檔案管理工作信息化建設(shè)討論

夏利宏

摘 要：隨著人類利用文字水平和熟練程度的提高，包括以時(shí)間為順序、以國(guó)別為順序或以組織為順序的檔案形式逐漸被應(yīng)用。近年來(lái)，隨著人和事呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的借助紙張進(jìn)行檔案記錄和調(diào)閱已經(jīng)難以滿足人們的要求。通過(guò)對(duì)推進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)的必要性進(jìn)行分析，進(jìn)而討論了現(xiàn)階段檔案管理工作信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題提出對(duì)應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 改進(jìn)措施

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2016）02（b）-0079-02

檔案，自從人類創(chuàng)造了文字以來(lái)就誕生了。人們通過(guò)對(duì)所經(jīng)歷的人或事進(jìn)行記錄的過(guò)程就是檔案的最初形式。隨著人類利用文字水平和熟練程度的提高，包括以時(shí)間為順序、以國(guó)別為順序或以組織為順序的檔案形式逐漸被應(yīng)用。近年來(lái)，隨著人和事呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的借助紙張進(jìn)行檔案記錄和調(diào)閱已經(jīng)難以滿足人們的要求。也正是因?yàn)檫@一情況，在網(wǎng)絡(luò)和電子信息化產(chǎn)品的促進(jìn)下，檔案管理工作逐漸向信息化發(fā)展。通過(guò)分析在檔案管理工作中推進(jìn)信息化建設(shè)，并分析現(xiàn)階段存在的問(wèn)題，進(jìn)而根據(jù)問(wèn)題提出對(duì)應(yīng)的解決措施，為檔案管理工作提供參考意見(jiàn)。

1 推進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)的必要性

首先，推進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)是提高檔案管理工作效率的必然需要。近年來(lái)，伴隨著信息的爆炸式增長(zhǎng)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)量以及內(nèi)容也迅速增加。但需要指出的是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案雖然在閱讀時(shí)較電子文檔有質(zhì)感、也更加形象。而且，隨著人們逐漸對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作進(jìn)行了創(chuàng)新，使得填寫格式和檢索方式也更加方便、快捷。但傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案必須要人工進(jìn)行填寫、歸檔和調(diào)閱。這種形式的管理工作在檔案信息數(shù)量較少時(shí)能體現(xiàn)出一定的優(yōu)勢(shì)。隨著信息爆炸式增長(zhǎng)，使得傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在填寫記錄、整理歸檔和調(diào)閱時(shí)不但程序繁瑣、更加耗時(shí)，而且巨大的工作量也容易出現(xiàn)因人員工作不認(rèn)真而導(dǎo)致的差錯(cuò)出現(xiàn)。

另外，推進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)也是改善檔案服務(wù)工作的一項(xiàng)重要舉措。傳統(tǒng)性質(zhì)的檔案為紙質(zhì)檔案。由于紙質(zhì)檔案不論從其保存時(shí)限上，還是從遷移的便捷程度上都存在一定的劣勢(shì)。這就導(dǎo)致檔案管理人員需要耗費(fèi)大量的人力和物力對(duì)已經(jīng)整理歸檔的檔案進(jìn)行維護(hù)和保存。而且，由于每次對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)研都存在檔案丟失、損耗的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在進(jìn)行檔案的調(diào)閱和借閱時(shí)都有著嚴(yán)格的限制。這就造成了檔案服務(wù)工作的缺失。電子文件在傳輸過(guò)程中和保存過(guò)程中相對(duì)較為穩(wěn)定。通過(guò)推進(jìn)檔案管理工作信息化則可以提高檔案的完好程度以及借閱的快捷程度，進(jìn)而使得檔案的借閱和調(diào)閱有效提升檔案服務(wù)工作質(zhì)量。

2 現(xiàn)階段檔案管理工作信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段，雖然不論從中央政府還是到地方政府，不論從機(jī)關(guān)事業(yè)單位還是到社會(huì)組織和企業(yè)，都在積極推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)。檔案管理也在近幾年內(nèi)完成了信息化改革。但需要認(rèn)識(shí)到在檔案管理工作中仍然存在著一定的問(wèn)題。首先，信息化建設(shè)存在著缺乏統(tǒng)一格式、標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題。由于在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)時(shí)，并沒(méi)有出臺(tái)相對(duì)應(yīng)的管理建設(shè)細(xì)則，只是各地紛紛建設(shè)檔案管理平臺(tái)以及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這就導(dǎo)致中央和地方政府在平臺(tái)的搭建過(guò)程中所使用的程度和建設(shè)指導(dǎo)思想各不相同、各地所建數(shù)據(jù)庫(kù)格式各不相同。雖然各地建設(shè)的電子檔案平臺(tái)在各自的環(huán)境下可以良好運(yùn)轉(zhuǎn)。但由于近年來(lái)人事制度的變化使得人才隊(duì)伍的交流日趨頻繁。當(dāng)出現(xiàn)人員流動(dòng)時(shí)，相應(yīng)的檔案也需要隨之流動(dòng)。這就容易出現(xiàn)因數(shù)據(jù)庫(kù)不同而導(dǎo)致的電子檔案不兼容的問(wèn)題。其次，信息化建設(shè)過(guò)程中有關(guān)涉密信息保密的教育開(kāi)展相對(duì)不足。目前，信息呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)。而在這海量的信息中就有涉密信息。如果這類涉密信息被別有用心的人利用，則會(huì)造成難以估量的損失。而且，隨著檔案管理工作信息化的推進(jìn)，也給了“黑客”竊取涉密信息的可乘之機(jī)。但目前，部分檔案管理工作人員對(duì)保密工作重視程度不足。甚至有的工作人員由于長(zhǎng)期與涉密信息打交道，逐漸放松了對(duì)涉密信息的保密意識(shí)，認(rèn)為涉密信息“無(wú)密可?！?，進(jìn)而在無(wú)意間泄露了重要信息，給黨和國(guó)家?guī)?lái)難以挽回的損失。而且，現(xiàn)階段黑客技術(shù)和手段快速發(fā)展、變化，使得電子檔案的保密工作日趨嚴(yán)峻。另外，檔案管理工作還存在著人員隊(duì)伍建設(shè)遲滯的問(wèn)題。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作對(duì)工作人員的要求是細(xì)心。而發(fā)展檔案管理信息化建設(shè)對(duì)工作人員的要求則是更熟練的電子操作水平和知識(shí)技能。但由于上級(jí)部門對(duì)檔案管理共組重視程度不足，使得長(zhǎng)期以來(lái)從編制和資金上檔案管理隊(duì)伍發(fā)展相對(duì)遲滯。而且，現(xiàn)階段的人員素質(zhì)水平也難以滿足信息化的要求。

3 推進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)策略

3.1 檔案建設(shè)規(guī)范化

沒(méi)有固定建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的電子檔案只能在小范圍內(nèi)進(jìn)行流通和交流，難以在其他領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)流轉(zhuǎn)。但目前我國(guó)不論從高科技技術(shù)人才還是從政府機(jī)關(guān)人員來(lái)講，其流動(dòng)性也是逐步提升的。這就使得在推進(jìn)信息化建設(shè)的過(guò)程中需要提前制定一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，將不同區(qū)域、不同行業(yè)之間的檔案格式統(tǒng)一起來(lái)。同時(shí)，通過(guò)對(duì)不同區(qū)域、不同行業(yè)之間的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行連接組網(wǎng)，進(jìn)而方便人員的交流以及檔案的流轉(zhuǎn)。

3.2 提高保密意識(shí)，加強(qiáng)保密手段

需要注意的是，雖然通過(guò)電腦可以儲(chǔ)存大量的數(shù)據(jù)極大地減少了儲(chǔ)存紙質(zhì)檔案的空間。但信息化大背景下，對(duì)涉密信息影響最大的就是來(lái)自網(wǎng)絡(luò)的襲擊。這就要求檔案管理工作人員首先從意識(shí)上加強(qiáng)對(duì)保密的重視程度，提高警惕性。同時(shí)，還要求工作人員在使用網(wǎng)絡(luò)時(shí)注意與涉密電腦的物理隔離，防止信息的丟失。同時(shí)，還要求工作人員增強(qiáng)主動(dòng)防護(hù)手段，通過(guò)安裝防火墻軟件和殺毒軟件等措施方式涉密電腦中毒。不僅如此，現(xiàn)階段有的先進(jìn)技術(shù)可以在一定的距離之外就可以通過(guò)設(shè)備掃描電腦設(shè)備中的文件和信息。這就要求涉密部門需要在電腦周邊按照電磁防干擾防竊密設(shè)備以保證信息檔案的安全。

3.3 加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)

雖然電子檔案能夠有效地緩解傳統(tǒng)檔案管理工作的壓力，但還要注意到工作人員在其中所占的影響因素。由于工作人員才是檔案管理信息化建設(shè)中的決定性因子，因此要加強(qiáng)對(duì)信息化人員隊(duì)伍建設(shè)的重視程度，積極引進(jìn)具有高學(xué)歷、高素質(zhì)和高實(shí)踐動(dòng)手能力的人才。同時(shí)，通過(guò)建立有關(guān)人才隊(duì)伍的培訓(xùn)機(jī)制以不斷加強(qiáng)工作人員自身的素質(zhì)水平以適應(yīng)信息化的發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。

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