提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平的路徑探討

丁京生

【摘 要】當(dāng)前，無(wú)論是公司企業(yè)，亦或是政府機(jī)構(gòu)，辦公室檔案管理水平的優(yōu)劣都決定了其工作效率的高低，成本付出的多少。因此，組織管理在科學(xué)組織結(jié)構(gòu)的思維視角下，越發(fā)重視起辦公室檔案管理的科學(xué)化。對(duì)此，本文以提升辦公室檔案管理的科學(xué)化水平為探討視角，了解提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平的注意事項(xiàng)，并從優(yōu)化辦公室檔案管理水平的角度出發(fā)，從一體化思維貫徹，高效整個(gè)檔案資料及確保數(shù)字化技術(shù)的融合三個(gè)維度出發(fā)，提出提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑。

【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；科學(xué)提升；路徑探索

前言：

目前，我國(guó)正處于社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要階段，仰賴社會(huì)經(jīng)濟(jì)的一體化發(fā)展與現(xiàn)代科技的日新月異，我國(guó)行政管理辦公體系也逐漸朝著現(xiàn)代化、便捷化和規(guī)范化的方向發(fā)展。對(duì)此，本文為保證現(xiàn)代行政管理體系可推動(dòng)企業(yè)的科學(xué)發(fā)展，著眼于行政管理體系中重要的組成部分——辦公室檔案管理進(jìn)行研究，通過(guò)明確其科學(xué)化水平提升的注意事項(xiàng)，擬定檔案管理的優(yōu)化路徑，推動(dòng)檔案管理發(fā)展科學(xué)化、高效化，成為現(xiàn)代社會(huì)組織發(fā)展的有效助力。

一、提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平的注意事項(xiàng)

辦公室檔案管理無(wú)論是在公司企業(yè)，亦或是政府機(jī)關(guān)都擁有至關(guān)重要的作用，其實(shí)保證各行各業(yè)工作開(kāi)展的科學(xué)性與實(shí)效的關(guān)鍵所在，因此，提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平，是現(xiàn)代行政管理關(guān)注的重要內(nèi)容。對(duì)此，分析提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平的注意事項(xiàng)，其包括以下幾方面：其一，細(xì)則規(guī)范與思想理念的科學(xué)建設(shè)。在辦公室檔案管理優(yōu)化過(guò)程中，各辦公室人員需注意結(jié)合自身實(shí)際情況，并站在國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，制定通用性和特殊性并存的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，還需行之有效融合先進(jìn)的管理理念，以此來(lái)保證管理水平提升；其二，資源管理建設(shè)。要高效整合各檔案管理資源，建立內(nèi)容詳實(shí)的檔案管理中心，并有效的分配搜索關(guān)鍵詞，以便從不同的角度搜索均能找到適合的當(dāng)內(nèi)容；其三，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)優(yōu)化。在建設(shè)過(guò)程中，檔案管理工作要以具有現(xiàn)代化、數(shù)字化和信息化特征的資源平臺(tái)為基礎(chǔ)，加強(qiáng)與企業(yè)、單位、國(guó)家等部門(mén)的聯(lián)動(dòng)，形成層層分級(jí)制管理的信息化基礎(chǔ)管理平臺(tái)。此外，注重系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)的開(kāi)發(fā)。在檔案管理體系建設(shè)過(guò)程中，要以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)其進(jìn)行功能的綜合設(shè)置，提高系統(tǒng)軟件的實(shí)效性。

二、提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平的實(shí)效策略

（一）確立一體化工作理念

當(dāng)前，為保證辦公室檔案管理科學(xué)化提升，應(yīng)注重于辦公室檔案管理思維中貫徹一體化工作理念，即保證文秘工作與辦公室檔案管理工作的整合與一體化，從而確保檔案管理的科學(xué)與精準(zhǔn)。因此，在辦公室的日常工作中，辦公室管理者要充分意識(shí)到科學(xué)發(fā)展觀理念指導(dǎo)下，文秘工作與辦公室檔案管理工作之間的融合發(fā)展，建立完整且全面化的整合思維體系，將一體化的思想牢固樹(shù)立于日常工作理念與日常工作開(kāi)展中，以此來(lái)提升辦公室檔案管理的科學(xué)化，并促進(jìn)辦公室檔案管理人員處理工作科學(xué)精準(zhǔn)，高效應(yīng)需。此外，在辦公室檔案管理工作中，檔案管理人員要強(qiáng)化自身的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)辦公室檔案管理工作技巧的有效學(xué)習(xí)，并將學(xué)習(xí)技巧融會(huì)貫通，落實(shí)于自己的日常工作中，進(jìn)而有效提升辦公室檔案管理工作的科學(xué)性。

（二）保證文件檔案高效整合

一體化工作理念融入辦公室檔案管理的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提升辦公室檔案管理的科學(xué)化應(yīng)注重辦公室檔案文件管理的高校整合。對(duì)此，本文認(rèn)為，切實(shí)高效的整個(gè)辦公室的檔案資源，可保證辦公室人員在查詢、應(yīng)用相應(yīng)資料時(shí)能更詳實(shí)、準(zhǔn)確的找到所需文件資料。因此，在文件的登記環(huán)節(jié)中，辦公室檔案管理可注重以年度為分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件包括標(biāo)題、時(shí)間、負(fù)責(zé)人等方面的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行有效的摘抄，從而建立科學(xué)的檔案預(yù)覽體系，便于工作人員通過(guò)年度分類方式，查找自己需要的文件，以此來(lái)提高工作效率，并為辦公室其他工作人員工作的順利開(kāi)展提供幫助。另外，在文件裝訂過(guò)程中，檔案管理人員需注意按照文件的使用期限進(jìn)行統(tǒng)一整理，科學(xué)備注，并借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)錄入分類，以便查詢檔案時(shí)刻利用建檔日期、結(jié)束日期等資料進(jìn)行查詢，也方面月結(jié)、季結(jié)與年終結(jié)算時(shí)更快速精準(zhǔn)的找到那些文件即將到期，需要進(jìn)一步處理或者封存檔案等。

（三）加快檔案管理數(shù)字化進(jìn)程

檔案管理一體化理念貫徹是檔案管理優(yōu)化的指導(dǎo)思想，文件檔案高效整合是提升檔案管理效率的手段，而真正為檔案管理優(yōu)化提供科學(xué)基礎(chǔ)支持的核心技術(shù)，則要著眼于檔案管理數(shù)字化的貫徹與應(yīng)用。不斷加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)水平與技術(shù)含量，是減少無(wú)意行為，增加勞動(dòng)效率的關(guān)鍵。對(duì)此，應(yīng)對(duì)現(xiàn)代科技迅猛發(fā)展的大趨勢(shì)，辦公室檔案管理引入數(shù)字技術(shù)即擁有良好的基礎(chǔ)條件，又迎合社會(huì)發(fā)展需求，這是檔案館人員需緊抓不放的機(jī)會(huì)。因此，把握當(dāng)前機(jī)會(huì)，辦公室檔案管理人員需落實(shí)數(shù)字化設(shè)備與檔案信息融合、同步。建立文檔工作信息化管理平臺(tái)，設(shè)置文件資料、資料搜集、檔案查詢等不同的工作板塊。為不用適用人群設(shè)置不同的使用權(quán)限，管理人員與普通用戶都借助互聯(lián)網(wǎng)的交互技術(shù)、無(wú)界化特征實(shí)現(xiàn)本地操作，異地同步，并可在各個(gè)關(guān)鍵時(shí)刻利用電腦終端、移動(dòng)終端查詢需求資源。此外，要加強(qiáng)與其他各部門(mén)、各單位之間的聯(lián)動(dòng)，構(gòu)建信息資源共享系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔資源運(yùn)行效果的最大化，進(jìn)一步促使辦公現(xiàn)代化的科學(xué)發(fā)展。

綜上所述，提高辦公室檔案管理水平對(duì)辦公室工作發(fā)展而言至關(guān)重要。在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展之中，時(shí)間的有效利用，人力的最小消耗是最為科學(xué)的成本管理。辦公室作為調(diào)度、指揮、分配工作與資源的核心組織場(chǎng)所，其信息資源的有序整理與科學(xué)管理對(duì)企業(yè)發(fā)展與工作效率提升均有至關(guān)重要的作用。因此，現(xiàn)代辦公室管理注重一體化工作理念貫徹，高效科學(xué)整理辦公資料，并借助互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)查詢、調(diào)去、利用的科學(xué)，才能真正提升辦公室檔案管理的水平，確保辦公室檔案管理協(xié)助企業(yè)發(fā)展，幫助企業(yè)有效降低勞動(dòng)成本。

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