解讀《船舶交易管理規(guī)定》促船舶交易中心檔案管理

摘 要：為加強(qiáng)船舶交易管理、規(guī)范船舶交易經(jīng)營行為，維護(hù)船舶交易各方的合法權(quán)益，保障船舶運(yùn)輸安全，促進(jìn)船運(yùn)市場的健康發(fā)展，交通運(yùn)輸部于2010年3月5日頒布了《船舶交易管理規(guī)定》（“《規(guī)定》”），自2010年4月1日起正式施行。筆者有幸見證并親身參與宜昌市港航管理局船舶交易中心從醞釀到籌辦、從籌辦到掛牌、從掛牌到營運(yùn)全過程；作為一名單位館員，現(xiàn)從檔案管理的角度出發(fā)，認(rèn)真解讀《規(guī)定》，分析船舶交易中心檔案運(yùn)行及現(xiàn)狀，提出船舶交易中心檔案管理對策。

關(guān)鍵詞：船舶交易管理規(guī)定；船舶交易中心；檔案管理；運(yùn)行現(xiàn)狀中

中圖分類號：F713.5 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-8937（2016）23-0154-02

船舶交易（ship transaction），指船舶出賣人將船舶交給船舶買受人所有，而由買受人接收船舶并支付價(jià)款的行為，即船舶所有人向境內(nèi)境外轉(zhuǎn)讓船舶所有權(quán)的行為。由于船運(yùn)市場需求的日益活躍，各地已自發(fā)成立了許多船舶交易市場，但是由于缺乏完善的規(guī)定，存在諸如船舶交易資質(zhì)良莠不齊，市場透明度不高等問題，社會發(fā)展呼喚船舶交易的規(guī)范和繁榮。

宜昌市港航管理局，一門三牌（湖北省宜昌市地方海事局、宜昌市船舶檢驗(yàn)局）合署辦公，在為水運(yùn)發(fā)展提供航行、登記、檢驗(yàn)的“一站式”服務(wù)同時(shí)，積極踐行從行政管理到陽光服務(wù)的職能轉(zhuǎn)變，變創(chuàng)新思維為行動(dòng)指南，應(yīng)運(yùn)而生“宜昌市船舶交易中心”。它的掛牌成立，意味著川鄂地區(qū)繼上海、重慶航運(yùn)交易所之后第三家服務(wù)一條鏈的船舶交易平臺橫空出世。

運(yùn)行以來，對提升宜昌水運(yùn)形象、規(guī)范船舶交易行為、控制交易船舶質(zhì)量、輻射航運(yùn)領(lǐng)域搭建起新平臺；以船舶評估、簽約、鑒證、法務(wù)、過戶、登記、檢驗(yàn)為基礎(chǔ)工作，努力打造長江沿線唯一“零收費(fèi)”水上服務(wù)區(qū)。宜昌市船舶交易中心正以最新的交易信息、合理的交易評估、最科學(xué)的交易合同文本、完善的交易服務(wù)為宜昌水運(yùn)保駕護(hù)航。

1 對《規(guī)定》的解讀

馬克思曾經(jīng)告訴我們說，“一個(gè)新事物是不可戰(zhàn)勝的”，因?yàn)樗哂袕?qiáng)大的生命力和遠(yuǎn)大的發(fā)展前途。宜昌市船舶交易中心，是航運(yùn)發(fā)展的必然產(chǎn)物和社會進(jìn)步的新興產(chǎn)物；船，開啟航運(yùn)市場的金鑰匙，連接港、貨、人的核心紐帶和要素，它將與整個(gè)航運(yùn)市場一榮俱榮、唇齒相依?！兑?guī)定》的出臺猶如給襁褓中的嬰兒以陽光雨露，讓船舶交易中心健康、快樂成長并為未來發(fā)展支撐起強(qiáng)大后方陣地和賜予尚方寶劍。初讀《規(guī)定》，有猶抱琵琶半遮面的一知半解；再讀，方領(lǐng)略到它就是我們船舶交易中心的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)。

經(jīng)過一段時(shí)間工作實(shí)踐運(yùn)用和細(xì)細(xì)研讀，發(fā)現(xiàn)它竟然是一部指導(dǎo)檔案收集、整理和利用，保護(hù)中心工作人員遵從“法無授權(quán)不可為、法有授權(quán)即可為”的指導(dǎo)書。

現(xiàn)從《規(guī)定》摘取其與檔案相關(guān)條款進(jìn)行解讀：《規(guī)定》全文共22條，筆者認(rèn)為其中有5條直接或間接涉及到檔案文件問題。第七條對需要通過船舶交易服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行交易的船舶進(jìn)行了規(guī)定，此為船舶后續(xù)海事登記當(dāng)好先行，為檔案收集把好準(zhǔn)入關(guān)；第八條對進(jìn)入船舶交易服務(wù)機(jī)構(gòu)的船舶需提供的文件及合法性、真實(shí)性進(jìn)行了規(guī)定，且明確說明： “船舶交易服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立交易文件檔案，并妥善保管”，為船舶交易中心落實(shí)檔案管理相關(guān)規(guī)定和檔案質(zhì)量要求給了一顆定心丸；第10條要求船舶交易服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完整的船舶信息數(shù)據(jù)庫，此為適應(yīng)科學(xué)技術(shù)潮流發(fā)展、與時(shí)俱進(jìn)、向現(xiàn)代檔案數(shù)字化邁進(jìn)和船舶登記檔案快速查詢提供第一手資料；第16條和第17條對禁止交易的船舶進(jìn)行了規(guī)定并明確法律責(zé)任，為船舶航運(yùn)安全管理和未來必要時(shí)間的檔案反查與利用問診把脈。

我們在執(zhí)行這些條款的過程中會隨之產(chǎn)生相關(guān)文件檔案，這些或紙質(zhì)或電子的檔案就是履職盡責(zé)、情系民生的最原始和最真實(shí)的歷史證明。同時(shí)，一條船舶從出生到檢驗(yàn)、登記、營運(yùn)、注銷，先后需要經(jīng)過船檢、海事、港航、工商、稅務(wù)等多個(gè)部門審批、登記和備案，船舶交易鑒證是這眾多政務(wù)事項(xiàng)的通行證，是邁開安全航運(yùn)的第一步，船舶交易檔案所承載的重要性不言而喻。

2 《規(guī)定》之檔案管理運(yùn)行及現(xiàn)狀

目前，宜昌市共有登記在冊船舶3000余艘，二手船買賣交易年均達(dá)到100艘左右。通過船舶交易船舶轉(zhuǎn)讓申請受理、審核、交易掛牌、踏勘船舶、受讓申請、受讓條件審核、確認(rèn)交易方式、合同細(xì)節(jié)洽談及簽署、合同鑒證與審核、繳存信用保證金、現(xiàn)場交割、成交登記、交易結(jié)算、出具交易憑證、發(fā)布成交信息、交易文件歸檔流程運(yùn)行，產(chǎn)生大量紙質(zhì)和電子檔案。其中，在審核掛牌交易之前產(chǎn)生的紙質(zhì)文件有：

船舶所有權(quán)證書、國籍證書、檢驗(yàn)證書、船舶轉(zhuǎn)讓方和受讓方身份證明、法律意見書（涉訟資產(chǎn)）、所有權(quán)單位同意轉(zhuǎn)讓文件（國資）、代理人身份證明或營業(yè)執(zhí)照、資產(chǎn)評估報(bào)告（國有）、抵押權(quán)人同意船舶轉(zhuǎn)讓的書面文件、上市申報(bào)書（適用于掛牌公開交易船舶）和其他需要提供的資料，這些文件都需要在上交復(fù)印件證書的同時(shí)提供原件經(jīng)審核后在復(fù)印件加蓋“與原件核對無誤”章并由經(jīng)辦人簽字標(biāo)注日期后才可作為生效檔案；在船舶交易事項(xiàng)完成后需收集船舶交易合同文本和交船合同文本原件、船舶交易鑒證書復(fù)印件等。

同時(shí)，船舶交易中心適應(yīng)工作之需和大眾之求，積極自主研發(fā)了船舶交易網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，將整個(gè)交易流程通過船舶交易網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行全流程痕跡管理，其產(chǎn)生的大量電子化數(shù)據(jù)和表格信息也需要嚴(yán)格按照《檔案管理規(guī)定》來收集、整理和備份，確保整個(gè)船舶交易中心日常信息有保存、保密信息不泄露。

3 落實(shí)《規(guī)定》之檔案管理對策

3.1 嚴(yán)把檔案準(zhǔn)入關(guān)

船舶交易中心檔案收集是直接影響一艘船舶登記質(zhì)量的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。一份完整的船舶交易檔案至少應(yīng)包括：

第一、貫穿整個(gè)交易流程、按照運(yùn)行時(shí)間先后順序所產(chǎn)生的相應(yīng)申請表、審批表、個(gè)人身份或企業(yè)身份復(fù)件、合同書、船舶技術(shù)材料、照片、光盤等；

第二、貫穿整個(gè)交易流程所接收的相應(yīng)技術(shù)證書要在有效期內(nèi)，相應(yīng)合同要有法律效力，確保船舶交易檔案的真實(shí)性、齊全完整性和合法有效性是把好檔案準(zhǔn)入的最基本要求。

在嚴(yán)把檔案準(zhǔn)入關(guān)時(shí)，可以按照一列入、一同步、一參與、一把關(guān)的收集方法。一列入：明確海事、船檢、運(yùn)輸?shù)葮I(yè)務(wù)管理部門的崗位職責(zé)，把交易中心檔案的收集、整理、查詢列入該中心的職責(zé)范圍并責(zé)任到人。一同步：交易中心檔案收集工作與評估、簽約、鑒證等活動(dòng)同步進(jìn)行，做到事前介入和事中監(jiān)管。一參與：船舶交易檔案人員同時(shí)知曉并參與整個(gè)交易活動(dòng)，對現(xiàn)場形成的文件材料進(jìn)行現(xiàn)場收集。一把關(guān)：把好外出人員帶回材料的收集關(guān)。

3.2 用心保存紙質(zhì)檔案

船舶交易檔案，即與船舶交易流程相關(guān)的文字、圖片與音頻及別的類型為載體的原始記錄及文件。自古以來，紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)檔案載體在社會所有行業(yè)得到了廣泛的運(yùn)用，為中國社會的前進(jìn)做出了特別大的貢獻(xiàn)。紙質(zhì)檔案身為事件記載的原始承載不但具有唯一性的特征，不可隨意復(fù)制和更改，同時(shí)由于其兼具真實(shí)性及直觀性，且鑒定方式簡單，因此它獲得了人們廣泛的青睞。船舶交易檔案其主要載體和來源都誕生于紙質(zhì)檔案，其相當(dāng)數(shù)量的各種原件的復(fù)印件都有紙質(zhì)載體完成，紙質(zhì)檔案具有易損壞、無法再生、需要保密等特點(diǎn)，對紙質(zhì)檔案的保護(hù)是檔案工作必須重視的工作和任務(wù)。我們應(yīng)嚴(yán)格按照檔案保管要求建立規(guī)范檔案室，防檔案老化、防潮、防蟲、防淹，嚴(yán)格控制臟污、破裂、紙質(zhì)腐朽及字跡褪色等種種損傷，并作為科技檔案長期保存。

3.3 嘗試檔案數(shù)字化

鑒于社會的持續(xù)前進(jìn)，科學(xué)技術(shù)的穩(wěn)步發(fā)展和檔案數(shù)量的日趨增多，導(dǎo)致傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存方式已然無法適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，船舶檔案數(shù)字化便成了順應(yīng)社會前進(jìn)而出現(xiàn)的新型檔案保存方式。

檔案數(shù)字化對實(shí)現(xiàn)檔案異地保存、永久保存及使用、實(shí)現(xiàn)檔案共享、提升檔案使用效率帶來很好的正面影響。檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)等技術(shù)處理手段通過鑒選，原本存儲于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換并加以存儲、保護(hù)、檢索利用的系統(tǒng)工程。檔案數(shù)字化建設(shè)就其本質(zhì)來說，是管理檔案和開發(fā)檔案信息資源為社會活動(dòng)服務(wù)的工作。它以需求為導(dǎo)向，以共享為基點(diǎn)，以優(yōu)選為前提，以便與檢索、在線利用為發(fā)展方向。目前，我局已投入大量資金建立起船檢檔案數(shù)字化，船舶交易中心正緊鑼密鼓跟隨其后，變現(xiàn)有科技成果為我所用。

①加強(qiáng)對數(shù)字化檔案利用的管理工作。開發(fā)研制或直接應(yīng)用檔案管理軟件程序，運(yùn)用存儲、檢索、編目等模塊發(fā)揮其檔案管理功能。檔案管理系統(tǒng)要根據(jù)檔案管理工作的需要更新升級，光盤壓縮要適度，檢索功能要便捷，管理系統(tǒng)要做到與多種軟件兼容，方便資料輸出。

②建立目錄數(shù)據(jù)庫。根據(jù)數(shù)量和實(shí)際工作需要，檔案工作者對檔案進(jìn)行分類整理、編目并輔以文字說明，要熟練掌握管理軟件的操作方法，充分利用軟件所提供的各種功能，使檔案目錄工作又好又快完成。將整理好的聲像檔案年份、正題名、歸檔單位和存儲地址進(jìn)行錄入，建立數(shù)據(jù)庫，依托數(shù)據(jù)庫的高效檢索系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)對所有查詢的檔案信息進(jìn)行索引，提供高效、便捷的查詢服務(wù)，確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量，對歸類不清、收集不完整的檔案改進(jìn)和補(bǔ)充。

③開發(fā)網(wǎng)絡(luò)資源。及時(shí)掌握網(wǎng)絡(luò)資源，了解各學(xué)科前沿信息，對網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行篩選和重組，使其和聲像檔案相結(jié)合。以網(wǎng)絡(luò)資源為基礎(chǔ)，根據(jù)用戶制定服務(wù)計(jì)劃，將有用的信息推送給用戶，用戶可以通過一定的方式，得到文字、圖像、多媒體為一體的信息資源，檔案工作者可以將新的聲像檔案信息上傳到網(wǎng)上，實(shí)現(xiàn)信息共享。

3.4 提高檔案人員素質(zhì)

提高檔案管理人員素質(zhì)，是加速檔案管理提檔升級，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。俗話說得好：謀事在人、人定勝天。作為一名船舶交易中心檔案工作者，應(yīng)該具有良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和政治素質(zhì)。一方面應(yīng)積極攻修個(gè)人綜合文化知識和熟練的業(yè)務(wù)技能，熟知相關(guān)的經(jīng)濟(jì)、外語、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等學(xué)科文化知識。對《物權(quán)法》、《合同法》、《公司法》和《船舶登記管理?xiàng)l例》、《船舶檢驗(yàn)規(guī)則》等法律要有一定掌握，對海事、船檢、營運(yùn)等相關(guān)辦事流程要熟知一二；同時(shí)，要樹立職業(yè)道德和良好工作態(tài)度，加強(qiáng)政治紀(jì)律，熱愛檔案事業(yè)，全心全意為民服務(wù)。

一艘船舶也許就是一方船東的全部家業(yè)，倘若工作不慎，將會給老百姓帶來巨大損失，我們要時(shí)刻保持清醒頭腦、細(xì)致入微工作，把船舶交易檔案管理當(dāng)作一項(xiàng)嚴(yán)肅的政治工作，以“增強(qiáng)服務(wù)意識”和“主動(dòng)服務(wù)”為宗旨，全心全意服務(wù)一方航運(yùn)市場。

作為一名素質(zhì)尚好的船舶交易檔案管理工作者，檔案材料收集要變“伸手派”為“先行官”，變“給多少收多少”為“該收多少就收多少”，檔案整理由“今日檔案明日整理”為“明日檔案今日歸檔”，檔案利用變“隨便用”為“合法用”。

宜昌，一座年青而充滿活力的長江中游城市，蘊(yùn)藏著豐富的水能資源。長江流經(jīng)市域237 km，清江流經(jīng)市域153 km。此外，三峽水力樞紐工程還有10 km以上的河流99條。宜昌市內(nèi)河流總長3 793 km，河流密度計(jì)每平方公里0.18 km。隨著三峽工程的興建，宜昌已成為國內(nèi)外游客向往的熱點(diǎn)。三峽之一的西陵峽，位于本市境內(nèi)，其奇峽險(xiǎn)灘，令人嘆為觀止，有“西陵山水天下佳”之稱；長江支流清江巴人故里，這里有隔河巖水利工程、土家族發(fā)祥地“武落鐘離山”，被稱為800里畫廊，日接待國內(nèi)外旅客過千人；漢匈和親使者王昭君和愛國詩人屈原，都從三峽大壩所在地秭歸母親河香溪走出去。三峽捧出宜昌市，世界崛起水電城。近年，隨著滬蓉西高速公路和宜萬鐵路的修建，三峽航運(yùn)中心的打造，以及其它重大基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的建設(shè)，宜昌將形成公路主骨架、鐵路大動(dòng)脈、水運(yùn)大通道、空中大走廊、港站大聯(lián)運(yùn)的交通新格局，宜昌將成為中西部結(jié)合的重要交通樞紐和現(xiàn)代物流中心。2016，“十三五”偉大宏圖開局之年，一軸兩翼九區(qū)一中心（以長江為發(fā)展主軸線，以清江和香溪河為航運(yùn)發(fā)展兩翼，以茅坪、太平溪、紅花套、云池、白洋、田家河、枝城、七星臺、峽口九個(gè)作業(yè)區(qū)和長江三峽國際游輪中心為重點(diǎn)，加快建設(shè)三峽樞紐港）三峽樞紐港港口規(guī)劃布局和習(xí)近平總書記的長江經(jīng)濟(jì)帶綠色發(fā)展總戰(zhàn)略將宜昌再次委以重托。

時(shí)不我待，只爭朝夕。我們將搶抓機(jī)遇、順勢而為：以《規(guī)定》為綱，促船舶交易檔案管理，寫好“船”的發(fā)展篇章！

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