淺議新形勢下煤炭企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀及應(yīng)對措施

侯貴青

【摘要】在新形勢下煤炭企業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整轉(zhuǎn)型過程中，對檔案管理工作提出了更高的要求，煤炭企業(yè)必須認(rèn)識到檔案管理工作中的不足，檔案管理工作者如何積極探索出一條務(wù)實高效的檔案管理工作模式，全面提升檔案信息化建設(shè)水平，為煤炭企業(yè)服務(wù)成為檔案管理工作的重中之重。

【關(guān)鍵詞】新形勢；煤炭企業(yè)；檔案管理

煤炭企業(yè)檔案是企業(yè)在發(fā)展過程中形成重要信息資源，是企業(yè)各項工作活動的重要組成部分，對傳承企業(yè)文化、經(jīng)濟利益、合法權(quán)利及全面發(fā)展具有不可替代的作用。傳統(tǒng)檔案管理工作的相對封閉性，檔案管理方法的陳舊性，使得檔案管理人員的工作視野、思維和思路容易受到影響和制約。完整的檔案是煤炭企業(yè)的一項基礎(chǔ)工作，不僅是煤炭企業(yè)發(fā)展的真實記錄和歷史憑證，而且是維護企業(yè)利益的必備條件，但是，在新形勢下煤炭企業(yè)檔案管理工作仍然存在著諸多問題，如何改善此種工作現(xiàn)狀，就成為檔案管理人員必須思考和探索的課題。

一、與時俱進，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

隨著企業(yè)發(fā)展，檔案數(shù)量和種類越來越繁雜，涉及的各類檔案越來越多。因此，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，牢固樹立與時俱進思想，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的新問題。

1、增強專業(yè)素養(yǎng)，提高管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要拓寬知識層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。

2、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合能力。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

3、利用現(xiàn)代化技術(shù)，提高檔案規(guī)整效率。利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機將以前手動檢索查閱名錄的方式改變?yōu)橛嬎銠C檢索查閱，大大的減少了查找名錄的時間。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會。

二、健全檔案管理工作機制

1、牢固樹立檔案質(zhì)量意識。檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識有著密切關(guān)系。其中，領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識最為關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)通知必須提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)清檔案管理的重要性，認(rèn)清檔案數(shù)字化是大勢所趨，要高度重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè)，因此檔案管理論文內(nèi)容要求從事檔案工作的人員，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)，要牢固樹立檔案質(zhì)量意識，用較高的工作質(zhì)量來促進檔案質(zhì)量。

2、把好檔案材料的收集關(guān)。煤炭企業(yè)要結(jié)合自身的管理體制、檔案材料的形成規(guī)律建立一個縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)各部門，從而做到從上而下，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，做好檔案收集工作的基礎(chǔ)工作。檔案材料收集的基本要求是：主動及時、全面準(zhǔn)確、保質(zhì)保量、安全保密。檔案管理人員在把握收集工作的范圍和途徑的基礎(chǔ)上，還必須針對工作的實際情況，與各部門經(jīng)常聯(lián)系，加強對平時收集工作的檢查和指導(dǎo)工作，做到隨時收集和定期收集相結(jié)合，盡可能防止和減少檔案材料的流失。

3、完善檔案管理制度。煤炭企業(yè)要建立起一套與企業(yè)自身相適應(yīng)的科學(xué)、完整的檔案管理責(zé)任制度，強化領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任和崗位責(zé)任，促進企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作真正重視起來，并給予支持，使檔案工作從上到下形成一種檔案管理工作鏈，使檔案工作責(zé)任真正落到實處，確保文件材料從形成到收集、整理、歸檔、保存、利用的程序化。如果責(zé)任不明確，條塊管理各行其是，勢必造成檔案的散失，就會給企業(yè)造成不必要的損失。

4、堅持統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)的工作原則。統(tǒng)一管理檔案有利于保證煤炭企業(yè)檔案的安全與完整，能有效防止資料的流失，有效提高檔案資源的開發(fā)利用。煤炭企業(yè)應(yīng)逐步將檔案工作與生產(chǎn)經(jīng)營管理制度、工作程序以及有關(guān)人員的崗位責(zé)任結(jié)合起來，形成煤炭企業(yè)檔案自我約束、自我完善的管理體制。既要按照檔案集中統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)原則，做到檔案的安全性和完整性，又要把檔案工作納入煤炭企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和生產(chǎn)經(jīng)營、目標(biāo)管理當(dāng)中，有效地促進煤炭企業(yè)檔案工作整體水平的提高。

5、認(rèn)真做好檔案監(jiān)交管理。檔案監(jiān)交管理對檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此檔案管理人員，特別是負(fù)責(zé)檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人監(jiān)交；檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，可由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政管理部門派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明并要在交接文據(jù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊冊、頁數(shù)等。移交文據(jù)一式3份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對交接工作負(fù)責(zé)。

三、樹立檔案工作發(fā)展新理念

煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員要樹立檔案工作發(fā)展新理念，充分認(rèn)識檔案在企業(yè)發(fā)展中的主導(dǎo)作用。要積極拓展檔案利用渠道，改善基礎(chǔ)設(shè)施，不斷擴大檔案管理工作的發(fā)展空間。檔案雖然不是商品，不直接為本企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益，但檔案的服務(wù)、信息具有間接性價值。因此，煤炭企業(yè)要有把檔案工作和其它工作同步發(fā)展的理念，使煤炭企業(yè)的檔案工作更好的為本行業(yè)和社會服務(wù)。

四、加強檔案人員綜合能力的培養(yǎng)

檔案管理工作是一項業(yè)務(wù)性很強的工作，具有較強的專業(yè)性和延續(xù)性，檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低也直接影響著檔案管理工作的好壞，因為檔案管理工作是由檔案、必要的物質(zhì)條件和專業(yè)人員三個要素組成的，人是做好檔案工作的首要前提，也是其中最主要、最活躍的因素，所以，煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要從提高檔案部門的地位和管理水平出發(fā)，重視檔案人員培養(yǎng)，穩(wěn)定檔案管理人員工作崗位，采取形式多樣的培訓(xùn)形式，著力打造出一支業(yè)務(wù)精通、敬業(yè)奉獻、高素質(zhì)、適應(yīng)檔案信息化管理技能結(jié)構(gòu)合理的管理人才群體，使煤炭企業(yè)檔案工作走上良性發(fā)展軌道。

五、結(jié)束語

煤炭企業(yè)在產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，經(jīng)濟轉(zhuǎn)型和激烈的市場競爭中，既要抓住機遇、更新觀念，更要內(nèi)強素質(zhì)、實事求是把檔案管理工作重點放在煤炭企業(yè)發(fā)展對檔案的需求上來。要利用多種渠道宣傳檔案資源信息，積極主動的在實踐中探索出煤炭企業(yè)檔案工作新思路，逐步建立和完善檔案管理工作體制和檔案管理工作制度，積極培養(yǎng)出一支檔案信息化管理技能人才，為煤炭企業(yè)檔案管理工作的健康發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)，使煤炭企業(yè)檔案在健康發(fā)展中發(fā)揮出應(yīng)有作用。