三級醫(yī)院人事檔案工作的困境及應對舉措

李清 雷婷

醫(yī)院人事檔案在職工轉正定級、人事關系調(diào)動與聘用、干部提拔與任免、專業(yè)技術職務晉升以及退休醫(yī)保等方面一直發(fā)揮著無法替代的作用，但是由于社會對人事檔案缺乏了解，人事檔案主體和相關部門不夠重視等因素，人事檔案管理工作中出現(xiàn)了諸多問題。為此，提高個人和組織人事部門的檔案意識和管理水平，配合國家現(xiàn)行的干部人事檔案專項核查，創(chuàng)新人事檔案工作舉措，建立人事檔案信息資源庫勢在必行。

人事檔案記錄了每個人的成長軌跡與工作經(jīng)歷，以個人為主體歸檔立卷并由單位集中保存，也是單位了解、考察和提拔員工的重要手段，加強人事檔案管理是醫(yī)院管理工作中必不可少的一項重要基礎工作。我國三級醫(yī)院要求病床數(shù)在500張以上，人員配備最少達800名。據(jù)不完全統(tǒng)計，我省最小規(guī)模的三級醫(yī)院人員也有1000名之多，秦皇島市第一醫(yī)院作為秦皇島市唯一一家綜合性三甲醫(yī)院，擁有員工2451人，院人事檔案庫存有在編人員人事檔案1346卷，離退休人員人事檔案375卷，非在編人員的人事檔案集中保存在市人才交流中心——秦皇島市第一醫(yī)院人事檔案卷宗名下。所以，如何加強人事檔案的管理是院人事工作者思考的重要內(nèi)容。

一、人事檔案的意義

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，甚至具有法律效用。人事檔案在人事關系調(diào)動與聘用、干部提拔與任免、專業(yè)技術職務晉升以及新參加工作人員轉正定級、退休醫(yī)保等方面一直發(fā)揮著無法替代的作用。其具有三個特點：其一全面性，人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌；其二現(xiàn)實性， 人事檔案為人事（勞動）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據(jù)，直接為現(xiàn)實工作服務是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標志；其三機密性，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務。檔案主體不能查閱自己的檔案，即使是檔案管理人員也不能查閱自己的人事檔案。人事檔案凸顯了其在每個人人生中的重要價值。

二、醫(yī)院人事檔案工作的困境及成因

1.醫(yī)院對人事檔案重視不夠。由于醫(yī)院工作主體是醫(yī)療，相對于醫(yī)療、護理、科研、教學等工作，對人事檔案工作的重視是不夠的。特別是前幾年在人員錄用與晉升提拔時，人事檔案不是限制條件之一。醫(yī)院方面更多的是重視員工的技術水平和新錄入人員的能力，忽視人事檔案的重要意義，在錄用后沒有及時地調(diào)動審閱就業(yè)者的人事檔案。等收檔時，部分人員已不知檔案身在何處。

2.員工對人事檔案知識知之甚少。醫(yī)院員工尤其是醫(yī)學院校大學畢業(yè)生都沒有充分認識到人事檔案有何用途。如許多的畢業(yè)學生和即將畢業(yè)的大學生不懂檔案是作什么的，有些已畢業(yè)的大學生，仍將檔案放在學校，有的存在自己手中，有的畢業(yè)生將檔案寄放在人才市場，甚至有人完全將檔案遺忘了。為什么會出現(xiàn)這種請況？我國的人事檔案要求集中保存，且檔案室為機要重地，絕大多數(shù)人基本不可能接觸到本人的人事檔案。所以，看不到就認為人事檔案無關緊要、可有可無。

我們對近五年畢業(yè)來院的大學生們調(diào)查發(fā)現(xiàn)，40%的人對于檔案的用途知之甚少，22%的畢業(yè)生甚至不知檔案與自身有何關系，只有38%的人知道就業(yè)后要及時協(xié)調(diào)好，使自己的人事檔案及時落戶醫(yī)院人事部門。據(jù)秦皇島市人才服務中心人才市場的不完全統(tǒng)計，多年無人問津的棄檔或死檔已有數(shù)萬冊。

3.人事檔案的意義沒有普及。即使是人事檔案主體醫(yī)院員工，也認為自己的個人檔案可有可無，不懂檔案的價值所在，這是造成人事檔案工作困境的原因之一。部分醫(yī)護人員在職讀書獲得第二學歷；獲得各級政府的各種獎勵；擔任相關專業(yè)的學術帶頭人等等，證書、資料都在自己手里，不知道要放入個人的人事檔案中進行保管。甚至認為放在自己手里更放心。因此，或造成有的資料不完整或丟失，或造成上級查閱考核時無法看到個人完整的資料。貽誤個人發(fā)展之良機。

4.自主擇業(yè)流動性強，人事檔案轉接不及時。尤其近年，大學生自主擇業(yè)，跳槽現(xiàn)象時時有，人事檔案的存、儲、遷很頻繁，有的學生干脆把人事檔案隨便一放，自己拿著畢業(yè)證擇業(yè)，造成醫(yī)院人事檔案管理工作中出現(xiàn)了諸多問題。

5.缺少專職人事檔案管理人員。《干部檔案工作條例》規(guī)定：“每管理一千人的檔案需配備l名專職干部”。作為三甲醫(yī)院，組織人事工作較為繁重，人事檔案的保存與管理在人事工作中居于輔助位置等原因，醫(yī)院很難按照《干部檔案工作條例》配備專職檔案人員。秦皇島市第一醫(yī)院庫存人事檔案超過1000冊，也只配一名專職管檔人員，且學歷偏低，因醫(yī)院人事工作的忙碌還要隨時抽調(diào)去別處幫忙，不能全身心地投入。另外，人事檔案工作巨細無遺，干起來耗時耗力，“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”，難以產(chǎn)生直接的工作成果或短期經(jīng)濟效益，很難吸引高學歷高層次的管理人員專職從事人事檔案工作，醫(yī)院領導也不愿意在人事檔案管理工作上大量投入，所以復合型檔案管理隊伍的培養(yǎng)建設就會遲緩和落后。

6.人事檔案有不實現(xiàn)象。一直以來，干部人事檔案造假或不實現(xiàn)象并不少見，在檔案中修改偽造三齡二歷一身份（三齡指年齡、工齡、黨齡，二歷指學歷、工作經(jīng)歷，身份指干部身份）甚至出現(xiàn)“洗檔案”這樣的極端事件。醫(yī)院檔案管理工作中，這種極端的造假現(xiàn)象并不多見，但因上學、入團或工作等原因而出現(xiàn)年齡不符、證件缺失、經(jīng)歷、家庭關系更新不及時等問題也不少見，這些問題使我們在使用人事檔案時要格外謹慎。

三、醫(yī)院人事檔案改進舉措

目前，國家干部人事檔案專項核查正在深入進行時，借此契機，院人事管理者把握機會，創(chuàng)新舉措，對醫(yī)院人事檔案管理從意識、制度、人員與硬件配備、技術支持都上一個臺階，使人事檔案工作真正成為組織人事工作的重要支撐。

1.提高個人和組織人事部門的檔案重視度。

（1）是醫(yī)院的組織人事部門要從思想上高度重視人事檔案的管理工作，組織人事管理者的責任意識直接關系到人事檔案的質(zhì)量；

（2）是加強人事檔案管理力度，專職管檔人員對檔案材料未能歸檔，材料手續(xù)不完備的，都要嚴格做到及時清查，及時收要，且記錄完整。依法治檔，依法管檔，做到檔案材料全面、真實。

（3）是達到《干部檔案工作條例》中人員與檔案的比例要求。目前，秦皇島市第一醫(yī)院的人事管檔人員增至2人，且學歷均為研究生。

（4）是人事檔案管理者與組織人事部門的其他工作人員必須通過定期不定期的專門教育和學習，提高責任心，提高工作能力，提升總體素質(zhì)。

（5）是加強人事檔案工作的宣傳教育力度，利用社會輿論和公共媒體宣傳人事檔案的重要性及作用。醫(yī)院在每年新入職員工的崗前培訓中，專門進行組織檔案知識的專題培訓，使其明確人事檔案對個人發(fā)展的重要性，院內(nèi)充分利用門戶網(wǎng)、院刊、宣傳欄等自有媒體，宣傳人事檔案的重要性及作用，提高全院職工的重視度。

2.以此次國家干部人事檔案專項核查為契機，對醫(yī)院人事檔案進行認真核查，端正態(tài)度，以既對組織負責，對醫(yī)院職工個人負責的態(tài)度，全面提高干部人事檔案管理水平。醫(yī)院領導要把好 “政策關”，檔案的審查、認定都嚴格按照政策規(guī)定執(zhí)行，保證審查工作的真實、合法、合理，明確人事檔案審核要求和方法步驟，對專項審核工作進行細致安排、周密部署。把好“質(zhì)量關”，開展工作前對參與審核人員進行專項培訓，確保審核人員思想上重視、業(yè)務上精通，為順利開展專項審核工作打下基礎。審核人員把好“真實關”，在檔案材料的甄別上，堅持實事求是原則，嚴格按照審核標準和審核要求，對醫(yī)院職工特別是干部“三齡兩歷一身份”等重要信息進行核實，對材料不齊全、制作不規(guī)范、記載不一致、真實性存疑的檔案，及時進行補充完善和調(diào)查核實，對每一份材料的真?zhèn)芜M行仔細鑒別確保每一份檔案內(nèi)容真實、手續(xù)完備。確保每一份材料的真實性；把好“紀律關”，嚴格按照政策規(guī)定和程序辦事，從嚴把關，切實維護專項審核工作的嚴肅性。嚴格按照“誰主管誰負責、誰審核誰負責”的原則，對在審核工作中存在失職瀆職行為或弄虛作假的，嚴格追究相關人員責任，做到邊查邊改，即知即改，努力維護人事檔案的嚴肅性和公信力。

3.健全制度、規(guī)范管理，全面加強人事檔案管理。醫(yī)院人事部門用制度劃定“紅線區(qū)”，架起“高壓線”，筑牢“防火墻”， 進一步健全人事檔案查（借）閱、轉遞、檢查核對、保管保密等日常管理制度，規(guī)范工作流程，建立檔案材料定時、定向、跟蹤收集機制，實行專人負責、責任到人，使人事檔案整理工作經(jīng)?；?、制度化，有效維護檔案工作的嚴肅性。健全工作機制，特別是在干部任用工作中，醫(yī)院組織人事部門需完善干部任前審核機制，切實做到“不審核檔案的不能上會、不解決檔案存在問題的暫緩上會”，堅決維護人事檔案的權威性和嚴肅性。醫(yī)院紀委嚴肅責任追究制度，對人事檔案違紀違規(guī)責任人從嚴從重追責，使其在檔案上不敢造假、不能造假、無法造假，為切實選好用好管好醫(yī)院人力資源提供重要保障。

4.建立醫(yī)院人事檔案信息資源庫。以此次干部人事檔案審核工作為契機，引入新的人事檔案信息管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代設備和技術，將真實可靠的文字、圖片、聲像等檔案資料轉變成數(shù)據(jù)資料，整理后輸入計算機，作為人事檔案紙質(zhì)卷冊的輔助手段。充分利用計算機快速查詢的功能，在保密的前提下，更快捷、便利地提供人才檔案信息，提高了事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

（作者單位：秦皇島市第一醫(yī)院）