事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討

鄭曉紅

【摘要】本文主要對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新和改革進(jìn)行分析探討，提出事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新需要從管理觀念和方式、人力資源等方面開展。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

在信息化和經(jīng)濟(jì)化發(fā)展的時代下，事業(yè)單位的各項(xiàng)工作也需要進(jìn)行改革和創(chuàng)新，這樣才能讓新的管理方式適應(yīng)企業(yè)新的發(fā)展。檔案管理在事業(yè)單位中具有非常重要的作用，并且傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)社會的最新發(fā)展，本文主要對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新和改革進(jìn)行分析探討。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）管理設(shè)備的落后性。在當(dāng)前的事業(yè)單位管理過程中，管理部門還是使用傳統(tǒng)的管理方式，尚未有效運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，這種軟件設(shè)備上的落后造成了事業(yè)單位檔案管理的落后，這與現(xiàn)今時代的發(fā)展不相匹配。落后的方式往往會引起檔案檢索在效率方面的降低。為了能夠提升工作效率，很多研發(fā)部門還對檢索工具進(jìn)行了專門研究，檢索工具的實(shí)用效率和檔案的硬件是關(guān)聯(lián)在一起的，作用十分突出。除了現(xiàn)代化信息技術(shù)以外，還有一些單位檔案管理的庫房建造也不是十分合格，一些設(shè)備不能得到及時的更新使用。

（二）工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。檔案管理是一項(xiàng)具有技術(shù)型要求和專業(yè)性要求的工作，在當(dāng)今情況下，由于人事制度的不斷深化，一些事業(yè)單位在崗位上也發(fā)生了很大的變化，一些有經(jīng)驗(yàn)的工作人員已經(jīng)被調(diào)離，而且新上任的檔案管理人員很多是新人，沒有在上崗以前接受過專業(yè)的培訓(xùn)，這樣在工作管理過程中可能出現(xiàn)意識淡薄的情況，還可能存在消極的情緒，同時還有一些人員因?yàn)樨?zé)任心不是很強(qiáng)，因此在收集以及整理資料的過程中，不是特別的認(rèn)真，也不能按照固定的時間進(jìn)行歸檔，這樣問題經(jīng)常會發(fā)生。

（三）管理意識比較淡薄。事業(yè)單位的工作人員對于檔案管理的重要程度沒有認(rèn)清，這是一種較為普遍的現(xiàn)象。因?yàn)闄n案管理工作對于經(jīng)濟(jì)效益增長不能產(chǎn)生最為直接的影響，所以經(jīng)常會出現(xiàn)被輕視的問題，在日常的管理中也缺乏監(jiān)督力度，投入上不夠重視，責(zé)任心理不強(qiáng)等等，不能盡職盡責(zé)地收集檔案。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）管理觀念的不斷創(chuàng)新。觀念能夠帶動行動，因此在事業(yè)單位的管理過程中需要創(chuàng)新觀念，提升領(lǐng)導(dǎo)和員工對于檔案管理工作的重視程度，改變以往監(jiān)督力度不強(qiáng)的現(xiàn)象。要在觀念上進(jìn)行創(chuàng)新，需要領(lǐng)導(dǎo)將一些檔案管理工作提到日程上，以此用新的理念、新的方法解決實(shí)際工作中的問題，并且在事業(yè)單位中也要對檔案管理的重要性進(jìn)行宣傳，使每一個員工在內(nèi)心中都能夠?qū)n案管理有自己的認(rèn)識。這樣在事業(yè)單位里也能形成較好的工作氛圍，讓領(lǐng)導(dǎo)有一種意識，即檔案管理投資也是事業(yè)單位發(fā)展的一個重要組成部分。不管是領(lǐng)導(dǎo)層還是基層工作人員都需要將檔案管理看成是一種比較重要的信息資源，對事業(yè)單位做好各項(xiàng)發(fā)展決策等等，能夠提供更多的有用數(shù)據(jù)，在檔案收集以及管理過程中也會傾注更多的注意力。

（二）人力資源的創(chuàng)新。工作人員的素質(zhì)對于檔案管理有著直接的影響，并且在最近幾年的發(fā)展過程中，由于檔案人員素質(zhì)不足引起的問題還非常多，特別是崗位的變動，讓不是十分專業(yè)的人員進(jìn)入了檔案管理崗位上。檔案管理是一種注重操作性和實(shí)踐性的工作，若是經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)能力不足，就會引起檔案管理的失誤。在人力資源管理方面，首先，事業(yè)單位需要做到強(qiáng)化檔案人才的培訓(xùn)，以此不斷地提升檔案管理能力以及對于新技術(shù)的應(yīng)用能力，這樣才能培養(yǎng)出一批批合格的人才，另外，單位還需要不斷地對人才進(jìn)行引進(jìn)，給企業(yè)的發(fā)展增加新的血液。事業(yè)單位在對人才招聘的過程中，需要用專業(yè)素質(zhì)和實(shí)踐能力來衡量職員是否合格。作為檔案管理人員，從自身發(fā)展的角度來看，也需要進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)，充實(shí)自己的專業(yè)知識，讓自己的能力和學(xué)識能夠跟上時代的發(fā)展變化。

（三）檔案管理方式的不斷創(chuàng)新。伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展，因此需要加以創(chuàng)新和改革。管理方式包含管理模式以及管理手段，強(qiáng)化管理方式的創(chuàng)新主要是指在管理中要制定出具體的目標(biāo)，然后不斷地健全管理機(jī)制，還要進(jìn)行定期的檢查。管理方式和人事聘用以及干部任免要有效地結(jié)合在一起，強(qiáng)化對管理手段的創(chuàng)新。適應(yīng)現(xiàn)代化信息科學(xué)技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)管理為平臺，不斷加強(qiáng)數(shù)字化的發(fā)展，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。例如，把室藏中的檔案案卷以及一些文件目錄都進(jìn)行數(shù)字化的處理，然后讓檔案原文也能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，對后續(xù)的管理就可以進(jìn)行數(shù)字管理，便于檢索和遠(yuǎn)程利用。另外，加大對先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，還可以利用光盤、聲像等等，這樣才能適應(yīng)時代的發(fā)展要求，才能適應(yīng)事業(yè)發(fā)展，促進(jìn)單位檔案管理向著創(chuàng)新的趨勢發(fā)展。另外，事業(yè)單位在此方面還需要增加資金的投入力度，減少陳舊設(shè)備對現(xiàn)代化管理可能產(chǎn)生的影響。

三、結(jié)語

綜上所述，本文對事業(yè)單位檔案管理過程中存在的主要問題進(jìn)行了分析和研究，并且在對問題進(jìn)行討論的基礎(chǔ)上還提出了創(chuàng)新檔案管理工作的辦法，從理念的樹立，管理方式的網(wǎng)絡(luò)化以及人力資源素質(zhì)的提升幾個方面展開論述。在本文的研究基礎(chǔ)上，希望不但可以提升事業(yè)單位管理人員對于檔案工作的重視，還能讓事業(yè)單位的檔案管理向著更好的方向前進(jìn)。

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