檔案管理信息化建設(shè)之我見

趙秀玲

摘 要：檔案管理引入信息化，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，已成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。本文結(jié)合本職崗位就如何加快我國基層檔案信息化建設(shè)闡述了自己的見解，與同行共同討論。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化建設(shè) 電子檔案 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

我國檔案管理事業(yè)歷史悠久，在長期的發(fā)展過程中，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技進(jìn)步，其管理技術(shù)和方法也不短改進(jìn)和提高，從而保證了其基本完整性和連續(xù)性，為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出了貢獻(xiàn)。21世紀(jì)我國進(jìn)入信息化時(shí)代，信息化已成為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要標(biāo)志，為各行各業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展注入活力。檔案管理引入信息化，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，已成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，將促使檔案管理實(shí)現(xiàn)由檔案實(shí)體保管向以多種形式數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變的飛躍，對于推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化具有非常重要的意義。近年來，我國各市區(qū)、縣基層檔案部門對信息化建設(shè)都做了一些探索和嘗試，取得了一定的成績。但進(jìn)度不平衡，部分基層單位在信息化建設(shè)進(jìn)程中還存在許多困難和問題，影響著基層檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。本文擬結(jié)合本職崗位就日常工作中一些粗淺的認(rèn)識(shí)與大家共同討論。

一、我國基層檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

我國基層檔案管理部門以市區(qū)、縣檔案局（館）為主，經(jīng)過近幾年的努力，多數(shù)市區(qū)、縣檔案管理部門，逐步認(rèn)識(shí)到了檔案管理信息化的重要性，逐步配備了檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施。特別是我國中東部較富裕的市區(qū)、縣，基層檔案部門還配備了掃描儀、數(shù)字存貯設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等高檔現(xiàn)代化設(shè)備。有序開展檔案信息資源開發(fā)建設(shè)，初步建立了檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和信息中心。加大了檔案信息的開發(fā)利用。檔案管理信息化建設(shè)取得初步成效。

二、基層檔案信息化建設(shè)存在的問題

1、檔案信息化建設(shè)資金投入仍顯不足。其主要原因?yàn)椋阂皇菣n案信息化建設(shè)硬件設(shè)備需要的資金投入較大。二是各類電子設(shè)備的更新?lián)Q代速度快，生命周期短，需要不斷增加投入。三是檔案信息化設(shè)備耗材昂貴，維修、升級費(fèi)用不菲，是一項(xiàng)長期投入?；谝陨先齻€(gè)方面的原因，導(dǎo)致檔案信息建設(shè)資金跟進(jìn)性投入略顯不足。在一定程度上成為信息化發(fā)展的制約因素。

2、檔案信息化管理技術(shù)人才十分缺乏。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)管理，檔案信息化更是專業(yè)加技能。對專業(yè)技術(shù)人才要求較高。一是檔案管理專業(yè)人才，通過長期的工作實(shí)踐和在職培訓(xùn)，基本適應(yīng)了工作需求。二主要是電子技術(shù)人才，在基層部門還較短缺，影響了基層檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

3、數(shù)據(jù)庫建設(shè)仍處在起步階段。數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案管理信息化的核心內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)檔案管理模式由原來的實(shí)體保管向電子檔案的轉(zhuǎn)變重要手段。這一方面，雖然部分基層檔案管理開始了電子信息采集和信息庫建設(shè)工作，但存在采集內(nèi)容上不全，數(shù)量上不多，全息輸入不夠。檔案目錄的微機(jī)錄入工作不規(guī)范等問題。聲像檔案的光盤刻錄工作處于探索階段。電子檔案信息量所占館藏檔案數(shù)量比例很小，數(shù)據(jù)庫建設(shè)處在起步階段。

4、 信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有不統(tǒng)一。一是檔案管理軟件系統(tǒng)沒有統(tǒng)一，形不成統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。這必將影響檔案信息化建設(shè)整體水平的提高。二是檔案信息資源建設(shè)系統(tǒng)、檔案信息資源開發(fā)利用和檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式層次需要統(tǒng)一。但目前這兩項(xiàng)基本規(guī)范尚沒形成行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并貫徹執(zhí)行，這必將影響各基層檔案管理部門的信息相互交流共享和建設(shè)個(gè)進(jìn)程。

三、加快基層檔案信息化建設(shè)的建議

1、創(chuàng)新思路，增加資金投入。加快檔案信息化建設(shè)，政府支持是關(guān)鍵。資金投入是保障。在爭取政府支持和增加資金投入方面要?jiǎng)?chuàng)新思路，廣開財(cái)源。一是積極宣傳檔案事業(yè)的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義，提高政府的重視程度，將檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)納入到地方財(cái)政預(yù)算統(tǒng)籌解決。二是加大檔案資源的開發(fā)利用，與政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)等相互結(jié)合，積極為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，以有為提升地位，以更多的得到政府的認(rèn)可和支持。三是利用檔案資源，開展有償服務(wù)，創(chuàng)新拓展檔案資源服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)造價(jià)值，以擋養(yǎng)建。

2、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理信息化建設(shè)需要綜合素質(zhì)的人才，不僅要有檔案專業(yè)管理知識(shí)和技能，還要具備一定的計(jì)算機(jī)和電子文件管理知識(shí)和技能。提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，建設(shè)適應(yīng)信息化管理的管理隊(duì)伍。一是要重視人才隊(duì)伍建設(shè)，采取多種措施積極引進(jìn)人才。二是積極創(chuàng)造條件開展員工培訓(xùn)、崗位練兵、繼續(xù)教育，鼓勵(lì)員工崗位成才。三是開展愛崗敬業(yè)和職業(yè)紀(jì)律教育，培養(yǎng)合格的技術(shù)業(yè)務(wù)、政治思想雙過硬的檔案管理人員隊(duì)伍，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

3、有計(jì)劃、高標(biāo)準(zhǔn)的推進(jìn)信息化建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容：一是建立電子檔案和全息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式由原來實(shí)體保管向電子檔案信息化的轉(zhuǎn)變，增加檔案儲(chǔ)存量；二是運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件，建立檔案電子管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源進(jìn)行分類、分析、提取、加工修改和高速便捷查詢；三是建立檔案網(wǎng)站平臺(tái)和信息服務(wù)中心，為檔案信息迅速傳遞交流提供網(wǎng)絡(luò)支持，為檔案信息服務(wù)社會(huì)創(chuàng)造條件?；鶎訖n案管理信息化建設(shè)要按照三項(xiàng)要求，有計(jì)劃，分步驟，高標(biāo)準(zhǔn)去實(shí)施。構(gòu)成從數(shù)據(jù)錄入—數(shù)據(jù)管理—數(shù)據(jù)處理—數(shù)據(jù)輸出完善的應(yīng)用鏈條。構(gòu)建檔案信息化安全保障體系，確保檔案信息資源得到最科學(xué)地配置和最充分地開發(fā)與利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的目標(biāo)。

4、建立統(tǒng)一的信息管理規(guī)范。由于檔案管理信息化軟件技術(shù)要求和信息交流共享需要，檔案信息化建設(shè)和運(yùn)行要有統(tǒng)一的管理性標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)。三項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分別對電子文件檔案信息開發(fā)利用、查詢；檔案文件信息保管、保質(zhì)、保密、水印、修改；系統(tǒng)軟硬件設(shè)施的技術(shù)做出規(guī)范要求。檔案信息化建設(shè)和運(yùn)行嚴(yán)格貫徹執(zhí)行以上三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的規(guī)范采集、暢通交流、共享開發(fā)利用，最大限度的發(fā)揮檔案資源的政治、歷史、經(jīng)濟(jì)效益。