高校檔案館服務(wù)社會(huì)化問(wèn)題探析

趙維超　呂建輝

高校承擔(dān)著一個(gè)國(guó)家高水平教育、科研等重要任務(wù)，其檔案館較之其他單位的內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)，承載著更多對(duì)社會(huì)科學(xué)文化事業(yè)發(fā)展具有推動(dòng)作用的檔案信息資源。高校檔案服務(wù)社會(huì)化的立場(chǎng)是高校檔案館，其趨勢(shì)與方向是社會(huì)化——面向社會(huì)公眾。高校檔案 館面對(duì)社會(huì)、高校發(fā)展的新趨勢(shì)，應(yīng)積極克服各種障礙，依法為社會(huì)公眾提供檔案信息服務(wù)。

一、高校檔案館服務(wù)社會(huì)化的背景

1.社會(huì)改革背景

黨的十七大提出“加快行政管理體制改革，建設(shè)服務(wù)型政府”；十八大提出“建設(shè)職能科學(xué)、結(jié)構(gòu)優(yōu)化、廉潔高效、人民滿(mǎn)意的服務(wù)型政府”。在倡導(dǎo)“人本精神”的新公共管理理念指引下，以公眾為本成為建設(shè)服務(wù)型政府的必然要求。檔案價(jià)值要通過(guò)檔案開(kāi)放與利用服務(wù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，檔案管理機(jī)構(gòu)需要向社會(huì)公眾提供檔案信息，同時(shí)也關(guān)乎社會(huì)公眾平等獲取檔案信息權(quán)利的保障與實(shí)現(xiàn)。

2.現(xiàn)實(shí)工作背景

隨著《高等學(xué)校檔案管理辦法》與《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》的出臺(tái)，需要高校檔案館進(jìn)一步落實(shí)開(kāi)展檔案信息服務(wù)的職責(zé)。2009年教育部也提出“以社會(huì)需求為導(dǎo)向，推進(jìn)新一輪高等教育改革”，同時(shí)高校在人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究、管理模式水平等各方面均處于深化改革和高速發(fā)展的進(jìn)程中，這對(duì)高校檔案館而言都是新的發(fā)展契機(jī)。

二、高校檔案館服務(wù)社會(huì)化的障礙

1.資源局限

高校檔案具有作為檔案的最基本屬性，但又帶有鮮明的自身特點(diǎn)——產(chǎn)生于高校內(nèi)部（組織層面），內(nèi)容結(jié)構(gòu)具有相對(duì)的單一性、獨(dú)立性、排他性等特征。高校檔案館作為高校的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，其管理的檔案全方位反映了教、學(xué)、研、管各方面的“記憶”，對(duì)本校而言是豐富的信息資源庫(kù)，而在面向社會(huì)公眾（社會(huì)層面）提供檔案服務(wù)的過(guò)程中必然要受到所管理對(duì)象自身屬性的制約。尤其是面對(duì)社會(huì)公眾的多樣化檔案服務(wù)需求，較之綜合檔案館，高校檔案館檔案資源的內(nèi)容和類(lèi)型顯得相對(duì)單一。因此，在服務(wù)社會(huì)化的實(shí)踐過(guò)程中高校檔案館就難免處于“無(wú)米之炊”的困境，多樣化、全方位的檔案服務(wù)難以開(kāi)展。

2.制度缺失

我國(guó)針對(duì)綜合檔案館開(kāi)展檔案利用服務(wù)方面的制度相對(duì)較為完善，高校檔案館屬于組織內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)，從國(guó)家、地方、組織三個(gè)層面，均沒(méi)有專(zhuān)門(mén)針對(duì)組織內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)服務(wù)社會(huì)化相關(guān)規(guī)章制度，尤其是在國(guó)家層面，無(wú)論是國(guó)家檔案局還是教育部，均未出臺(tái)指導(dǎo)性意見(jiàn)，導(dǎo)致高校檔案館要實(shí)現(xiàn)服務(wù)社會(huì)化卻缺乏必要的依據(jù)，從而在實(shí)踐過(guò)程中“哪些檔案可以參與服務(wù)社會(huì)化、服務(wù)對(duì)象如何確定、服務(wù)項(xiàng)目有哪些、服務(wù)費(fèi)用如何收取”等等實(shí)際問(wèn)題均無(wú)據(jù)可依。加之不同于圖書(shū)，檔案自身存在涉密等特殊屬性，在實(shí)踐中已經(jīng)形成了相對(duì)較為保守的管理方法和工作方式，這對(duì)高校檔案館服務(wù)社會(huì)化都是十分不利的。

3.保障不足

高校檔案館在工作經(jīng)費(fèi)、設(shè)備條件等各項(xiàng)保障條件上存在明顯的短板。與之相對(duì)的是在實(shí)際工作中，高校檔案館僅僅在收集歸檔、入庫(kù)驗(yàn)收、檢索查閱等日常管理基本環(huán)節(jié)都承擔(dān)著巨大的工作任務(wù)。例如，筆者調(diào)研了解到，某高校檔案館9人的編制，每年承擔(dān)著10000余卷的歸檔量、年均約3000余人次、6000余卷次的查閱量；又如某些檔案館受制于經(jīng)費(fèi)問(wèn)題，相應(yīng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)尚未到位，這就直接增大了日常查閱、檢索的工作量。故此，較為有限的保障條件在完成這些基本工作尚且顯得吃緊，而當(dāng)前的服務(wù)社會(huì)化也主要體現(xiàn)在學(xué)歷認(rèn)證、成績(jī)單翻譯等較為基礎(chǔ)的工作，再進(jìn)一步要求高校檔案館面向社會(huì)開(kāi)展更多樣化的檔案信息服務(wù)就更加困難。

三、高校檔案館服務(wù)社會(huì)化的發(fā)展路徑

1.優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)

加速優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)，有利于降低高校檔案與生俱來(lái)屬性對(duì)服務(wù)社會(huì)化的制約。首先，“以我為主”——緊密結(jié)合本校的發(fā)展歷史，大力收集和開(kāi)發(fā)特點(diǎn)鮮明、具有針對(duì)性的檔案資源。例如發(fā)揮校史館的作用，定期向校友、教職工開(kāi)展照片、實(shí)物等特色檔案的征集活動(dòng)；針對(duì)重大活動(dòng)或事件，開(kāi)展“口述校史”的收集，力圖“以小見(jiàn)大”，擴(kuò)大檔案館在“存史”方面影響力與作用，為拓寬服務(wù)領(lǐng)域、豐富服務(wù)內(nèi)容打好基礎(chǔ)。其次，“借助合力”——高校檔案館可以借助其他相關(guān)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的力量來(lái)強(qiáng)化自身的服務(wù)能力。例如與本校圖書(shū)館、宣傳部門(mén)等進(jìn)行合作；又如與兄弟高校、行業(yè)類(lèi)高校的檔案館加強(qiáng)跨校合作，亦可嘗試數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源的共享，擴(kuò)大高校檔案館的宣傳能力和影響力。

2.加快制度建設(shè)

首先，需要從國(guó)家層面出臺(tái)相應(yīng)的政策法規(guī)來(lái)指導(dǎo)組織內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)服務(wù)社會(huì)化的問(wèn)題；其次從學(xué)校層面，將高校檔案館面向社會(huì)公眾提供檔案信息服務(wù)等活動(dòng)，納入學(xué)校的管理制度體系和發(fā)展規(guī)劃；最后高校檔案館應(yīng)結(jié)合國(guó)家、學(xué)校的制度，制定面檔案服務(wù)社會(huì)化的內(nèi)容、對(duì)象、范圍、流程制定具體的操作規(guī)范。

其次，妥善處理保密問(wèn)題。應(yīng)通過(guò)制定保密制度和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)妥善處理高校檔案館服務(wù)社會(huì)化過(guò)程中的保密問(wèn)題。特別是針對(duì)學(xué)校具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)、涉及國(guó)家秘密的科研檔案，就目前而言尚不具備參與服務(wù)社會(huì)化的條件。高校檔案館應(yīng)“先易后難”，從不涉密的檔案資源入手開(kāi)展服務(wù)社會(huì)化工作，再逐步探索科學(xué)技術(shù)檔案的服務(wù)社會(huì)化的可能性；應(yīng)“以整代零”，應(yīng)向社會(huì)提供經(jīng)過(guò)篩選、整合、系統(tǒng)化的檔案信息資源，而各類(lèi)檔案原件應(yīng)有條件、有針對(duì)性的提供服務(wù)。

3.完善保障體系

高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本校檔案館的經(jīng)費(fèi)支持。首先，支持檔案館進(jìn)行檔案數(shù)字資源建設(shè)，區(qū)分重點(diǎn)，將使用頻率高的檔案加快數(shù)字化；購(gòu)入管理軟件，提高檔案的檢索效率；加速高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)，以案卷級(jí)和文件級(jí)目錄為重點(diǎn)完善網(wǎng)絡(luò)檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，強(qiáng)化遠(yuǎn)程服務(wù)能力。其次，加大對(duì)檔案編研工作的支持力度，鼓勵(lì)檔案館開(kāi)展各項(xiàng)編研和出版工作，形成多樣化的檔案資源結(jié)構(gòu)；再次，明確高校檔案館服務(wù)社會(huì)化的有償服務(wù)范圍，依法明確收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

（作者單位：長(zhǎng)安大學(xué)檔案館）