醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化路徑研究

甄玲 劉吉羊 雷蕾 李璐

[摘 要]作為醫(yī)院管理過程中一個(gè)重要環(huán)節(jié)，檔案管理工作應(yīng)以時(shí)代發(fā)展趨勢和社會(huì)發(fā)展要求為指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，真正將檔案管理水平提升上來，充分發(fā)揮出檔案在醫(yī)院科研、醫(yī)療救治、人事管理中的重要作用，推動(dòng)醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)。本文從醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化意義出發(fā)，分析了現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中的不足，進(jìn)而提出了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體途徑。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)代化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.02.134

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）04-0-01

隨著各種現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案的存儲(chǔ)方式也不再是單一的紙質(zhì)形式，而是有聲音、影像等多種形式。此外，醫(yī)院檔案主要的服務(wù)對象就是病人，且對時(shí)效性要求很高，因此，新時(shí)期對醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理勢在必行。

1 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的積極意義

檔案中記錄的有關(guān)各類型疾病癥狀、治療過程、反應(yīng)現(xiàn)象等可以為日后的醫(yī)療研究提供有效參考依據(jù)，為技術(shù)的開發(fā)和業(yè)務(wù)的拓展以及整個(gè)醫(yī)院管理決策提供科學(xué)依據(jù)，可以調(diào)動(dòng)醫(yī)務(wù)人員工作的主觀能動(dòng)性，激發(fā)其創(chuàng)造力，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)。

2 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體途徑

2.1 樹立新型的檔案管理觀念

管理觀念決定管理的行為和方式，因此，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中需要解決的就是觀念問題。主管醫(yī)院的上層領(lǐng)導(dǎo)、部門應(yīng)正視傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的不足，認(rèn)清時(shí)代發(fā)展的形勢和趨勢，以“現(xiàn)代化”為目標(biāo)，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)、設(shè)備、人才和科學(xué)有效的管理手段將檔案管理工作向著現(xiàn)代化、信息化方向推進(jìn)。在實(shí)際工作中可以在制定長期規(guī)劃目標(biāo)的基礎(chǔ)上將其分解成幾個(gè)階段性的短期目標(biāo)，逐個(gè)實(shí)現(xiàn)，最終完成大目標(biāo)。

2.2 培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才

作為管理工作真正的實(shí)施者，檔案管理人員在實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的過程中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用，可以說檔案管理如果沒有現(xiàn)代化檔案管理人才作為支撐，就無法真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。因此，醫(yī)院在將實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化放在戰(zhàn)略性位置的同時(shí)，要注重人才的培養(yǎng)，針對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)、技能的專業(yè)培訓(xùn)，以提升檔案管理人員的素質(zhì)，使其了解現(xiàn)代化設(shè)備、掌握現(xiàn)代化管理技能。

2.3 購入現(xiàn)代化新設(shè)備

現(xiàn)代化技術(shù)的實(shí)施離不開先進(jìn)的設(shè)備，所以，在引進(jìn)先進(jìn)管理理念、技術(shù)的同時(shí)要加大對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的資金投入，用于新設(shè)備、新系統(tǒng)、新技術(shù)的引進(jìn)，為檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)提供全面、系統(tǒng)的硬件保障。

其一，根據(jù)自身醫(yī)院的實(shí)際情況統(tǒng)一購置一批性價(jià)比高的計(jì)算機(jī)，并使用統(tǒng)一的軟件和系統(tǒng)。

其二，創(chuàng)建或購入專門存儲(chǔ)、調(diào)用和處理檔案信息的管理系統(tǒng)，更好地對檔案信息資源進(jìn)行管理，可實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查找和調(diào)用，提升工作效率，同時(shí)還減少了人力和物力的投入，增加了檔案保存所需空間。

2.4 加快紙質(zhì)檔案的電子化進(jìn)程

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案都是以文字的形式記錄和存儲(chǔ)下來的，而且醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)開始時(shí)間不是很長，所以，紙質(zhì)檔案在當(dāng)前醫(yī)院的全部檔案資料中仍然占據(jù)了很大比重。為跟上社會(huì)、科技的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，必須加快紙質(zhì)檔案資料的電子化，具體方式有：利用掃描儀掃描紙質(zhì)文本檔案或利用具有數(shù)字成像功能的儀器拍攝紙質(zhì)文本檔案，將其變成數(shù)字圖像的形式。在這個(gè)過程當(dāng)中需要注意一點(diǎn)，掃描裝訂紙質(zhì)檔案時(shí)，需要將其拆分開后再進(jìn)行掃描處理，且掃描完成后還需要將其按照原來順序裝訂回去，不僅工序繁瑣，還很容易造成檔案的丟失、破損和混亂。針對此種情況，可根據(jù)醫(yī)院自身檔案電子化工作量多少等實(shí)際情況適當(dāng)采取外包形式。

2.5 做好電子文件的整理歸檔

在計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)技術(shù)日漸普及的情況下，醫(yī)院的辦公方式逐漸向著自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化方向邁進(jìn)。在這個(gè)過程中，電子文件的數(shù)量快速增加起來，有文字、表格這種文本形式，也有圖像、音頻、視頻等多種形式。因此，電子文件作為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中最關(guān)鍵的資源，必須嚴(yán)格遵循有關(guān)規(guī)定和規(guī)范來整理、歸納、編輯。需要注意的是，每個(gè)檔案都應(yīng)進(jìn)行備份，一般都一式三份，分別用于查閱、異地保存和封存保管。

2.6 實(shí)行開放式的管理方式

隨著醫(yī)院檔案數(shù)量的日漸增多，優(yōu)化檔案管理工作方式，提高檔案管理工作效率變得十分緊迫。因此，在將醫(yī)院的檔案管理工作向現(xiàn)代化推進(jìn)的過程中要用變化的眼光，多角度看待問題，實(shí)行開放式的管理方式。

第一，以《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》和《檔案法》等有關(guān)法規(guī)和規(guī)范來創(chuàng)建新的管理制度和體系或進(jìn)一步完善現(xiàn)有制度和體系，并根據(jù)實(shí)施情況不斷進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和改進(jìn)，以便將檔案管理的信息化建設(shè)具體化，并落實(shí)到實(shí)處。

第二，在明確檔案重要性的基礎(chǔ)上，及時(shí)、全面地了解檔案需求變化，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，利用現(xiàn)代化技術(shù)來對信息進(jìn)行分類匯總和分析處理，創(chuàng)新檔案內(nèi)容和服務(wù)方式，為各部門、人員提供更有價(jià)值、更能夠滿足其需要的檔案信息。

3 結(jié) 語

只有適應(yīng)社會(huì)發(fā)展形勢，滿足社會(huì)發(fā)展需求才能更好地生存于現(xiàn)代社會(huì)之中。因此，作為社會(huì)的基礎(chǔ)設(shè)施，醫(yī)院也必須跟上時(shí)代的發(fā)展腳步，更新檔案管理觀念，從人才培養(yǎng)、新技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)到制度、管理方式等多個(gè)方面入手，采取合理有效的措施，切實(shí)推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。

主要參考文獻(xiàn)

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