關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考

石增云

【摘要】隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，我國事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理方法已經(jīng)不再適用于當(dāng)今的狀況，所以我們需要發(fā)揮創(chuàng)新精神來研究出更科學(xué)、更高效的管理方法，為了達(dá)到這個(gè)目標(biāo)我們要對如今事業(yè)單位檔案管理中存在的問題進(jìn)行深刻剖析，針對具體的問題來尋求解決的方法，對癥下藥是創(chuàng)新的前提條件。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新；思考

前言

幾乎每個(gè)事業(yè)單位都有自己的檔案管理室和專門的檔案管理人員，那么為什么在日常的調(diào)用檔案的過程中還會出現(xiàn)種種紕漏呢？答案很簡單那就是事業(yè)單位的檔案管理體系還沒有達(dá)到完美的水平，所以我們需要對它進(jìn)行不斷的完善、創(chuàng)新，創(chuàng)新說起來是一件很容易的事，但實(shí)際上要想真正做到這一點(diǎn)是需要大家共同努力的，只有匯聚了更多人的智慧，創(chuàng)新出來的東西才不會輕易夭折，當(dāng)然創(chuàng)新也是在實(shí)踐的過程中需要不斷被驗(yàn)證的，每一個(gè)創(chuàng)新出來的產(chǎn)物都要隨著時(shí)代的發(fā)展而發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.檔案管理室的環(huán)境差，整體感覺比較破舊。檔案室這種地方在我們的印象中是陰暗的、布滿灰塵的，實(shí)際上也確實(shí)如此，因?yàn)橐话闳擞X得它是最不重要的，檔案室往往被安排在偏僻的角落里，平常很少有人會去問津，厚厚的檔案經(jīng)常被隨意堆放在書架上，整體給人一種逼仄的感覺，非常的不舒服。檔案管理員在這種環(huán)境下很難會以一種積極的心態(tài)去對待這份工作，所以檔案本應(yīng)該分門別類的放好，但是卻往往很雜亂的原因就在這里了，而且因?yàn)樯蠈庸芾砣藛T對這一塊的不重視，導(dǎo)致了下層人員對檔案室設(shè)施建設(shè)的忽視，實(shí)際上由于檔案大多是紙質(zhì)的，非常容易損壞，遇到火災(zāi)之類的災(zāi)害更是難以保存下來，所以滅火器之類的防災(zāi)設(shè)施應(yīng)該配備到位，而不是等真正出了問題才發(fā)現(xiàn)工具無法使用而造成更大的損失。

2.檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不夠，亟待提高。檔案管理人員在我們的傳統(tǒng)觀念里是不需要多高的專業(yè)素養(yǎng)的，只要能在有需要的時(shí)候找到相關(guān)檔案并能夠保護(hù)好滿屋子的檔案就行，所以對檔案管理人員的招聘要求一般很低，而且因?yàn)闄n案室?guī)缀跻惶於疾粫腥藖碚屹Y料，因而養(yǎng)成了檔案管理人員懶散懈怠的工作態(tài)度，反而讓他們覺得閑散度日才是常態(tài)，一旦有人過來倒是會讓他們覺得麻煩，心生不滿從而多有刁難。再加上檔案管理人員一般都是老資格，工作時(shí)間較長所以不會有人嚴(yán)格按照單位的規(guī)章制度處置，頂多只會警告兩句，在這樣的風(fēng)氣下一些檔案管理人員的行為就更加肆無忌憚了，甚至有的時(shí)候因?yàn)樗麄兊氖韬鰰?dǎo)致一些檔案的遺失，這對事業(yè)單位檔案管理的工作非常不利，檔案管理是一項(xiàng)需要耐心和細(xì)心的工作，既然他們已經(jīng)忘了最基本的工作要求，那么他們作為檔案管理人員就是失職的、就是不合格的。

二、事業(yè)單位檔案管理應(yīng)采取的創(chuàng)新措施

1.改善檔案室的環(huán)境，確保基礎(chǔ)設(shè)施能夠正常使用。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)撥出一部分資金對檔案室進(jìn)行修繕，首先檔案室的占地面積應(yīng)當(dāng)有所保障，畢竟檔案只會越來越多，所以足夠的儲存空間是非常有必要預(yù)留出來的；其次，檔案室里必須得配備計(jì)算機(jī)，在信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的今天，檔案管理人員完全可以通過計(jì)算機(jī)建立數(shù)據(jù)庫，把檔案按照類別、時(shí)間等一系列標(biāo)準(zhǔn)編入數(shù)據(jù)庫中，這樣再有人想要調(diào)用陳年的檔案就不會花費(fèi)大量的時(shí)間在尋找上了，否則既給檔案管理人員增加了壓力，又對尋找檔案的工作人員的工作有所延誤，所以如果這樣的數(shù)據(jù)庫建立起來，檔案人員的工作效率將大大提高；最后，檔案也有其自身的珍貴性，值得被好好保存起來，所以在檔案室設(shè)立一些保護(hù)設(shè)施也是很必要的，如果出了意外這么多年事業(yè)單位精心保存下來的檔案就再也恢復(fù)不了了。

2.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)水平。檔案管理人員也是需要與時(shí)俱進(jìn)的，創(chuàng)新出來的管理方法如果沒有人去真正執(zhí)行也是無用的，而且對檔案管理人員的培訓(xùn)也不僅僅局限于教授給他們?nèi)绾问褂眯碌臋n案管理方法，還得提高他們的職業(yè)素養(yǎng)。作為檔案管理人員，如果連一個(gè)良好的態(tài)度都沒有的話，就不用再談其他的了，所以說對檔案管理人員的培訓(xùn)是必需的。針對不同的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采取不同的培訓(xùn)方法，在不同的事業(yè)單位，檔案管理人員的工作也是有差別的。如果在網(wǎng)絡(luò)如此發(fā)達(dá)的今天還有不會使用計(jì)算機(jī)的檔案管理人員，那么他所掌管的檔案室想必是一塌糊涂的，由此可見檔案管理人員目前最需要掌握的就是信息技術(shù)，這是他們能夠繼續(xù)從事這個(gè)職業(yè)的基礎(chǔ)，只有培養(yǎng)出專業(yè)素質(zhì)過硬的檔案管理人員才能做好檔案管理工作。

3.事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要意識到檔案管理的重要性，完善檔案管理體系。檔案資料是一個(gè)事業(yè)單位足跡的忠實(shí)記錄者，見證了一個(gè)單位所經(jīng)歷的風(fēng)風(fēng)雨雨，具有很高的紀(jì)念價(jià)值和實(shí)用價(jià)值，為了保存這些檔案，耗費(fèi)一些人力物力是值得的。單位領(lǐng)導(dǎo)的眼光應(yīng)該放得長遠(yuǎn)一些，只顧眼前利益很難讓單位發(fā)展得更好。

結(jié)束語

檔案管理中基本的組成成分就是檔案室、檔案以及檔案管理人員，只有這三者協(xié)調(diào)發(fā)展，才能保證檔案管理體系的良性運(yùn)行。

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