淺談檔案開發(fā)利用中的保密工作

李寶榮

【摘要】本文論述了正確處理檔案保密與利用的關(guān)系；做好檔案開放過程中的保密工作；加強(qiáng)檔案利用中的監(jiān)督工作。

【關(guān)鍵詞】檔案開發(fā)利用；保密工作

檔案是重要的社會(huì)信息資源，對(duì)于檔案管理工作而言，不僅要注重檔案載體的保管，更要注重檔案信息資源的開發(fā)與利用。然而檔案信息資源中很多涉及國家機(jī)密、國家安全和國家利益，對(duì)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)穩(wěn)定具有重大影響作用。這就要求在完成檔案保管和檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)上，做好檔案的保密工作，處理好兩者的關(guān)系，既要做到充分開發(fā)利用檔案信息資源，又不影響檔案保密工作的實(shí)施，真正維護(hù)檔案信息安全，充分實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

一、正確處理檔案保密與利用的關(guān)系

保守國家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。往往造成大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。因此，改變傳統(tǒng)觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)重視檔案信息資源的開發(fā)與利用勢(shì)在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會(huì)給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對(duì)檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

二、做好檔案開放過程中的保密工作

在開放檔案為社會(huì)各界所利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。

一是注意做好審查工作。審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作，也是開放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對(duì)這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行：1.初審，檔案館工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查，初步判定開放與控制使用范圍。2.中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點(diǎn)審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。3.終審，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開放與否。

二是注意做好解密工作。保密檔案是有等級(jí)的，其劃分等級(jí)是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三級(jí)。確定檔案的密級(jí)，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價(jià)值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應(yīng)該按照公開文件進(jìn)行管理。這就是檔案保密的時(shí)效性。向社會(huì)各界開放的檔案，必須是到了一定時(shí)限的檔案，要開放，必須先進(jìn)行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。對(duì)劃密檔案進(jìn)行解密工作，應(yīng)當(dāng)遵循保密法的有關(guān)規(guī)定，即：“國家秘密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級(jí)和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密?！币簿褪钦f，解密是由原確定密級(jí)的機(jī)關(guān)、單位或其上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行。

三是注意做好相關(guān)基礎(chǔ)工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎(chǔ)工作，即：一要提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。二要建立健全檔號(hào)。要適應(yīng)開放后檢索與管理的要求。三要編制檢索工具。一是基礎(chǔ)性檢索工具，如《開放檔案目錄》；二是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》；三是文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具，如《開放檔案全宗介紹》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎(chǔ)性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補(bǔ)充的檢索工具體系，實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多元化。四要準(zhǔn)備好副本。對(duì)珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制，搞好檔案副本。

三、加強(qiáng)檔案利用中的監(jiān)督工作

要做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。加強(qiáng)檔案利用過程中的監(jiān)督工作必不可少。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施：

一是加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、文化素質(zhì)等。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

二是加強(qiáng)制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

三是加強(qiáng)監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對(duì)某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好利用監(jiān)督，要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。