新常態(tài)下教育科研檔案的科學(xué)管理探討

譚新

【摘要】本文就學(xué)校教育科研檔案管理現(xiàn)狀中存在的不足，提出了提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的科研檔案意識(shí)、建立健全教育科研檔案的管理制度、建立科研檔案的規(guī)范管理模式等幾點(diǎn)見(jiàn)解，希望對(duì)新常態(tài)下加強(qiáng)學(xué)校教育科研檔案科學(xué)管理提供一定參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；科研檔案；規(guī)范化；探討

學(xué)?？蒲袡n案是廣大教職工在長(zhǎng)期教育教學(xué)、管理及其他各項(xiàng)工作和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像、照片等不同形式的文件材料，是學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng)，是評(píng)價(jià)學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”，是從事教育教學(xué)活動(dòng)和教研工作必不可少的資料。

隨著院?？蒲兴降牟粩嗵岣?，作為重要信息資源的高校科研檔案得到了社會(huì)的普遍認(rèn)同和重視，并在高校教學(xué)、科研、管理和文化建設(shè)等方面發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，成為高校事業(yè)發(fā)展的重要部分。高校科研檔案是高?？蒲谢顒?dòng)的歷史記錄，它記載反映了科研活動(dòng)的過(guò)程和成果，是儲(chǔ)備科技信息和科技知識(shí)的主要載體，為實(shí)際科學(xué)研究提供理論依據(jù)，具有重要的參考價(jià)值。如今在大眾創(chuàng)新、萬(wàn)眾創(chuàng)業(yè)的進(jìn)程中，科研檔案管理更應(yīng)不斷豐富實(shí)用信息，不斷拓寬檔案的利用范圍，強(qiáng)化檔案的收集與規(guī)范化管理，以加強(qiáng)利用。教育科研檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，作為學(xué)校檔案教育科研管理的基本環(huán)節(jié)，在教育科研中具有舉足輕重的意義，其管理是否系統(tǒng)、規(guī)范、科學(xué)，直接影響學(xué)校教育科研發(fā)展，系統(tǒng)規(guī)范管理就成為學(xué)校教育科研檔案管理中一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。下面就如何加強(qiáng)對(duì)科研檔案的科學(xué)管理，談幾點(diǎn)個(gè)人淺見(jiàn)。

一、學(xué)校教育科研檔案的作用

一個(gè)學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量很大程度體現(xiàn)在教育科研檔案上，其作用是多方面的，主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

（一）教育科研檔案是進(jìn)行教育科研的必要條件。無(wú)論是哪種性質(zhì)的研究都要借助于各種各樣的檔案，都要在前人研究的基礎(chǔ)上再進(jìn)行深化，學(xué)校教育科研也不例外。通過(guò)查閱完整的檔案資料，可以拓展思維，開(kāi)闊眼界，在吸取前人的設(shè)計(jì)思想和研究?jī)?nèi)容基礎(chǔ)上提高研究質(zhì)量。學(xué)校教育科研檔案真實(shí)地記錄了科研活動(dòng)的過(guò)程和成果，記載了前一階段科研人員的思想、方法和經(jīng)驗(yàn)，為后人的科學(xué)研究提供了可靠的第一手材料；從教育科研的選題、計(jì)劃的制定、開(kāi)題、實(shí)施研究到成果的整理和研究報(bào)告的撰寫(xiě)等整個(gè)研究過(guò)程，都需要吸取和借鑒已有的成果。

（二）教育科研檔案有利于提高學(xué)校教育科研水平。學(xué)校教育科研水平的提高是不斷總結(jié)、積累、借鑒、發(fā)展經(jīng)驗(yàn)的過(guò)程，這就必須依賴(lài)于教育科研和管理工作經(jīng)驗(yàn)的不斷積累、教育科研信息的有計(jì)劃儲(chǔ)備，資料的有計(jì)劃收集；依賴(lài)于直接記錄反映職工進(jìn)行教育科研活動(dòng)的科研檔案。實(shí)踐表明，利用教育科研檔案材料，可充分發(fā)揮檔案的作用，避免不必要的財(cái)力、人力、物力方面的浪費(fèi)和走彎路，可大大提高教育科研效益。

（三）教育科研檔案是教育科研管理的依據(jù)和參考。無(wú)論是科研規(guī)劃的制定，還是科研課題的立項(xiàng)評(píng)審，教育科研檔案都能為決策提供依據(jù)。此外，課題的立項(xiàng)、進(jìn)度、結(jié)題、專(zhuān)著，先進(jìn)評(píng)選、教師職務(wù)評(píng)定、崗位晉級(jí)等，教育科研檔案都可為之提供詳盡完備而真實(shí)的事實(shí)依據(jù)，發(fā)揮其考查和憑證作用。

（四）教育科研檔案可提高教師進(jìn)行教育科研的積極性。教育科研檔案記載了學(xué)校教育科研的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)與成果，利用教育科研檔案對(duì)教師進(jìn)行教育科研的宣傳，能夠讓教師看到教育科研與學(xué)校發(fā)展、個(gè)人成長(zhǎng)的關(guān)系、教育科研在教育教學(xué)中的作用，進(jìn)而激發(fā)教師的科研熱情，堅(jiān)定科研興教的信心，自覺(jué)投入到教育科研活動(dòng)中去；教科研檔案的建立使得教師科研工作的好壞，以及水平的高低有據(jù)可查，有利于激發(fā)教師奮發(fā)向上，不斷進(jìn)取。

二、學(xué)校教育科研檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）教育科研檔案收集不齊全。知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)管理與措施不到位，給科研課題檔案文件材料的收集帶來(lái)困難?？萍汲晒褪巧a(chǎn)力，關(guān)系著企事業(yè)單位的生存與發(fā)展。當(dāng)前， 仍有相當(dāng)一部分教研人員沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到教育科研檔案管理工作的意義及作用，他們認(rèn)為自己的科研成果為什么一定要?dú)w檔，對(duì)于自己的研究數(shù)據(jù)、技術(shù)成果存放于檔案部門(mén)有疑慮，認(rèn)為放到檔案室不如放在自己身邊，不如自己保管安全、使用便利。于是以關(guān)鍵技術(shù)資料保密為借口，在科研過(guò)程中或科技成果獎(jiǎng)勵(lì)后應(yīng)歸檔的資料不愿上交或找理由不主動(dòng)上交。而多數(shù)科研人員在科研過(guò)程中，重視研究實(shí)踐活動(dòng)，重視科研成果的論文發(fā)表與獲獎(jiǎng)，輕視科研檔案資料的平時(shí)累積工作，認(rèn)為這是檔案部門(mén)的事，與己無(wú)關(guān)。

（二）學(xué)校科研人員檔案意識(shí)缺乏?？蒲姓n題檔案是科研工作真實(shí)的歷史記錄，它的作用主要在于研究中積累的技術(shù)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的傳承與借鑒。在研究階段其作用的發(fā)揮不如情報(bào)、標(biāo)準(zhǔn)等效果明顯，造成了學(xué)校對(duì)科研課題檔案重視不夠，普遍存在重科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)，輕結(jié)題驗(yàn)收，重經(jīng)費(fèi)管理輕成果歸檔的情況。而檔案人員從主觀(guān)上把注意力都集中到科研圖紙與技術(shù)文件的歸檔上，忽視了科研課題檔案文件材料的歸檔工作。

（三）教育科研檔案制度不健全。在教育科研檔案歸檔管理工作方面，缺乏行之有效的制約手段，教育科研檔案管理的權(quán)限不夠明確，造成教育檔案不能系統(tǒng)完整歸檔，處于分散零亂的保管狀態(tài)，科研檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證，不能做到上、下集中統(tǒng)一管理，致使科研歸檔管理工作處于失控狀態(tài)。有的單位雖然制度上有所要求， 但是對(duì)科研檔案歸檔的范圍、要求、方法、時(shí)間沒(méi)有作出具體規(guī)定；有的單位雖然制度完善， 但落實(shí)上缺少保證的措施。

（四）檔案部門(mén)沒(méi)有樹(shù)立權(quán)威性。目前，不少的檔案管理人員是兼職的。由于兼職檔案管理人員檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)不夠，工作情況在學(xué)?？己酥泻茈y體現(xiàn)，致使部分兼職檔案員不熱心檔案工作，不了解科研檔案管理的科學(xué)規(guī)范要求，造成了科研檔案收集不夠齊全。另外，由于科研課題分散在各個(gè)處室和研究單位，各單位兼職檔案員不可能參加所有課題，以至于不能把科研的檔案管理真正實(shí)行“三納入”“四同步”制。所以，很難使檔案部門(mén)以出色的工作效果得到教研人員的信任和理解，教研人員也體會(huì)不到檔案收集歸檔給他們帶來(lái)的方便和效益。

（五）教育科研檔案重心偏離。在科研檔案中，紙質(zhì)材料多、電子檔案少；傳統(tǒng)簡(jiǎn)易設(shè)備多，現(xiàn)代化管理工具少，不能有效地開(kāi)發(fā)和利用教育科研檔案材料。

三、提升學(xué)校教育科研檔案科學(xué)管理的幾點(diǎn)措施

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)的科研檔案意識(shí)，加強(qiáng)科研檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)以重視科研工作的態(tài)度重視科研檔案的管理，科研檔案管理雖然是科研工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，但卻是一個(gè)總結(jié)性和記錄性的環(huán)節(jié)，并且從科研課題立項(xiàng)就需要重視的環(huán)節(jié)，它是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)科研檔案的管理力度，在制度、人財(cái)物上給予支持，加強(qiáng)對(duì)所有科研工作者進(jìn)行檔案法律規(guī)章的宣傳教育，適時(shí)對(duì)他們進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)，建立相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，配備與業(yè)務(wù)工作量相適應(yīng)的專(zhuān)兼職管理人員，確保有一支健全的科研檔案管理隊(duì)伍。科研檔案工作者不同于文書(shū)檔案管理人員，不僅要有檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要有一些自然科學(xué)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，以便了解、管理、開(kāi)發(fā)、利用科研檔案，為科技工作服務(wù)。近幾年科研檔案的數(shù)量迅速增加，管理手段變化很快，隨著科技是第一生產(chǎn)力的深入人心，大眾創(chuàng)業(yè)，萬(wàn)眾創(chuàng)新的深入推進(jìn)，社會(huì)對(duì)科研檔案的需求量越來(lái)越大，科研檔案人員的觀(guān)念更新、知識(shí)更新、管理方式更新就顯得尤為重要，學(xué)?？蒲腥藛T是科研檔案形成的主體，其檔案意識(shí)的提高，將會(huì)使高?？蒲袡n案的管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。所以科研人員要把科研材料歸檔看作是自己的義務(wù)，是自己工作中不可缺少的一部分。

（二）建立健全教育科研檔案的管理制度。加強(qiáng)教育科研檔案的管理必須有一套健全的管理制度，學(xué)校要根據(jù)上級(jí)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合教育科研管理實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的管理辦法。保證教育科研檔案的完整性、系統(tǒng)性，必須做好檔案的收集、整理工作，要制定《學(xué)校教育科研文件歸檔規(guī)定》《教育科研檔案分類(lèi)編號(hào)試行方案》，明確科研文件材料的歸檔范圍、歸檔要求，加強(qiáng)對(duì)教育科研文件材料形成、積累、整理、歸檔工作的檢查、協(xié)助和指導(dǎo)，并且對(duì)教育科研檔案進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)和系統(tǒng)排列，保持教育科研檔案之間的有機(jī)聯(lián)系?？傊瑸榱藢?shí)現(xiàn)教育科研檔案的有效利用，要制定有關(guān)制度，以章管理，才能為教科研提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)教育科研檔案的最終目的。

（三）建立學(xué)?？蒲袡n案的管理規(guī)范模式，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)。檔案館（室）作為學(xué)?？蒲袡n案信息的管理者，既要注重對(duì)檔案信息資源自由閱覽、下載、復(fù)制、轉(zhuǎn)載的合法權(quán)利的保護(hù)，同時(shí)也要對(duì)非法利用行為進(jìn)行控制。嚴(yán)格遵守有關(guān)科技保密的規(guī)定，正確劃分密級(jí)，合理確定使用范圍，從而保證科技機(jī)密和檔案的安全，維護(hù)本單位和科研人員的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。注重保護(hù)好知識(shí)產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益，正確處理管理利用與保密的關(guān)系。要確定課題負(fù)責(zé)人歸檔責(zé)任制，由課題負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔。做到下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件、材料的歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成的情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收鑒定課題檔案材料同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科研成果與檔案部門(mén)出具專(zhuān)題歸檔情況證明材料同步。課題負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)科研文件材料的形成、積累、立卷，建議保管期限、密級(jí)的確定，填寫(xiě)科研檔案簡(jiǎn)介等，科研檔案部門(mén)要根據(jù)歸檔范圍，規(guī)范收集歸檔工作流程，并且要提前介入，超前控制，確?？蒲袡n案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。檔案工作者負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)和管理，保護(hù)原有檔案的完整性，保密性，確?？蒲匈Y源和知識(shí)產(chǎn)權(quán)不流失，不受侵犯。

（四）實(shí)現(xiàn)教育科研檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化。運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)管理檔案是時(shí)代的需要，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為檔案管理帶來(lái)了無(wú)限生機(jī)?？蒲袡n案管理現(xiàn)代化是科研檔案管理規(guī)范化的重要手段?？蒲袡n案規(guī)范化管理必須依據(jù)現(xiàn)代管理理念，依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，將現(xiàn)代辦公技術(shù)與科研檔案管理相結(jié)合，運(yùn)用計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、復(fù)印機(jī)，多媒體等先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中去，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。這是達(dá)到科研檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。首先，必須做到科研文件的形成、歸檔的規(guī)范化。其次，要明確立卷歸檔的重點(diǎn)。此外，還要注意案卷裝訂的質(zhì)量，利于分類(lèi)檢索，便于檔案規(guī)范化管理。

（五）將檔案管理人員納入科研項(xiàng)目研發(fā)團(tuán)隊(duì)，“一崗雙責(zé)”同時(shí)負(fù)責(zé)科研課題檔案的管理與研究?！耙粛忞p責(zé)”的管理方式，從科技文件材料的形成到歸檔進(jìn)行了全流程控制。專(zhuān)門(mén)制定的科研項(xiàng)目檔案管理辦法，要求將科研課題檔案管理工作納入到科研項(xiàng)目管理工作之中，同計(jì)劃、同實(shí)施、同驗(yàn)收，明確歸檔時(shí)間，落實(shí)歸檔責(zé)任；通過(guò)調(diào)研、溝通、探討、融合，解決了研究人員不確定研究階段產(chǎn)生的文件材料，哪些需要?dú)w檔保存，與檔案管理人員不完全了解科研項(xiàng)目會(huì)產(chǎn)生哪些文件材料的溝通盲點(diǎn)，按科研項(xiàng)目研究里程碑節(jié)點(diǎn)制定歸檔范圍，為研究人員歸檔提供可操作性依據(jù)；協(xié)助項(xiàng)目管理人員參與項(xiàng)目的節(jié)點(diǎn)驗(yàn)收工作，在明確提出紙質(zhì)與電子文件審查意見(jiàn)的同時(shí)，對(duì)形成的科技文件材料進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)收集，確保了科研課題檔案的完整、真實(shí)及有效。

總之，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，利用現(xiàn)代化的手段做好科研檔案的管理工作水平，已成為必然。因此，要樹(shù)立開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)，緊跟時(shí)代步伐，不斷開(kāi)創(chuàng)學(xué)校檔案事業(yè)的新局面?？蒲袡n案管理工作走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化勢(shì)在必行。更要著眼于利用，使“死”的檔案用“活”，更好地為學(xué)校教育科研服務(wù)，從而促進(jìn)學(xué)校教育科研發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]關(guān)月英.高?？蒲袡n案管理工作初探[J].新疆醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào).2007，10.30（10）.

[2]馮文靜.淺談高?？蒲袡n案管理[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì).2007（8）.