科技檔案保管整理簡化探究

李曉莉

【摘要】隨著現(xiàn)如今科學(xué)檔案管理研究的不斷發(fā)展，科學(xué)檔案保管整理簡化已經(jīng)取了不錯的效果，通過科學(xué)檔案保管和整理簡化有助于提高檔案的查找速度，就目前科學(xué)檔案的簡化而言，可以通過采用傳統(tǒng)文書式文檔管理辦法對科學(xué)文檔進(jìn)行簡化。下面筆者就讀科學(xué)檔案保管整理簡化的方法和簡化的操作可行性進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】科學(xué)檔案；可行性；簡化方法

一、科學(xué)檔案簡化整理可行性分析

對于科學(xué)檔案的簡化而言，首先要在保障不影響檔案正常管理的情況下進(jìn)行，通過采用傳統(tǒng)文檔式檔案管理簡化方法，通過將科學(xué)文檔進(jìn)行單位整理，實(shí)現(xiàn)對科學(xué)文檔的簡化。在傳統(tǒng)文“件”文書文檔的簡化發(fā)展下，科學(xué)文檔可以充分借鑒傳統(tǒng)文檔的簡化原則，通過對整理對象進(jìn)行優(yōu)化，就能夠?qū)崿F(xiàn)對科學(xué)檔案的簡化整理在科學(xué)檔案的管理上有很多和文書檔案管理所相同的地方，我們可以通過將文書文檔的簡化方式，對科學(xué)文檔簡化進(jìn)行套用，就能夠?qū)崿F(xiàn)對科學(xué)文檔的有效簡化。

在現(xiàn)代科技的發(fā)展進(jìn)程下，通過借助計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠有效提升檔案管理的發(fā)展，不僅如此還能夠?qū)⒖茖W(xué)檔案通過良好的數(shù)字化鏈接，實(shí)現(xiàn)對大面積數(shù)據(jù)的有效調(diào)取。

二、科學(xué)檔案簡化優(yōu)勢分析

1.簡化程序。對于傳統(tǒng)的科技檔案保管整理而言，其大多要經(jīng)過對檔案的定期分類、編號、編目、組合、擬定標(biāo)題以及裝盒這幾個(gè)步驟，有的時(shí)候整理步驟高達(dá)十幾道。通過簡化整理能夠僅通過對檔案的分類定期、編號、編目和裝盒這幾個(gè)步驟就實(shí)現(xiàn)對檔案的管理。在充分利用計(jì)算機(jī)軟“件”，使用專門的檔案管理系統(tǒng)將檔案的目錄進(jìn)行一鍵生成，大大降低了人工的使用，不僅降低了科學(xué)檔案的整理保管時(shí)間，還降低了保管過程中的費(fèi)用和人力支出。通過對科學(xué)檔案進(jìn)行簡化，在檢索程序的同時(shí)，人們手工的工作就得到了降低，使得文件的管理過程中所需要的人力大幅的降低。

2.加快檢索速度?，F(xiàn)階段科學(xué)檔案在傳統(tǒng)的整理中要想查找出我們所需要的檔案，首先要查找出相應(yīng)的技術(shù)和文“件”是屬于哪一種類型，然后通過相應(yīng)的目錄分類找到有關(guān)的技術(shù)文件，然后再從檔案保管箱里找到我們所需要的檔案。如是想從案卷中查找出相關(guān)的圖紙或者文件就需要對相關(guān)的文件和圖紙進(jìn)行查找，通過保管期限的不同找出不同的檔案案卷，這種查找方式十分的困難，難以實(shí)現(xiàn)對檔案的準(zhǔn)確查找。對于傳統(tǒng)整理而言的案卷而言，其查找手續(xù)與檢索的速度都十分的緩慢，不利于檔案的利用和管理。通過簡化整理的科學(xué)檔案，能夠充分利用計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理和檢索功能，再找找所需的檔案和文件的時(shí)候僅通過計(jì)算機(jī)的檢索功能就能夠輕松地將相關(guān)的文件查找出來，在通過對關(guān)鍵字進(jìn)行檢索，就能夠?qū)⑽覀兯枰奈募珳?zhǔn)的查找出來，從而提高檔案的有效利用率。

3.檔案利用方便。在通過對科學(xué)檔案進(jìn)行按“件”劃分之后，檔案的查找速度以及查找能力就能夠得到很大的提升，在通過以各“件”的名稱進(jìn)行檢索，就能夠?qū)崿F(xiàn)將所需要的問題進(jìn)行快速的搜索。在科學(xué)檔案簡化下能夠在有效利用計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大系統(tǒng)的情況保障“件”的快速整理和檢索。通過對科學(xué)檔案的“組件”和“件”的管理不僅使得檔案的利用更加便利而且還增強(qiáng)了檔案報(bào)關(guān)的安全性，在檢索的時(shí)候通過精確查找和相關(guān)組件查找，從而使得檔案使用更為精準(zhǔn)避免了由于檢索問題導(dǎo)致的信息泄露。

三、科學(xué)檔案保管整理簡化方式

首先在對一些整理繁瑣且工作量較大的“件”進(jìn)行整理上，要想其整體的工作量的阿斗簡化，就需要對其進(jìn)行“件”理論模式操作，也就是將每一份文“件”都按照“件”來劃分，將“件”分為單一自然“件”和組合自然“件”這幾種形式。通過“件”和“組件”的方式能夠有效對工作檢索內(nèi)容進(jìn)行簡化，通過這種方式能夠保障在工作的時(shí)候其范圍能夠得到適度的擴(kuò)展，其中相關(guān)的有機(jī)組合能夠通過模仿傳統(tǒng)文書文檔，卷宗的整理形式，將傳統(tǒng)卷宗整理形式與“件”的形式進(jìn)行結(jié)合，實(shí)現(xiàn)將科學(xué)檢索的內(nèi)容的簡化，能夠滿足各方面的需求。

在對科學(xué)檔案保管簡化方式的“組件”過程中，一定要遵循將內(nèi)容簡單且數(shù)量少的并在內(nèi)容上存在內(nèi)在關(guān)聯(lián)的文“件”進(jìn)行“組件”，比方說會議記錄、會議材料、會議討論圖紙等。進(jìn)行“組件”的主要目的就是為了保障其能夠可觀的理解，不必采用較為復(fù)雜的規(guī)則來進(jìn)行硬性的強(qiáng)調(diào)。再其掌握尺度的調(diào)控上，需要各單位在“組件”的時(shí)候根據(jù)企業(yè)的自身情況進(jìn)行。從而保障“組件”和簡化能夠滿足單位檔案檢索和保管需求。

對于檔案的“組件”之前，還需要對其進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)處理，通過人工的整理能夠有效地給“組件”進(jìn)行封面和標(biāo)題，從而使得在“組件”內(nèi)部的填寫的時(shí)候，能夠與正式文“件”進(jìn)行統(tǒng)一裝訂。在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行檔案管理軟“件”錄入的時(shí)候，通過計(jì)算機(jī)模糊檢索，就能夠?qū)⑽覀冎叭斯ぬ幚淼南鄳?yīng)問題進(jìn)行全面的調(diào)取，保障我們所調(diào)取出來的數(shù)據(jù)適合我們檢索的內(nèi)容。

對于檔案管理而言，其進(jìn)行目錄管理的時(shí)候還需要我們對計(jì)算機(jī)檔案管理軟“件”中目錄進(jìn)行設(shè)置，這樣我們就能夠通過利用目錄實(shí)現(xiàn)將“組件”的全面檢索。

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