淺談信息技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用

周秦

[摘 要] 社保檔案信息化管理不僅實(shí)現(xiàn)了社保檔案信息的接收、傳遞、利用一體化服務(wù)，而且實(shí)現(xiàn)了城鄉(xiāng)居民社保檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化和社保信息的社會(huì)共享化。由此可以看出加強(qiáng)對(duì)社保檔案信息技術(shù)的研究具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文首先闡述了社保檔案信息化管理的相關(guān)理論，其次分析了信息技術(shù)在社保檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀與問題，最后提出了推進(jìn)社保檔案信息化管理的對(duì)策與建議。

[關(guān)鍵詞] 信息技術(shù)；社保檔案管理；應(yīng)用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016 . 05. 088

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）05- 0167- 03

0 引 言

社保檔案不僅關(guān)系著社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)的進(jìn)程，而且也關(guān)系著社保體系的健康運(yùn)行。同時(shí)作為民生檔案的重要組成部分，也記錄著參保人員及參保單位的真實(shí)權(quán)益，既是參保人員享受正當(dāng)權(quán)益的重要依據(jù)，又是我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的歷史見證。但隨著新型農(nóng)村和城鎮(zhèn)居民社會(huì)保險(xiǎn)的全面實(shí)施，參保人員數(shù)量的急速上升，對(duì)檔案管理提出了新的要求。

1 社保檔案信息化管理的理論闡釋

1.1 信息技術(shù)在社保檔案管理中應(yīng)用的必然性

1.1.1 是推進(jìn)電子政務(wù)健康發(fā)展的必然要求

社保檔案信息化建設(shè)實(shí)質(zhì)上是電子政務(wù)建設(shè)的一部分，它是電子政務(wù)的后臺(tái)應(yīng)用系統(tǒng)。隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，政府各級(jí)社保部門的電子政務(wù)工作也在不斷推廣，為適應(yīng)電子政務(wù)的建設(shè)發(fā)展，社保檔案管理就必須要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用，才能完成以下任務(wù)。

（1）以各級(jí)檔案部門的內(nèi)部局域網(wǎng)和連接各機(jī)關(guān)的外部網(wǎng)建設(shè)為基礎(chǔ)，以與黨政機(jī)關(guān)聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)站建設(shè)為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

（2）以加快檔案數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ)，以電子文件歸檔和管理為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。

（3）以檔案管理軟件優(yōu)化和推廣應(yīng)用為基礎(chǔ)，以數(shù)字化檔案館試點(diǎn)與電子文件歸檔系統(tǒng)研制為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。

（4）以研制和推行電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)為重點(diǎn)，加快檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定和實(shí)施。

1.1.2 是社會(huì)發(fā)展的必然要求

社保檔案工作的根本目標(biāo)是滿足社會(huì)對(duì)檔案的管理、利用需求。傳統(tǒng)的管理模式是在原有工作手段的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，其合理性基于使用已有手段最大限度地滿足社會(huì)檔案需求。隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段的引入，極大地改變了檔案業(yè)務(wù)的程序和模式。數(shù)字環(huán)境下對(duì)社保檔案的管理工作實(shí)現(xiàn)了最大限度地滿足社會(huì)對(duì)檔案保管、利用的需求，如數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的引用不僅拓寬了社保檔案服務(wù)的廣度和深度，而且提高了社保檔案的使用效率。因此，利用信息技術(shù)提高社保檔案的綜合使用效能是社會(huì)發(fā)展的必然要求。

1.2 信息技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用原則

1.2.1 文檔一體化原則

事實(shí)上，文檔一體化管理是指文件管理工作與檔案管理工作的一體化管理。所謂社保檔案一體化，就是以系統(tǒng)理論為基礎(chǔ)，將文件數(shù)據(jù)和歸檔檔案這兩個(gè)相對(duì)獨(dú)立又互相作用的元素有機(jī)地結(jié)合起來，組織、協(xié)調(diào)各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范一體化、使用一體化，以及業(yè)務(wù)與檔案工作無縫銜接。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)這個(gè)過程的有效管理，把文件數(shù)據(jù)管理工作和檔案管理工作整合為一個(gè)系統(tǒng)，立足于文件數(shù)據(jù)、檔案的形成規(guī)律，運(yùn)用系統(tǒng)理論和計(jì)算機(jī)管理方法，將文件管理和檔案管理數(shù)據(jù)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，形成一個(gè)完整的信息系統(tǒng)，對(duì)文件和檔案進(jìn)行統(tǒng)一控制和管理，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)與檔案管理的整體最佳效益，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)信息共享。

1.2.2 前瞻性原則

信息技術(shù)的引入提高了對(duì)社保檔案的有效利用率，實(shí)現(xiàn)了社保檔案信息的社會(huì)共享。但信息技術(shù)需要相應(yīng)的硬件、大量經(jīng)費(fèi)、人力等資源的支持，因此各級(jí)社保部門需要立足自身實(shí)際分層次、分步驟地有序開展，并進(jìn)行深入調(diào)查、多次論證，確保信息設(shè)備配置、軟硬件接口的開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)與網(wǎng)絡(luò)權(quán)限結(jié)構(gòu)保持一致。此外，為了適應(yīng)今后信息社會(huì)的發(fā)展，還要確保軟硬件設(shè)備具有可持續(xù)性，能夠適應(yīng)未來升級(jí)和應(yīng)用的發(fā)展。

1.2.3 歸檔雙軌制原則

“歸檔雙軌制”是社保檔案管理工作中的一項(xiàng)重要原則。其基本要求是：對(duì)社保檔案紙質(zhì)文件的收集、整理、歸檔和信息化文件檔案的移交應(yīng)堅(jiān)持同步進(jìn)行。主要是由于一方面信息化文件的法律效力還不確定，還有待商榷；另一方面還無法確保檔案信息化文件的真實(shí)性，無法對(duì)文件是否被修改做出有效的鑒定，因此紙質(zhì)檔案和信息化檔案文件還將長(zhǎng)期共存。

2 信息技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用存在的問題分析

2.1 信息孤島現(xiàn)象

信息孤島是各部門信息無法正常交流、積累到一定程度的產(chǎn)物，它使得各部門之間的各種系統(tǒng)難以兼容，信息資源難以共享，相互封閉，不僅浪費(fèi)了大量的財(cái)力和時(shí)間，而且大量的信息資源不能充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

從社保檔案信息化管理的角度來看，“信息孤島”的形成主要在于部門格局與管理體制上的條塊分割。目前，各級(jí)社保部門紛紛建立本地區(qū)的社保系統(tǒng)，但這些社保信息系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、應(yīng)用軟件等方面都存在不同程度的技術(shù)設(shè)施異構(gòu)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)異構(gòu)問題，使得各級(jí)社保單位信息資源難以共享，信息資源難以互聯(lián)互通，導(dǎo)致信息維護(hù)和應(yīng)用的成本相對(duì)趨高。

2.2 內(nèi)熱外冷現(xiàn)象

在信息化技術(shù)的浪潮下，各級(jí)社保部門都對(duì)社保檔案信息化建設(shè)投入了極大的熱情，并建立了與信息化政務(wù)、信息化商務(wù)相適應(yīng)的管理系統(tǒng)。但從總體來說，我國(guó)社保檔案信息化管理意識(shí)還未形成，對(duì)社保檔案信息化的基石作用還不夠重視，對(duì)信息技術(shù)在社保檔案管理中應(yīng)用的支持度比較有限。同時(shí)檔案管理部門的人員編制和領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)有著一定的限制，檔案管理也缺乏專業(yè)性的人才，導(dǎo)致社保檔案管理工作處于邊緣化狀態(tài)，難以實(shí)現(xiàn)檔案資源服務(wù)的真正價(jià)值。

2.3 基礎(chǔ)沙灘現(xiàn)象

各級(jí)社保部門在加大信息技術(shù)的引用時(shí)，大多只關(guān)注網(wǎng)上業(yè)務(wù)辦理，對(duì)檔案信息化模塊與其他辦公模塊的有效銜接并沒有過多的關(guān)注。盡管這樣做提高了社保業(yè)務(wù)的辦理效率，但卻增大了后臺(tái)社保檔案管理數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)存儲(chǔ)和更新的難度，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案人員對(duì)數(shù)據(jù)的手工輸入現(xiàn)象。并且個(gè)別地區(qū)社保系統(tǒng)還存在一定的瑕疵，社保檔案信息化過程中在對(duì)象選擇、組織管理上還存在一定的盲目性，這些既制約了信息技術(shù)在社保檔案管理應(yīng)用中優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮，又增加了信息化運(yùn)行的成本。

3 推進(jìn)信息技術(shù)在社保檔案管理中應(yīng)用的對(duì)策與建議

3.1 確保社保檔案信息化管理有法可依

信息技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用在我國(guó)仍不成熟，雖然國(guó)家檔案局提出了檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，但還遠(yuǎn)未構(gòu)成體系或標(biāo)準(zhǔn)，各地各部門仍存在著各自為政的現(xiàn)象，有些社保部門甚至認(rèn)為將社保檔案信息數(shù)字化加信息上網(wǎng)就是檔案信息化，對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)存在著一定的誤區(qū)。此外，信息技術(shù)的應(yīng)用是一項(xiàng)艱巨的系統(tǒng)工程，國(guó)家需要投入巨大的人力、物力和財(cái)力，因此，我們必須考慮投入和產(chǎn)出的效益問題。為避免各級(jí)社保檔案部門在檔案信息化建設(shè)工作中出現(xiàn)盲目性，應(yīng)盡快出臺(tái)有關(guān)檔案信息化的法規(guī)政策和標(biāo)準(zhǔn)，在方便社會(huì)大眾對(duì)檔案信息利用的同時(shí)，使檔案信息化沿著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一規(guī)范的道路前進(jìn)。

3.2 加大對(duì)云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等高科技手段的應(yīng)用

3.2.1 使用云計(jì)算技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)

云計(jì)算作為一種技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)模式，使得計(jì)算資源成為向大眾提供服務(wù)的社會(huì)基礎(chǔ)設(shè)施，將對(duì)信息技術(shù)本身及其應(yīng)用產(chǎn)生深刻影響。軟件工程方法、網(wǎng)絡(luò)和端設(shè)備的資源配置、獲取信息和知識(shí)的方式等，無不因云計(jì)算而產(chǎn)生重要變化，改變著信息產(chǎn)業(yè)現(xiàn)有狀態(tài)，催生新型的產(chǎn)業(yè)和服務(wù)。云計(jì)算在社保檔案管理中的應(yīng)用，極大地提高了社會(huì)計(jì)算資源利用率和檔案資源獲得的便利性，社保管理員可以從云端快速獲得所需的數(shù)據(jù)，提高了檔案數(shù)據(jù)的利用率。

云盤是互聯(lián)網(wǎng)“云”技術(shù)的產(chǎn)物，是一種基于“云端”的存儲(chǔ)服務(wù)。具有以下三個(gè)優(yōu)點(diǎn)：一是價(jià)格低。相比較同樣容量的存儲(chǔ)設(shè)備，云盤存儲(chǔ)成本較低，數(shù)據(jù)傳輸速度較快；二是虛擬化。虛擬化管理是云計(jì)算機(jī)平臺(tái)的最大特點(diǎn)，用戶只需一部手機(jī)或一臺(tái)計(jì)算機(jī)便可以通過網(wǎng)絡(luò)了解到自己想要的信息；三是靈活性較好。能夠根據(jù)用戶的需求定制出相應(yīng)的服務(wù)。

3.2.2 對(duì)用戶信息價(jià)值的深度挖掘

大數(shù)據(jù)包含了許多復(fù)雜的、類型繁多的數(shù)據(jù)，通過對(duì)這些數(shù)據(jù)的深度挖掘、對(duì)比分析，能夠從中提煉出對(duì)使用者有價(jià)值的信息數(shù)據(jù)，再結(jié)合統(tǒng)計(jì)學(xué)、人工智能等高端技術(shù)進(jìn)行分析，可以從中發(fā)現(xiàn)一些不為人知的規(guī)律和理論。在對(duì)社保檔案管理的應(yīng)用中，為給每一位利用者提供個(gè)性化的服務(wù)，可以利用挖掘技術(shù)，在保持用戶處于自然狀態(tài)的條件下，對(duì)這類人員的喜好、性格等數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析，并記錄到檔案管理系統(tǒng)中，進(jìn)而得出具有一定意義的規(guī)律，根據(jù)這些規(guī)律為利用者提供服務(wù)。

3.3 加強(qiáng)社保檔案信息化管理的隊(duì)伍建設(shè)

在信息化形勢(shì)下，社保檔案人員不僅要精通檔案專業(yè)知識(shí)，而且要掌握相關(guān)新知識(shí)新技能，特別是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息挖掘技術(shù)等，只有這樣，才能勝任新形勢(shì)下的社保檔案信息化與檔案信息資源開發(fā)利用工作。這就要求檔案人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，努力成為符合檔案信息化與檔案信息資源開發(fā)利用需要的復(fù)合型人才，也只有這樣，方能為公眾提供更加優(yōu)質(zhì)的信息資源和信息服務(wù)。

4 結(jié) 語

在信息化社會(huì)中，網(wǎng)絡(luò)改變了人類對(duì)信息資源的獲取、傳遞、保管、存儲(chǔ)、開發(fā)和利用的傳統(tǒng)方式，網(wǎng)絡(luò)不僅成為信息資源生存的基本環(huán)境，而且?guī)砹俗詣?dòng)化、流程化、規(guī)范化和高效率。面對(duì)這種改變，在社保檔案管理過程中，也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)及現(xiàn)代信息技術(shù)，更新管理理念，改變服務(wù)手段，進(jìn)行管理創(chuàng)新，帶動(dòng)體制改革，開發(fā)檔案資源，為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)、更有效的信息服務(wù)。

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