國(guó)家綜合檔案館電子文件備份中心建設(shè)研究

梁磊 王建文 王順

摘要：電子文件備份中心是國(guó)家綜合檔案館“五位一體”的功能之一。本文對(duì)國(guó)家綜合檔案館電子文件備份中心的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并就目前存在的宏觀層面缺乏制度指導(dǎo)、檔案數(shù)據(jù)增加對(duì)數(shù)據(jù)備份策略的影響、缺乏持續(xù)的資金支撐等問(wèn)題，提出國(guó)家檔案局及相關(guān)部門(mén)盡快出臺(tái)規(guī)范和細(xì)則；靈活運(yùn)用多種數(shù)據(jù)備份策略；爭(zhēng)取國(guó)家支持的同時(shí)，結(jié)合實(shí)際情況采取較少投入的備份方式等措施。

關(guān)鍵詞：國(guó)家綜合檔案館電子文件備份中心檔案信息安全

隨著我國(guó)信息化進(jìn)程的加速發(fā)展，以及電子政務(wù)工作的進(jìn)一步開(kāi)展，檔案部門(mén)接收的電子文件以及紙質(zhì)檔案等數(shù)字化后的數(shù)據(jù)呈幾何級(jí)增長(zhǎng)。在這樣的背景下，做好電子文件的備份工作尤為重要。2009年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《電子文件管理暫行辦法》，同年，時(shí)任國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)在全國(guó)檔案局館長(zhǎng)工作會(huì)上，明確提出“實(shí)施重要檔案異地備份制度”的戰(zhàn)略。至此，部分省市、地區(qū)相繼建立了電子文件備份中心。在電子文件備份中心建設(shè)日趨完善下，電子文件備份中心不僅具備數(shù)據(jù)備份功能，而且具備異地異質(zhì)備份、容災(zāi)備份等功能。為了更深入地了解電子文件備份中心的發(fā)展情況，筆者及所在課題組對(duì)近年來(lái)具有代表性的、已建成的電子文件備份中心進(jìn)行了調(diào)研，并就目前存在的問(wèn)題，提出相應(yīng)的解決措施。

一、國(guó)家綜合檔案館電子文件備份中心的現(xiàn)狀

自2008年全國(guó)第一家電子文件備份中心——遼寧省電子檔案?jìng)浞葜行恼教岢錾暾?qǐng)建立至今，全國(guó)各級(jí)檔案館電子文件備份工作取得了重要進(jìn)展，部分省級(jí)市以上檔案館實(shí)現(xiàn)了重要檔案和電子文件的異地結(jié)對(duì)備份，部分市縣檔案館建立了電子文件備份中心和異地備份庫(kù)的工作。筆者現(xiàn)將調(diào)研情況總結(jié)如下：

（一）后庫(kù)備份與館際備份相結(jié)合的電子文件（檔案）備份中心

2008年，遼寧省檔案局正式提出建設(shè)電子檔案?jìng)浞葜行牡纳暾?qǐng)，并于2010年正式建成。目前，遼寧省檔案局通過(guò)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、遠(yuǎn)程控制等技術(shù)建立的電子文件備份中心，主要采用后庫(kù)備份的形式，實(shí)現(xiàn)了遼寧省檔案館和遼寧省內(nèi)各市區(qū)縣三級(jí)電子檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存以及異地異質(zhì)的備份與恢復(fù)。通過(guò)數(shù)據(jù)備份，他們解決了數(shù)據(jù)的安全性、系統(tǒng)的穩(wěn)定性等問(wèn)題；通過(guò)異地容災(zāi)，他們解決了遭遇自然災(zāi)害時(shí)，在較短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)數(shù)據(jù)和應(yīng)用系統(tǒng)的問(wèn)題。同時(shí)，遼寧省檔案局還以館際備份的形式與廣西壯族自治區(qū)檔案局、寧夏回族自治區(qū)檔案局互為備份基地。值得一提的是，在后庫(kù)備份中，陜西省電子文件備份中心較為特別，它主要是由電子政務(wù)系統(tǒng)電子文件本地備份和陜西省電子文件異地備份中心組成，作為省級(jí)電子政務(wù)統(tǒng)一平臺(tái)系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，它更強(qiáng)調(diào)電子政務(wù)信息的容災(zāi)功能。

（二）開(kāi)展多種館際備份形式的電子文件備份中心

1.建立初期形成的異地備份基地。2009年，天津開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館將第一批重要檔案數(shù)據(jù)異地備份到天津市檔案館，最大限度地保證了檔案信息資源的安全。2010年以來(lái)，許多檔案局館通過(guò)簽訂《重要檔案異地備份工作協(xié)議》，以建立異地備份庫(kù)的形式，對(duì)重要檔案和電子文件實(shí)行異地異質(zhì)備份，以確保檔案信息資源的安全。據(jù)相關(guān)資料顯示，初期主要形成了太原市檔案館與鄭州市檔案館、沈陽(yáng)市檔案館與成都市檔案館、北京市檔案館和陜西省檔案館、上海市檔案館與重慶市檔案館、天津市檔案館和廣州市國(guó)家檔案館、哈爾濱市檔案館與南京市檔案館等異地備份基地。

2.隨著館際備份發(fā)展的成熟化，目前館際備份的形式也趨于多樣化。一是館際備份的內(nèi)容日益豐富，它不僅包括館藏婚姻、知青等民生檔案，而且包括各全宗的文書(shū)檔案。例如：嘉興縣檔案館在對(duì)法定進(jìn)館單位、重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案、涉民電子業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)登記備份的基礎(chǔ)上，將其所涉電子文件分別備份于嘉興市檔案館和青島市嶗山區(qū)檔案館。二是對(duì)備份內(nèi)容、備份周期、存儲(chǔ)載體、標(biāo)簽格式等做了較為明確的說(shuō)明，特別是將重要檔案數(shù)據(jù)采用離線方式備份到異地備份中心。

（三）在對(duì)檔案與電子文件登記備份的基礎(chǔ)上，逐步推進(jìn)電子檔案在線備份工作

在創(chuàng)建電子文件備份中心初期，浙江省便對(duì)重點(diǎn)檔案和電子文件，特別是涉及重點(diǎn)民生的電子文件進(jìn)行了登記備份，同時(shí)對(duì)省內(nèi)部分立檔單位的電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行了脫機(jī)備份。在此基礎(chǔ)上，2011年，浙江省檔案局首次和數(shù)字檔案登記備份試點(diǎn)單位鋪設(shè)了電信VPN專(zhuān)線，率先實(shí)現(xiàn)了在線方式的電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)到檔案的銜接。例如：浙江省公積金中心進(jìn)行的電子檔案?jìng)浞菥褪遣扇?shí)時(shí)備份的形式。

二、制約電子文件備份中心建設(shè)的因素分析

（一）國(guó)家宏觀層面尚未制定電子文件備份的細(xì)則，使得地方層面的電子文件備份中心建設(shè)缺乏必要的可操作性指導(dǎo)

目前，雖然中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布了《國(guó)家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于加強(qiáng)信息安全保障工作的建議》《電子文件管理暫行辦法》，國(guó)家檔案局發(fā)布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的規(guī)定》等法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，但是這些法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)中并沒(méi)有對(duì)電子文件備份的相關(guān)方案與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。同時(shí)，基于電子文件自身的特點(diǎn)，需要對(duì)其生成、傳遞、保存、利用等方面進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，但是目前有關(guān)方面的專(zhuān)門(mén)法規(guī)尚未制定。由此可見(jiàn)，隨著電子文件備份中心建設(shè)的深入發(fā)展法律制度的相對(duì)滯后，勢(shì)必會(huì)影響到電子文件備份中心建設(shè)的可操作性。

（二）檔案數(shù)據(jù)量的增加，對(duì)數(shù)據(jù)備份策略提出了更高要求

目前，電子文件備份中心一般會(huì)采用完全備份、增量備份和差異備份的形式進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。由于電子文件的數(shù)量增多，且不同的數(shù)據(jù)策略都存在一定程度的不足，因此采取單一的方式無(wú)法有效實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)備份。例如：完全備份雖然能夠保證備份的數(shù)據(jù)最全面、最完整，但是它的備份時(shí)間較長(zhǎng)，且存在重復(fù)備份的現(xiàn)象，進(jìn)而造成存儲(chǔ)成本的提高。而增量備份則存在數(shù)據(jù)恢復(fù)較為困難的問(wèn)題；差異備份一定程度上和增量備份在內(nèi)容上存在相同之處，進(jìn)行數(shù)據(jù)備份時(shí)需要區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)類(lèi)型。

（三）缺乏持續(xù)的資金支撐

電子文件備份中心的建設(shè)是一項(xiàng)持續(xù)的工程，它需要巨大的人力、物力、財(cái)力的支撐，特別是在數(shù)據(jù)存量和增量的情況下，電子文件的保管成本也將越來(lái)越大。從目前來(lái)看，大部分檔案館主要是通過(guò)財(cái)政撥款或者專(zhuān)項(xiàng)資金來(lái)實(shí)現(xiàn)電子文件備份中心建設(shè)的。在電子文件備份中心建設(shè)初期，這部分資金用于前期平臺(tái)搭建是能夠支撐其建設(shè)的，但是需要考慮的是，與前期相比，后期投入資金會(huì)更大，而這部分資金是否能夠支撐電子文件備份中心的建設(shè)值得商榷。

三、建議

（一）國(guó)家檔案局和有關(guān)部門(mén)應(yīng)盡快出臺(tái)相應(yīng)的管理辦法和詳細(xì)條例

國(guó)家檔案局和有關(guān)部門(mén)應(yīng)參照相關(guān)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，盡快出臺(tái)相應(yīng)的管理辦法和詳細(xì)條例。就重要檔案和電子文件備份的范圍做出較為清晰的界定，同時(shí)針對(duì)館際之間的電子文件異地異質(zhì)備份，聯(lián)合制定下發(fā)有關(guān)制度的文件，就館際之間電子文件備份的保管以及需要注意的問(wèn)題等做出具有指導(dǎo)性的規(guī)定，這樣才能使館際電子文件備份中心的異地異質(zhì)備份工作更加規(guī)范，更加具有可操作性。

（二）靈活運(yùn)用不同的數(shù)據(jù)備份策略，提高數(shù)據(jù)備份的質(zhì)量

在借鑒其他學(xué)者和同仁經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，筆者認(rèn)為：對(duì)于數(shù)據(jù)量較大且變更頻率頻繁的數(shù)據(jù)，可以采用完全備份和差異備份相結(jié)合的方式，對(duì)每天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。這樣，既能夠有效地減少數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間，降低數(shù)據(jù)移動(dòng)所需帶寬，又能夠最大限度地保證數(shù)據(jù)的完整性與真實(shí)性。對(duì)于數(shù)據(jù)量不大且?guī)缀鯚o(wú)變更的數(shù)據(jù)，可以考慮采用完全備份和增量備份方式，按照季度進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份。對(duì)于數(shù)據(jù)量后續(xù)增加較大但變更頻率相對(duì)不頻繁的數(shù)據(jù)，可以考慮采用完全備份的方式。同時(shí)，在數(shù)據(jù)量增加迅速的情況下，在線的實(shí)時(shí)備份也是需要給予關(guān)注的。

（三）爭(zhēng)取國(guó)家支持的同時(shí)，結(jié)合實(shí)際情況采取較少投入的備份方式

隨著電子文件備份中心工作的深入，其巨大的管理成本也將得以顯現(xiàn)，而這必將嚴(yán)重制約電子文件備份中心建設(shè)的進(jìn)一步開(kāi)展。為此，建議由國(guó)家檔案局牽頭，爭(zhēng)取國(guó)家財(cái)政資金的支持，特別是專(zhuān)項(xiàng)資金上的支持。同時(shí)，根據(jù)不同地區(qū)的不同情況，從實(shí)際出發(fā)，權(quán)衡投入和效益之間的關(guān)系，避免重復(fù)投入以及減少不必要的投入。例如：可以利用移動(dòng)存儲(chǔ)技術(shù)進(jìn)行離線或在線備份，這種方式較為靈活且投入相對(duì)較少。

*本文為北京市檔案局項(xiàng)目“國(guó)家綜合檔案館建設(shè)研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2013-01）的階段性研究成果之一。

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