行政秘書應(yīng)具備的素質(zhì)研究

禹華鋒

[摘 要]行政秘書崗位具有綜合性質(zhì)，對從業(yè)人員有較強(qiáng)素質(zhì)和能力等方面的要求。本文針對行政秘書需要具備何種基本素質(zhì)予以探討。

[關(guān)鍵詞]行政秘書；素質(zhì)；職業(yè)道德

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.077

[中圖分類號]C931.46 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-0-01

秘書，通常指管理辦公室程序，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理政務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施提供服務(wù)的工作者?，F(xiàn)階段，經(jīng)濟(jì)得到迅速發(fā)展，而新形勢下，對于行政秘書的能力和素質(zhì)有了更高的要求。因此，當(dāng)前探討行政秘書素質(zhì)素質(zhì)，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 行政秘書思想道德素質(zhì)

1.1 思想政治素質(zhì)

思想政治素質(zhì)通常包括一個人的政治立場、思想意識、道德品質(zhì)以及相應(yīng)工作作風(fēng)。只有具備良好思想政治素質(zhì)，才能做好行政管理工作。第一，要具備較為堅(jiān)定的政治立場。無論任何時候，作為一名秘書人員，無論政治方面，思想方面，乃至于最終行動方面，力求實(shí)現(xiàn)和黨中央同步。第二，在紀(jì)律遵守方面，應(yīng)充分具備較高自覺。作為一名秘書，只有遵守紀(jì)律，才能保證所有工作順利開展。作為秘書人員，需要時刻貼近領(lǐng)導(dǎo)，幫助領(lǐng)導(dǎo)完成各項(xiàng)工作事務(wù)。基于此，應(yīng)高度自覺，力求做到嚴(yán)格要求自我。第三，工作作風(fēng)力求務(wù)實(shí)。身為行政秘書，應(yīng)該具備較好精神面貌，熱愛工作，同時努力探索業(yè)務(wù)，力求做到工作務(wù)實(shí)，作風(fēng)正派。

1.2 職業(yè)道德

第一，秘書應(yīng)該忠于職守，對于各項(xiàng)職能，應(yīng)該學(xué)會自覺履行；第二，應(yīng)該學(xué)會充分服從領(lǐng)導(dǎo)，力求真正做好參謀的工作；第三，秘書應(yīng)該真正兢兢業(yè)業(yè)，在必要的時候應(yīng)該情愿成為無名英雄；第四，秘書應(yīng)該謙虛謹(jǐn)慎、辦事公道、熱情服務(wù)；第五，秘書應(yīng)秉承廉潔奉公的原則，做到遵紀(jì)守法；第六，秘書應(yīng)恪守信用，嚴(yán)守公司機(jī)密文件資料。

2 行政秘書能力素質(zhì)

2.1 文化知識素質(zhì)

社會發(fā)展過程中，所遵循原則就是優(yōu)勝劣汰。身為一名行政秘書，需要做到與時俱進(jìn)，對于自身文化素質(zhì)等，應(yīng)該持續(xù)提高。秘書應(yīng)該具備完善知識結(jié)構(gòu)，具備良好的文筆，才思力求敏捷。比如：應(yīng)具備相應(yīng)管理知識、檔案學(xué)知識技能以及一定信息計(jì)算機(jī)技能，還應(yīng)充分了解國內(nèi)政策變動。除此之外，應(yīng)具備一定工作經(jīng)驗(yàn)，擁有相應(yīng)的社會閱歷。

2.2 業(yè)務(wù)素質(zhì)

第一，在認(rèn)知事物能力方面，秘書應(yīng)具備以下幾點(diǎn)。首先，應(yīng)具備觀察感知技能。對于秘書而言，只有觀察感知能力較強(qiáng)，才能真正成為有心人。秘書應(yīng)該善于觀察環(huán)境，學(xué)會尋求價(jià)值信息。只有這樣，才能改變被動局面，形成主動服務(wù)意識。其次，應(yīng)具備是非辨別技能。作為秘書人員，在工作過程中，在領(lǐng)導(dǎo)周圍，無論是提供信息，還是綜合協(xié)調(diào)工作，乃至于接待來訪其他企業(yè)人員，應(yīng)做到明辨是非，力求實(shí)現(xiàn)處理得當(dāng)。同時，應(yīng)具備綜合分析技能。作為秘書人員，需要充分凸顯參謀助手功能，應(yīng)不斷增強(qiáng)自身思維能力，學(xué)會運(yùn)用多種思路來研究同一事物。秘書的隨機(jī)應(yīng)變能力同樣關(guān)鍵，由于肩負(fù)較多事物工作，因而可能產(chǎn)生諸多意外，秘書應(yīng)做到遇事不慌、處事冷靜。在問題處理過程中，不僅應(yīng)該符合原則，同時應(yīng)該較為機(jī)動靈活。

第二，秘書需具備良好的語言文字運(yùn)用能力。秘書部門屬于各項(xiàng)工作聯(lián)系的橋梁，同時又是信息交匯的中心部門。身為企業(yè)秘書，需要具備良好語言文字基礎(chǔ)。在閱讀能力方面，應(yīng)善于進(jìn)行閱讀；在試聽能力方面，應(yīng)學(xué)會耐心傾聽，充分理解他人講話含義；在言談能力方面，應(yīng)做到口齒清晰，說話的時候語速適中，力求實(shí)現(xiàn)措辭得體。在寫作能力方面，具備良好文字表達(dá)能力，對于秘書人員來說，顯得十分重要。

第三，秘書應(yīng)具備一定社交能力。尤其當(dāng)前社會發(fā)展迅速，在人和人之間，交往更加廣泛。身為秘書人員，位于機(jī)關(guān)中心部門，應(yīng)在交際能力方面提高，在交際過程中，需要學(xué)會獲取信息，展開科學(xué)有效的工作。對于行政秘書而言，應(yīng)該學(xué)會社交禮儀，提升協(xié)調(diào)能力。

3 行政秘書心理素質(zhì)

第一，應(yīng)具備十分堅(jiān)定的意志力。秘書工作屬于較為系統(tǒng)腦力勞動?；诖耍鳛槊貢藛T，應(yīng)該鍛煉堅(jiān)定的意志，具備相應(yīng)抗壓性以及一定心理承受水平。

第二，應(yīng)具有較為隨和性格。秘書人員應(yīng)該熱情坦率，積極構(gòu)建融洽人際關(guān)系，時刻擁有熱情，在各項(xiàng)工作過程中，更加主動，更加積極向上。

第三，秘書人員應(yīng)具備較強(qiáng)自制力。要想成為一名優(yōu)秀秘書，需要學(xué)會控制自身情緒，力求心境平和。在處理問題過程中，盡量保持鎮(zhèn)定和從容。

第四，秘書人員應(yīng)具備一定創(chuàng)新意識。在秘書工作開展過程中，具有涉及面廣、靈活性較高的特點(diǎn)，因此，秘書應(yīng)具備創(chuàng)新意識，打破舊傳統(tǒng)，有效凸顯工作積極性，尋求創(chuàng)造性，做到隨機(jī)應(yīng)變。

4 結(jié) 語

本文對行政秘書工作過程中，需要具備何種基本素質(zhì)進(jìn)行了探討。綜上所述，身為行政秘書，需要擁有較高的思想素質(zhì)，具備較強(qiáng)的綜合能力，才能提高辦事效率，保證工作的順利開展。

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