高?？蒲袡n案管理體系構(gòu)建的系統(tǒng)管理研究

彭插三

摘要：在國內(nèi)高?？蒲袡n案工作尚無固定模式的情況下，本文就高?？蒲袡n案管理面臨的挑戰(zhàn)，在借鑒系統(tǒng)管理分析的基礎(chǔ)上，提出從制度規(guī)范體系、過程管理體系以及信息資源管理體系三個方面對高?？蒲袡n案管理體系進(jìn)行系統(tǒng)管理。

關(guān)鍵詞：科研檔案管理體系系統(tǒng)管理

近年來，科研經(jīng)費(fèi)和科研項(xiàng)目的快速增加，使得科研成果轉(zhuǎn)化和科技平臺申報成效顯著。在這個過程中，科研檔案管理工作雖然獲得了一定程度的發(fā)展，但是仍然存在“重收集、輕利用”、開發(fā)利用率低等問題。鑒于此，本文就高?？蒲袡n案管理面臨的挑戰(zhàn)，在借鑒系統(tǒng)管理分析的基礎(chǔ)上，提出從制度規(guī)范體系、過程管理體系以及信息資源管理體系三個方面，對高?？蒲袡n案管理體系進(jìn)行系統(tǒng)管理。其中，所涉科研檔案主要是指在科研活動中形成的大量具有歸檔保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、照片、聲像等各種形式載體的文件材料。

一、高?？蒲袡n案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的科研檔案管理制度

科學(xué)技術(shù)研究活動中產(chǎn)生的數(shù)字檔案尤為寶貴，需要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范來保護(hù)和利用重要的檔案資源。[1]然而，目前科研和科技領(lǐng)域針對檔案管理的法規(guī)和規(guī)范主要有1987年原國家科委、國家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、1992年國家檔案局批準(zhǔn)實(shí)施的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》以及2008年國家檔案局修訂的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等，這些制度制定的時間相對較早，難以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展帶來的諸如數(shù)字檔案管理、保存和利用方面的挑戰(zhàn)。同時，大多數(shù)高校并沒有制定專門的科研檔案管理規(guī)范，對科研檔案的管理通常依據(jù)上述通用性行政規(guī)范文件，這些文件大多只是一般性規(guī)定，缺乏明確、可操作性的具體規(guī)定，難以實(shí)現(xiàn)對科研檔案的有效管理。

（二）未能構(gòu)建科學(xué)合理的管理過程體系

高校科研文件的管理仍然處于被動的管理狀態(tài)，一是科研項(xiàng)目和科研檔案管理截然分開，不能在科研活動各階段同步提出歸檔的要求。同時，基于科研項(xiàng)目長期性和成套性的特點(diǎn)，在科研項(xiàng)目結(jié)束之后開展的科研檔案收集和整理工作模式，造成很多過程性材料難以收集。二是只重視收集整理，而忽視開發(fā)利用的管理模式，難以建立和形成科研檔案管理整體流程的有效控制機(jī)制。三是沒有對歸檔范圍做出明確要求，即使有相關(guān)要求，其執(zhí)行力度也相對較弱。四是在檔案數(shù)字化的趨勢下，高校電子文件仍然實(shí)行紙質(zhì)和電子雙軌制管理，導(dǎo)致大量重復(fù)勞動。并且由于二者在管理標(biāo)準(zhǔn)上存在不一致性，使得其難以實(shí)現(xiàn)電子科研檔案形成、保管與利用的有效管理體系。

（三）缺乏有效的信息資源管理體系

科研檔案管理的核心功能在于從歸檔的科研檔案材料中，開發(fā)出有效信息資源并提供利用。當(dāng)前高?？蒲袡n案管理難以發(fā)揮其利用功能，主要原因在于深層次的信息化建設(shè)嚴(yán)重不足。雖然大多數(shù)高校已經(jīng)開始著手信息化科研檔案建設(shè)工作，但是缺乏深層次的信息加工，尚停留在開發(fā)科研檔案檢索工具體系的初級加工階段，亟須開展更深層次的信息資源高級加工工作，即“根據(jù)科研檔案信息內(nèi)容的聯(lián)系，以內(nèi)容主題為線索進(jìn)行整合、改編或濃縮，對特定科研檔案信息進(jìn)行詳細(xì)介紹或深入分析”。[2]

二、高校科研檔案管理的系統(tǒng)管理分析

高?？蒲袡n案管理“無統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)、無統(tǒng)一管理法規(guī)和無統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定”[3]的現(xiàn)狀，導(dǎo)致我國高?？蒲袡n案管理不能受到足夠重視，開發(fā)和利用情況也不盡如人意。針對這種情況，筆者建議借助系統(tǒng)管理的方法來實(shí)現(xiàn)對科研檔案的有效管理，即借助系統(tǒng)理論對管理體系進(jìn)行分析，達(dá)到優(yōu)化高校科研檔案管理的目的。

（一）高?？蒲袡n案管理應(yīng)符合系統(tǒng)有序性要求

系統(tǒng)管理理論是管理學(xué)科的重要理論。在系統(tǒng)理論看來，管理中的每一個基本要素都不是孤立的，它既有自身內(nèi)在的系統(tǒng)，又與其他系統(tǒng)發(fā)生聯(lián)系。[4]它強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)是由若干相互依存、相互作用的要素構(gòu)成的具有一定功能和性質(zhì)的統(tǒng)一整體。對于科研檔案管理工作來說，就是科研檔案管理系統(tǒng)各項(xiàng)要素之間要具有有序性。換句話說，科研檔案管理系統(tǒng)要符合有序性的要求，科研檔案系統(tǒng)之間的各個構(gòu)成要素之間必須保持一定的有機(jī)聯(lián)系，即科研檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)要素需要圍繞系統(tǒng)目標(biāo)，按照資源的收集、整理和保管，開發(fā)和利用的順序，實(shí)現(xiàn)有序的排列組合，以便為后續(xù)工作創(chuàng)造條件。

（二）高?？蒲袡n案管理應(yīng)符合系統(tǒng)整體性要求

高?？蒲袡n案管理應(yīng)符合系統(tǒng)整體性要求，這就要求高?？蒲袡n案工作在實(shí)踐中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一是緊密關(guān)注高?？蒲谢顒拥陌l(fā)展規(guī)律，對科研檔案信息提供分析、歸納和加工。二是遵循邏輯學(xué)的規(guī)律對各種檔案文件加以分類、著錄和標(biāo)引，以提高科研檔案利用服務(wù)的質(zhì)量。三是根據(jù)實(shí)際利用需求，設(shè)計符合心理學(xué)原理的科研檔案提供服務(wù)利用的方式。四是關(guān)注國家政策法規(guī)對管理工作提出的保密及知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的要求。在科研檔案的提供利用服務(wù)中，按照相關(guān)法律規(guī)定的科研檔案的開放范圍和保密范圍，保證科研檔案的完整和安全；在提供具有知識產(chǎn)權(quán)性質(zhì)的科研檔案信息利用時，要特別注意知識產(chǎn)權(quán)專屬權(quán)利的保護(hù)，以免引起侵權(quán)糾紛或造成經(jīng)濟(jì)損失。

三、高?？蒲袡n案管理體系的系統(tǒng)構(gòu)建與控制

（一）制度規(guī)范體系的構(gòu)建與控制

首先，在國家立法層面，有關(guān)部門要適應(yīng)科研檔案數(shù)字化的發(fā)展趨勢，按照數(shù)字化、電子化科研檔案的管理需求，修訂相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。其次，在學(xué)校制度規(guī)范層面，要根據(jù)學(xué)校科研項(xiàng)目實(shí)際情況，按照學(xué)校科研項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)實(shí)需求，修訂專門的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)規(guī)范與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，在完善通用管理規(guī)范的同時，區(qū)分不同科研計劃項(xiàng)目，并制定與其相符合的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。對于涉及國家、學(xué)校保密技術(shù)和高新科技的項(xiàng)目，做好檔案的保管與信息的長期保存和共享工作。

（二）管理過程體系的構(gòu)建與控制

科研檔案管理的過程體系主要是按照“四同步”的要求，對科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、執(zhí)行、結(jié)項(xiàng)以及推廣應(yīng)用各個階段形成的有用性資料進(jìn)行收集整理并提供開發(fā)利用。一是科研檔案管理部門要在科研活動各階段同步歸檔，既要注意科研項(xiàng)目在立項(xiàng)、研究、評估、驗(yàn)收、鑒定、登記和評審等生命周期中各個階段的文件都能得到及時保存和有效管理，更要注重成果推廣應(yīng)用階段相關(guān)科研文件的管理，確保過程性材料收集完整。二是要意識到科研檔案的收集和整理的最終目的是從歸檔的科研檔案中提取有效的科研項(xiàng)目信息資源，因此開發(fā)利用時，既要強(qiáng)調(diào)學(xué)?？蒲谢顒又兴a(chǎn)生的科研項(xiàng)目、科研經(jīng)費(fèi)、科研成果及獎勵、學(xué)術(shù)交流等宏觀數(shù)據(jù)的收集、分析及挖掘，又要關(guān)注科研實(shí)踐全過程中實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料、研究報告等核心資源的收集和整理，以便推動高?？蒲谢顒拥倪M(jìn)一步發(fā)展。三是明確規(guī)定科研檔案歸檔范圍，建立檔案反饋機(jī)制。針對不同類型的科研項(xiàng)目，詳細(xì)規(guī)定其歸檔范圍。同時，根據(jù)學(xué)?？蒲泄ぷ髡呃每蒲袡n案信息的具體要求和側(cè)重點(diǎn)，建立各種類型和多個層面的檔案信息反饋機(jī)制?？蒲袡n案利用需求在很大程度上決定了歸檔的范圍。建立檔案反饋機(jī)制為改進(jìn)和完善科研檔案管理利用的整合功能提供保證。[5]四是順應(yīng)電子化、網(wǎng)絡(luò)化的時代特征和科研活動的實(shí)際需求，構(gòu)建動態(tài)發(fā)展的電子文件管理體系，一方面做好庫藏紙質(zhì)檔案的信息化工作，另一方面根據(jù)國家初步建成的電子檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，規(guī)范科研電子檔案的生成、使用和維護(hù)。

（三）信息資源管理體系的構(gòu)建與控制

由于科研活動的創(chuàng)造性和知識密集型特征，科研檔案管理活動中的信息資源管理體系構(gòu)建是確保科研信息資源和科研活動中產(chǎn)生的大量知識資產(chǎn)能夠得到有效管理和利用，推動科研活動持續(xù)創(chuàng)新的關(guān)鍵因素。一是按照學(xué)科體系、專業(yè)領(lǐng)域分門別類地建立各類專題、全文數(shù)據(jù)庫，為利用者提供便于查詢的信息資源系統(tǒng)。二是適應(yīng)開發(fā)利用途徑多元化、信息化的發(fā)展趨勢，以用戶需求為依據(jù)，選擇典型專題，綜合整理相關(guān)科研信息內(nèi)容，加以研究分析，形成可供利用的專業(yè)性綜述材料。同時，利用信息化技術(shù)建立相關(guān)信息之間的關(guān)聯(lián)，提供高效服務(wù)利用。三是信息資源體系構(gòu)建中要強(qiáng)調(diào)知識產(chǎn)權(quán)意識和保密意識。創(chuàng)新性的科研活動產(chǎn)生大量新知識、新技術(shù)，形成專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)。知識產(chǎn)權(quán)信息是科研檔案信息的重要組成部分，可以采取一定的技術(shù)控制措施，實(shí)現(xiàn)提供利用與知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、信息安全二者之間的平衡。

*本文為2015年北京工商大學(xué)科研管理研究與改革項(xiàng)目“學(xué)?？蒲袡n案開發(fā)和利用新體系構(gòu)建研究”（項(xiàng)目編號：KYGL2015-15）的階段性成果。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]王新才.國家科技計劃項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)思考[J].檔案學(xué)通訊， 2013（2）：86-87.

[2]王傳宇，張斌.科技檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2009：248.

[3]安小米.面向知識管理的國家科研項(xiàng)目集成化文件管理體系構(gòu)建研究：背景、框架及模型[J].山西檔案，2008（3）：16.

[4]聞霖.系統(tǒng)管理理論[J].經(jīng)營與管理，1993（2）：40.

[5]汪文珍.試論高?？蒲袡n案的管理模式與利用途徑[J].西北工業(yè)大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2008（4）：93.