民族高校人事檔案管理芻議

人事檔案是屬于檔案中專(zhuān)門(mén)檔案中的一類(lèi)，是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色。人事檔案是組織人事等相關(guān)部門(mén)在單位工作人員到本單位就職后，記載個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政治思想、工作能力及表現(xiàn)等以備查考的文字、表格等其他表現(xiàn)形式的原始?xì)v史記錄。其中包含有個(gè)人生平經(jīng)歷、政治思想、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、黨團(tuán)情況、獎(jiǎng)懲情況、工作狀況和工資狀況、職務(wù)變化等方面的全面、綜合、真實(shí)的“個(gè)人歷史材料匯編”。有著憑證、依據(jù)和參考的作用。是組織人事等部門(mén)在進(jìn)行培養(yǎng)選拔和作用干部和職稱(chēng)晉升的重要參考依據(jù)，個(gè)人學(xué)歷深造、出國(guó)政審和公證時(shí)的重要資源來(lái)源，是個(gè)人身份的憑證，辦理工作調(diào)動(dòng)的重要信息，繼承時(shí)家庭成員之間關(guān)系的重要憑證。

民族高等學(xué)校是聚集了各類(lèi)少數(shù)民族高級(jí)人才的“象牙塔”，具有培養(yǎng)少數(shù)民族人才、創(chuàng)新知識(shí)和為少數(shù)民族地區(qū)服務(wù)的重要責(zé)任。

在高校一項(xiàng)完整的人事檔案包含了個(gè)人一生的重要信息，是民族高校人力資源管理和開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)性工作，也是各類(lèi)少數(shù)民族人才的重要人才輸送源。在民族地區(qū)，為各邊遠(yuǎn)地區(qū)、民族高校內(nèi)部發(fā)現(xiàn)人才、選人用人的重要依據(jù)。人事檔案也緊密聯(lián)系著個(gè)人職務(wù)的定級(jí)、職稱(chēng)的申報(bào)、學(xué)歷深造、戶(hù)口、繼承以及政審等各個(gè)方面的工作，它對(duì)個(gè)人的發(fā)展也密切相關(guān)。

民族高校干部人事檔案，主要按干部管理權(quán)限和隸屬關(guān)系進(jìn)行管理。目前多數(shù)民族高校是由幾所不同層次、不同學(xué)科、不同性質(zhì)的學(xué)校合并而來(lái)，原來(lái)各學(xué)校對(duì)人事檔案的管理方式不同，檔案管理人員變換流動(dòng)大，各學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不同，造成了一些干部檔案管理中的問(wèn)題和情況。

一、民族高校人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1、對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠。主要是有些人對(duì)人事檔案的工作不了解，有誤解，認(rèn)為人事檔案只是一項(xiàng)個(gè)人有關(guān)材料的保管，可有可無(wú)。只要材料不丟失不泄密就行，甚至認(rèn)為對(duì)個(gè)人的政治生涯、職業(yè)生涯無(wú)關(guān)緊要。在一個(gè)單位中所有工作中的地位是隱形的，出現(xiàn)了材料收集渠道不順暢的現(xiàn)象，導(dǎo)致了檔案中材料的不完整。

2、制度不夠健全，管理不夠規(guī)范。人事檔案管理缺乏系統(tǒng)完善的規(guī)章制度，從收集材料、鑒定材料、歸檔、查（借）閱、轉(zhuǎn)遞、保密和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)缺乏嚴(yán)密性和系統(tǒng)性。

3、人員配備不齊，培訓(xùn)力度不夠。由于從思想上對(duì)人事檔案的不重視和淡漠，造成了專(zhuān)職人事檔案人員的缺失。大量工作使人事檔案管理人員只疲于檔案材料的收集、鑒定、材料的入卷、檔案材料的加工、目錄打印、歸檔、查（借）閱等的日常整理和管理工作，無(wú)暇抽出時(shí)間學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和檔案信息化技術(shù)，沒(méi)有機(jī)會(huì)參加專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、級(jí)別高的培訓(xùn)，提高自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)和管理水平，相對(duì)民族地區(qū)的發(fā)展跟不上節(jié)奏，使人事檔案管理工作不能從質(zhì)上得到提高。

4、人事檔案管理手段滯后。隨著社會(huì)信息化水平的高速發(fā)展，人事檔案管理也面臨著挑戰(zhàn)。原來(lái)檔案材料的鑒別、加工、查（借）閱等由手工操作，造成工作效率低。遇到少數(shù)民族語(yǔ)言材料或人員出國(guó)進(jìn)修深造的外語(yǔ)材料，理解原文性質(zhì)、材料分類(lèi)和掌握個(gè)人情況準(zhǔn)確性不高。面對(duì)現(xiàn)在信息化水平的發(fā)展，人事檔案管理與現(xiàn)代信息化社會(huì)發(fā)展不匹配，計(jì)算機(jī)、少數(shù)民族語(yǔ)言翻譯系統(tǒng)、外語(yǔ)翻譯系統(tǒng)、掃描儀、縮微等信息技術(shù)化設(shè)備還未廣泛應(yīng)用。使人事檔案管理不能更好地為民族院校服務(wù)。

5、管理資金相對(duì)較少。隨著近些年民族高校教育教學(xué)水平的不斷提高，高校信息化水平的發(fā)展進(jìn)程，暴露出對(duì)人事檔案管理工作軟硬件的配備不齊，只局限于辦公電腦，而針對(duì)人事檔案管理配套的系列軟件、配套設(shè)備由于資金問(wèn)題未予配置。

6、歷史遺留問(wèn)題多，人事檔案材料缺失，無(wú)法彌補(bǔ)。由于現(xiàn)代社會(huì)和單位的體制改革，各單位管理方式不同、管理人員素質(zhì)層次不齊和隊(duì)伍的不穩(wěn)定，造成了檔案不規(guī)范材料的入卷、材料沒(méi)有規(guī)范整理；材料規(guī)格不統(tǒng)一；歸檔材料不齊全；沒(méi)有按規(guī)范分類(lèi)、編頁(yè)、打印目錄和裝訂等。管理人員不能?chē)?yán)格審核把關(guān)，致使大批不規(guī)范歸檔。為以后檔案的利用造成許多困難。在實(shí)際人事檔案的材料整理和管理工作中，由于各時(shí)期工作要求不同、制作材料單位人員的責(zé)任心程度、本人填寫(xiě)材料不細(xì)致等問(wèn)題造成了檔案材料中存在檔案材料不齊全，出生時(shí)間、工作時(shí)間和入黨時(shí)間不一致、個(gè)人經(jīng)歷不連貫或不統(tǒng)一，家庭成員和社會(huì)關(guān)系模糊，檔案材料信息填錯(cuò)，姓名不準(zhǔn)確，公章或簽字人缺失，形成材料的手續(xù)不全，材料紙張有破損等問(wèn)題，會(huì)造成組織在用人時(shí)掌握信息不準(zhǔn)確、工齡確認(rèn)增加難度、死亡后無(wú)法證明親屬繼承關(guān)系等。由于時(shí)間流逝、人員變換，無(wú)法找回原件，不能保證檔案的真實(shí)、可靠、準(zhǔn)確性，對(duì)單位和本人造成了無(wú)法彌補(bǔ)的遺憾和損失。

7、軟硬件配置的問(wèn)題。由于各單位的辦公條件受限制，致使檔案工作做不到檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室“三室分開(kāi)”，檔案室?guī)旆颗渲貌涣朔辣I門(mén)窗、去濕機(jī)、加濕器等設(shè)施。造成了不利于檔案保管的環(huán)境。避免不了檔案受蟲(chóng)害、霉變、字跡退變、紙張變形等影響。檔案管理人員配備不夠，專(zhuān)業(yè)水平低，責(zé)任心不強(qiáng)，也影響了檔案的整理和管理工作。

二、改進(jìn)民族高校人事檔案管理工作的措施

1、提高對(duì)人事工作的重視程度。加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的宣傳，普及人事檔案知識(shí)，從上到下使全單位了解人事檔案的重要性和必要性，提高對(duì)檔案工作的重視程度和關(guān)切度。使人們認(rèn)識(shí)到人事檔案對(duì)本人的關(guān)系的密切度，得到對(duì)人事檔案工作的支持。單位應(yīng)該充分重視檔案工作，在軟件和硬件條件上都給予充分的支持，改善檔案辦公條件，做到“三室分離”。加強(qiáng)檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)以及政治素質(zhì)，增強(qiáng)社會(huì)責(zé)任感，將檔案的管理工作看作一項(xiàng)政治方面的工作，在日常工作中充分體現(xiàn)出它的嚴(yán)肅性，遵守制度，堅(jiān)持原則、保守秘密。在進(jìn)行人事檔案的管理過(guò)程中，管理人員應(yīng)增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)材料形成各部門(mén)材料的制作水平和責(zé)任心，從源頭上保障材料的準(zhǔn)確性。從紙張規(guī)格到字體、字跡顏色，加強(qiáng)對(duì)人事材料的鑒別、分類(lèi)和加工，嚴(yán)格材料的審核鑒定，拒不接收不規(guī)范的材料；防止虛假和不規(guī)范的人事材料和不規(guī)范的人事材料進(jìn)入到檔案中，保證材料的真實(shí)性和規(guī)范性，用科學(xué)合理的方法。來(lái)提高檔案工作的效率和檔案的高質(zhì)量。

2、加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，嚴(yán)格規(guī)范工作程序。加強(qiáng)檔案材料的收集工作，建立長(zhǎng)期完善的規(guī)章制度，健全各部門(mén)間的協(xié)調(diào)機(jī)制，及時(shí)收集關(guān)于單位職員的個(gè)人的職務(wù)晉升、學(xué)歷提升、獎(jiǎng)懲、個(gè)人工作經(jīng)歷的相關(guān)材料。要認(rèn)真落實(shí)和貫徹中組部、國(guó)家檔案館和省委組織部的各項(xiàng)規(guī)章制度，完善本單位人事檔案的規(guī)章制度建設(shè)，做到制度化管理。充分調(diào)動(dòng)材料形成各部門(mén)的積極性和責(zé)任性，使檔案材料的歸檔工作常態(tài)化、規(guī)范化。檔案管理人員主動(dòng)有計(jì)劃地收集材料，及時(shí)和材料制作部門(mén)經(jīng)常聯(lián)系，保證材料規(guī)范和準(zhǔn)確，形成長(zhǎng)效機(jī)制。

3、加強(qiáng)人事檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)，做到信息的完全共享。近年來(lái)，隨著我國(guó)檔案信息化建設(shè)發(fā)展的步伐，人事檔案信息化建設(shè)也是迫在眉睫。建立人事檔案信息化，有利于保護(hù)檔案原材料的紙張；利用方式的改變，有利于提高查（借）閱效率；利用空間的拓展，有利于檔案的利用不受地域的限制。民族高校在全國(guó)當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，加強(qiáng)人事檔案的資金投入，完善信息化建設(shè)所需的辦公設(shè)備和相關(guān)管理軟件，利用現(xiàn)代化新技術(shù)、新設(shè)備提高民族高校人事檔案的現(xiàn)代化管理層次和水平。

4、加強(qiáng)人事檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力培訓(xùn)。檔案管理人員的政治理論水平、業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作責(zé)任心，決定著人事檔案的整理和管理水平，對(duì)人事檔案管理的科學(xué)化起著舉足輕重的決定作用。民族高校應(yīng)加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，配備足夠?qū)Ｂ毴耸聶n案人員來(lái)進(jìn)行管理，多元化地增加檔案人員的專(zhuān)業(yè)和信息化知識(shí)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，拓寬和豐富人事檔案管理人員的眼界、思維，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和責(zé)任感，多角度拓寬管理層次，提高管理水平，保證檔案管理人員隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

總之，民族高校人事檔案管理工作是民族高校各項(xiàng)管理工作中的重要組成部分，為民族高校人才隊(duì)伍的建設(shè)和運(yùn)用起著有力的保障，為組織知人選人用人提供可信的保證。所以在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的大潮下，民族高校應(yīng)在干部人事檔案的管理理念、管理水平和管理層次上不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，才能為民族高校人才隊(duì)伍建設(shè)上發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

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（作者簡(jiǎn)介：周毛（1976-）女，青海海南人，青海民族大學(xué)組織人事處干部。研究方向：檔案管理。）