IPT模式下的企業(yè)檔案管理工作研究

周楓

摘要：本文在對(duì)IPT模式的內(nèi)涵與特點(diǎn)進(jìn)行介紹的同時(shí)，針對(duì)IPT模式對(duì)企業(yè)檔案管理工作產(chǎn)生的影響，提出知識(shí)管理是實(shí)現(xiàn)IPT模式下企業(yè)檔案管理工作的有效措施。

關(guān)鍵詞：IPT企業(yè)檔案知識(shí)管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化條件下的并行協(xié)同工作環(huán)境正逐步建立，一種基于并行工程理念的先進(jìn)項(xiàng)目管理組織模式“集成產(chǎn)品開發(fā)團(tuán)隊(duì)”（IntegratedProductTeam，簡(jiǎn)稱IPT）模式也隨之產(chǎn)生。這種團(tuán)隊(duì)式項(xiàng)目管理組織模式，打破了按組織單位和專業(yè)分工的傳統(tǒng)工作模式，極大地提高了工作效率，優(yōu)化了系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)，但是也對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作造成了較大沖擊。

一、IPT模式概述

（一）IPT模式的內(nèi)涵

IPT是以任務(wù)為導(dǎo)向，具有明確交付物，由跨單位、跨部門的不同專業(yè)人員和管理人員組成的聯(lián)合工作團(tuán)隊(duì)。首先，IPT模式著眼整體產(chǎn)品而不是與產(chǎn)品有關(guān)的單一部門或?qū)I(yè)，它打破了組織內(nèi)部各機(jī)構(gòu)單元的界限，是一種基于任務(wù)本身的多部門、多專業(yè)相互聯(lián)系的矩陣式項(xiàng)目管理組織形式。其次，IPT建立在并行工程原理的基礎(chǔ)上，是一種針對(duì)龐大、復(fù)雜項(xiàng)目的創(chuàng)新管理方式。所有IPT成員被委托以共同的目的、行為目標(biāo)和工作方法。對(duì)于特定產(chǎn)品和目標(biāo)，IPT團(tuán)隊(duì)共同制訂計(jì)劃來確定和解決問題，集成、并行地進(jìn)行決策，從而完成產(chǎn)品目標(biāo)、滿足用戶要求。最后，IPT建立在組織變革的基礎(chǔ)上，是一種全新的相互信任、相互協(xié)調(diào)、相互溝通的組織文化。為完成產(chǎn)品的集成，IPT成員之間及IPT團(tuán)隊(duì)之間需要銜接與合作，還需要不斷地與供應(yīng)商、客戶交流。

（二）IPT模式的優(yōu)點(diǎn)及不足

1.優(yōu)點(diǎn)：IPT模式顛覆了傳統(tǒng)的串行組織模式，不再刻板地依從各個(gè)模塊之間的先后順序，而是讓下游的模塊事先參與進(jìn)來，做到各種要素圍繞任務(wù)流轉(zhuǎn)。一是它較為機(jī)動(dòng)、靈活，能夠隨項(xiàng)目的開發(fā)與結(jié)束進(jìn)行組織或解散，實(shí)現(xiàn)資源的合理調(diào)配。二是它加強(qiáng)了不同部門之間的配合和信息交流，克服了直線職能結(jié)構(gòu)中各部門脫節(jié)的現(xiàn)象，減少了部門之間因溝通不暢造成的差錯(cuò)、報(bào)廢及返工。三是任務(wù)清晰、目標(biāo)明確，各方面有專長(zhǎng)的人參與項(xiàng)目，集成、并行地進(jìn)行決策，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品目標(biāo)。

2.不足：IPT成員來自各個(gè)職能部門，任務(wù)完成后需要回到原單位，因而容易產(chǎn)生臨時(shí)觀念，影響團(tuán)隊(duì)成員的積極性。同時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人沒有足夠的激勵(lì)與懲治手段，對(duì)他們的管理較為困難。另外，IPT的工作性質(zhì)要求其成員聽從IPT組長(zhǎng)的指揮，而這往往引起原來職能部門領(lǐng)導(dǎo)的不滿。

二、IPT模式對(duì)企業(yè)檔案管理產(chǎn)生的影響

IPT模式下，項(xiàng)目組織從“職能式-弱矩陣”向“強(qiáng)矩陣”轉(zhuǎn)變，從“專業(yè)主導(dǎo)”向“產(chǎn)品主導(dǎo)”轉(zhuǎn)變，從“專業(yè)分工管理”向“各專業(yè)協(xié)同融合”轉(zhuǎn)變，項(xiàng)目組織管理模式的變革要求管理職責(zé)和管理流程的變化，必將給企業(yè)檔案管理工作帶來革新。

（一）管理對(duì)象：從實(shí)體管理到數(shù)據(jù)管理

IPT模式下，為方便溝通、提高效率，數(shù)字化協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)的建立勢(shì)在必行，關(guān)聯(lián)設(shè)計(jì)、三維審簽、數(shù)據(jù)發(fā)放等環(huán)節(jié)全部要在數(shù)字化協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)開展。一方面，隨著數(shù)據(jù)量的急劇增長(zhǎng)，半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)如三維文件的大量產(chǎn)生，對(duì)系統(tǒng)、軟件等高度依存，傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式難以為繼。另一方面，隨著串行模式到并行工程的轉(zhuǎn)變，設(shè)計(jì)、制造、交付、維修等產(chǎn)品全生命周期內(nèi)各環(huán)節(jié)之間的耦合度增加，人員之間的協(xié)作與溝通更加頻繁，對(duì)信息共享、反饋要求更高，需要用信息流將各管理層次、并行工作小組、用戶、供應(yīng)商等連接起來，做到信息流與物質(zhì)流的一致與同步。為保證信息的準(zhǔn)確性與及時(shí)性，有效推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)展，從實(shí)體管理到數(shù)據(jù)管理成為必然，而基于數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的檔案管理也將更加開放、準(zhǔn)確、高效。

（二）管理過程：從后端管理到前端控制

前端控制是文件管理和檔案管理的基本原則，其核心思想是：整體規(guī)劃、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提前、全過程監(jiān)控。當(dāng)前，盡管企業(yè)檔案管理工作大多通過“三納入、四參加、四同步”來進(jìn)行前端控制，但是往往項(xiàng)目已經(jīng)結(jié)束，文檔資料已經(jīng)基本生成，檔案人員才被通知，這時(shí)檔案人員即使參加，也只是“有什么收什么”，其實(shí)際效果并不理想。而在IPT模式下，檔案作為項(xiàng)目研制的重要記錄和項(xiàng)目運(yùn)行的重要支撐，檔案人員將是IPT團(tuán)隊(duì)的重要組成要素。檔案人員的加入，可以更好地監(jiān)控項(xiàng)目研制進(jìn)展，針對(duì)項(xiàng)目研制不同階段的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求等及時(shí)地提出要求，從而從源頭上保證文件檔案的原始性、完整性、真實(shí)性。

（三）管理方式：從分散管理到集成管理

IPT模式按照“一個(gè)目標(biāo)、一套管理辦法、一套設(shè)計(jì)方法、一個(gè)團(tuán)隊(duì)”的原則開展工作，其特點(diǎn)突出體現(xiàn)在“集成”上。一是資源集成，包括文件與檔案的集成、圖書情報(bào)與檔案的集成、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的集成、文件與數(shù)據(jù)的集成等。二是系統(tǒng)集成，檔案應(yīng)用平臺(tái)應(yīng)與數(shù)字化協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)進(jìn)行一體化的流程，并與數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，檔案管理功能將有效嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，歸檔更多地通過業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的“觸發(fā)”實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔。三是流程集成。將文件/檔案管理系統(tǒng)嵌入業(yè)務(wù)流程，以文件/數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)項(xiàng)目研制的推進(jìn)，以文件/數(shù)據(jù)規(guī)范組織機(jī)構(gòu)的完善。

（四）管理重心：從保管為主到利用為主

IPT模式下，企業(yè)檔案管理工作的價(jià)值直接依賴于它們對(duì)IPT團(tuán)隊(duì)的價(jià)值，只有為組織任務(wù)提供優(yōu)質(zhì)、高效服務(wù)，體現(xiàn)自身的獨(dú)特價(jià)值，才能在IPT團(tuán)隊(duì)中擁有一席之地。因此，企業(yè)檔案管理工作不能只重視檔案的收集、整理與保管，而是更注重檔案資源的開發(fā)與利用。也就是說，企業(yè)檔案管理工作必須融入IPT團(tuán)隊(duì)的核心目標(biāo)，將檔案資源最大限度地投入到IPT組織發(fā)展上，使企業(yè)積淀的知識(shí)、智慧等與IPT組織當(dāng)前的運(yùn)行發(fā)展有機(jī)結(jié)合，從而為組織目標(biāo)與任務(wù)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造自身價(jià)值。

三、知識(shí)管理是實(shí)現(xiàn)IPT模式下企業(yè)檔案管理工作的有效措施

“協(xié)同設(shè)計(jì)是一個(gè)以知識(shí)為基礎(chǔ)的計(jì)算過程，不僅需要不同領(lǐng)域的知識(shí)和專家的經(jīng)驗(yàn)，更重要的是要有綜合和協(xié)調(diào)這些經(jīng)驗(yàn)知識(shí)的有效機(jī)制，來耦合不同人員的設(shè)計(jì)任務(wù)”，[1]而知識(shí)資源以其價(jià)值性、稀缺性和難以替代性正逐漸成為企業(yè)獲取競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的主要因素，知識(shí)管理也因此成為企業(yè)創(chuàng)新和核心競(jìng)爭(zhēng)力的決定性因素。從這個(gè)角度來說，知識(shí)管理是實(shí)現(xiàn)IPT模式下企業(yè)檔案管理工作的有效措施。

（一）必要性

1.知識(shí)管理有助于推進(jìn)IPT模式下的產(chǎn)品研制。作為一體化發(fā)展的新模式，IPT要求整合企業(yè)內(nèi)市場(chǎng)、設(shè)計(jì)、制造、檢測(cè)、售后等各部門人員的知識(shí)，甚至要求將客戶及供應(yīng)商需求融入產(chǎn)品研制過程。在這個(gè)過程中，除了與設(shè)計(jì)直接相關(guān)的知識(shí)外，還需要整個(gè)產(chǎn)品生命周期內(nèi)的其他知識(shí)，例如項(xiàng)目管理、質(zhì)量管理、供應(yīng)商管理等。這就需要企業(yè)加強(qiáng)對(duì)各個(gè)部門及人員之間的信息與知識(shí)的流通與共享，需要通過知識(shí)管理促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)新和產(chǎn)品研發(fā)。

2.知識(shí)管理有助于促進(jìn)IPT模式下的項(xiàng)目管理。IPT模式下，在以任務(wù)為中心的快速開發(fā)過程中，尚未形成完善的跟蹤途徑，這使得IPT團(tuán)隊(duì)很難對(duì)任務(wù)過程詳細(xì)記錄。往往任務(wù)結(jié)束后，IPT團(tuán)隊(duì)宣告解散，IPT組織的管理經(jīng)驗(yàn)等未得到有效總結(jié)，新的IPT團(tuán)隊(duì)成立后則另起爐灶，使得IPT團(tuán)隊(duì)建設(shè)始終停滯不前，必將制約整個(gè)項(xiàng)目研制進(jìn)展。通過對(duì)整個(gè)IPT過程開展知識(shí)管理，不僅能夠節(jié)約新IPT團(tuán)隊(duì)的建設(shè)成本，而且能夠極大地改進(jìn)IPT團(tuán)隊(duì)的工作水平。

（二）IPT模式下的企業(yè)檔案知識(shí)管理

“在知識(shí)管理的過程中，檔案以其固有的價(jià)值始終立于知識(shí)的源頭地位，而且檔案的使用價(jià)值也隨著知識(shí)管理層次的加深呈現(xiàn)出新的實(shí)現(xiàn)特性，并在知識(shí)管理中發(fā)揮不可替代的作用”。[2]因此，企業(yè)實(shí)施知識(shí)管理戰(zhàn)略，首先應(yīng)重視對(duì)文檔資源的科學(xué)管理，充分挖掘檔案資源的知識(shí)屬性。

1.規(guī)范文檔管理。“為了全面反映IPT的運(yùn)作情況并進(jìn)行規(guī)范化管理，IPT需要建立產(chǎn)品的一體化文件體系，產(chǎn)生、積累和管理這些在產(chǎn)品整個(gè)生命周期中都起作用的文件”。[3]在這種情況下，可以對(duì)IPT運(yùn)行流程進(jìn)行分析，梳理產(chǎn)品全生命周期的技術(shù)文件，并通過“文件袋”制度規(guī)范設(shè)計(jì)文檔的產(chǎn)生和存儲(chǔ)管理，為今后工作改進(jìn)和追責(zé)提供依據(jù)。

2.構(gòu)建知識(shí)庫(kù)。作為一個(gè)多學(xué)科、參數(shù)化的非線性開發(fā)過程，IPT工作模式中知識(shí)資源的有效、快速獲取至關(guān)重要。特別是建立有利于知識(shí)交流和共享的知識(shí)庫(kù)平臺(tái)，使無序知識(shí)有序化、個(gè)人知識(shí)提升為組織知識(shí)。它涵蓋項(xiàng)目文檔、競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)、標(biāo)準(zhǔn)專利等知識(shí)庫(kù)，能夠?qū)崿F(xiàn)“一站式”的知識(shí)建設(shè)與服務(wù)，為個(gè)人知識(shí)與團(tuán)隊(duì)知識(shí)的雙向互動(dòng)、良性循環(huán)提供環(huán)境，提升IPT團(tuán)隊(duì)的績(jī)效產(chǎn)出和綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

3.促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)新?！捌髽I(yè)創(chuàng)新首先是知識(shí)創(chuàng)新，知識(shí)管理是企業(yè)創(chuàng)新來源的保證，創(chuàng)新是知識(shí)應(yīng)用的結(jié)果”。[4]并行設(shè)計(jì)過程中“知識(shí)密集”的特征越來越突出，而作為新生性團(tuán)隊(duì)，往往又極度欠缺知識(shí)資源。通過知識(shí)共享、知識(shí)地圖、知識(shí)挖掘，零散的項(xiàng)目檔案逐步向檔案知識(shí)單元轉(zhuǎn)變，并演變?yōu)轫?xiàng)目推進(jìn)過程中的一攬子解決方案，從而提升IPT團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)新能力和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

*本文為2016年國(guó)家檔案局科研項(xiàng)目“數(shù)字化環(huán)境下民機(jī)型號(hào)電子文件歸檔研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2016-X-43）的階段性研究成果之一。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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[3]李清.航空產(chǎn)品IPT團(tuán)隊(duì)群運(yùn)行模式研究，航空制造技術(shù)，2002（4）：46.

[4]林勛亮.組織學(xué)習(xí)、知識(shí)管理與企業(yè)創(chuàng)新關(guān)系實(shí)證研究，中山大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）.2011（2）：202.