生檔案整合利用的最終目標(biāo)是方便人民群眾利用。市檔案局在整合民生檔案資源的基礎(chǔ)上，以加快民生檔案數(shù)字化為突破口，推進(jìn)區(qū)域數(shù)字檔案信息共享。一是加快館內(nèi)民生檔案數(shù)字化。安排人力、物力、財(cái)力，優(yōu)先對(duì)館藏涉及民生的地籍、知青、山林定權(quán)、婚姻、回鄉(xiāng)精簡人員檔案等約36405卷檔案進(jìn)行條目化和數(shù)字化處理，在館藏利用平臺(tái)設(shè)置民生檔案專題數(shù)據(jù)庫。截止到目前，已完成專題目錄71029條民生檔案信息，館內(nèi)民生檔案數(shù)字化率已達(dá)90%以上，這有力地保護(hù)了紙質(zhì)檔案的安全，也實(shí)現(xiàn)了民生檔案的快捷查詢。二是構(gòu)建以民生檔案為主要內(nèi)容的區(qū)域數(shù)字檔案共建共享平臺(tái)，創(chuàng)新為民生服務(wù)的手段。打破查檔地域限制和“信息孤島”難題，最大限度地方便群眾查詢民生檔案，市檔案局專門構(gòu)建“資源自建、分級(jí)管理、異地查檔、跨館出證”的民生數(shù)字檔案資源共建共享平臺(tái)。目前，平臺(tái)建立了10個(gè)專題數(shù)據(jù)庫，共享?xiàng)l目135萬多條、原文10萬多件。數(shù)據(jù)涵蓋全市各縣區(qū)綜合檔案館，基本實(shí)現(xiàn)了區(qū)域民生檔案的“異地查檔、跨館服務(wù)”。三是建立館室間民生檔案咨詢服務(wù)機(jī)制。開展民生檔案查詢轉(zhuǎn)知業(yè)務(wù)，當(dāng)群眾需查閱本單位外民生檔案時(shí)，受理單位可根據(jù)《查檔指南》提供的信息，告知查檔者查詢場所、方法與電話；市檔案館在受理民生檔案查閱時(shí)，如有保存在各部門的情況，也告知查檔者基本信息，并做好相關(guān)協(xié)調(diào)與聯(lián)系，以方便群眾查詢。四是設(shè)置基層檔案查詢受理點(diǎn)。為方便基層群眾了解、查閱民生檔案，市檔案局在編制《查檔指南》的基礎(chǔ)上，專門印制了一批宣傳冊(cè)頁，發(fā)放至市級(jí)（包括吳興區(qū)、南潯區(qū)）136個(gè)社區(qū)、行政村，結(jié)合省有關(guān)村級(jí)（社區(qū)）便民服務(wù)中心整合事項(xiàng)，在各社區(qū)、行政村設(shè)置檔案查詢受理點(diǎn)，提供查檔咨詢服務(wù)。（本文執(zhí)筆：湖州市檔案局顧琪琪）