數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設

李彩霞

[摘 要] 高校的發(fā)展對我國社會多樣化人才需求的滿足有著重要意義，高校在當前的全面教育改革的深化背景下也探索著新的管理模式。其中在檔案管理過程中，隨著數(shù)字化程度的不斷深化高校檔案管理的信息化建設就愈來愈重要。基于此，本文主要就高校檔案管理信息化建設重要性及發(fā)展的問題進行詳細分析，然后就高校檔案管理信息化建設的原則及策略進行探究，希望此次努力有助于高校的整體管理水平提升。

[關鍵詞] 數(shù)字化時代；檔案管理；信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016 . 05. 100

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）05- 0185- 02

1 高校檔案管理信息化建設重要性及發(fā)展的問題分析

1.1 高校檔案管理信息化建設重要性分析

高校教育是對學生全面素質(zhì)培養(yǎng)的重要基地，要想使得高校能夠得到進一步的發(fā)展，就要在各個環(huán)節(jié)進行有效完善。高校的檔案管理工作能夠得到完善，就要充分注重信息化建設工作，在數(shù)字化時代背景下，高校的檔案管理工作的信息化建設是檔案業(yè)務工作發(fā)展的需求。高校的改革力度進一步深化，在檔案管理的內(nèi)容以及形式上也有著相應變化，以往的檔案管理模式已經(jīng)不能適應實際需求，所以信息化建設就成了必然。

通過對高校檔案管理信息化建設的加強，就能有助于檔案管理的效率提升，對檔案服務水平也能有效提升。以往高校的檔案管理過程主要是通過手工操作的，在工作中的勞動強度比較大，程序上也相對比較煩瑣，并且會由于人員的操作失誤造成信息資料的丟失等，這就在檔案管理的完整性上不能有效保證。而在信息化建設作用下就能優(yōu)化檔案管理的模式，在管理的效率以及準確性上得到有效保證。

1.2 高校檔案管理信息化建設發(fā)展的問題分析

高校的檔案管理信息化建設是促進高校整體管理水平的重要支持途徑，但是在信息化建設過程中還存在著諸多困難有待解決。檔案管理信息化建設中對資金的需求量比較大，這就存在著籌資困難的瓶頸，這也是對檔案管理信息化建設中有著重要制約的因素。信息化建設中對計算機以及掃描儀和路由器等方面的購置比較重要，還要在信息安全保障層面進行投入，這就需要大量的資金。

另外，檔案管理的信息化建設中的任務比較繁重，在工作上需要長時期才能見到成效，現(xiàn)存檔案資源實施數(shù)據(jù)化的處理就要通過掃描微縮等技術(shù)手段的應用，將原始文件轉(zhuǎn)換成電子文件。還要能按照文檔處理軟件依照相應標準來對數(shù)據(jù)實施規(guī)范化整理，從而方便于檢索利用等。同時也要在網(wǎng)上利用平臺進行完善以及在遠程服務層面加以完善。對信息的安全性還需通過多種方式加強防護，在信息的完善性上要持續(xù)化，這些方面的工作都有著很大的難度。

在管理人才的隊伍建設中也有著很大難度，信息化建設需要專業(yè)人員進行操作，所以這就要依靠專業(yè)化的管理隊伍。但是在實際管理人才應用上就有著諸多的困難，人才的招聘比較困難。信息化檔案管理需要對檔案知識以及信息操作技術(shù)嫻熟的全能人才，在專業(yè)化的程度上要求比較高，但在實際的管理隊伍建設中還有諸多層面沒有滿足需求。

2 高校檔案管理信息化建設具體策略探究

針對高校檔案管理信息化建設要能遵循相應原則，這樣才有利于信息化建設的順利實施，主要是在安全性原則、科學性原則、可行性原則等層面上充分重視。第一，在安全性原則方面，數(shù)字化檔案信息會在網(wǎng)上傳播利用，故此由于網(wǎng)絡的開放性，對檔案信息的安全也會帶來影響，所以信息化建設過程中就要充分重視安全性的原則，保證檔案信息管理中的安全。第二，在科學性原則方面，體現(xiàn)在要從實際出發(fā)，加強對館藏檔案的篩選及數(shù)字化范圍的確定等，將信息檔案的利用效率加以提升。第三，在可行性原則層面，主要是對專業(yè)人才的培養(yǎng)，使得信息化管理能得到有效落實。

對高校檔案管理的信息化建設要從多方面進行實施，在檔案信息化的基礎設施的建設層面上要能將其歸入到單位的總體規(guī)劃當中加以實施，充分重視基礎設施的建設，對微機管理檔案的進程要能進一步推進。還要能夠在內(nèi)部局域網(wǎng)的建設層面充分重視，要實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡和辦公網(wǎng)接口，將各單位的數(shù)據(jù)向校檔案館遠程歸檔，最終達到檔案管理工作的數(shù)字化水平。

高校檔案信息化建設中的資金投入要能確保，這也是信息化建設最為基礎的，所以需要各地政府根據(jù)相應法規(guī)對高校教育的經(jīng)費投入要能保證，從而方便高校在信息化基礎設施上的建設順利實施。高校自身也要能夠在資金的籌措上采取有效措施，在專項資金的投入上進一步加強，同時檔案管理部門還可通過數(shù)據(jù)庫資源以及網(wǎng)絡設施為社會服務來獲得相應利益，得到以網(wǎng)養(yǎng)網(wǎng)的目的，在經(jīng)費上也能得到一定程度的解決。

為能夠保障高校檔案信息化建設的作用發(fā)揮，就要在專業(yè)人才的培養(yǎng)上充分重視，信息化建設也是以人為工作的主體，檔案工作人員自身的素質(zhì)培養(yǎng)要從多角度實施。在檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)以及職業(yè)技能和道德修養(yǎng)層面都要加強培養(yǎng)，高校還要能夠針對每個人員的特征在管理中建立完善科學的培訓制度，對檔案管理的知識要及時地更新，把檔案管理的整體水平進行提升。另外在管理人員的計算機網(wǎng)絡應用技術(shù)以及檔案管理層面的人才選拔要充分重視，多方面的進行考慮。

3 結(jié) 語

總而言之，數(shù)字化時代的到來為高校的檔案管理信息化建設提供了發(fā)展動力，只有在信息化建設上得到完善，才能促進高校的檔案管理水平的提升。在信息化技術(shù)的不斷完善下，高校的信息管理的安全性保障工作也要能夠進行強化，將檔案信息的作用加以充分發(fā)揮，使之能夠更好地服務于社會。

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