談高校檔案管理信息化建設(shè)

摘 要：隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)達(dá)，關(guān)于社會(huì)成員一切經(jīng)濟(jì)、社會(huì)活動(dòng)得到更為精確科學(xué)的指導(dǎo)，而高校檔案作為創(chuàng)新技能型人才培養(yǎng)核心點(diǎn)，將直接擔(dān)負(fù)著內(nèi)部黨務(wù)、政務(wù)信息系統(tǒng)和數(shù)字化校園改建職責(zé)，如若該類環(huán)節(jié)出現(xiàn)任何偏差，都會(huì)直接限制高校、甚至社會(huì)經(jīng)濟(jì)事業(yè)可持續(xù)發(fā)展進(jìn)程。因此，筆者決定透過(guò)不同角度客觀校驗(yàn)認(rèn)證現(xiàn)代高校檔案信息化管理的核心內(nèi)容，同時(shí)結(jié)合自身實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)制定完善化改建方案，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員職務(wù)明確設(shè)定劃分，教師、學(xué)生專業(yè)技能和素質(zhì)高層次調(diào)整，提供無(wú)限的支撐引導(dǎo)動(dòng)力。

關(guān)鍵詞：高校檔案 管理體系 信息化 建設(shè)措施

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-1578（2016）04-0062-01

1 引言

高校始終是新時(shí)代創(chuàng)新技能、素質(zhì)型人才培養(yǎng)供應(yīng)的核心基地，為了適當(dāng)凸顯全新人才、技術(shù)資源優(yōu)勢(shì)地位，作為內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)，必須積極推行校園檔案信息化建設(shè)理念，借此為檔案管理機(jī)構(gòu)提供較好的發(fā)展機(jī)遇。歸結(jié)來(lái)講，檔案管理信息化建設(shè)工程系統(tǒng)性強(qiáng)，可以細(xì)化出基礎(chǔ)檔案控制設(shè)施、信息資源、制度規(guī)范、操作系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)化人才隊(duì)伍等建設(shè)流程，整體操作起來(lái)難度較大。面對(duì)此類狀況，技術(shù)人員需要結(jié)合特定高校檔案工作實(shí)際狀況，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)安全維護(hù)、管理程序設(shè)計(jì)等事務(wù)規(guī)劃布置，希望長(zhǎng)此以往，為我國(guó)高校檔案控制體系修繕提供豐富的指導(dǎo)性線索。

2 高校開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)事務(wù)的必要性論述

2.1輔助檔案資料進(jìn)行更深層的開(kāi)發(fā)利用

檔案屬于高校不同學(xué)科研究的核心記錄內(nèi)容，教育價(jià)值不可小覷，但是以往人工檔案借閱使用效率著實(shí)過(guò)低，即便是價(jià)值充沛的資料也無(wú)法得到及時(shí)提取沿用。經(jīng)過(guò)信息化改革過(guò)后，檔案資料搜集、整理、儲(chǔ)存、查詢工序就會(huì)變得異常便利快捷，保證用戶隨時(shí)隨地查閱提取，如此一來(lái)，高校一切檔案資料利用價(jià)值才能得以有機(jī)凸顯，推動(dòng)日后各項(xiàng)科研活動(dòng)的順利布置延展進(jìn)程。

2.2積極響應(yīng)高校教學(xué)改革訴求的必要途徑

在現(xiàn)代信息、自動(dòng)化、數(shù)字化技術(shù)控制環(huán)境下，高校檔案管理工作不可固步自封，需要及時(shí)調(diào)查掌握時(shí)代變化規(guī)則，令數(shù)字化校園和檔案管理工作細(xì)致融合，為高校信息資源網(wǎng)絡(luò)體系修繕提供不竭推動(dòng)力，最終貫徹高校檔案管理事務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范指標(biāo)。

2.3維持全新文化科技推廣落實(shí)的效率

高校檔案作為一類標(biāo)準(zhǔn)資料集，集合了日常教學(xué)和科研活動(dòng)信息，其既有的文化科技含量不斷上升，唯獨(dú)借助檔案管理信息化建設(shè)途徑，才能將不同類型教學(xué)科研資源流暢性銜接，使得今后高校文化科技知識(shí)傳播應(yīng)用實(shí)效上升到較高層次之上，為今后社會(huì)多元化發(fā)展供應(yīng)更多兼?zhèn)鋵I(yè)技能和良好職業(yè)道德素質(zhì)的人才。

3 日后推動(dòng)高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的措施解析

想要順利完成新時(shí)代下高校檔案管理信息化建設(shè)使命，就必須盡快設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)出人性化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)項(xiàng)目，令檔案機(jī)構(gòu)人員和利用主體對(duì)該類信息資源認(rèn)知態(tài)度發(fā)生根本性變化。

3.1基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)方面

要求高校領(lǐng)導(dǎo)盡快將檔案信息化建設(shè)方針貫穿到日常教學(xué)改革事務(wù)始終，投入適量的成本資金，吸納足夠發(fā)達(dá)完善的基礎(chǔ)性設(shè)施，推動(dòng)計(jì)算機(jī)檔案控制進(jìn)程，使得現(xiàn)代高校檔案室不同功能充分發(fā)揮出來(lái)。再就是穩(wěn)步提升內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)水準(zhǔn)，提供檔案和辦公網(wǎng)絡(luò)專屬接口，令檔案信息化管理系統(tǒng)靈活地?cái)U(kuò)散到校園各個(gè)角落，順利貫徹不同結(jié)構(gòu)向檔案室的遠(yuǎn)程歸檔任務(wù)，真正彰顯出檔案工作數(shù)字化改革的現(xiàn)實(shí)價(jià)值地位。

3.2信息資源管理方面

督促技術(shù)人員靈活地使用全新檔案管理程序，使得檔案信息數(shù)字化建設(shè)事務(wù)有重點(diǎn)、分層次的拓展開(kāi)來(lái)。

首先，高校不同機(jī)構(gòu)需要依照檔案管理系統(tǒng)規(guī)范要求，將單位年限內(nèi)一切歸檔文件成功錄入，使得以往檔案機(jī)構(gòu)歸檔工作負(fù)擔(dān)得以適當(dāng)削減，保證不同單位文件信息都能夠盡快、完整地灌輸?shù)綑n案信息數(shù)據(jù)庫(kù)之中，為特定機(jī)構(gòu)人員掌握工作實(shí)況提供方便，并且穩(wěn)固檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)空間共享進(jìn)程。

其次，檔案室人才隊(duì)伍專業(yè)技能和素質(zhì)要進(jìn)行重新定位控制，確保單位成員都能熟練地操控人工輸入技術(shù)，令既有檔案案卷朝著機(jī)檢數(shù)據(jù)樣式過(guò)渡轉(zhuǎn)化，并且依照電子檔案實(shí)際接收、儲(chǔ)存、應(yīng)用的技術(shù)規(guī)范守則，進(jìn)行高校不同單位電子文件搜集、鑒定、標(biāo)注錄入、歸檔事務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，盡量將一切飽含教育科研價(jià)值的電子文件，充分展現(xiàn)應(yīng)有的真實(shí)、完整、安全，以及可識(shí)別特性。

3.3系統(tǒng)調(diào)試操作方面

操作應(yīng)用檔案信息管理系統(tǒng)期間，需要督促技術(shù)人員時(shí)刻貫徹規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用性理念，確保滿足日常教學(xué)事務(wù)需求基礎(chǔ)上，主動(dòng)迎合現(xiàn)代信息技術(shù)多元化可持續(xù)發(fā)展趨勢(shì)。隨后，積極改進(jìn)檔案管理程序，強(qiáng)化檔案信息控制應(yīng)用實(shí)效，為今后不同類型檔案信息實(shí)時(shí)交換和靈活共享，奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，需要在校園信息平臺(tái)之上搭建起完善的檔案網(wǎng)站，使得教學(xué)科研中的一切開(kāi)放檔案和現(xiàn)行文件目錄快速上載，創(chuàng)造適當(dāng)條件開(kāi)放供應(yīng)網(wǎng)上精確化查詢和應(yīng)用服務(wù)功能。

另一方面，制定實(shí)施統(tǒng)一的檔案管理信息化工作機(jī)制，使得一切和學(xué)校教育發(fā)展相關(guān)的信息得以有機(jī)整合。歸結(jié)來(lái)講，高校檔案信息化工作機(jī)制建設(shè)，要時(shí)刻落實(shí)校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)、檔案室負(fù)責(zé)人分管的領(lǐng)導(dǎo)小組規(guī)劃任務(wù)，使得校園內(nèi)部一切檔案信息化改革事務(wù)得到流暢銜接。與此同時(shí)，深度明確專職檔案信息工作職責(zé)，依照科學(xué)、實(shí)用等要求制定長(zhǎng)期和近期工作目標(biāo)，使得檔案室內(nèi)部信息生成和日后傳播應(yīng)用功能變得更加科學(xué)便利。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校檔案管理信息化建設(shè)工作本身復(fù)雜深入，需要內(nèi)部技術(shù)人員定期接受全新技能和職業(yè)道德素質(zhì)訓(xùn)練，同時(shí)依照上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)規(guī)范要求，吸納最新技術(shù)設(shè)備和設(shè)計(jì)合理化系統(tǒng)程序，為今后關(guān)鍵檔案信息精確化查詢和快速提取應(yīng)用，奠定基礎(chǔ)。具體來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)是迎合今后高校教育事業(yè)可持續(xù)發(fā)展訴求的必要途徑，相關(guān)高校領(lǐng)導(dǎo)切勿對(duì)其產(chǎn)生忽視，需要竭盡所能地予以開(kāi)發(fā)再利用。

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作者簡(jiǎn)介：陸文亭（1989-），女，山東嘉祥人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。