財(cái)務(wù)外包在企業(yè)中應(yīng)用的問題和對策

黃健

【摘 要】財(cái)務(wù)外包作為一種能夠?yàn)槠髽I(yè)簡化管理、降低成本的管理模式，在西方國家大型企業(yè)中得到了較好的應(yīng)用。然而，在我國，財(cái)務(wù)外包模式仍處于起步階段。本文通過簡述財(cái)務(wù)外包模式和在企業(yè)中的應(yīng)用情況，探究財(cái)務(wù)外包在企業(yè)應(yīng)用過程中的問題，并據(jù)相關(guān)問題提出建議。

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)外包；企業(yè)；應(yīng)用；問題

市場經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，不但給企業(yè)帶來了更大的競爭壓力，也加速了專業(yè)化分工進(jìn)程。面對靈活多變的市場環(huán)境，為了降本增效，越來越多企業(yè)考慮充分利用“專業(yè)化分工進(jìn)程加速”的有利機(jī)遇，將非核心業(yè)務(wù)活動進(jìn)行外包。財(cái)務(wù)外包便是企業(yè)業(yè)務(wù)活動外包的其中一部分。

一、財(cái)務(wù)外包概述

外包思想起源于20世紀(jì)80年代的美國。1988年，柯達(dá)公司宣布將其所有的信息系統(tǒng)職能分包給IBM和DEC等公司進(jìn)行管理，拉開了“業(yè)務(wù)外包”的序幕。1990 年，Gary Hamel 和C. K. Prahaoad首次提出了“外包”（ outsourcing） 這一概念，隨后，國外許多學(xué)者對于“外包”進(jìn)行了大量的研究。1996年，BP石油公司首次將外包業(yè)務(wù)引入財(cái)務(wù)領(lǐng)域，拉開了財(cái)務(wù)外包在企業(yè)業(yè)務(wù)外包模式中的序幕。財(cái)務(wù)外包，是指企業(yè)在有限資源的前提下，為了更好地關(guān)注核心業(yè)務(wù)，降本增效達(dá)成預(yù)期目標(biāo)，將內(nèi)部財(cái)務(wù)管理中的某些事項(xiàng)外包給外部專業(yè)機(jī)構(gòu)，由外部專業(yè)機(jī)構(gòu)代為操作和執(zhí)行的一種新型財(cái)務(wù)管理模式。財(cái)務(wù)外包是信息技術(shù)持續(xù)高速發(fā)展和社會化專業(yè)分工進(jìn)程加速的必然結(jié)果。

財(cái)務(wù)外包對提高企業(yè)管理水平有著積極作用。首先，財(cái)務(wù)外包有利于降低企業(yè)會計(jì)核算成本。通過將簡單可控的財(cái)務(wù)流程或工作外包，能過節(jié)約企業(yè)在人力資源和系統(tǒng)建設(shè)的投資資源；其次，財(cái)務(wù)外包有利于企業(yè)更加聚焦核心財(cái)務(wù)管理工作。企業(yè)財(cái)務(wù)人員從繁瑣的重復(fù)性的工作中解放出來，將精力更加多地投放在諸如預(yù)算管理，投資決策分析等關(guān)鍵財(cái)務(wù)管理工作當(dāng)中，從而提高企業(yè)的核心競爭力。

二、財(cái)務(wù)外包在企業(yè)中的應(yīng)用情況

從外包分類角度，財(cái)務(wù)外包在企業(yè)中的應(yīng)用一般有兩種情形：

1.傳統(tǒng)財(cái)務(wù)外包

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)外包主要是將整個(gè)財(cái)務(wù)管理活動根據(jù)企業(yè)的需要分解成若干模塊，如原始憑證審核、總賬核算、往來款核算、固定資產(chǎn)核算、系統(tǒng)報(bào)表、納稅申報(bào)等模塊，然后根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，將企業(yè)不擅長管理或不具有比較優(yōu)勢的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)外包給外部專業(yè)機(jī)構(gòu)。在這種外包模式下，外包供應(yīng)商根據(jù)國家會計(jì)準(zhǔn)則及企業(yè)既定的操作流程提供“代理操作”的服務(wù)，具體表現(xiàn)為代理單據(jù)審核、代理記賬、代理納稅申報(bào)等。在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)外包模式下，由于外包供應(yīng)商偏向于按“規(guī)矩”執(zhí)行操作，并且只接觸企業(yè)局部的財(cái)務(wù)工作，因此，無法向企業(yè)提供深入的管理咨詢服務(wù)。另外，在這個(gè)階段的財(cái)務(wù)外包，由于發(fā)包企業(yè)和接包企業(yè)一般存在辦公地域上的差異。因此，也容易出現(xiàn)財(cái)務(wù)信息反饋不及時(shí)的弊端。在這種外包模式下，企業(yè)和外包供應(yīng)商之間的聯(lián)系程度相對較弱，供應(yīng)商擔(dān)當(dāng)著從屬于企業(yè)的角色。

2.網(wǎng)絡(luò)式財(cái)務(wù)外包

網(wǎng)絡(luò)式財(cái)務(wù)外包是指利用提供財(cái)務(wù)應(yīng)用服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)公司（如ASP，即應(yīng)用服務(wù)提供商）搭建的網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)應(yīng)用平臺，通過合同或協(xié)議的形式，企業(yè)將全部或部分財(cái)務(wù)系統(tǒng)業(yè)務(wù)外包給服務(wù)商，由服務(wù)商通過互聯(lián)網(wǎng)上的專營網(wǎng)站替代企業(yè)執(zhí)行財(cái)務(wù)操作流程及財(cái)務(wù)信息的生產(chǎn)職能，而分析、決策的職能仍由本單位高層財(cái)務(wù)管理人員執(zhí)行，同時(shí)服務(wù)商保證財(cái)務(wù)信息質(zhì)量并給予必要的咨詢和指導(dǎo)的一種財(cái)務(wù)外包方式。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)外包是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普及后傳統(tǒng)財(cái)務(wù)外包發(fā)展的高級形式，各項(xiàng)外包財(cái)務(wù)職能通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺形成有機(jī)的邏輯聯(lián)系。因此，這種方式相對傳統(tǒng)財(cái)務(wù)外包模式而言，效率極高，而且可以實(shí)現(xiàn)整體財(cái)務(wù)職能的外包。在這種外包模式下，企業(yè)和外包供應(yīng)商的聯(lián)系更緊密，而且彼此之間的合作關(guān)系一般更具有戰(zhàn)略性、持續(xù)性和靈活性，外包供應(yīng)商擔(dān)當(dāng)者企業(yè)的業(yè)務(wù)合作伙伴的角色。然而，這種模式，令到企業(yè)過于依賴外包供應(yīng)商，從而最終使得企業(yè)面臨未來潛在的供應(yīng)商提價(jià)、違約和變相出賣企業(yè)商業(yè)信息的風(fēng)險(xiǎn)。

三、財(cái)務(wù)外包在企業(yè)中需要關(guān)注的問題

雖然財(cái)務(wù)外包可以減輕企業(yè)的資源投入，可以讓企業(yè)更加聚焦做好核心財(cái)務(wù)工作，但是財(cái)務(wù)外包是一把雙刃劍，一旦使用不當(dāng)，也將為企業(yè)帶了不少問題。就目前看來，財(cái)務(wù)外包模式在企業(yè)中應(yīng)用需要關(guān)注以下問題：

1.生搬硬套，急于求成

由于財(cái)務(wù)外包有著“減少投入，更好地聚焦核心工作”的優(yōu)點(diǎn)，有的企業(yè)不考慮自身具體情況，盲目決定上馬“財(cái)務(wù)外包”項(xiàng)目，并且急于求成，生搬硬套成功企業(yè)的案例模式。缺乏科學(xué)分析，合理判斷的財(cái)務(wù)外包項(xiàng)目，效果是可想而知的。例如，有的企業(yè)在內(nèi)部財(cái)務(wù)流程尚未清晰明確的情況下，盲目選擇財(cái)務(wù)外包，期望借助外部專業(yè)機(jī)構(gòu)擁有的成功案例的力量，在減少資源投入的基礎(chǔ)上，順便解決財(cái)務(wù)流程問題。然而，“理順財(cái)務(wù)流程問題”的服務(wù)，相當(dāng)于企業(yè)管理咨詢，外部專業(yè)機(jī)構(gòu)的收費(fèi)自然非純操作類的“財(cái)務(wù)外包”服務(wù)可比，最終企業(yè)付出的成本也將更高。又如，一些生產(chǎn)快消品的企業(yè)，“產(chǎn)、銷、存”三大模塊粘性非常高，并且財(cái)務(wù)信息更強(qiáng)調(diào)時(shí)效性，硬要套用其他生產(chǎn)型企業(yè)的案例，切分相關(guān)賬務(wù)模塊進(jìn)行外包，不僅帶來日后財(cái)務(wù)核算方面的麻煩，也讓企業(yè)更難發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營過程中的問題。

2.財(cái)務(wù)外包供應(yīng)商參差不齊

由于我國財(cái)務(wù)外包市場起步較晚，會計(jì)人員能力基礎(chǔ)相對較弱，這造就了財(cái)務(wù)外包供應(yīng)商質(zhì)量參差不齊的現(xiàn)狀。在我國，目前大多的財(cái)務(wù)外包供應(yīng)商的經(jīng)營觀念仍停留在“代理記賬、納稅申報(bào)”的低端業(yè)務(wù)上，并且這些供應(yīng)商為了節(jié)約成本，聘請了專業(yè)能力較弱的從業(yè)人員，這將讓企業(yè)的“財(cái)務(wù)外包”戰(zhàn)略效果大打折扣。此外，有的代理記賬機(jī)構(gòu)甚至采用“平臺化”經(jīng)營模式，即公司沒有固定的代理記賬人員，而是通過提供掛靠平臺，招攬社會上閑散財(cái)務(wù)人員從事代理記賬服務(wù)，這進(jìn)一步加劇了財(cái)務(wù)外包供應(yīng)商參差不齊的局面發(fā)展。一旦不慎選擇了低質(zhì)量的財(cái)務(wù)外包供應(yīng)商，發(fā)包企業(yè)不僅很難達(dá)成“財(cái)務(wù)外包”戰(zhàn)略的效果，還將很可能遇到諸如稅務(wù)上的或其他不必要的法律風(fēng)險(xiǎn)。

3.缺乏后續(xù)對財(cái)務(wù)外包供應(yīng)商的監(jiān)督

由于發(fā)包企業(yè)和承包企業(yè)本是兩個(gè)獨(dú)立法人，一般情況下，有著不一樣的企業(yè)文化和價(jià)值觀，加上兩企業(yè)辦公地點(diǎn)不一致的地域上差異，這些令到財(cái)務(wù)外包的工作質(zhì)量和信息傳遞質(zhì)量受到較大挑戰(zhàn)。因此，財(cái)務(wù)外包后，后續(xù)加強(qiáng)對財(cái)務(wù)外包供應(yīng)商的監(jiān)督很有必要。然而，部分企業(yè)（尤其民營企業(yè)），在啟動“財(cái)務(wù)外包”項(xiàng)目后，基本上不對財(cái)務(wù)外包供應(yīng)商施加太多的監(jiān)督和限制，只是定期將供應(yīng)商提供的財(cái)務(wù)結(jié)果簡單過目，而外部人員在不受“限制”的情況下，按自己認(rèn)為合適的方法處理，最終讓“財(cái)務(wù)外包”后的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量大打折扣。另外，后續(xù)缺乏對供應(yīng)商的監(jiān)督和限制，也有可能助長供應(yīng)商利用本公司的財(cái)務(wù)信息，獲取不當(dāng)?shù)纳鈾C(jī)會的作法。這些將不但不利于公司短期的經(jīng)營分析，也將不利于長遠(yuǎn)的財(cái)務(wù)戰(zhàn)略布局。

四、建議

1.深入分析企業(yè)現(xiàn)狀，確定是否“外包”

財(cái)務(wù)外包牽涉到財(cái)務(wù)管理組織架構(gòu)的改革，對企業(yè)未來財(cái)務(wù)戰(zhàn)略布局產(chǎn)生重大影響。因此，在企業(yè)探討“財(cái)務(wù)外包”戰(zhàn)略時(shí)，必須慎重，而不能簡單看到財(cái)務(wù)外包帶來的“降本增效”的好處。如一些初創(chuàng)企業(yè)，由于公司規(guī)模較小，對財(cái)務(wù)深度管理的需求相對偏弱，可能選擇財(cái)務(wù)外包可以更有效地節(jié)約公司資源，更能滿足公司現(xiàn)階段發(fā)展的需要；又如某些大中型企業(yè)，未來打算吸引外部投資，甚至IPO，那么暫時(shí)不進(jìn)行財(cái)務(wù)外包，可能更適合企業(yè)的戰(zhàn)略布局需要。

2.確定外包的范圍

企業(yè)的財(cái)務(wù)信息是敏感的，選擇財(cái)務(wù)外包，相當(dāng)于選擇了與外部專業(yè)機(jī)構(gòu)分享自身的敏感信息。因此，確定外包的范圍很有必要，能夠最大限度地讓“降本增效”和“信息泄密”達(dá)到符合企業(yè)發(fā)展需要的平衡。從財(cái)務(wù)信息敏感程度輕重角度看，初創(chuàng)企業(yè)，由于是新生的微弱的市場力量，財(cái)務(wù)信息的敏感程度輕微，那么選擇傳統(tǒng)式財(cái)務(wù)外包更能充分返回財(cái)務(wù)外包的優(yōu)勢；但對于大中型企業(yè)而言，由于有著較為完善的財(cái)務(wù)管理流程，并且擁有著較強(qiáng)的系統(tǒng)投資能力，但財(cái)務(wù)信息敏感程度相對更高，那么選擇網(wǎng)絡(luò)式財(cái)務(wù)外包模式，既能發(fā)揮外包的“降本增效”優(yōu)勢，又能保證企業(yè)獲取財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的效率，同時(shí)能夠通過一體化的系統(tǒng)工作平臺，在一定程度上，對供應(yīng)商可能存在的泄密行為進(jìn)行監(jiān)管。

3.慎重選擇財(cái)務(wù)外包供應(yīng)商

外包供應(yīng)商作為企業(yè)財(cái)務(wù)外包的合作對象，關(guān)系著合作的成敗。因此，在選擇外包供應(yīng)商時(shí)，只關(guān)注價(jià)格的高低，忽視其專業(yè)服務(wù)能力，市場信譽(yù)度及持續(xù)經(jīng)營能力，將不利于企業(yè)財(cái)務(wù)外包戰(zhàn)略的長遠(yuǎn)發(fā)展。在做供應(yīng)商選擇時(shí)，企業(yè)應(yīng)該首先關(guān)注其營業(yè)資質(zhì)、企業(yè)人員的專業(yè)能力資質(zhì)。其次，企業(yè)應(yīng)該通過供應(yīng)商過往服務(wù)對象及其提供服務(wù)的持續(xù)時(shí)間方面，考量供應(yīng)商的市場信譽(yù)度，并且企業(yè)需要留意供應(yīng)商提供的“行業(yè)數(shù)據(jù)分析”服務(wù)，以便判斷供應(yīng)商在“信息保密”上的信譽(yù)度。再次，企業(yè)需要關(guān)注供應(yīng)商已經(jīng)持續(xù)經(jīng)營的時(shí)間，以及最近的經(jīng)營狀況，以便了解供應(yīng)商日后持續(xù)經(jīng)營的實(shí)力。最后，企業(yè)需要結(jié)合前面三個(gè)方面的分析結(jié)果、自身的外包實(shí)際需求及供應(yīng)商提供的價(jià)格情況，作出供應(yīng)商選擇的決定。

4.加強(qiáng)對外包供應(yīng)商的限制和監(jiān)督

在選定財(cái)務(wù)外包供應(yīng)商后，在簽訂合作合同時(shí)，企業(yè)需要考慮合同的嚴(yán)密性及保密協(xié)議的重要性。在外包合同上，必須明確外包的范圍及其判斷標(biāo)準(zhǔn)，明確協(xié)商溝通機(jī)制，明確雙方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任。并且企業(yè)必須就財(cái)務(wù)信息的保密措施、保密范圍以及商業(yè)秘密泄露后的責(zé)任追究機(jī)制及具體的賠償細(xì)則，簽訂詳細(xì)的保密條款，以防供應(yīng)商擅自使用或披露企業(yè)未授權(quán)信息。同時(shí)，企業(yè)需要將對供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量的具體要求及對應(yīng)指標(biāo)形成文檔，以合同附件的形式，在簽署合同后生效留存。最后，企業(yè)也要注意讓合同保持必要的彈性，以便日后更好地應(yīng)對合同未盡事宜。此外，在日后外包的合作過程中，企業(yè)應(yīng)該更主動地與外包機(jī)構(gòu)展開監(jiān)督和溝通，以便彼此之間保持更好的默契，更順暢地交流和反饋，以便最終保證財(cái)務(wù)外包后財(cái)務(wù)信息的質(zhì)量，以及信息安全。最后，建立每年對供應(yīng)商的持續(xù)經(jīng)營能力的審查機(jī)制，以便更好地應(yīng)對供應(yīng)商經(jīng)營不善對企業(yè)外包戰(zhàn)略帶來的沖擊。

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